Приложение 4. Инструкция о порядке документооборота в РАС Всемирных юношеских игр 1998 г.

Приложение 4
к распоряжению первого заместителя
Премьера Правительства Москвы
от 19 июня 1998 г. N 522-РЗП

Инструкция
о порядке документооборота в РАС Всемирных юношеских игр 1998 года Объект: "Новый Арбат, 36"

Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок работы с входящими, внутренними и исходящими документами, порядок их передачи между технологическими участками группы РАС на объекте Новый Арбат, 36.

Группа аккредитации организационно состоит из следующих технологических участков:

- Группы приема аккредитационных списков;

- Группы обработки (сортировки) аккредитационных списков;

- Группы ввода информации и печати аккредитационных документов;

- Группы оформления аккредитационных документов;

- Группы выдачи подготовленных аккредитационных документов и автомобильных пропусков;

- Группы фотографирования;

- Группы изготовления фотографий.

Под входящими документами понимаются представляемые на пункт аккредитации списки лиц, обеспечивающих проведение ВЮИ-98. Для автотранспорта необходимо составить перечни списков с указанием государственных номеров автомобилей, которым необходимо получить право проезда в закрытые зоны на объектах ВЮИ-98.

Под внутренними документами понимаются:

- реестры (журналы) учета передачи входящих и внутренних документов между технологическими группами (см. рис 1, 2);

- Листы с фотографиями, подготовленные группой изготовления фотографий.

Формы реестров учета передачи документов, использующиеся технологическими группами, приведены ниже.

/-----------------------------------------------------------------------\

|          |  Доставил   |   Принял    |Получил для обр-ки|Получил спис.|

|   Рег.N  |-------------+-------------+------------------+-------------|

|   списка |фамилия|подп.|фамилия|подп.|фамилия|подп.|сдал|фамилия|подп.|

|----------+-------+-----+-------+-----+-------+-----+----+-------+-----|

Рис. 1.

Реестр (рис. 1) используется следующими технологическими группами:

- Группой обработки (сортировки);

- Группой ввода информации и печати;

- Группой оформления.

               /--------------------------------------\

               |      |  Список сдал  | Список принял |

               |Рег.N |---------------+---------------|

               |списка|фамилия|подпись|фамилия|подпись|

               |------+-------+-------+-------+-------|

Рис. 2.

Реестр (рис. 2) используется следующими технологическими группами:

- Группой выдачи аккредитационных и автомобильных пропусков;

- Группой изготовления фотографий.

Группа приема аккредитационных списков в качестве реестра учета движения документов использует регистрационные карточки аккредитационных списков, распечатываемые при регистрации поступающих списков. Вид регистрационной карточки приведен на рис. 3.

ВЮИ-98 Москва Регистрационная карточка аккредитационного списка Регистрационный номер списка: (999) Организация: (наименование организации) Ответственный: (ФИО ответственного от организации) Должность: (должность ответственного) Позиций в списке: (999) Количество листов в списке: (999) Список зарегистрирован: (дата регистрации) (время регистрации) Подпись сотрудника Подпись группы аккредитации ответственного Курьер __________________ получил список. ______________________ фио подпись

Рис. 3.

Под исходящими документами понимаются комплекты аккредитационных и автомобильных пропусков, изготавливаемых в соответствии со списками, представленными для аккредитации (входящими документами).

Порядок
передачи входящих документов между технологическими группами

1. Аккредитационный список передается ответственным представителем соответствующего департамента (ведомства) в группу приема аккредитационных списков, где он проверяется на правильность и полноту содержащейся в нем информации в соответствии с инструкцией по предварительной подготовке аккредитационных списков.

2. С окончательного (подписанного представителем комиссии) варианта аккредитационного списка снимается две ксерокопии для отправки их на согласование в правоохранительные органы.

3. Список регистрируется в соответствии с инструкцией сотрудником группы приема списков.

4. Список под роспись в регистрационной карточке аккредитационного списка передается курьеру, который доставляет его в группу обработки (сортировки) аккредитационных списков.

5. Список принимается у курьера руководителем группы обработки списков под роспись в журнале учета движения документов (см. рис. 1).

6. Руководитель группы обработки под роспись в журнале учета движения документов передает список одному из сотрудников своей группы для дальнейшей работы.

7. Сотрудник группы обработки раскладывает листы списка в отдельные конверты. На каждом конверте указывается номер списка, номер листа списка, вложенного в конверт, общее количество листов в списке (например: N 999 лист 2/5). Кроме этого в каждый конверт вкладывается соответствующий набор фотографий.

8. Сотрудник группы обработки после завершения обработки списка возвращает его руководителю группы подготовки под роспись в журнале учета движения документов группы обработки.

9. Список под роспись в журнале учета движения документов передается курьеру, который доставляет его в группу ввода информации и печати аккредитационных документов.

10. Список принимается у курьера руководителем группы ввода информации и печати под роспись в журнале учета движения документов (см. рис. 1).

11. Руководитель группы ввода информации и печати распределяет список полистно между сотрудниками своей группы под роспись в журнале учета движения документов.

12. Сотрудники группы ввода информации и печати заносят информацию в базу данных РАС, согласно полученному списку в соответствии с инструкцией для оператора ввода информации. Подготовленные аккредитационные бланки вкладываются в конверт вместе со списком.

13. Сотрудники группы ввода информации и печати возвращают выданные им листы списка руководителю группы под роспись в журнале учета движения.

14. Руководитель группы ввода информации и печати после завершения ввода информации по всем листам списка передает их курьеру под роспись в журнале учета движения документов.

15. Список принимается у курьера руководителем группы оформления под роспись в журнале учета движения документов (см. рис. 1).

16. Руководитель группы оформления передает список сотруднику своей группы под роспись в журнале учета движения документов.

17. Сотрудник группы оформления производит оформление подготовленных аккредитационных бланков, вкладывает их обратно в соответствующий конверт и возвращает список руководителю группы под роспись в журнале учета движения документов.

18. Список под роспись в журнале учета движения документов передается курьеру, который доставляет его в группу выдачи аккредитационных документов.

19. Список принимается у курьера руководителем группы выдачи под роспись в журнале учета движения документов (см. рис. 2).

20. Руководитель группы выдачи проверяет наличие ответа из правоохранительных органов по полученному списку.

21. Если ответ еще не пришел, список откладывается в специально отведенное место до получения ответа правоохранительных органов.

22. Получив ответ из правоохранительных органов, руководитель группы выдачи проверяет наличие отводов от регистрации и, в случае их наличия, изымает из конверта соответствующего списка подготовленные удостоверения для лиц, в отношении которых получен отвод. В базу данных РАС вносятся соответствующие пометки об отводе данного лица от аккредитации.

23. Подготовленные аккредитационные документы и автомобильные пропуска выдаются представителю организации-заявителя списка в соответствии с инструкцией.

24. Квитанции с перечнями выданных бланков подшиваются в дело.

Порядок
прохождения листов с фотографиями между технологическими участками РАС.

Для лиц, не сумевших по уважительным причинам предоставить свои фотографии вместе с аккредитационным списком, развернут пункт фотографирования. На данном пункте сотрудник группы фотографирования производит фотографирование с сохранением фотографии в базе данных РАС. Кроме фотографии в базу данных заносятся учетные данные по фотографируемому лицу: фамилия, имя, отчество, наименование организации. Дальнейший порядок работы с фотографиями следующий:

1. Сотрудник группы изготовления фотографий готовит лист с фотографиями лиц, снятых на пункте фотографирования.

2. Лист регистрируется в журнале учета движения документов группы изготовления фотографий с присвоением ему регистрационного номера (см. рис. 2).

3. Под роспись в журнале учета движения список передается курьеру (см. рис. 2).

4. Список доставляется в группу приема аккредитационных списков.

5. Сотрудник группы приема списков раскладывает отпечатанные фотографии по соответствующим спискам, после чего список, если все фотографии имеются в наличии, отправляется в группу обработки.

6. Далее порядок работы с листом фотографий соответствует описанному в п.п. 4 - 24 Порядка передачи входящих документов между технологическими группами, за исключением того, что сотрудник группы выдачи аккредитационных документов раскладывает изготовленные пропуска в конверты в соответствии со списками.