Постановление Главы городского округа Ивантеевка Московской области от 24 мая 2011 г. N 644 "Об утверждении новой редакции Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Главы городского округа Ивантеевка Московской области
от 24 мая 2011 г. N 644
"Об утверждении новой редакции Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки"

С целью приведения Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки в соответствие с действующим законодательством постановляю:

1. Утвердить новую редакцию Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки (прилагается).

2. Опубликовать настоящее постановление в общественно-политической газете "Пульс Ивантеевки" и разместить на официальном Интернет-сайте органов местного самоуправления города Ивантеевки.

3. Признать утратившим силу постановления Главы города:

- от 19.10.2010 г. N 1735 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан";

- от 04.02.2011 г. N 134 "О внесении изменений в Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки, утвержденный постановлением Главы города Ивантеевки Московской области от 19.10.2010 г. N 1735".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава города

С.Г. Гриднев

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки
(утв. постановлением Главы города от 24 мая 2011 г. N 644)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города Ивантеевки (далее - администрация).

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным Законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным Законом от 02.05.06 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"

- Законом Московской области от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- Уставом города Ивантеевки Московской области.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой города, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями и муниципальными служащими, замещающими должности муниципальной службы в отраслевых (функциональных) органах администрации (далее - органы администрации).

1.4. В администрации рассматриваются обращения граждан (далее обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными Законами, Законами Московской области, Уставом города Ивантеевки Московской области.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение обращений, поступивших в администрацию города или должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа, а также устных обращений (приложение N 1).

1.6. Организация работы с обращениями граждан возложена на управление делами администрации.

1.7. Получателями муниципальной услуги являются:

- граждане Российской Федерации;

- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

2. Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.1. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

2.1.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в органах администрации;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения на официальном Интернет-сайте органов местного самоуправления г. Ивантеевки, публикации в средствах массовой информации.

2.1.2. Сведения о местонахождении администрации города Ивантеевки, полный почтовый адрес администрации города Ивантеевки, контактные телефоны, телефоны для справок (приложение N 2), требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются на официальном Интернет-сайте органов местного самоуправления города Ивантеевки.

2.1.3. Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах размещается:

- на официальном Интернет-сайте органов местного самоуправления города Ивантеевки;

- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан в администрации;

- публикуется в средствах массовой информации.

2.1.4. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.2. Срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.2.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения, поступившего в письменной форме или в форме электронного документа, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции. В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.2.2. В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен Главой города, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя на имя Главы города. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

2.2.3. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

2.3. Требования к обращениям граждан, поступившим в письменной форме или в форме электронного документа

2.3.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.3.2. Обращение, поступившее в администрацию города или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом и Порядком рассмотрения обращений граждан, направленных через официальный сайт органов местного самоуправления города Ивантеевки, утвержденным правовым актом Главы города.

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.4. Условия, сроки и время личного приема граждан в администрации города

2.4.1. Личный прием граждан в администрации города ведут Глава города, заместители главы администрации, руководители органов администрации (далее - руководители).

2.4.2. Организацию личного приема граждан в администрации осуществляет управление делами.

2.4.3. Руководители ведут личный прием граждан в соответствии с графиком личного приема граждан.

2.4.4. График приема граждан Главой города, заместителями главы администрации составляется ежегодно управляющим делами и утверждается Главой города.

График приема граждан заблаговременно доводится до сведения населения (размещается на официальном интернет-сайте органов местного самоуправления города Ивантеевки, публикуется в газете "Пульс Ивантеевки" и вывешивается на информационном стенде в администрации).

2.4.5. Предварительная запись на прием к Главе города производится работниками управления делами. Запись на прием проводится ежедневно с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-00 (кроме выходных и праздничных дней), в том числе и по телефону.

Управляющий делами по согласованию с Главой города может принять решение о временном прекращении записи.

2.4.6. Необходимость в записи к Главе города сотрудники управления делами определяют, исходя из представленных заявителем документов. Во время записи заявителю сообщается точная дата и время приема. Об изменении срока приема заявитель уведомляется дополнительно.

2.4.7. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.4.8. Личный прием граждан руководителем производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 15 минут.

2.4.9. Правом на внеочередной личный прием в дни и часы, установленные для приема граждан, имеют:

- ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды 1 и 2 групп и (или) их законные представители;

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

2.4.10. Работники управления делами оказывают гражданам информационно-консультативную помощь ежедневно с 8.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней).

2.5. Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан

2.5.1. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

2.5.2. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.

Работникам, ответственным за исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес.

2.5.3. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.5.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

2.6. Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.6.1. Результатом исполнения функции по рассмотрению обращения гражданина, поступившего в письменной форме или в форме электронного документа, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа либо ответа в форме электронного документа.

2.6.2. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

2.7. Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

2.7.1. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в обращении гражданина в письменной форме или в форме электронного документа содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы или ответы в форме электронного документа, по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления и одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося гражданина и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.7.2. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно или в форме электронного документа сообщается обратившемуся гражданину.

2.7.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.7.4. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию города или соответствующему должностному лицу.

2.7.5. Документы, материалы и их копии, представленные гражданином при рассмотрении его обращения, подлежат возврату гражданину по его требованию. При этом администрация города вправе изготовить и оставить в своем распоряжении копии возвращаемых документов и материалов.

2.8. Формы обращений граждан

2.8.1. Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в администрацию или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления.

2.8.2. Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

2.8.3. Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

2.8.4. Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

2.8.5. Коллективное обращение - обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициаторами коллективного обращения) или путем сбора подписей.

2.8.6. Право на обращение может быть реализовано как в письменной форме или в форме электронного документа, так и в устной форме. Устные обращения к руководителям администрации поступают от граждан во время личного приема. Устные обращения также могут поступать по специально организованным "прямым линиям", во время "прямых эфиров" по радио и телевидению.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур)

3.1.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка обращений граждан, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в органах администрации;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.

3.2. Прием и первичная обработка обращений граждан, поступивших в администрацию города или должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа

3.2.1. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в администрацию города или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

3.2.3. Все обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направленные в адрес администрации города или должностных лиц, поступают в управление делами администрации.

3.2.4. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма при необходимости подкалывает конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к тексту письма.

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации города Ивантеевки нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам.

3.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками управления делами. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копии (втором экземпляре) документа делается отметка с указанием даты приема обращения, входящим номером, телефоном для справок и подписью лица, его принявшего.

3.2.6. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Главы города, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации вскрываются управляющим делами и регистрируются в управлении делами администрации.

3.2.7. Работник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой летной, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, доложить об этом управляющему делами и действовать в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в администрацию города Ивантеевки (приложение N 3).

3.2.8. Обращения, поступившие по факсу либо по электронной почте, принимаются и учитываются в электронной базе работниками управления делами.

3.2.9. Обращения членов Совета Федерации Федерального собрания РФ, депутатов Государственной Думы Федерального собрания РФ, депутатов Московской областной Думы, депутатов Совета депутатов города Ивантеевки, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, учитываются в управлении делами и в тот же день передаются на рассмотрение Главе города.

3.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.3.1. Поступившие в управление делами обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "1С Предприятие".

3.3.2. Работник, ответственный за регистрацию обращений:

- сортирует обращения по видам;

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация города Ивантеевки" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты его поступления. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "1С Предприятие" указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения (электронный документ, факс, телеграмма и др.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из аппарата Правительства Московской области, Министерства жилищно-коммунального хозяйства и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма. В случае, если в поручении указан конкретный срок рассмотрения обращения, проставляет штамп "КОНТРОЛЬ";

- проверяет обращение на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- проставляет вид обращения, составляет и вводит в электронную карточку аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

- к тексту обращения, адресованному Главе города, прикладывается лист поручения с указанием фамилий ответственных исполнителей.

3.3.3. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "1С Предприятие" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.4. Направление обращения на рассмотрение

3.4.1. Зарегистрированные обращения граждан, поступившие на имя Главы города, формируются в папку и передаются сотрудником управления делами в 16 часов каждого рабочего дня Главе города для рассмотрения. Обращения, направленные на имя первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, регистрируются и передаются им для рассмотрения под расписку.

3.4.2. Руководители рассматривают обращения в течение трех дней и с резолюциями и поручениями возвращают их в управление делами. Специалист управления делами вносит резолюции руководителей в компьютерную базу и передает обращения исполнителям, указанным в резолюции (под расписку).

3.4.3. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не входит в компетенцию администрации города, то обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в администрации города в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.4.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления города или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.4.5. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем с поручением Главы города под расписку первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации и в органы администрации на рассмотрение и исполнение.

3.5. Рассмотрение обращений в органах администрации

3.5.1. Обращения в письменной форме или в форме электронного документа, поступившие в органы администрации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в управлении делами, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

3.5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в органах администрации (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено государственному органу или конкретному должностному лицу (в этом случае к поступившему обращению работниками управления делами готовится сопроводительное письмо).

3.5.3. Сопроводительное письмо должно содержать: наименование государственного органа, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Заявителю оформляется уведомление о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

3.5.4. Документы, направляемые на рассмотрение нескольким соисполнителям, передаются на исполнение в копиях. Необходимое количество копий документов подготавливается работниками управления делами.

3.5.5. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 2.7.1. настоящего Регламента;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение его обращения на рассмотрение в государственный орган, другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.5.6. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление делами, указывая при этом орган администрации, в который, по его мнению, следует направить обращение. Переадресовка обращения производится Главой города.

3.5.7. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.5.8. Результатом рассмотрения обращений в органах администрации является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

3.6. Личный прием граждан

3.6.1. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность.

3.6.2. Правом на внеочередной личный прием в дни и часы, установленные для приема граждан, имеют:

- ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды 1 и 2 групп и (или) их законные представители;

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

3.6.3. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются.

3.6.4. На граждан, записанных на личный прием к руководителям, оформляется карточка личного приема на бумажном носителе.

3.6.5. В случае повторного обращения работник управления делами осуществляет подборку всех имеющихся в управлении делами материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

3.6.6. Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.6.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.6.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.6.9. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.6.10. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям сотрудники управления делами и помощники заместителей главы администрации оформляют рассылку документов.

3.6.11. Контроль за сроками исполнения поручений Главы города по результатам рассмотрения обращений с личного приема осуществляет управление делами. В установленные сроки они сообщают исполнителям по телефону или направляют письменные напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или истек.

3.6.12. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным исполнителями, направляется на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием.

3.6.13. После возвращения материалов в управление делами, если по ним не дано дополнительных поручений, они снимаются с контроля и списываются "В дело" по резолюции Главы города, после чего подшиваются в папку "Переписка с личного приема" в соответствии с утвержденным Тематическим классификатором.

3.6.14. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.6.15. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

3.7. Требования к оформлению ответа на обращение граждан

3.7.1. Ответы на обращения граждан подписывает Глава города, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации в пределах своей компетенции. В случае, если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации, ответ подписывается этим должностным лицом.

3.7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

3.7.3. В ответе в федеральные органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.7.4. Если в поручении Главы города указаны несколько исполнителей, контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в федеральные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

В случае, если один из исполнителей, указанных в резолюции, готовит письмо сам, он должен на втором экземпляре проекта ответа собрать визы всех исполнителей, указанных в резолюции руководителя.

3.7.5. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

3.7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

3.7.7. Ответы на обращения печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

3.7.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.7.9. Ответ на обращение, поступившее в администрацию города или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.7.10. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в управление делами, где проверяется правильность оформления ответа.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

3.7.11. При необходимости исполнитель может составить служебную записку о рассмотрении обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения, возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела) и передать ее в управление делами.

3.7.12. Поступившие в управление делами ответы на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "1С Предприятие" (записываются номер и дата ответа, указываются результаты рассмотрения обращения - "удовлетворено", "разъяснено", "отказано").

3.7.13. После регистрации ответа в компьютерной базе сотрудник управления делами отправляет его заявителю. Отправление ответов без регистрации в журнале исходящих документов не допускается.

3.7.14. В правом верхнем углу на копии ответа (на втором экземпляре ответа) сотрудник управления делами делает надпись "В дело" и передает его Главе города для списания в дело.

3.7.15. После возвращения материалов с ознакомления, если по ним не дано дополнительных поручений, они снимаются с контроля и списываются "В дело", после чего подшиваются в соответствии с порядковой нумерацией.

3.7.16. Материалы по обращениям граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.8. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

3.8.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.8.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет управление делами.

3.8.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.8.4. При получении запроса по телефону работник управления делами:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и утоняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

3.8.5. Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

3.8.6. Управление делами готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан за первое полугодие каждого года (в июле) и за прошедший год (в январе) и представляет их Главе города и в Управление по работе с обращениями граждан Правительства Московской области.

3.8.7. Информация о результатах рассмотрения обращений граждан каждые полгода размещается на официальном Интернет-сайте органов местного самоуправления города Ивантеевки.

3.8.8. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

4. Контроль за рассмотрением обращений граждан.
Обязанности, ответственность и права администрации и должностных лиц по рассмотрению обращений граждан

4.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан

4.1.1. Должностные лица администрации осуществляют в пределах своих полномочий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

4.1.2. Контроль исполнения включает в себя:

- постановку на контроль,

- проверку и сопровождение хода исполнения,

- снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

4.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль строится на базе регистрационных данных.

4.1.4. Обращения, поступившие в администрацию города или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

4.1.5. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней.

4.1.6. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, должностное лицо, на которое возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения, с дальнейшей подготовкой промежуточного ответа о продлении срока инициатору документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

4.1.7. Если контроль за рассмотрением документа установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

4.1.8. В случае, если в ответе на обращение указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение ставится на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

4.1.9. Обращение может быть возвращено исполнителям для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым ему требованиям.

4.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания Главой города невозможности его исполнения по объективным причинам.

В справке об исполнении за подписью должностного лица, которому давалось поручение, должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения.

4.1.11. Координацию и контроль исполнения поручений по обращениям граждан, контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет управление делами.

4.1.12. Сотрудники управления делами регулярно готовят информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляют их Главе города.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.13. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан.

4.2. Обязанности администрации, должностных лиц администрации города Ивантеевки по рассмотрению обращений граждан

4.2.1. Обеспечивать необходимые условия для своевременного и эффективного рассмотрения обращений граждан должностными лицами, правомочными принимать решения от имени администрации города.

4.2.2. Принимать обоснованные решения по существу поставленных в каждом обращении вопросов, обеспечивать выполнение этих решений.

4.2.3. Своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы отклонения, по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования принятых решений.

4.2.4. Уведомлять гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственные органы, другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

4.2.5. Систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них критические замечания.

4.2.6. Проверять состояние работы с обращениями в отраслевых (функциональных) органах администрации и в муниципальных организациях, принимать меры по устранению выявленных нарушений.

4.2.7. Регулярно проводить личный прием граждан, информировать население о времени и порядке личного приема.

4.2.8. Предоставлять информацию о характере обращений граждан по запросу Правительства Московской области.

4.2.9. Периодически публиковать в средствах массовой информации аналитические материалы о характере и результатах рассмотрения обращений граждан.

4.2.10. Направлять ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.3. Ответственность должностных лиц администрации города при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

4.3.1. Должностные лица администрации города, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за сохранность имеющихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях.

4.3.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

4.3.3. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава города.

4.3.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан другому работнику по поручению руководителя органа администрации. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в органе администрации.

4.4. Права должностных лиц администрации города по рассмотрению обращений граждан

Должностные лица администрации города при рассмотрении обращений граждан в пределах своих полномочий вправе:

4.4.1. Приглашать обратившихся граждан для личной беседы.

4.4.2. В случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать, в том числе и в электронной форме, дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан и иных юридических и физических лиц.

4.4.3. Привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов.

4.4.4. Создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место.

4.4.5. Проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

4.4.6. Поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

4.5. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан

4.5.1. За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством о муниципальной службе.

5. Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям

5.1. Граждане могут обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц администрации города Ивантеевки, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения муниципальной функции, заместителю главы администрации и Главе города Ивантеевки.

5.2. Обращение (жалоба) подается в Администрацию в письменной форме, в форме сообщения по информационным системам общего пользования либо при личном приеме. Обращение (жалоба) оформляется с учетом требований, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

5.3. Обращения (жалобы) рассматриваются в Администрации в порядке и в сроки в соответствии с положениями настоящего Административного регламента.

5.4. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Администрации или должностного лица Администрации, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения муниципальной функции, в судебном порядке, в установленный законодательством Российской Федерации срок.

Приложение N 2
к Административному регламенту
рассмотрения обращений граждан
в администрации г. Ивантеевки

Сведения
о местонахождении, потовом адресе администрации города Ивантеевки Московской области и справочных телефонах

Администрация города Ивантеевки Московской области располагается по адресу:

141280, Московская область, г. Ивантеевка, Первомайская площадь, д. 1

Официальный Интернет-сайт органов местного самоуправления города Ивантеевки http://www.ivanteevka.org

Адрес электронной почты ivadm@ivanteevka.org.

Справочная по письмам граждан (8496) 536-19-97

Справочная по личному приему граждан (8496) 536-43-99

Дежурная служба Главы города

тел./факс (8495) 993-59-84, 8 (496) 536-11-97 (круглосуточно)

Приложение N 3
к Административному регламенту
рассмотрения обращений граждан
в администрации г. Ивантеевки

Инструкция
о мерах безопасности при приемке и регистрации корреспонденции, поступившей в администрацию города Ивантеевки

При обработке почтовой корреспонденции наденьте средства индивидуальной защиты (респиратор, резиновые перчатки, рабочий халат), проверьте наличие дезинфицирующих средств.

Некоторые характерные признаки писем (бандеролей), которые должны удвоить подозрительность:

- письмо адресовано кому-либо, кто уже не работает в администрации, или имеет еще какие-то неточности в адресе;

- не имеет обратного адреса или имеет неправильный обратный адрес;

- необычно по весу, размеру, форме, толщине, запаху, цвету;

- содержит (по внешнему виду или на ощупь) иные включения, помимо бумаги;

- в конверте прощупываются или торчат проводки.

При получении подозрительного конверта - конверт не вскрывать!

Если вами выявлены подозрительное письмо, посылка или бандероль с признаками пересылки в них:

взрывных устройств (неоправданно большая масса отправления, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, особенности оформления - отсутствие адреса отправителя, полупечатный шрифт, пометка "Лично"):

- не вскрывайте, не сгибайте, не бросайте почтовое отправление;

- не подвергайте его механическому воздействию и не держите рядом с нагревательными приборами;

- не храните в ограниченном и сыром пространстве;

- эвакуируйте работающий персонал, изолируйте служебное помещение;

- сообщите о подозрительном почтовом отправлении непосредственному начальнику;

- вызовите специалистов правоохранительных органов;

- проинформируйте начальника отдела безопасности;

биологических или химических веществ (наличие порошка, масляных пятен, необычный запах и цвет, тщательная заделка оболочки почтового отправления, особенности оформления - отсутствие адреса отправителя, полупечатный шрифт, пометка "Лично"):

- не бросайте, не встряхивайте и не прощупывайте их;

- не пытайтесь определить по запаху;

- поместите подозрительное и рядом лежащие почтовые отправления в герметичный пластиковый пакет, а затем во вторичную тару (ведро с крышкой, сейф, специальный контейнер и т.п.);

- тщательно обработайте перчатки и предметы, с которыми соприкасалось данное отправление, тампоном, смоченным в растворе дезинфицирующего средства;

- отключите вентиляцию, закройте окна и двери;

- сообщите о подозрительном почтовом отправлении непосредственному начальнику;

- вызовите специалистов Роспотребнадзора;

- проинформируйте начальника отдела безопасности;

- оставайтесь на месте и ждите дальнейших указаний.

Управляющий делами

Г.В. Кузнецова