Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений министерства здравоохранения Краснодарского края

Приложение

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений министерства здравоохранения Краснодарского края
(утв. приказом министерства здравоохранения Краснодарского края от 28 июля 2015 г. N 4246)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Краснодарского края устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений министерства здравоохранения Краснодарского края (далее - Министерство).

1.2. Изготовление печатей и штампов обеспечивает отдел организационно-методической работы Министерства по заявке структурного подразделения Министерства.

1.3. Учет действующих гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений Министерства осуществляет отдел организационно-методической работы Министерства в журнале по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

1.4. Пришедшие в негодность, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в отдел организационно-методической работы Министерства для централизованного уничтожения.

1.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Министерства возлагается на их начальников.

1.6. Требования настоящего Положения не распространяются на организацию ведения секретного делопроизводства.

2. Гербовая печать Министерства

2.1. Государственный орган исполнительной власти Краснодарского края в сфере здравоохранения - министерство здравоохранения Краснодарского края - имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей в Министерстве осуществляется по решению министра здравоохранения Краснодарского края, первого заместителя министра здравоохранения Краснодарского края. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная с цифры 2 для второй печати.

2.2. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, определен приложением N 2 к настоящему Положению.

2.3. Гербовая печать хранится в приемной министра и применяется в соответствии с настоящим Положением помощником министра, или лицом, его замещающим. Ответственность помощника министра за хранение и использование по назначению гербовой печати указывается в его должностном регламенте.

2.4. Документы, на которых ставится гербовая печать, подписываются министром или должностными лицами Министерства, которым министр предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности. Примерный список должностных лиц, подпись которых заверяется гербовой печатью, приведен в приложении N 3 к настоящему Положению.

3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра, заместителя министра

3.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи министра, заместителя министра определяется министром, заместителем министра здравоохранения Краснодарского края.

3.2. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра, заместителя министра здравоохранения Краснодарского края может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

3.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра хранится в приемной министра.

Ответственным за хранение и использование указанного штампа является помощник министра здравоохранения Краснодарского края, или лицо, его замещающее, о чем указывается в их должностных регламентах.

4. Простые печати и штампы Министерства

4.1. Структурные подразделения Министерства могут иметь простые печати и штампы.

4.2. Право иметь простые печати и штампы определяется в положении о структурном подразделении Министерства.

4.3. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4. В должностных регламентах специалистов, назначенных руководителями структурных подразделений Министерства, указывается их ответственность за надлежащий учет, хранение и использование по назначению простых печатей и штампов.

5. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

5.1. Эскиз гербовой печати Министерства предварительно согласовывается с управлением делопроизводства департамента управления делами администрации Краснодарского края.

5.2. Заказ на изготовление гербовых и простых печатей, штампов оформляется отделом организационно-методической работы Министерства.

5.3. Письмо-заявка об изготовлении печати или штампа, подписанное министром, заместителем министра здравоохранения Краснодарского края, вместе с прилагаемым эскизом направляется в адрес фирмы-изготовителя печатей и штампов, имеющей сертификат, подтверждающий наличие у изготовителя печати технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.4. После изготовления печати и штампы передаются по накладной фирмой-изготовителем печатей и штампов в отдел организационно-методической работы Министерства для регистрации.

Журнал учета ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью.

5.5. Отдел организационно-методической работы Министерства выдает изготовленные печати и штампы специалистам структурных подразделений Министерства, назначенным приказом министра, ответственными за их хранение и использование, под роспись.

6. Хранение печатей и штампов

6.1. Хранение гербовой печати осуществляется в несгораемом металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому имеет специалист, получивший печать в установленном настоящим Положением порядке.

6.2. При хранении обычных печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.3. Запрещается хранить печати и штампы в не запирающихся столах, шкафах, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

6.4. Об утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность министр, заместитель министра здравоохранения Краснодарского края.

7. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

7.1. Специалист, назначенный руководителем структурного подразделения Министерства ответственным за получение печати и штампов, получает их в отделе организационно-методической работы Министерства под личную роспись в журнале учета.

7.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи вновь назначенному лицу либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

7.3. Замена обычных печатей, штампов осуществляется на основании разрешения заместителя министра здравоохранения Краснодарского края.

Замена гербовой печати осуществляется на основании разрешения министра здравоохранения Краснодарского края.

7.4. Для замены или изготовления новой обычной печати, штампа руководитель структурного подразделения Министерства должен представить заместителю министра служебную записку с просьбой о замене печати, штампа или изготовлении новых с обоснованием причины.

7.5. Заказ на замену или изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 5 настоящего Положения.

7.6. В случае изменения структуры подразделения Министерства или прекращения его деятельности в результате упразднения, имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в отдел организационно-методической работы Министерства для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

7.7. Уничтожение печатей и штампов осуществляет комиссия, назначенная приказом министра здравоохранения Краснодарского края.

7.8. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

7.9. В акте об уничтожении печатей и штампов должно быть указано: время и место уничтожения, состав комиссии, основание для уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтожаемых печатей и штампов, способ уничтожения (срезание и измельчение печатающей поверхности, сжигание, опиливание и т.д.), подписи членов комиссии, в присутствии которых печати уничтожаются.

7.10. Акт подшивается в номенклатурное дело "Акты об уничтожении печатей и штампов", которое хранится вместе с журналом учета в отделе организационно-методической работы Министерства. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

Акт об уничтожении печати или штампа утверждается министром, заместителем министра здравоохранения Краснодарского края (приложение N 4 к Положению).

8. Контроль за состоянием учета, использования и хранения печатей и штампов

8.1. Для проведения проверок состояния учета, хранения и использования печатей и штампов приказом Министерства могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая министру, заместителю министра здравоохранения Краснодарского края. Один экземпляр справки (акта) направляется руководителю структурного подразделения Министерства для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, условий хранения и использования печатей и штампов.

8.2. При переводе, увольнении специалиста, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, руководитель структурного подразделения Министерства, назначив нового ответственного специалиста, должен поставить об этом в известность начальника отдела организационно-методической работы Министерства для закрепления печатей и штампов за вновь назначенным специалистом в соответствии с п. 7.1 раздела 7 настоящего Положения.

8.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

Первый заместитель министра

Л.Г. Кадзаева