Глава 7. Организация документооборота и исполнения документов

Глава 7. Организация документооборота и исполнения документов

1. Организация работы с документами.

Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, проводимые с ними в городской Думе, регламентируются настоящей Инструкцией.

2. Входящая корреспонденция.

2.1. Организация работы с входящими документами осуществляется приёмной председателя городской Думы.

2.2. В городскую Думу поступают следующие основные виды документов:

правовые акты органов государственной власти;

проекты решений городской Думы;

письма организаций, должностных лиц;

письменные обращения граждан;

иные виды документов (телеграммы, электронные сообщения и др.).

Вся входящая корреспонденция, за исключением проектов решений городской Думы и корреспонденции на депутатов, заместителей председателя Думы, в комитеты и на начальника управления делами, должна поступать только через приёмную председателя городской Думы.

Входящая корреспонденция на депутатов, заместителей председателя Думы, в комитеты и на начальника управления делами поступающая в городскую Думу регистрируется через приёмную заместителей председателя городской Думы.

Проекты решений городской Думы и прилагаемые документы регистрируются в юридической отделе управления делами Думы.

Согласно Уставу муниципального образования город Краснодар и Регламенту городской Думы, председатель городской Думы представляет городскую Думу в отношениях с населением муниципального образования город Краснодар, в органах государственной власти, органах местного самоуправления, средствах массовой информации, общественных объединениях, на предприятиях, в организациях, учреждениях. Вся входящая корреспонденция на городскую Думу, передается для рассмотрения председателю городской Думы.

2.3. Документы (за исключением проектов решений) проходят:

первичную обработку (приём, предварительное рассмотрение, регистрация, переотметка);

распределение;

направление на исполнение;

выполнение отметок о закрытии документов: "В дело", "Для сведения", "Исполнено";

регистрацию и отправку ответа адресату;

формирование дел в архив.

2.4. Корреспонденция поступает через почтамт, по электронной почте, телефаксу, телеграфу, фельдъегерской связи, от нарочных.

Документы, полученные по почте, передаются в соответствующую приёмную для регистрации и исполнения.

Перед направлением в соответствующую приемную на документах полученных по электронной почте проставляется реквизит "Получено по электронной почте".

Зарегистрированные проекты решений передаются начальнику организационного отдела управления делами для направления в комитеты.

При приёме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись сотрудника, принявшего корреспонденцию.

Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с пометкой "лично", которая передается адресату в закрытом виде.

При обнаружении повреждения или отсутствия корреспонденции либо приложений к ней составляется акт в трёх экземплярах, первый остается в приёмной второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю корреспонденции. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или на почту с пометкой "Доставлено ошибочно" или "Ошибка в адресе".

Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции. Конверты от заграничных писем сохраняются.

2.5. При предварительном рассмотрении из входящих документов выделяются документы:

требующие рассмотрения председателем городской Думы, его заместителями;

направляемые непосредственно в комитеты и депутатам городской Думы;

адресованные непосредственно сотрудникам городской Думы.

2.6. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: не подлежат регистрации поступающие пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы регистрируются в день их поступления или при их поступлении в нерабочее время в первый рабочий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе данных (за исключением проектов решений) и журнале учёта входящей корреспонденции.

Регистрационный номер входящей корреспонденции на председателя городской Думы состоит из индекса получателя и порядкового номера (через косую черту). Индекс председателя городской Думы - 01. Например: N 01/112

Регистрационный номер входящей корреспонденции на заместителей председателя Думы, депутатов, комитеты, начальника управления делами Думы состоит из номера по порядку без индекса.

Регистрационный номер для проектов решений городской Думы состоит из номера по порядку.

При регистрации документов проставляется дата и при необходимости время их получения.

2.7. При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс приёмной, входящий номер документа.

2.8. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.

2.9. Незарегистрированные документы на имя председателя городской Думы или его заместителей, поступившие непосредственно, подлежат обязательной передаче для регистрации.

2.10. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать чёткие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции. Резолюция оформляется на специальном бланке (формат А6) или на самом документе.

Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приёмную.

2.11. Если в резолюции не указан срок исполнения, документ исполняется в течение установленного законом срока, если имеется пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение семи дней.

2.12. Каждый отдел управления делами городской Думы Краснодара, комитеты городской Думы, иные исполнители обязаны вести журнал входящей документации для регистрации поступающих на их исполнение документов. Журнал ведётся начальником отдела, главным специалистом комитета, исполнителями. После завершения работы над документом, непосредственный исполнитель, должен сделать соответствующую запись в журнале об исполнении документа, с указанием исходящего номера и даты.

2.13. Телефонограммы, адресованные председателю городской Думы и его заместителям, принимаются и регистрируются заведующими соответствующих приёмных и незамедлительно докладываются руководителям после их приёма.

3. Исходящая корреспонденция.

3.1. Исходящие документы председателя Думы или его заместителей, комитетов, депутатов и начальника управления делами Думы регистрируются. Первый экземпляр направляется адресату в день регистрации, второй (с отметкой исполнителя) - помещается в соответствующее дело.

Исходящие документы председателя Думы регистрируются в приёмной председателя Думы.

Исходящие документы заместителей председателя Думы, депутатов, комитетов, начальника управления делами Думы регистрируются в приёмной заместителей председателя Думы.

Информация об исходящей корреспонденции вносится в электронную базу данных и журнал учёта исходящей корреспонденции.

Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса отправителя (через косую черту).

В городской Думе используются следующие индексы для исходящей корреспонденции:

председателя - 01;

заместителей председателя, начальника управления делами - 011;

комитет по финансам, бюджету и налогам - 02;

комитет по промышленности, строительству, транспорту и связи - 03;

комитет по социальной политике, охране здоровья и окружающей среды - 04;

комитета по вопросам местного самоуправления - 05;

комитета по собственности, приватизации, землеустройству, инвестиционной политике, градостроительству и архитектуре - 06;

комитет по образованию, спорту, делам молодежи, культуре и туризму - 07;

комитет по связям с общественными организациями, средствами массовой информации, вопросам миграционных, межнациональных и религиозных отношений, делам казачества и военнослужащих - 08;

комитет по вопросам законности и правопорядка, контроля за хозяйственной деятельностью - 09;

комитет по жилищно-коммунальному хозяйству и топливно-энергетическому комплексу - 10;

комитет по вопросам экономики, торговли, сельского хозяйства и предпринимательства - 11.

На исходящие документы от депутатов городской Думы проставляется индекс соответствующего комитета членом которого он является.

Пример исходящего регистрационного номера: N 115/01.

3.2. Отправка корреспонденции в городской Думе осуществляется электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской, заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

3.3. Корреспонденция за подписью председателя Думы или его заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется через почтамт в течение одного - двух дней.

3.4. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.

Запрещается передавать телефаксом тексты документов с отметкой "Для служебного пользования".

Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой о её отправке.

Контроль за работой и использованием факсимильной техники и средств компьютерной техники осуществляют назначенные ответственные лица.