Приложение. Положение о порядке подготовки и проведения приема международных и правительственных делегаций и официальных лиц в администрации Краснодарского края

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 15 июля 2014 г. N 673 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению главы
администрации Краснодарского края
от 30 декабря 2003 г. N 1277

Положение
о порядке подготовки и проведения приема международных и правительственных делегаций и официальных лиц в администрации Краснодарского края

С изменениями и дополнениями от:

2 июня 2011 г., 15 июля 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок подготовки и проведения приема делегаций и официальных лиц, прибывающих в Краснодарский край с официальными, рабочими визитами, визитами проездом, неофициальными (частными) визитами, визитами в качестве личного гостя главы администрации Краснодарского края, а также участие структурных подразделений администрации Краснодарского края, исполнительных органов государственной власти Краснодарского края в обеспечении визитов.

1.2. Официальные визиты являются высшей категорией визитов и проводятся, как правило, при первом официальном посещении Краснодарского края высоким гостем или в случаях, когда обе стороны сочтут по политическим соображениям данный формат визита наиболее целесообразным.

1.3. Под рабочим визитом подразумевается прибытие международных и правительственных делегаций, делегаций субъектов Российской Федерации на переговоры, консультации, обмена опытом работы, подписание договоров, соглашений и на другие подобные мероприятия, а также для проведения рабочей встречи с главой администрации края.

1.4. К неофициальным (частным) визитам относятся приезд в Краснодарский край на конференции и совещания по общественной линии, для открытия выставок, присутствия на спортивных соревнованиях и конкурсах, участия в других мероприятиях, а также приезд по частным делам или с целью отдыха (туризма).

При неофициальных (частных) визитах протокольные мероприятия не проводятся.

1.5. Под понятием "визит проездом" понимается посещение Краснодарского края при пролетах (проездах) через территорию края делегаций и официальных лиц. При этом уровень встреч и проводов носит рабочий характер.

1.6. Решение о приеме международных и правительственных делегаций, официальных лиц принимаются главой администрации Краснодарского края на основании получаемых письменных или устных обращений.

1.7. Обращения о приеме делегаций и официальных лиц, поступающие на имя заместителей главы администрации края, руководителей структурных подразделений администрации края и органов исполнительной власти Краснодарского края, в которых затрагиваются вопросы, входящие в компетенцию главы администрации края, подлежат докладу главе администрации края.

1.8. Принятое главой администрации края решение о приеме делегаций и официальных лиц направляется в письменном виде адресату за подписью заместителя главы администрации края или заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами администрации края.

1.9. В зависимости от формата визитов, рассматриваемого круга вопросов определяется состав рабочей группы по подготовке визита. Персональный состав рабочей группы определяет заместитель главы администрации края, по линии которого проводятся мероприятия в рамках визита, или заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющий делами администрации края. В состав рабочей группы включаются государственные служащие (работники) структурных подразделений администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края, муниципальные служащие органов местного управления муниципальных образований края, принимающих непосредственное участие в подготовке и обеспечении визитов.

1.10. Из состава рабочей группы назначается руководитель. Руководителем рабочей группы, как правило, назначается руководитель структурного подразделения администрации края, органа исполнительной власти края (в зависимости от формата и содержательной части визита). Решение о назначении руководителя рабочей группы принимает заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющий делами администрации Краснодарского края.

1.11. Заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющий делами координирует работу рабочей группы.

1.12. Весь визит подразделяется на три периода - подготовительный период, период официального визита, заключительный период.

III. Организация работы в подготовительный период

3.1. Подготовительный период включает формирование содержательной части визита и решение организационных вопросов.

3.2. После утверждения состава рабочей группы по визиту производится распределение обязанностей среди членов рабочей группы. Распределение обязанностей производит руководитель рабочей группы.

3.3. Заместитель главы администрации Краснодарского края или заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющий делами (по их поручению руководитель рабочей группы) организует взаимодействие с представителями прибывающей стороны по изучению предложений о формате визита (под форматом визита понимается совокупность мероприятий делового и протокольного характера, включаемых в программу визита, их церемониал и уровень персонального участия сторон), решению организационно-финансовых вопросов.

3.4. После обсуждения вопросов о характере, формате и сроках визита принимающая сторона (руководитель рабочей группы) готовит проект программы пребывания.

3.5. Под программой пребывания понимается перечень мероприятий, которые ожидают пребывающую делегацию и принимающую сторону во время осуществления визита. В программу пребывания включаются: место и время приезда, отъезда, вид транспорта, фамилии встречающих, провожающих, церемониал встречи, место проведения бесед, встреч, переговоров, порядок посещения предприятий, организаций, культурная программа, место проживания, ответственные за выполнение элементов программы. Все элементы программы обозначаются временем начала и окончания.

3.6. Подготовленная и подписанная руководителем рабочей группы программа согласовывается с заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами и утверждается главой администрации края или одним из его заместителей (в соответствии с курируемыми вопросами). Кроме этого, в разделе "Примечание" программы указываются материально-техническое обеспечение визита, ответственные за их обеспечение и выделение, а также ответственные за подготовку распорядительных документов по списанию указанных материальных ценностей.

3.7. Формирование содержательной части визита (подготовка информационно-справочных материалов, исторических и биографических справок, статистических данных, списков участников встреч, бесед, приемов и т.д.) возлагается заместителем главы администрации края или заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами администрации края на членов рабочей группы в соответствии с занимаемыми должностями и в пределах должностных обязанностей.

3.8. Решение организационных вопросов включает в себя определение места проживания, выделение автотранспорта, подготовку мест официальных встреч, согласование перечня и необходимого количества памятных подарков и сувениров, обеспечение участия творческих коллективов во время встреч и проводов, информирование пресс-службы, стенографирование, сопровождение ГИБДД, подготовку протокольной атрибутики и т.д.

3.9. Перечень организационных вопросов формируется в виде единого документа - план-задания. В план-задание включаются основные мероприятия, фамилии ответственных, сроки исполнения (при необходимости).

3.10. Утвержденные программа пребывания и план-задание передаются ответственным членам рабочей группы в соответствующие структурные подразделения администрации края, исполнительные органы государственной власти Краснодарского края, органы местного самоуправления.

3.11. В подготовительный период составом рабочей группы формируется пакет документов, включающий:

- список прибывающих;

- список встречающих;

- сценарий встречи;

- список автотранспорта, обслуживающего визит;

- схему кортежа с указанием мест рассадки в автомобилях;

- список работников на официальные встречи, переговоры;

- списки участников на обед, ужин, фуршет;

- схемы возложения венков, цветов;

- схемы рассадок в зале переговоров, за обедом, ужином;

- информационно-справочный материал;

- список ценных подарков и сувениров;

- проект сметы расходов на проведение мероприятия и источник их финансирования;

- другие материалы (при необходимости).

3.12. Подготовленный рабочей группой пакет документов заблаговременно передается в приемную главы администрации края, заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами администрации края, начальнику управления информационной политики (пресс-службы) администрации Краснодарского края.

3.13. Накануне визита составом рабочей группы проводится рабочее совещание, где производится проверка исполнения изложенных в план-задании поручений, проверяется готовность должностных лиц, указанных в программе, к участию в запланированных мероприятиях.

IV. Организация работы в период визита

4.1. С началом визита заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами администрации края и руководителем рабочей группы осуществляется контроль за исполнением элементов программы пребывания, принимаются меры по решению возникающих вопросов, координируется работа всех отраслевых структур, задействованных в ходе визита.

4.2. Если в ходе визита возникает необходимость подготовки документов, требующих подписания, то подготовку проектов документов осуществляет соответствующий отраслевой орган исполнительной власти Краснодарского края или структурное подразделение администрации Краснодарского края, а правовую оценку подготовленных проектов дает Правовой департамент администрации края.

4.3. Решение о привлечении отраслевых органов исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделений администрации Краснодарского края к подготовке проектов документов принимает заместитель главы администрации края, курирующий соответствующий блок вопросов.

4.4. Процедуру подписания итоговых документов (договоров, соглашений, протоколов о намерениях) по результатам переговоров организует управление протокола администрации Краснодарского края.

4.5. По договоренности сторон подписание итоговых документов может производиться в рабочем порядке. В этом случае организация подписания производится отраслевым органом исполнительной власти или структурным подразделением администрации Краснодарского края, в компетенцию которого входит предмет переговоров.

4.6. Подписание документов о вручении членам делегаций ценных подарков и сувениров, а также своевременную их передачу в управление по бухгалтерскому учету и отчетности - централизованная бухгалтерия администрации Краснодарского края на мероприятиях с участием главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляет управление протокола администрации Краснодарского края. На мероприятиях по приему делегаций, проводимых заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края по поручению главы администрации (губернатора) Краснодарского края, подписание документов о вручении членам делегаций ценных подарков и сувениров, а также своевременную их передачу в управление по бухгалтерскому учету и отчетности администрации Краснодарского края осуществляют структурные подразделения администрации или органы исполнительной власти Краснодарского края, ответственные за подготовку и проведение официальных мероприятий администрации Краснодарского края.

V. Организация работы в заключительный период

5.1. По завершении визита руководителем рабочей группы совместно с руководителем передовой группы делегации, прибывшей с визитом в Краснодарский край, выясняются организационные вопросы, требующие разрешения (время отъезда, заказ автотранспорта, отправка вещей, доработка каких-либо документов, урегулирование финансовых вопросов и т.д.).

5.2. По итогам визита управлением протокола или соответствующим структурным подразделением администрации Краснодарского края готовится проект распоряжения главы администрации края. В проект распоряжения включаются необходимые расходы, связанные с визитом.

5.3. Руководителем рабочей группы подводятся итоги работы рабочей группы.

VII. Проведение приема делегаций и официальных лиц, вручение памятных сувениров и ценных подарков

7.1. Если в ходе визита делегаций и официальных лиц планируется встреча с главой администрации Краснодарского края, заместителями главы администрации, то местом проведения определяется зал приема делегаций (к. 307а).

7.2. Право пользования залом приема делегаций предоставляется указанным выше лицам и заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами администрации Краснодарского края.

7.3. Решение об использовании зала приема делегаций принимает заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющий делами администрации Краснодарского края на основании устных и письменных заявок, направляемых руководителями структурных подразделений администрации края и органов исполнительной власти края, а также при подготовке программ пребывания делегаций в Краснодарском крае.

7.4. Организация работы зала приема делегаций возлагается на управление протокола администрации края.

7.5. Основанием для выдачи со склада администрации Краснодарского края и официального вручения сувениров и ценных подарков членам делегации является утвержденная и согласованная с заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами программа пребывания.

7.6. Получение сувениров и ценных подарков со склада производится по накладной на основании письма-заявки структурного подразделения администрации Краснодарского края, ответственного за подготовку содержательной части программы.

7.7. После завершения визита лица, получившие сувениры и ценные подарки со склада, обязаны в течение трех дней со дня получения вернуть на склад неврученные материальные ценности и внести на рассмотрение главы администрации (губернатора) Краснодарского края проект правового акта о списании затрат по визиту в соответствии со сметой расходов по мероприятию.

7.8. Аналогичный порядок получения и списания сувениров и ценных подарков распространяется и на официальные визиты делегаций (должностных лиц) администрации Краснодарского края в другие субъекты Российской Федерации и за границу.

VIII. Финансовое обеспечение

8.1. Финансирование расходов, связанных с приемом международных и правительственных делегаций, официальных лиц в администрации Краснодарского края, осуществляется администрацией Краснодарского края в пределах средств, предусмотренных в краевом бюджете на эти цели.

8.2. Оплате подлежат следующие расходы, связанные с приемом международных и правительственных делегаций, официальных лиц в администрации Краснодарского края:

транспортное обеспечение доставки международных и правительственных делегаций, официальных лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) международных и правительственных делегаций, официальных лиц, а также официальных лиц администрации Краснодарского края, участвующих в переговорах;

буфетное обслуживание участников официального приема во время переговоров;

приобретение ценных подарков, сувениров и цветочной продукции для вручения международным и правительственным делегациям, официальным лицам;

оплата услуг переводчиков, привлекаемых на договорной основе, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий;

оплата услуг залов официальных лиц и делегаций аэропортов Краснодарского края;

оплата услуг фотографа.

8.3. Планирование расходов на проведение приемов международных и правительственных делегаций, официальных лиц в администрации Краснодарского края производится в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 30 октября 2009 года N 845-р "Об утверждении норм расходов средств бюджета Краснодарского края на проведение официальных мероприятий в рамках реализации полномочий главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края".

Начальник управления протокола администрации Краснодарского края

Л.И. Кузнецов