Глава 12. Организация документов в делопроизводстве

Глава 12. Организация документов в делопроизводстве

1. Общие положения.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве городской Думы и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Составление номенклатуры дел.

2.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел, обеспечения поиска документов в городской Думе составляется номенклатура дел, которая утверждается председателем городской Думы.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в городской Думе, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы городской Думы, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учёта документов.

2.2. После утверждения номенклатуры дел она подлежит согласованию с архивным отделом управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Срок действия номенклатуры дел 1 год. Номенклатура дел на предстоящий год составляется организационным отделом управления делами в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января последующего года.

2.3. Включение в утверждённую номенклатуру дел новых дел, формируемых в течение периода её действия, оформляется организационным отделом в виде дополнения к утверждённой номенклатуре дел.

2.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

2.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание. Индекс дела состоит из кода, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов. Заголовок дела должен чётко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.

Количество томов дела проставляется в конце года. Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: "При условии завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.

2.6. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел (томов).

3. Формирование и оформление дел.

3.1. Исполненные документы формируются в дела.

3.2. Исполненные документы должны сдаваться исполнителем работнику, ответственному за организацию делопроизводства для формирования их в дела.

3.3. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учётных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

3.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и оформления;

в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

утверждённые документы (планы, отчёты, сметы, лимиты и т.д.) группируются отдельно от их проектов;

лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям;

при необходимости включения в дело факсограммы с неё снимается копия, которая подшивается в дело;

объём каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объёме документов в деле формируется несколько томов (частей).

3.5. Материалы по исполненным письменным и устным обращениям граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников, ответственных за организацию делопроизводства.

3.6. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учётом степени важности документов и в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

3.7. В дело с перепиской документы группируются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

3.8. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.

3.9. Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел, и дела по личному составу должны быть оформлены в соответствии с правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

Оформление дела состоит из оформления реквизитов обложки дела, переплёта, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.

3.10. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, наличие приложений. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

3.11. Оформление обложки дела осуществляется по установленной форме. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещённых в дело документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

3.12. Нумерация листов производится простым графическим карандашом или нумератором (для дел временного (до 10 лет включительно) хранения) в правом верхнем углу листа документа.

3.13. В делах постоянного хранения для учёта и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

3.14. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

Заверительная надпись составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства.

3.15. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

3.16. Документы временного хранения хранятся в папках (скоросшивателях).

4. Обеспечение сохранности документов.

4.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в приёмных и отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут служащие, на которых возложены эти обязанности.

4.2. Дела должны храниться в помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов.

4.3. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах или сейфах.

4.4. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа (сейфа).

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся по месту их оформления до истечения сроков их хранения и уничтожения.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования, а затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел в установленные сроки.

4.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут выдаваться работникам по служебной необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела вкладывается лист-заместитель дела. Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии работника, их возвращающего.

4.6. В случае утраты какого-либо дела или документов работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом своего руководителя.

4.7. Полная проверка наличия дел и документов проводится по необходимости.

5. Экспертиза ценности документов.

5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности городской Думы Краснодара, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

5.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие комиссии по экспертизе ценности документов.

Состав комиссии по экспертизе ценности документов определяется председателем городской Думы.

5.3. В своей работе комиссии по экспертизе ценности документов (экспертные комиссии) руководствуются Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Краснодарского края "Об архивном фонде Краснодарского края и архивах", методическими документами Федерального архивного агентства России, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов.

5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путём полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел. Документы, утратившие своё практическое значение и не имеющие исторической и иной научной ценности, уничтожаются с составлением акта.

Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.

До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

5.5. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии информационных и других материалов, не подлежащие включению в номенклатуру дел, при отсутствии надобности в них, могут уничтожаться без составления акта.

6. Передача дел на хранение.

6.1. Сформированные и оформленные дела хранятся у исполнителей или в архиве до проведения научно-технической обработки документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и иными требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

6.2. В конце года на все завершённые и оформленные дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу составляются (в четырёх экземплярах) описи дел по установленной форме.

6.3. Описи дел составляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

6.4. В опись дел включаются заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включённых в опись дел. К описи составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

6.5. Обработанные дела постоянного хранения, внесённые в опись, хранятся в ведомственном архиве. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного хранения передаются в архив на хранение.

Передача дел осуществляется по описям, подписываемым представителями обеих сторон, участвующих в приёме-передаче дел.

Документы по личному составу хранятся в архиве в кадровой службе и бухгалтерии в течение 75 лет и на хранение в архивный отдел не передаются.

6.6. Ответственность за сохранность документов постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу возлагается на начальника управления делами городской Думы.

В случае реорганизации все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.

В случае полной ликвидации без правопреемника все документы постоянного хранения и по личному составу на момент ликвидации должны быть переданы в архивный отдел в обработанном виде вместе с описями. Подготовка и передача дел производится силами и за счёт ликвидируемого органа в соответствии с требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.