Глава 6. Требования к оформлению отдельных видов документов

Глава 6. Требования к оформлению отдельных видов документов

1. Протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.

Протоколы оформляются секретарём на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашённых и др.).

Протокол включает следующие реквизиты и информацию:

Герб муниципального образования город Краснодар (правовые акты Думы);

полное наименование коллегиального органа (комитета);

наименование вида документа (протокол);

дату и номер заседания, место проведения;

список присутствующих, приглашённых лиц;

повестку дня;

фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председательствующего и секретаря.

В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.

Фамилии приглашённых записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашённых лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов "О", "Об".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ".

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются инициалы и фамилии докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информации, отчёта). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы и фамилии выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашённому на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "За", "Против", а также число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании.

В случае утверждения коллегиальным органом (комитетом) какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа (комитета) должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании, переданные председательствующему на заседании письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Допускается сокращённая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания. Протоколы заседаний комитетов сшиваются и хранятся в комитетах городской Думы, организационном отделе Думы в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

2. Акт.

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трёх составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (акт);

дату и номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложений;

подписи;

гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

3. Доверенность.

Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются председателем городской Думы своему представителю для участия в судебных заседаниях, на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени городской Думы.

Текст доверенности должен содержать:

наименование доверителя, представителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя;

содержание и объём полномочий;

срок действия доверенности;

дату совершения доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на бланке городской Думы Краснодара либо на специальном бланке и заверяется гербовой печатью.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объём полномочий представителя;

дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью городской Думы.

4. Служебная записка.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

наименование вида документа (служебная записка);

текст;

подпись;

дату.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебные записки, как правило, подписываются составителями.

5. Заключение.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (заключение);

заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату;

номер (если оно оформлено на бланке);

подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Заключение оформляется на бланке городской Думы, комиссии либо на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

6. Заявление.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определённую просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату.

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть..., прошу перевести..., прошу проверить состояние ...). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

7. Письмо.

Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.

Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.

По содержанию и назначению письма могут быть сопроводительные, инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.

Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат;

дату;

регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

фамилию и инициалы исполнителя и номер его телефона.

Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок. Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату.

При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных концессий возможно обращение с указанием должности без фамилии.

Письма составляются по схеме: вступление - основная часть - заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчётами, ссылками, документами.

В заключении приводятся выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от текста двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами), например:

С уважением Председатель городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, или содержит персональное обращение к адресату.

В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий принять в нём участие.

Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.

Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

направляемый документ не имеет адресующей части;

направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);

необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).

На письме не должно указываться более четырёх адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется экземпляр, подчёркивается. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

Письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги).

8. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции городской Думы, председателя городской Думы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос "о чём?"; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) - на вопрос "кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

9. Телеграмма.

Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы;

телеграфный адрес получателя;

текст (содержание телеграммы);

подпись;

печать;

регистрационный номер, дата регистрации;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.

В телеграмме даётся точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя); с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр. Знаки: "N", "+", "-", "%" следует писать словами: "N" - номер, "+" - плюс и т.д.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы заканчивается точкой ( "тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя, должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись заверяется печатью.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй (копия с визой составителя) - в дело.

10. Телефонограмма.

Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста - передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).

В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:

должность, инициалы, фамилию работника, передавшего телефонограмму;

номер телефона;

должность, инициалы, фамилию работника, принявшего телефонограмму;

номер телефона;

дату, номер телефонограммы, время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.

Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы в конце её передачи.

Датой телефонограммы является дата её передачи.

Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

11. Электронное сообщение.

Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты. Требования установленные для писем применяются и к электронным сообщениям.

12. Факсограмма.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в чёрном или тёмно-синем цвете с чётким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Чертежи и штриховые изображения оформляются чётко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

Объём передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Поступившие факсограммы в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приёма, срочные - незамедлительно.