Раздел 2. Порядок оформления протоколов совещаний

2. Порядок оформления протоколов совещаний

2.1. В соответствии с решениями, принятыми Мэром Москвы по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами Управления Мэра Москвы не позднее чем в 3-дневный срок с момента проведения совещания дорабатывается проект протокола и представляется на подпись Мэру Москвы. К работе над проектом протокола при необходимости привлекаются ответственные специалисты органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и организаций. Окончательная редакция проекта протокола в отдельных случаях, согласовывается с соответствующими руководителями.

Подготовка проектов протоколов совещаний у Мэра Москвы осуществляется только специалистами Управления Мэра Москвы при их непосредственном участии в работе совещания.

В протоколе указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные Мэром Москвы. При отсутствии конкретных указаний Мэра Москвы по сроку исполнения поручений в проекте протокола предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола Мэром Москвы срок исполнения поручения считается обязательным.

Контроль за выполнением протокола в целом возлагается, как правило, на одного из членов Правительства Москвы с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.

Управление Мэра Москвы определяет круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола с учетом данных на совещании поручений.

2.2. Протоколы совещаний у Мэра Москвы подразделяются на "оперативные" (по результатам совещаний, проводимых Мэром Москвы по оперативным вопросам), "тематические" (по отдельным проблемам), а также протоколы заседаний комиссий, оперативных штабов Правительства Москвы, общественных советов и других образований, председателем которых является Мэр Москвы.

Соответствующая систематизация протоколов осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата Мэра Москвы.

В протоколах указываются: номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждаемого вопроса и полностью формулируется поручение с указанием органа (организации), должностного лица, которым дается поручение, а также сроков его исполнения.

По вопросам, касающимся использования средств городского бюджета и имущества города, в протоколе дается поручение руководителю, ответственному за исполнение, о подготовке соответствующего проекта распорядительного документа.

2.3. Решение об утверждении Мэром Москвы протоколов совещаний, проводимых в его отсутствие, но по поручению Мэра Москвы, принимает Мэр Москвы, либо руководитель Аппарата Мэра Москвы по согласованию с Мэром Москвы.

2.4. Информация, содержащаяся в протоколах совещаний у Мэра Москвы, по уровню доступа относится к категории ограниченного распространения (за исключением случаев, когда она составляет государственную тайну).

Протоколы, содержащие информацию ограниченного распространения, оформляются с грифом "Для служебного пользования". После подписания протокола решением руководителя структурного подразделения, осуществлявшего его подготовку, определяется необходимое количество экземпляров и утверждается список их рассылки.

На рассылаемых экземплярах протокола (выписок из протокола), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополнительно может проставляться пометка "Не подлежит размножению", которая заранее указывает на отказной ответ в случае запроса (согласования) на его копирование.

Обращение с документированной информацией ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

Доступ к базе данных "Контроль исполнения протоколов совещаний у Мэра Москвы", содержащей документированную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органов исполнительной власти города согласно утвержденным спискам.

2.5. При наличии в протоколе совещания сведений, составляющих государственную тайну, Мэру Москвы вносятся предложения по присвоению документу соответствующего грифа секретности Вице-мэром Москвы, первыми заместителями и заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти гор