Письмо Госналогинспекции по г. Москве от 20 мая 1998 г. N 31-08/13721 "О представительских расходах"

ГАРАНТ:

С 1 января 2001 года исчисление и уплата налога на доходы физических лиц (подоходного налога) осуществляется в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

См. справку

Государственная налоговая инспекция по г.Москве в связи с поступающими запросами сообщает следующее.

1. В соответствии с подпунктом "и" пункта 2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 N 552 (с учетом последующих изменений и дополнений), к представительским расходам относятся затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества.

Руководствуясь этим Положением, для целей налогообложения следует относить к представительским только расходы, произведенные как на территории головного предприятия, так и в официально зарегистрированном представительстве организации за пределами Российской Федерации по нормам, определенным в письме Министерства финансов Российской Федерации от 06.10.92 N 94 (с учетом последующих изменений), а расходы, произведенные официальным представителем организации, находящимся в командировке за пределами Российской Федерации, осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налогов.

2. Представительские расходы по своему целевому назначению подразделяются на два вида: расходы у принимающей стороны и расходы у представляющей стороны.

Выданные сотруднику организации под отчет суммы на представительские цели отражаются либо на общем субсчете "Хозяйственные операции", либо на отдельном субсчете "Представительские расходы". Подотчетные лица обязаны сдавать в установленные руководителем сроки авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих указанные расходы. Израсходованные суммы подотчетных средств, не подтвержденные документально, а также суммы авансов, по которым истек срок расходования, но авансовые отчеты не были сданы вовремя, должны быть включены в совокупный доход подотчетных лиц в том месяце, в котором наступил срок сдачи авансового отчета. Следовательно, в дебете данного субсчета на конец отчетного месяца могут быть отражены только те суммы, срок отчета по которым не наступил. Если авансовый отчет будет сдан позже установленного срока, когда подоходный налог уже был удержан с суммы выданного аванса, следует сделать перерасчет и возвратить работнику сумму удержанного налога.

Необходимо иметь в виду, что у лица командированного, которое расходует средства на представительские цели, в силу нормы подпункта "д" п.8 Инструкции Государственной налоговой службы Российской Федерации от 29.06.95 N 35 не могут быть приняты к зачету расходы (даже документально подтвержденные), связанные с его разъездами в месте пребывания: чеки такси, оплата аренды или проката автомобиля, а также, кроме того, счета из ресторанов на то количество лиц, которое находилось в командировке. Но могут быть приняты к зачету счета из ресторанов на количество лиц большее, чем находилось в командировке, если к таким счетам будут приложены документы с печатью и подписью второй (принимаемой) стороны, подтверждающие целевое расходование средств. Такими документами могут быть: протокол о намерениях, соглашение, договор или контракт.

3. С 1 января 1994 года организация вправе при заключении с физическими лицами договоров гражданско-правового характера предусматривать в них условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных такими лицами в ходе выполнения условий договоров. При этом возмещение производится по авансовому отчету, а вся сумма вознаграждения по договору подлежит обложению подоходным налогом (с 04.01.98 - с учетом новой редакции абзаца 3 п.34 Инструкции Государственной налоговой службы Российской Федерации от 29.06.95 N 35).

Заместитель начальника Государственной налоговой инспекции по г.Москве - государственный советник налоговой службы III ранга

А.А.Глинкин