Приложение. Порядок ведения электронного журнала учета обращений граждан, застрахованных в сфере обязательного медицинского страхования на территории Краснодарского края

Приложение

Порядок
ведения электронного журнала учета обращений граждан, застрахованных в сфере обязательного медицинского страхования на территории Краснодарского края
(утв. приказом ТФОМС КК от 14 мая 2015 г. N 125-П)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок ведения электронного журнала учета обращений граждан, застрахованных в сфере обязательного медицинского страхования на территории Краснодарского края (далее - Порядок), разработан в соответствии с положениями Федеральных законов от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 29 ноября 2010 года N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации".

1.2. Настоящий Порядок предназначен для использования в работе Территориальным фондом обязательного медицинского страхования Краснодарского края (далее - ТФОМС КК) и страховыми медицинскими организациями, осуществляющими деятельность в сфере обязательного медицинского страхования на территории Краснодарского края (далее - СМО).

1.3. ТФОМС КК и СМО ведут электронный журнал учета обращений граждан (далее - электронный журнал), расположенный на защищенном ресурсе ТФОМС КК, с соблюдением требований Федеральных законов от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и от 21 ноября 2011 года N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации".

1.4. Электронный журнал - это совокупность записей в базе данных информационной системы.

Необходимым условием ведения электронного журнала является возможность электронной базы вести автоматизированный учет и регистрацию технологических операций по введению данных с автоматическим присвоением порядкового номера каждому обращению граждан, а также формированием электронных записей, соответствующих форме электронного журнала, и формированием требуемых отчетных форм.

1.5. Круг ответственных лиц, имеющих право доступа и внесения информации в электронный журнал, определяется руководителем организации.

2. Реквизиты электронного журнала

2.1. Электронный журнал содержит следующие реквизиты:

порядковый (регистрационный) номер; наименование организации, принявшей обращение; категория обратившегося (юридическое или физическое лицо);

дата обращения; время обращения; сведения об обратившемся:

для физических лиц - фамилия, имя и отчество;

для юридических лиц - наименование организации;

сведения о гражданине, в отношении которого поступило обращение:

дата рождения, фамилия, имя и отчество, адрес, контактный телефон, СМО, в которой он застрахован;

форма обращения (устно, письменно);

вид обращения (заявление, предложение, консультация, жалоба); тема обращения, которая указывается в соответствии с классификацией определенной приказом Федерального фонда ОМС от 16 августа 2011 года N 145 "Об утверждении формы и порядка ведения отчетности N ПГ "Организация защиты прав застрахованных лиц в сфере обязательного медицинского страхования";

наименование муниципального образования, на территории которого находится медицинская организация, на действия которой поступило обращение, либо место нахождения обратившегося (при учете жалоб);

наименование муниципального образования - с какой территории муниципального образования (при учете обращения за консультацией, заявления, предложения);

наименование медицинской организации, в адрес которой поступило обращение;

наименование СМО, в адрес которого поступило обращение; содержание обращения;

фамилия и инициалы работника, принявшего обращение;

срок рассмотрения обращения ("по умолчанию" проставляется при регистрации обращения - 30 дней от даты регистрации обращения; после рассмотрения обращения - указывается дата ответа);

передано на исполнение ("по умолчанию" - организация, которая приняла обращение; в случае если вопросы, указанные в обращении, находятся вне компетенции организации, принявшей его - организация, в чей компетенции находится решение данного вопроса);

обоснованность (для жалоб);

отметка об удовлетворении (для обоснованных жалоб); порядок удовлетворения (для обоснованных жалоб) (досудебный, судебный);

принятые меры по обращению;

сумма возмещения (для обоснованных жалоб);

фамилия и инициалы работника, проводившего работу по обращению; примечание (для служебных записей).

Реквизиты, отмеченные звездочкой (*), обязательны для заполнения.

3. Добавление новой записи в электронный журнал

3.1. Обращения заносятся в электронную карточку обращения путем нажатия кнопки "Добавить".

3.2. Электронная карточка - это совокупность записей базы данных информационной системы, содержащих поля для ввода информации в соответствии с поступившим устным (письменным) обращением.

3.3. При регистрации обращения, ответственный работник заполняет все поля электронной карточки, проверяет соответствие введенных данных информации, изложенной в обращении, и нажимает кнопку "Сохранить". После этого обращению присваивается порядковый (регистрационный) номер и оно сохраняется в базе данных информационной системы.

3.4. После сохранения обращения оно считается "в работе" (отсутствует информация о принятых мерах) и подсвечивается желтым цветом.

3.5. Информация, внесенная в поле "Содержание обращения" должна излагаться лаконичным и точным языком, позволяющим сделать однозначный вывод о сути обращения гражданина.

4. Поиск зарегистрированных обращений в электронном журнале

4.1. Для поиска (отбора) зарегистрированных обращений, в левой части журнала предусмотрена система фильтрации (далее - Фильтр).

4.2. Чтобы найти необходимую запись нужно в соответствующее поле Фильтра ввести фразу (часть фразы, фамилии и т.п.) для текстовых полей или необходимую дату (для полей, где предусмотрено отображение дат). Чтобы ужесточить отбор можно занести информацию в несколько полей. Нажать кнопку "Поиск" внизу Фильтра. После этой операции на экране появиться список обращений с заданными параметрами.

5. Редактирование зарегистрированных обращений в электронном журнале

5.1. Для редактирования зарегистрированного обращения необходимо:

а) найти нужное обращение;

б) дважды щелкнуть на этой записи в электронном журнале.

в) после того как запись открылась в режиме редактирования произвести заполнение необходимых граф;

г) нажать кнопку "Сохранить" внизу формы.

5.2. Если по обращению проведены все необходимые мероприятия (проверки, экспертизы и т.п.) и заполнено поле "Принятые меры" - работа по обращению считается законченной (при этом цвет записи об этом обращении в электронном журнале изменится на "белый").

5.3. Информация, внесенная в поле "Принятые меры" должна излагаться лаконичным и точным языком, позволяющим сделать однозначный вывод о проведенных мероприятиях.

6. Загрузка данных из локальных версий электронного журнала

6.1. Сведения об обращениях граждан могут учитываться локально, с последующей загрузкой информации в электронный журнал.

6.2. Ведение электронного журнала возможно локально, с обязательной загрузкой данных на защищенный ресурс ТФОМС КК не реже 1 раза в неделю.

6.3. Обмен информацией осуществляется в формате dBASE IV (*.dbf) 866 DOS (структура файла приведена в приложении к Порядку ведения электронного журнала учета обращений граждан).

6.4. Для загрузки данных о зарегистрированных обращениях пользоваться инструкцией к программному обеспечению.

7. Подготовка отчетных материалов

7.1. Режим "Формирование отчетов" позволяет сформировать ведомственное статистическое наблюдение N ПГ как по всем обращениям, так и в разрезе муниципальных образований, а также распечатать журнал обращений (в дальнейшем возможно добавление других форм отчетности).

7.2. По окончании отчетного периода и сдачи отчетности производится "закрытие периода" - редактирование внесенных в электронный журнал записей становиться недоступным.

7.3. Для формирования отчетных материалов необходимо:

а) в левой части выбрать период, за который будет формироваться отчет;

б) в правой части выбрать вид отчета;

в) нажать кнопку "Сформировать".

7.4. Информация о количестве заявлений (о выборе СМО, о замене СМО, о переоформлении полиса, о выдаче дубликата полиса) и ходатайств (о регистрации в качестве застрахованного лица, об идентификации в качестве застрахованного лица), для формирования отчета, будет использоваться из данных сводного регистра застрахованных Краснодарского края.

7.5. Отчетные формы формируются в виде файла (в формате Excel).

8. Заключительные положения

8.1. В случае поступления устного обращения, которое содержит очевидные факты и обстоятельства и не требует дополнительной проверки, ответ может быть дан устно, обращение в данном случае, регистрируется как "обращение за консультацией".

8.2. В случае если по фактам, изложенным в устном обращении, требуется проведение дополнительных проверок и экспертиз гражданину предлагается изложить обращение в письменной форме, по существу поставленных в обращении вопросов дается письменный ответ и, при учете обращения, оно классифицируется в соответствии с содержанием.

Начальник отдела организации обязательного медицинского страхования и защиты прав застрахованных

И.Г. Дубовикова