Глава 9. Организация рассмотрения обращений граждан

Глава 9. Организация рассмотрения обращений граждан

1. Работа с обращениями граждан в городской Думе осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Краснодарского края от 28.06.2007 N 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае" и настоящей Инструкцией.

Делопроизводство по обращениям в городской Думе ведётся отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на:

- заведующего приёмной председателя городской Думы по обращениям, поступившим на имя председателя городской Думы (каб. 61);

- заведующего приёмной заместителей председателя городской Думы по обращениям, поступившим на имя заместителей председателя городской Думы, в комитеты и депутатам городской Думы (каб. 54);

- главных специалистов комитетов городской Думы по обращениям, поступившим на имя председателя соответствующего комитета городской Думы;

- помощника депутата по обращениям избирателей.

Указанные лица несут личную ответственность за состояние делопроизводства по поступившим к ним обращениям.

2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведётся с применением автоматизированной системы и в журнале отдельно от других видов делопроизводства.

На первой странице обращения (а не на сопроводительных документах) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп. В регистрационном штампе отмечаются регистрационный номер обращения и дата его поступления. Регистрационный номер состоит из индекса подразделения и порядкового номера поступившего обращения и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.

Нумерация при регистрации письменных обращений ведётся с начала календарного года.

На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка.

При незначительном числе обращений вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учёта рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

3. Отправка (передача) обращения исполнителям должна производиться незамедлительно после подписания резолюции руководителем, но не позднее 2 дней после регистрации обращения.

Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует то лицо, фамилия которого в резолюции указана первой (ответственный исполнитель), им обеспечивается обобщение материалов и готовится общий ответ заявителю.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого (предыдущего) обращения.

5. Прекращение переписки с гражданином в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" осуществляется в следующем порядке: сотрудник, у которого на рассмотрении находится обращение, с учётом анализа предыдущих обращений, составляет акт о прекращении переписки с гражданином. Акт направляется председателю городской Думы для утверждения.

При этом гражданину, направившему обращение, направляется уведомление о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки.

В уведомлении указываются вопрос(ы), на который(е) гражданину давались письменные ответы, количество направленных ранее ответов и причина, на основании которой прекращается переписка.

6. Обращения граждан, со всеми материалами по их рассмотрению хранятся в приёмной зарегистрировавшей обращение.

Сроки хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению определяются согласно номенклатуре дел. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

7. Организация личного приёма граждан.

Личный приём граждан осуществляется председателем городской Думы, его заместителями по вопросам, отнесённым к их ведению, а также депутатами городской Думы.

График приёма размещается в соответствующей приёмной.

В депутатских приёмных график приёма граждан размещается на доступном для обозрения месте.

Запись на приём может осуществляться как предварительно, так и в день приёма.

Приём посетителей и запись на приём ведут работники, на которых возложены эти обязанности. Данные о посетителе (инициалы, фамилия, место проживания, поднимаемая проблема) работник, ведущий приём, вносит в журнал или карточку.

Во время приёма этот работник обязан разъяснить посетителю, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрен поднятый им вопрос.

На каждого заявителя, принятого руководством городской Думы, оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учёта приёма граждан. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён печатью.