Приложение 2. Регламент проведения сеансов прямой селекторной связи (аудиоконференций) для префектур округов, департаментов, управлений и городских организаций

Приложение 2
к распоряжению Правительства Москвы
от 12 мая 2003 г. N 761-РП

Регламент
проведения сеансов прямой селекторной связи (аудиоконференций) для префектур округов, департаментов, управлений и городских организаций

Настоящий регламент определяет организационные и технические мероприятия, обеспечивающие проведение сеансов прямой селекторной связи (аудиоконференц-связи) Правительства Москвы с префектурами округов, департаментами, управлениями и городскими организациями под руководством первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса городского хозяйства Правительства Москвы.

I. Введение

Система прямой селекторной связи (аудиоконференц-связи) Правительства Москвы организуется для абонентов Правительства Москвы, 10-ти префектур административных округов, 123-х управ районов соответствующих префектур административных округов и 44-х департаментов, управлений и городских организаций.

Система прямой селекторной связи (аудиоконференц-связи) строится с использованием:

- существующей центральной УАТСЭ "Definity" (Тверская, 13) и комплекта цифровой коммутационной системы аудиоконференц-связи (DCSS-96);

- УАТС "Definity BCS", установленных в 10 префектурах административных округов (АО) г.Москвы;

- шлюзов IP-телефонии Cisco 5300;

- маршрутизаторов Cisco 2600 и Cisco 7500 для подключения абонентских комплектов управ и городских служб;

- абонентских комплектов аудиоконференц-связи;

- и другого необходимого оборудования.

II. Порядок сбора и проведения аудиоконференций

1. Проведение плановых селекторных совещаний с префектурами, департаментами, управлениями и городскими организациями (понедельник, среда):

1.1. Последовательность действий администратора аудиоконференции Мэрии Москвы:

- в 8.00 - администратор проверяет состояние и готовность оборудования;

- в 8.45 администратор начинает аудиоконференцию (в систему выдаётся "повторяющееся" сообщение о начале конференции, абоненты на местах подключаются к конференции);

- в 8.55 - администратор передает руководителю конференции список с подключившимися участниками аудиоконференции;

- в 8.58 - на конференцию приглашается руководитель конференции;

- в 9.00 - руководитель конференции начинает проведение аудиоконференции.

1.2. последовательность действий участников аудиоконференции на местах (префектуры, департаменты, управления и городские организации):

- в 8.45 - участник аудиоконференции, услышав "повторяющееся" сообщение о начале конференции, подключается к конференции (нажимает кн."ON-OFF", в результате чего администратор аудиоконференции Мэрии Москвы видит у себя на мониторе, что данный абонент подключился к конференции);

- в 8.46 - участник аудиоконференции нажимает кн. "MUTE" для отключения внешнего микрофона;

- после обращения руководителя конференции к абоненту, отвечающий нажимает кн. "MUTE" для включения внешнего микрофона и отвечает руководителю конференции;

- после окончания разговора абонент нажимает кн. "MUTE" для отключения внешнего микрофона;

- при повторном обращении руководителя конференции - последовательность действий та же.

2. Проведение внеплановых селекторных совещаний с префектурами, департаментами, управлениями и городскими организациями: Последовательность действий та же, что в п.1.1 с соответствующей корректировкой времени начала проведения аудиоконференции.

3. При проведении аудиоконференции администратор осуществляет управление конференцией с рабочего места администратора:

- осуществляет оперативный вызов отключившихся абонентов и оперативный возврат их в проводимую конференцию;

- производит идентификацию говорящего и по требованию руководителя конференции выполняет выбор режима для абонента: "прослушивание" или "участие в разговоре";

- отслеживает посторонние шумы от абонентов и отключает их от конференции, сообщая об этом самим абонентам вне конференции, осуществляет оперативный возврат их в основную конференцию после устранения шумов, в случае невозможности устранения шумов - возвращает их в основную конференцию в режиме "прослушивания";

- осуществляет оперативное подключение основных абонентов селекторных совещаний по дублирующим каналам связи (на обычный городской номер или на сотовый телефон) при неисправности или пропадании связи по основному каналу;

- осуществляет документирование и сохранение на магнитном регистраторе всей аудиоконференции, а так же сохранение конфигурации проводившейся аудиоконференции.

III. Рекомендации участнику аудиоконференц-связи

Оборудование аудиоконференц-связи имеет встроенную микрофонную систему и акустическую систему для воспроизведения звука.

Для проведения аудиоконференции с высоким качеством звука участникам селекторного совещания рекомендуется:

- находиться на расстоянии 0,5 - 1 м от микрофонов оконечных устройств системы аудиоконференц-связи;

- участники селектора должны находиться примерно на одинаковом расстоянии от микрофонов оконечных устройств системы аудиоконференц-связи;

- во время доклада повернуться лицом в сторону микрофонов оконечных устройств системы аудиоконференц-связи;

- говорить четко и внятно, с громкостью обычного разговора;

- убрать предметы, мешающие прохождению звука от говорящего до микрофонов оконечных устройств системы аудиоконференц-связи;

- во время проведения аудиоконференции не трогать (не перемещать) оборудование системы аудиоконференц-связи;

- не накрывать микрофоны бумагами, папками и т.п.;

- во время аудиоконференции исключить посторонние шумы: шуршание бумагой, постукивание по столу, посторонние разговоры и т.п.;

- во время аудиоконференции не пользоваться безшнуровыми и мобильными телефонными аппаратами, пейджерами и другим активным оборудованием, а также рядом стоящими обычными телефонными аппаратами с включенным спикерфоном;

- в аудиоконференции может участвовать не более одного абонента сотовой связи.