Методические рекомендации по разработке, внедрению и сертификации систем качества на основе стандартов ИСО 9000 в проектных организациях г. Москвы МРР-4.2.03-99 (утв. протоколом РМВК от 16 сентября 1999 г. и введены в действие приказом Москомархитектуры от 23 ноября 1999 г. N 173)

Введение

Основанием для разработки "Методических рекомендаций по разработке, внедрению и сертификации Систем качества на основе стандартов ИСО 9000 в проектных организациях Москвы" являются распоряжения правительства Москвы от 23.10.97 г. N 1106-РЗП "О дальнейшем совершенствовании нормативно-методической базы в проектировании в г.Москве" и от 19.02.99 г. N 124-РЗП "О внедрении Систем качества в строительстве г. Москвы..."

Основная задача настоящих методических рекомендаций заключается в том, чтобы на основе фундаментальных понятий и категорий управления качеством и универсальных требований международных стандартов ИСО 9000 сформулировать концепцию Системы качества в проектной организации и дать практические рекомендации по порядку создания и внедрения Систем качества в проектных организациях Москомархитектуры.

Необходимость разработки, внедрения и последующей сертификации Систем качества в проектных организациях продиктована целым рядом обстоятельств. Прежде всего, это возможные требования заказчиков, инвесторов и организаторов торгов по размещению заказов на проектные работы.

В Москве распоряжением первого заместителя премьера от 19.02.99 г. N 124-РПЗ установлено, что строительные и проектные организации, участвующие в реализации городских программ, должны сертифицировать свои Системы качества в Мосстройсертификации до конца 2000 года.

Вместе с тем, система качества является реальным инструментом повышения качества продукции и при эффективном ее использовании проектная организация может коренным образом перестроить свою работу, усовершенствовать систему управления, сфокусировать прилагаемые усилия и принимаемые решения на достижении поставленной цели - улучшении качества проектной документации.

Наличие у проектной организации сертификата Системы качества является важным фактором повышения ее конкурентоспособности на рынке проектных услуг, особенно если на нем активно работают иностранные фирмы.

Следует, однако, заметить определенную сложность создания Системы качества в проектной организации, которая заключается в необходимости адаптации универсальных требований стандартов к специфическим условиям деятельности проектной организации. Поэтому стандарты ИСО 9000 не могут применяться для проектно-изыскательской деятельности как нормативные документы прямого действия. Они определяют идеологию и методологические подходы к проблеме управления качеством, но для применения их к условиям деятельности конкретной проектной организации необходима их интерпретация.

Именно с такой трудностью столкнулись в настоящее время те проектные организации, которые начали разработку Системы качества. В настоящих рекомендациях в какой-то степени учтен и обобщен имеющийся опыт работы ряда проектных организаций и деятельности консультационных центров, вместе с тем эти рекомендации нельзя воспринимать однозначно. Изложенные выше обстоятельства предопределяют творческий подход проектировщиков к этой проблеме и дают широкое поле деятельности для внедрения свежих идей и новых решений.

Вместе с тем необходимо отметить, что внедрение новых технологий, в том числе и в области систем управления (а именно такой является Система качества на основе ИСО 9000) требует профессионального и квалифицированного подхода. Поэтому участие в разработке профессиональных консультантов специализированных центров представляется необходимым.

Начиная разработку Системы качества очень важно преодолеть скептицизм персонала, заставить его поверить в ее возможности и активно включаться в работу. Однако руководство проектной организации должно сознавать, что Система качества и не панацея. Это только инструмент, с помощью которого проектная организация может коренным образом перестроить свою работу, усовершенствовать систему управления, повысить качество продукции - но только при эффективном его использовании. Поэтому можно считать вполне правомерным существующее мнение, что наиболее трудным и важным в создании Системы качества является не ее разработка, а внедрение и успешная эксплуатация.

Поэтому анализу и оценке эффективности Системы качества при ее эксплуатации должно уделяться большое внимание и соответствующие процедуры должны прорабатываться особенно тщательно.

В этом состоит одна из главных задач руководства проектной организации по обеспечению успешного и эффективного функционирования Системы качества на основе стандартов ИСО 9000.

Рекомендации в основном предназначены для использования в качестве учебного материала для повышения квалификации руководителей и специалистов проектных организаций строительного комплекса Москвы по вопросам разработки, внедрения и сертификации Системы качества на основе стандартов ИСО 9000.

При подготовке методических рекомендаций использованы следующие материалы:

- Международные стандарты ИСО серии 9000 (перечень стандартов дается в приложении);

- Закон Российской Федерации "О стандартизации";

- Закон Российской Федерации "О сертификации продукции и услуг";

- Распоряжение первого заместителя премьера правительства Москвы от 19.02.99 г. N 124-РПЗ "О внедрении Систем качества в строительстве г. Москвы...";

- Постановление Госстандарта РФ и Госстроя России от 4.03.99 г. N 13/12 "Об утверждении Порядка проведения сертификации систем качества и производств в строительстве."

- Окрепилов В.В. Всеобщее управление качеством. С-П, 1998 г.;

- Э. Крайер. Успешная сертификация на соответствие нормам ИСО серии 9000. 1995 г.;

- Требования ГОСТ Р ИСО 9001-96 применительно к системе качества проектных организаций. Свод правил. ГП ЦНС Госстроя России.

- Методические материалы по организации разработки в проектных организациях системы качества. ГП ЦНС Госстроя России.

- Методические рекомендации по разработке и внедрению системы качества в соответствии с требованиями ИСО 9001. МГСУ-УКЦ, 1998 г.

ГАРАНТ:

О серии стандартов качества ГОСТ Р ИСО 9000 см. справку

1. Основные положения

Для каждого предприятия и каждой отрасли качество является важным элементом повышения конкурентоспособности. На длительную перспективу успех предприятия на рынке в значительной степени зависит от качества его продуктов и услуг, которое должно превосходить качество продуктов и услуг конкурента.

В связи с этим становится понятным, что качество превратилось в важный инструмент в борьбе за рынки сбыта. Это осознание заставляет все больше предприятий основательно переосмыслить внутрипроизводственные процессы, связанные с качеством продукции или услуг.

Чтобы достичь оптимальной эффективности мероприятий, важных с точки зрения качества, необходимо согласовать их между собой и скоординировать. Средством для этого является построение и внедрение системы управления качеством, охватывающей все процессы, через которые проходит продукт в соответствии со своим жизненным циклом. Назначение системы управления качеством состоит в том, чтобы закрепить уровень качества продуктов и услуг и при возможности поднять его и сделать работу предприятия более эффективной.

Современный подход в управлении качеством продукции базируется на унифицированных требованиях и методах, сформулированных в международных стандартах ИСО серии 9000. Создаваемые на основе этих требований Системы качества предприятий и организаций определяют круг полномочий организационных структур, способы, методы и технологию производства, средства обеспечения качества и являются механизмом проведения определенной политики для достижения поставленных целей в области качества.

Такой подход нашел широкое применение во всех развитых странах мира. К настоящему времени в мире накоплен большой опыт управления качеством, характеризующийся совершенствованием системы управления предприятиями и проведением глобальных мероприятий не только на корпоративном уровне, но и на национальном. В ряде стран решение проблем качества стало национальной идеей, носит всеобщий характер, базируется на массовом обучении и профессиональной подготовке всех слоев общества от рядового потребителя до руководителей любого уровня.

Обобщение прогрессивного мирового опыта позволило выработать принципы всеобщего управления качеством - целенаправленного применения систем и методов управления качеством на всех этапах жизненного цикла продукции при участии всего персонала фирмы, рациональном использовании технических, экономических и других ресурсов и при лидирующей роли руководителей фирмы.

Накопленный опыт по разработке и внедрению Систем качества был обобщен и использован Международной организацией по стандартизации (ИСО) при разработке международных стандартов серии 9000 в 1987 году, а затем в новой редакции этих стандартов 1994 года.

Международные стандарты ИСО серии 9000 приобрели к настоящему времени такую популярность в мире, которая, по мнению специалистов, не имела прецедентов в современной истории стандартизации. В настоящее время более 70 стран имеют национальные стандарты, эквивалентные стандартам ИСО 9000.

В России основные стандарты ИСО 9000 также приняты в качестве ГОСТ Р.

Основными стандартами ИСО серии 9000 являются стандарты, определяющие три модели обеспечения качества, предусмотренные Международной организацией по стандартизации:

ИСО 9001 "Модель для обеспечения качества при проектировании и (или) разработке, производстве, монтаже и обслуживании". Эта модель используется в тех случаях, когда изготовитель обеспечивает соответствие качества конкретным требованиям на всех этапах жизненного цикла изделия - от проектирования до послепродажного обслуживания.

ИСО 9002 "Модель для обеспечения качества при производстве и монтаже". Используется, когда потребительские свойства продукции удовлетворяют потребителя и его интересы ограничиваются только организацией производства.

ИСО 9003 "Модель для обеспечения качества при окончательном контроле и испытании". Используется в тех случаях, когда производство продукции налажено, и потребитель ограничивается простым подтверждением возможностей производителя в контроле и испытании продукции.

Стандарт ИСО 9000-1 включает в себя инструкции для выбора модели разрабатываемой Системы качества и применению основных стандартов

Стандарт ИСО 8402 содержит основные понятия и термины, применяемые в стандартах ИСО серии 9000.

Особое место в серии занимает стандарт ИСО 9004-1. Он содержит руководящие указания по элементам Системы качества, причем эти указания носят расширительный характер по отношению к требованиям стандарта ИСО 9001.

Стандарты ИСО 9000 носят межотраслевой характер, они применимы для любой отрасли производства и услуг, но создавались они специалистами, ориентирующимися в первую очередь на предприятия машиностроительной отрасли, и именно здесь они могут быть применены в прямом виде. Для других отраслей и видов деятельности они должны быть адаптированы с учетом специфики, и это особенно относится к проектной деятельности. Эта сфера деятельности очень специфична, здесь нет жестких технологических процессов, нет требований стандартов к конечному продукту в целом, процессы и продукция не поддаются измерениям и статистическому контролю, наконец, при выполнении проектной документации присутствует еще и творческий компонент.

На российских предприятиях и организациях внедрение Систем качества на основе стандартов ИСО 9000 только начинается. К настоящему времени немногим более 200 наших предприятий имеют сертифицированные Системы качества, в то время как в мире их количество приближается к 300 тысячам.

Вместе с тем в некоторых отраслях требования наличия таких систем на предприятиях является обязательным (например, в оборонной промышленности).

С 1999 года это требование распространяется и на проектные организации, участвующие в реализации строительной программы московского правительства.

Основной задачей проектной организации является выпуск качественной проектной продукции или оказание качественных проектно-изыскательских услуг. То есть, продукции и услуги, которые:

a) отвечают определенным потребностям, сфере применения или назначению;

b) удовлетворяют ожиданиям потребителя;

c) соответствуют законодательству, принятым стандартам и другим нормативам;

d) отвечают требованиям общества;

e) отражают требования, относящиеся к окружающей среде;

f) реализуются по конкурентоспособной цене;

g) экономичны с точки зрения затрат на их производство. Указанным задачам должны отвечать все процессы проектного производства и оказания проектно-изыскательских услуг.

Административное управление качеством в проектно-изыскателъской организации осуществляется с помощью управления процессами различного назначения: производственными (проектными и вспомогательными), организации, управления и планирования, обеспечения (информационного, материально-технического, кадрового), подготовки персонала и реализации других необходимых функций.

Административное управление качеством охватывает все те операции общей функции управления, которые определяют политику, цели и ответственность проектной организации в области качества, соответствующие задачи и обязанности функциональных и производственных подразделений, должностных лиц и персонала.

Обязанности по общему руководству качеством возлагаются на все уровни управления проектной организации при условии, что координацию и общее управление качеством осуществляет высшее руководство. К общему руководству качеством следует привлекать, по возможности, весь персонал организации. При этом приоритет следует отдавать экономическим методам управления, включающим, в том числе необходимые меры поощрения персонала.

Вместе с тем, специалисты в области Систем качества едины во мнении, что главным условием успеха при создании Системы качества является позиция первого руководителя и осознание им того, что такая система необходима в первую очередь самой проектно-изыскательской организации.

Совокупность организационных и технических мер определявших круг полномочий организационных структур, способы, методы и технологию производства, средства обеспечения качества и формируют Систему качества.

Система качества проектной организации должна:

- обеспечивать управление качеством на всех участках жизненного цикла продукции;

- обеспечивать участие в управлении качеством всех работников организации;

- устанавливать ответственность руководства;

- обеспечивать проведение профилактических проверок по предупреждению несоответствий и дефектов;

- обеспечивать обязательность выявления дефектов и препятствовать их допуску в производство и к заказчику;

- устанавливать порядок проведения периодических проверок, анализа и совершенствования системы;

- устанавливать и обеспечивать порядок документального оформления всех процедур системы.

2. Требования к Системе качества

Требования к Системе качества наиболее полно поставлены в стандарте ИСО 9001, который, как правило, принимается в качестве базовой модели при разработке Системы качества проектной организации. Эти требования сформулированы в 20 элементах 4-го раздела этого стандарта, все они должны найти свое отражение в разрабатываемых документах Системы качества в виде процедур, процессов, документированных записей, организационных связей и т.д. В порядке, изложенном в стандарте, эти элементы и требования, содержащиеся в них - следующие:

Элемент 4.1. Ответственность руководства.

В этом элементе определены требования в части ответственности руководителей проектной организации высшего и среднего звена за эффективное управление производственным процессом и качеством продукции.

Руководство проектной организации, несущее ответственность в области качества, должно:

- определить, сформулировать и утвердить политику в области качества;

- определить ответственные должностные лица и их полномочия;

- создать организационную структуру;

- предоставить необходимые средства и ресурсы;

- назначить уполномоченного представителя от руководства, ответственного за создание Системы качества;

- анализировать и оценивать эффективность Системы;

В этом элементе стандарта ИСО 9001 содержится требование о том, что руководство проектной организации должно определить и документально оформить политику в области качества. Эта политика должна быть согласована со всеми направлениями деятельности организации. Она должна быть ориентирована на удовлетворение требований заказчика, достижение стратегических целей, обеспечение высокого качества выпускаемой продукции. Руководство должно принять все необходимые меры, обеспечивающие понимание политики в области качества, ее осуществление и поддержку на всех уровнях организации и всем персоналом.

В порядке реализации требований этого элемента Системы качества должны быть пересмотрены организационная структура управления, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников, с тем чтобы все они были вовлечены в коллективную деятельность по достижению целей в области качества. При этом максимально должны учитываться традиции и опыт коллектива, сложившиеся технологические связи.

Директор проектной организации должен назначить представителя от руководства, ответственного за Систему качества и наделить его соответствующими полномочиями. В задачу ответственного представителя входит организация разработки Системы качества, обеспечение ее эффективного функционирования и представление руководству отчетов по Системе качества.

Требованием настоящего элемента стандарта ИСО 9001 является также периодический анализ руководством проектной организации состояния реализации политики в области качества и эффективности Системы качества в целом. Результаты этого анализа должны быть документально оформлены, на их основании принимаются решения о корректировке политики качества, документации и организационной структуры Системы качества.

Элемент 4.2. Система качества.

Требования этого элемента заключаются в том, что проектная организация должна разработать, документально оформить и поддерживать в рабочем состоянии Систему качества как средство, обеспечивающее соответствие продукции установленным требованиям.

Должно быть разработано Руководство по качеству, охватывающее все требования стандарта. Оно должно включать методические документы Системы качества или ссылки на них и кратко описывать структуру и содержание документации, используемой в Системе качества. Основным назначением руководства по качеству является определение общей структуры Системы качества и выполнение функций постоянного справочного материала при внедрении и эксплуатации системы.

Все производственные процессы, влияющие на качество, должны быть описаны и включены в Систему качества в качестве документированных процедур.

Требованием настоящего элемента стандарта является также необходимость планирования качества, т.е. должны быть определены и документально оформлены действия по реализации требований к качеству.

Элемент 4.3. Анализ контракта.

Требования настоящего элемента заключаются в том, что в Системе качества должна быть описана процедура анализа договоров подряда, целью которого является:

- адекватное определение и понимание требований заказчика и исполнителя;

- оценка возможностей по выполнению условий договора в части сроков, цены, объема выполненных работ и их качества;

- документирование всех требований и условий договора, а также его анализа.

В документации по анализу контракта должно быть предусмотрено:

- проверка исходных данных в целях достоверного определения объемов и стоимости ПИР;

- подготовка совместно с заказчиком задания на проектирование;

- согласование показателей договора со всеми заинтересованными лицами;

- адекватное понимание всех положений и условий договора всеми участниками и устранение разногласий до его подписания сторонами;

- процедура урегулирования разногласий, изменение условий и показателей договора;

Элемент 4.4. Управление проектированием.

Проектная организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии методические документы по управлению проектированием и его проверки с целью обеспечения выполнения установленных требований при формировании планового уровня качества объектов проектирования.

Соблюдение этих документов гарантирует, что все основные производственные процессы разработки и изготовления проектной документации выполняются своевременно, организационно-техническое взаимодействие подразделений осуществляется в соответствии с установленным порядком, а создаваемая продукция подвергается необходимому контролю и анализу.

В документации по управлению проектированием должен быть установлен порядок:

- планирования выполняемых работ;

- организационно-технического взаимодействия между подразделениями и участниками проектирования;

- анализа входных и выходных проектных данных;

- анализа и проверки проекта;

- утверждения проекта и внесения в него изменений;

Специфика применения стандарта ИСО 9001 к проектной организации заключается в том, что проектирование для нее является главным видом деятельности и управление проектированием - это управление основными производственными процессами, описание которых предусмотрено в элементе 4.9 стандарта (Управление процессами), а проверка проектной продукции в элементе 4.10 (Контроль и испытания). Поэтому документация Системы качества, разрабатываемая по этим элементам (4.4, 4.9, 4.10), должна быть взаимоувязана.

Элемент 4.5. Управление документацией.

Проектная организация должна разработать процедуру управления всей документацией, относящейся к разработанной Системе качества. К этой документации относится# собственно документы Системы качества, а также организационно-распорядительная и нормативная документация.

Целью управления документацией является обеспечение ее комплектности, актуальности, применимости и доступности. Действующая документация должна быть вовремя представлена, рассмотрена и принята уполномоченным персоналом.

Необходимо обеспечить, чтобы утвержденные документы были доступны на всех участках и в подразделениях, где они нужны, а устаревшая документация своевременно изымалась из всех пунктов ее рассылки и применения.

Процедура управления документацией включает:

- порядок разработки документов, их принятие и утверждение;

- рассылку документов и регистрацию их пользователей;

- проверку годности и актуальности документов;

- идентификацию документов;

- порядок учета и хранения документов;

- порядок внесения изменений и пересмотра документов;

- своевременную отмену и изъятие устаревших документов.

Элемент 4.6. Закупки и субподрядные работы.

Требования этого элемента направлены на то, чтобы предотвратить возможность снижения качества проектной документации из-за поставки некачественной технической документации субподрядчиков, а также материально-технических и информационных ресурсов.

Должно быть обеспечено качество поставок смежников. Это, в частности предусматривает:

- оценку и выбор субподрядчиков и поставщиков;

- проверку документации материально-технического снабжения в части отражения технических требований;

- приемочный контроль закупаемых материалов и изделий.

С каждым субподрядчиком, проводящим совместные работы по конкретному проекту, должны быть установлены тесные рабочие контакты и система обратной связи в целях обеспечения качества продукции, а также для того, чтобы избежать разногласий и устранить их в кратчайшие сроки.

Система качества закупок должна включать следующие обязательные элементы:

- необходимые договорные условия, задания, исходные данные и требования, другую техническую информацию;

- документированные процедуры оценки и выбора квалифицированных субподрядчиков;

- согласованный подход к обеспечению качества проектной продукции;

- согласованные критерии и методы приемки, процедуры проверки проектной продукции;

- положения, касающиеся решения спорных вопросов;

- регистрацию данных о качестве поступающей проектной продукции.

Одним из важнейших элементов Системы качества закупок является процесс выбора подходящих организаций-субподрядчиков и поставщиков, в ходе которого каждый из них должен подтвердить свои возможности по поставке качественной продукции, которая отвечает поставленным требованиям и условиям.

Определение возможностей субподрядной организации следует производить с использованием всех доступных в конкретных условиях способов сбора и анализа информации о деловой репутации и опыте потенциальных субподрядчиков. Методы исследования могут включать следующие элементы:

- оценка возможностей субподрядчика и/или его Системы качества непосредственно в его организации;

- оценивание образцов проектной продукции, разработанной ранее субподрядчиком;

- оценка данных об использовании ранее разработанной субподрядчиком проектной продукции в других инвестиционных проектах;

- оценка деловой репутации субподрядчика с использованием опыта (отзыва) других организаций - заказчиков о деятельности субподрядчика.

- На основании этого анализа должен составляться Перечень квалифицированных субподрядчиков и поставщиков по видам проектирования, инженерных изысканий и других услуг и продукции, закупаемых проектной организацией.

- Обязательным требованием стандарта является также проверка всей закупаемой продукции.

Элемент 4.7. Управление продукцией, поставляемой заказчиком.

В проектных организациях, как правило, не применяется.

В тех случаях, когда заказчик предоставляет проектной организации какие-либо материалы в качестве исходных данных, их оценка и проверка осуществляется в соответствии с требованиями, аналогичными требованиям элемента 4.6.

Элемент 4.8. Идентификация продукции и прослеживаемость.

Требования стандарта по этому элементу заключаются в том, что проектная документация должна быть идентифицирована в целях возможности прослеживания ее на всех этапах жизненного цикла, а также удобства использования в процессе разработки, проверки и применения. Идентификация предусматривает порядок обозначения проектной продукции стандартизированными и другими средствами, позволяя ранжировать обозначения по какому-либо признаку и отличать документ от всех остальных. Обозначение проектной документации должно осуществляться в соответствии с правилами, установленными государственными стандартами СПДС, а также собственной, разработанной в проектной организации системой обозначения.

Объектом идентификации может быть:

- проектная продукция;

- изменения, вносимые в проект;

- статус контроля проектной продукции;

- несоответствующая продукция;

- данные о качестве и т.д.

Для прослеживаемости проекта необходимо сохранять единое обозначение в ходе всего процесса проектирования, начиная с заключения контракта и до завершения строительства и авторского надзора.

Элемент 4.9. Управление процессами.

Требования этого элемента касаются непосредственно процессов производства проектной продукции. В рамках Системы качества проектной организации должна быть организована деятельность по управлению процессами. Необходимо определить все рабочие процессы производства проектной продукции, а также вспомогательные процессы, влияющие на качество продукции. Процессы, влияющие на качество проектной продукции, должны планироваться, утверждаться, контролироваться и регулироваться в ходе их выполнения.

Для обеспечения ее качества, разработку и изготовление продукции необходимо осуществлять в управляемых условиях, которые предусматривают:

- планирование изготовления проектной документации;

- документированные процедуры, определяющие порядок и способы изготовления проектной продукции;

- необходимое технологическое оборудование;

- критерии для оценки выполнения работ;

- контроль и управление изготовлением.

Порядок выполнения технологических процессов проектирования должен определяться в необходимом объеме в официальной документации проектной организации (например, в технологических инструкциях, регламентах, методиках, руководствах по выполнению работ, технологических картах, схемах и другой организационно-методической документации).

Процессы проектирования и вспомогательного обеспечения проектных организаций должны проверяться на способность производить проектную продукцию в соответствии с установленными требованиями нормативных документов и другими критериями качества. При этом, необходимо определить операции, связанные с характеристиками продукции, или процесса обеспечивающих услуг, и создать соответствующую систему управления в целях предотвращения отклонения этих характеристик от требований качества.

Элемент 4.10. Контроль и испытания.

Требования настоящего элемента Системы качества заключаются в том, что проектная организация должна разработать документированные процедуры контроля качества проектной продукции, целью которого является проверка соответствия ее установленным требованиям. В соответствии с этими требованиями, проектная организация должна осуществлять следующие виды контроля:

- входной контроль, целью которого является недопущение использования входной продукции (исходных данных, субподрядной документации) до того, как она подвергнется проверке на соответствие установленным требованиям;

- контроль в процессе производства, целью которого является недопущение передачи на дальнейшие этапы работы проектной продукции, которая не прошла проверку по завершении предыдущего этапа;

- окончательный контроль, целью которого является недопущение передачи заказчику продукции, не прошедшей всех предусмотренных процедур контроля с удовлетворительными результатами.

Процедурами контроля должны быть установлены лица, уполномоченные на проведение контроля и ответственные за него, определены состав и содержание контроля, установлена система регистрации результатов контроля. Продукция не удовлетворяющая установленным требованиям, должна анализироваться, исправляться и переделываться. Исправленная продукция должна подвергаться повторному контролю.

Доказательством проведения контроля с положительным результатом является его регистрация в установленном порядке. Регистрации подлежат результаты всех проверок проектной продукции, которые предусмотрены документированными процедурами контроля.

Элемент 4.11. Контрольное, измерительное и испытательное оборудование.

Требования настоящего элемента заключаются в том, что должна быть обеспечена пригодность средств измерений и испытаний.

Ряд видов проектно-изыскательской деятельности включает процессы измерений различного рода параметров, а также проведение испытаний образцов в лабораторных условиях и натуральных испытаний в полевых условиях. Процессы измерений и испытаний являются важной составной частью технологий инженерных изысканий и обследований, проводимых на местах расположения (площадках, трассах) объектов предполагаемого строительства, а также на существующих объектах.

Для получения уверенности в обоснованности и качестве проектных решений, принимаемых на основе результатов измерений, необходимо осуществлять постоянное управление всеми системами измерений, которые используются в проектно-изыскательской организации. Управлению подлежат измерительные приборы, специальное испытательное оборудование и соответствующее программное обеспечение ЭВМ для проведения испытаний. Для этого необходимо:

- определить требуемую точность измерений;

- выбрать подходящее оборудование для измерений и испытаний;

- провести его градуировку и юстировку;

- обеспечить условия применения измерительной техники с учетом параметров окружающей среды;

- устранять неисправные или непригодные контрольно-измерительные средства.

Элемент 4.12. Статус контроля и испытаний.

Требования настоящего элемента Системы качества заключаются в том, что статус контроля проектной документации должен быть идентифицирован с помощью соответствующих подписей, заполненных штампов, обозначений и т.д., указывающих на соответствие или несоответствие проектной продукции в отношении проведенного контроля.

Должен быть обеспечен выпуск проектной продукции, прошедшей предусмотренный контроль только с положительной оценкой. Для этого необходимо определить и установить соответствующие обозначения, сопроводительную документацию, протоколы, регламентацию подписей.

Необходимо дать четкие полномочия на проведение контроля органами и должностными лицами, ответственными за выпуск продукции, отвечающей установленным требованиям.

Элемент 4.13. Действия с несоответствующей продукцией.

Требование этого элемента стандарта заключается в том, что должно быть исключено дальнейшее непреднамеренное применение дефектной продукции.

Нужно ввести процедуры, позволяющие убедиться, что продукция, не отвечающая установленным требованиям, не используется.

Процедура управления несоответствующей продукцией должна предусматривать:

- оповещение соответствующих служб и заказчика о выявлении несоответствующей продукции;

- регистрацию установленных отклонений и несоответствий;

- принятие решений о возможности доработки и внесении изменений;

- проверку после устранения несоответствий;

- изоляцию несоответствующей продукции для предотвращения ее ошибочного использования;

- документирование и накопление данных для анализа причин возникновения несоответствий в целях выработки корректирующих мероприятий.

Элемент 4.14. Корректирующие и предупреждающие действия.

Требования стандарта по этому элементу заключаются в том, что проектная организация должна осуществлять мероприятия по устранению причин ошибок и дефектов проектной документации с тем, чтобы избегать их повторения. Для этого, в частности, предусматривается:

- систематический анализ обнаруженных ошибок и дефектов в проектной документации;

- изучение рекламаций и замечаний экспертных и согласующих органов;

- регистрация всех несоответствий, ошибок, рекламаций, замечаний;

- выработку# корректирующих и предупреждающих мероприятий во избежание рисков получения низкого качества проектной продукции;

- контроль эффективности корректирующих и предупреждающих действий;

- внесение изменений в инструкции, исключающие ошибки и дефекты. Для проведения корректирующих и предупреждающих действий выявляют проблему качества и принимают меры по устранению или уменьшению случаев повторного возникновения таких проблем. Корректирующие действия также предполагают переделку, возврат или отбраковку проектной продукции неудовлетворительного качества. Потребность в проведении действий для устранения причины несоответствий может определяться, например:

- проверками и экспертизой проектной документации (внутренними и/или внешними);

- отчетами о несоответствии технологического процесса проектирования или процесса обеспечения (например, информационного обеспечения) проектного производства;

- проверками, проводимыми руководством проектной организации;

- рекламациями потребителей и пользователей проектной продукции.

Ответственность и полномочия должностных лиц проектной организации, связанные с проведением корректирующих и предупреждающих действий, должны рассматриваться как часть Системы качества. В рамках организации должны быть назначены ответственные за координацию, регистрацию, контроль корректирующих и предупреждающих действий, относящихся ко всем аспектам Системы качества. Общая ответственность за организацию корректирующих и предупреждающих действий в рамках Системы качества должна возлагаться на службу качества проектной организации. Ответственность за организацию и проведение корректирующих и предупреждающих действий по конкретной проектной продукции следует возлагать на руководителя соответствующего проекта (главного инженера, главного архитектора проекта).

В результате анализа возникшей проблемы качества, необходимо выявить первопричину ее возникновения до планирования корректирующего и предупреждающего воздействия. Для этого должны изучаться условия проведения процессов и содержание процедур, связанные с возникновением отклонений от требований качества. Должны быть разработаны и применены временные или постоянные мероприятия по корректировке соответствующих процессов. Постоянные изменения, являющиеся результатом корректирующих и предупреждающих действий, следует фиксировать в инструкциях по выполнению работ, документации на проектные и другие производственные процессы, а также в документации Системы качества.

Элемент 4.15. Комплектация, тиражирование и хранение проектной продукции.

В соответствии с требованиями стандарта по рассматриваемому элементу, в проектной организации должны быть разработаны и поддерживаться в рабочем состоянии документированные процедуры комплектации, тиражирования, хранения и отправки заказчику проектной документации. Методы хранения проектной продукции должны обеспечивать необходимую долговечность при хранении и состояние, при котором документация может быть использована при необходимости для изготовления копий приемлемого качества, корректировки и получения информации заинтересованными лицами. Условия хранения должны соответствовать нормативным документам по архивному хранению проектной документации и должны периодически проверяться на соответствие установленным требованиям и для выявления любого ущерба или повреждения проектной продукции.

Элемент 4.16. Регистрация данных о качестве.

Нормативные требования настоящего элемента Системы качества заключаются в том, что проектная организация должна разработать документированную процедуру сбора, регистрации и управления зарегистрированными данными о качестве.

Данные о качестве нужны для доказательства того, что:

- проектная продукция соответствует установленным требованиям;

- все процессы и процедуры находятся в управляемых условиях;

- Система качества функционирует эффективно.

Проектная организация должна обеспечивать разработку и внедрение документированных процедур как средства идентификации, сбора, индексирования, получения, систематизации, хранения, ведения, поиска и размещения соответствующих данных о качестве. Должны быть разработаны правила обеспечения доступа к зарегистрированным данным о качестве и их получения потребителями и субподрядчиками. Анализ регистрируемых данных о качестве является основным моментом для проведения корректирующих действий и улучшения качества проектной продукции.

Процедура управления данными о качестве должна предусматривать:

- установление вида, объема данных и типовых формулировок записей по качеству;

- разработку порядка ведения записей по приведению доказательства качества проектной продукции;

- регистрацию и сбор записей по качеству;

- установление сроков хранения;

Зарегистрированные данные о качестве должны сохраняться в течение установленного времени таким образом, чтобы обеспечить их своевременное получение при проведении анализа для выявления тенденции изменения показателей качества и определения необходимости эффективности проведения корректирующих действий.

При хранении документации по качеству должны приниматься соответствующие меры, обеспечивающие ее защиту от порчи, потери и ухудшения состояния.

Вся документация должна быть разборчивой, датированной (включая даты пересмотров), четко идентифицируемой в целях обеспечения ее оперативного поиска. Документация должна храниться в помещениях, обеспечивающих условия хранения, исключающие ее утрату и порчу. Зарегистрированные данные могут быть представлены и храниться в виде печатных материалов или на магнитных и иных носителях.

Система качества должна предусматривать способ определения сроков хранения, изъятия и/или уничтожения документации.

Записи о качестве следует вести при выполнении следующих работ:

- оценка Системы качества высшим руководством;

- анализ контракта (договора);

- анализ и проверка проектной продукции;

- управление измерительным оборудованием;

- документирование и регистрация несоответствующей продукции;

- передача законченной продукции заказчику;

- внесение изменений в документацию;

- внутренние проверки Системы качества;

- обучение персонала и др.

Элемент 4.17. Внутренние проверки Системы качества.

Нормативное требование рассматриваемого элемента Системы качества состоит в том, что проектная организация должна планировать и проводить внутренние проверки Системы качества с тем, чтобы удостовериться в соответствии осуществляемой деятельности в области качества требованиям, содержащимся в документах Системы качества. Для осуществления этих проверок необходимо разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры планирования и проведения проверок. Эффективность обеспечения качества надо постоянного доказывать, контролировать и усовершенствовать. Организация должна осуществить обширную систему плановых и документированных внутренних проверок качества с целью доказательства эффективности Системы качества. Для этого необходимо:

- планирование и выполнение проверок;

- определение и выполнение мероприятий;

- контроль результатов и отчет о них.

Результаты проверок должны доводиться до сведения персонала, ответственного за проверенный участок работы. Руководство этого участка должно осуществить своевременные корректирующие воздействия и устранить недостатки, выявленные в процессе проверки.

Проверки планируются и осуществляются для определения эффективности Системы качества. Все элементы Системы качества должны быть предметом регулярной проверки и оценки с учетом состояния и важности проверяемой деятельности. Руководство проектной организации должно разработать и реализовать соответствующую программу проведения проверок.

Программа проведения проверок должна включать:

- планирование и составление графика проверки конкретных видов проектной деятельности и направлений работ;

- выделение персонала соответствующей квалификации для проведения проверок;

- документированные процедуры проведения проверок, включая регистрацию полученных данных, составление отчета по результатам проверки качества и принятие решения относительно своевременности проведения корректирующих воздействий для исправления недостатков, обнаруженных в ходе проверки.

Планирование проверок должно осуществляться таким образом, чтобы каждое подразделение организации и каждый элемент Системы качества проверялись в течение года не реже одного раза.

Помимо плановых и систематических проверок необходимость проведения проверок может быть вызвана изменением организационной структуры, информацией, полученной от потребителя проектной продукции, отчетами о несоответствиях продукции.

Персонал, ответственный за проведение проверок элементов Системы качества, должен быть независим от тех, кто непосредственно отвечает за конкретные проверяемые виды деятельности или направления. Оперативное планирование проверок и их проведение должно осуществляться, как правило, службой качества проектной организации.

По результатам проверки Системы качества должен составляться отчет. В отчете должны быть отражены:

- несоответствия или недостатки по элементам Системы качества;

- соответствующие и своевременные корректирующие действия по устранению недостатков и несоответствий.

Данные наблюдений, полученные в ходе проверки, выводы и решения относительно своевременного проведения корректирующих воздействий должны быть зарегистрированы и доведены до сведения руководства, которое несет административную ответственность за качество, для принятия соответствующих мер.

Необходимо оценивать и документировать выполнение и эффективность корректирующих действий, являющихся результатом проведения предыдущих проверок Системы качества.

Элемент 4.18. Подготовка кадров.

Главным ресурсом проектной организации, определяющим в целом качество разрабатываемой проектной продукции и оказываемых проектных услуг, является персонал специалистов-проектировщиков, специалистов обеспечения и руководителей проектного производства всех уровней управления. Нормативное требование стандарта ИСО 9001 по рассматриваемому элементу состоит в том, что проектная организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры определения потребностей в подготовке кадров и их реализации.

Соответствующая подготовка должна охватывать все направления, специализации и уровни персонала, занимающегося деятельностью, которая оказывает влияние на качество конечной проектной продукции. Особое внимание следует уделять квалификации, отбору и подготовке новых работников и работников, получивших новые задания. Необходимо вести соответствующий учет проводимой подготовки кадров.

Подготовка административно-управленческого персонала (АУП) проектной организации должна способствовать пониманию самой Системы качества, также как и методов и средств, обеспечивающих полноценное участие АУП в функционировании Системы качества. От АУП также требуется понимание критериев оценки эффективности, направлений и методов совершенствования Системы качества.

Все руководители производственных проектных и обеспечивающих подразделений и производственный персонал (проектировщики и другие специалисты) должны проходить подготовку, обеспечивающую обучение методам и приобретение практических навыков, которые необходимы для качественного выполнения соответствующих видов проектных и других работ. Обучение персонала организации должно проводится на основе утверждаемых ее руководством планов повышения квалификации и программ обучения персонала проектной организации. В программах следует предусмотреть требования Системы качества, в том числе обучение основным методам статистического анализа.

Все специалисты проектной организации должны проходить периодическую аттестацию (оценку квалификации) в соответствии с утвержденным руководителем организации "Положениями...." о должностных лицах и специалистах.

Элемент 4.19. Авторский надзор за строительством.

Требованием этого элемента является обслуживание проектной продукции исполнителем в процессе послепроектной деятельности, если эта деятельность предусмотрена специальными договорными отношениями.

Целью проведения авторского надзора является:

- обеспечение осуществления строительства объекта в полном соответствии с разработанной проектной документацией;

- актуализация проектной документации, своевременная ее доработка или изменение в соответствии с конкретными условиями строительства;

- обнаружение несоответствий в проектной документации, невыявленных предшествующим контролем;

- обратной связи с непосредственным потребителем (строительным подрядчиком) и получение информации о качестве проектной документации с точки зрения ее использования в строительном процессе.

Система обратной связи позволяет проводить непрерывный анализ степени удовлетворения требований к качеству потребителя проектной продукции. Результаты подобного анализа могут быть использованы при формировании требований к качеству и разработки последующих проектов.

Элемент 4.20. Использование статистических методов.

Проектная организация должна выявить потребность применения статистических методов при разработке проектной документации, в процессах управления проектированием, при анализе качества проектной продукции. Определение и правильное применение современных статистических методов имеет большое значение для инициирования управляющих воздействий на многие виды проектной деятельности, осуществляемой в проектно-изыскательской организации. Следует обеспечить разработку и реализацию документированных процедур Системы качества по выбору и применению статистических методов при:

- анализе рынка;

- выборе площадки (трассы) для строительства;

- принятии проектных решений для объектов строительства;

- определение# требований надежности, прогнозировании долговечности и срока службы строительной продукции;

- статистическом анализе обнаруженных несоответствий, ошибок и дефектов проектной продукции;

- улучшении качества процессов проектирования и вспомогательного обеспечения;

- анализе рисков.

Вместе с тем, следует отметить, что применение статистических методов в проектной организации, в силу специфики проектного производства, весьма ограничено.

3. Порядок разработки и внедрения Системы качества в проектной организации

В настоящее время на основании рекомендаций консультационных центров и сложившейся практики сформировался определенный порядок разработки и внедрения Систем качества в проектных организациях. Он состоит из нескольких последовательных этапов:

- принятие руководством проектной организации решения о разработке и внедрении Системы качества на основе стандартов ИСО 9000;

- обследование существующей в проектной организации нормативной документации и организационной структуры управления качеством проектирования;

- создание организационной структуры для разработки Системы качества;

- проведение учебы с руководителями и специалистами, привлекаемыми к разработке Системы качества;

- проектирование Системы качества и планирование ее разработки;

- разработка документации Системы качества и ее внедрение;

- сертификация Системы качества.

На этих этапах должны выполняться следующие работы.

3.1. Принятие руководством проектной организации решения о разработке Системы качества

Этот этап важен - как важен старт в любом деле. Он должен быть проведен энергично и акцентировано#, ибо вялый старт редко приносит успех. На этом этапе руководству института и подразделения, осуществляющего подготовительные работы (как правило - это технический отдел) необходимо детально ознакомиться с требованиями основных стандартов ИСО серии 9000, опытом разработки Систем качества в других проектных организациях, директивными документами руководящих органов, провести обсуждение проблемы с руководителями подразделений и специалистами, при принятии решения издать распорядительный документ (приказ или протокол).

Уже на этом этапе целесообразно провести предварительные консультации со специализированными консультационными центрами.

На первом этапе очень важна роль руководителя организации, который должен продемонстрировать убежденность в необходимости принимаемого решения и решимость в его осуществлении. Руководству технического отдела необходимо глубоко изучить проблему и соответствующую документацию, с тем, чтобы возможному на первых порах скептицизму персонала противопоставить компетентную мотивацию.

3.2. Обследование существующей в организации системы управления качеством

Любая проектная организация в той или иной степени осуществляет управление качеством продукции. На это направлены соответствующие приказы и распоряжения, стандарты предприятия, положения, инструкции, созданы структурные подразделения, осуществляющие контроль качества. В некоторых проектных организациях действуют комплексные системы управления качеством (КСУКП), созданные 15-20 лет тому назад.

На данном этапе все эти документы и организационные структуры должны быть обследованы и проанализированы с точки зрения их соответствия требованиям стандартов ИСО 9000 и возможности включения в разрабатываемую Систему качества. Результатом обследования является представление о том, с какого уровня начинается создание системы, и какой объем работы предстоит выполнить.

Этот этап может осуществляться проектной организацией как собственными силами, так и с привлечением специалистов консультационного центра.

3.3. Создание организационной структуры для разработки Системы качества

На этом этапе должны быть решены вопросы, определяющие организационную структуру, функции, задачи и полномочия должностных лиц и органов по разработке Системы качества. В частности:

- назначен уполномоченный представитель руководства, несущий административную ответственность и имеющий полномочия для обеспечения разработки, внедрения и поддержки Системы качества;

- назначен освобожденный от других функций руководитель проекта по разработке Системы качества, в функции которого входит: проектирование Системы качества, планирование работ по ее созданию и внедрению, непосредственное руководство разработкой, координация усилий всех подразделений и специалистов в этой деятельности, а также информирование руководства института о ходе работ;

- сформирована служба качества проектной организации;

- созданы рабочие группы и назначены ответственные лица в подразделениях, занимающиеся разработкой, внедрением и выделением документации Системы качества;

- создан Совет по качеству - консультативный орган при руководителе организации, в функции которого входит рассмотрение и коллегиальная оценка хода и результатов работы по созданию документов Системы качества и главное - оценка эффективности Системы качества.

Деятельность должностных лиц и специально созданных органов, подразделений, ответственных за создание и внедрение Системы качества, должна основываться на должностных инструкциях и соответствующих положениях. В этих организационно-регламентирующих документах, утверждаемых руководителем проектной организации, должны устанавливаться функции, ответственность и порядок взаимодействия участников создания Системы качества.

На этом этапе и последующих участие специалистов консультационного центра в разработке и внедрении Системы качества представляется необходимым.

3.4. Проведение учебы с руководителями и специалистами

Целью проводимой учебы является подготовка специалистов проектной организации к сознательной и творческой работе по созданию, внедрению и эксплуатации Системы качества на основе стандартов ИСО 9000.

Занятия могут проводить специалисты, имеющие соответствующий сертификат.

В проектной организации обучение должны пройти директор, его заместители, руководители среднего звена, ответственные в подразделениях по Системе качества.

Объем занятий - до 5 учебных дней (40 часов). В настоящее время нет утвержденной или рекомендованной программы занятий, она составляется консультационными центрами самостоятельно.

В числе изучаемых проблем: современное законодательство в области качества продукции; основные концепции управления качеством; система стандартов в области качества; концепция МС ИСО серии 9000; модель Системы качества на базе ИСО 9001; организация работы по созданию Системы качества; политика в области качества; мотивация качественного труда; разработка документов Системы качества; аудит качества и др.

Занятия должны включать практические занятия и деловые игры. По окончании курса проводится проверка знаний.

Работникам службы качества необходимо пройти занятия по расширенной программе на специально организованных семинарах, а руководителю проекта - углубленный курс (продолжительностью до I месяца) с получением сертификата менеджера качества.

3.5. Проектирование Системы качества и планирование ее разработки

На этом этапе создается модель будущей Системы качества, а процесс ее создания должен быть тщательно спланирован. Основными работами на этапе являются:

- анализ технологических процессов и процедур, относящихся к основной и вспомогательной производственной деятельности с точки зрения их влияния на качество продукции и необходимости включения в Систему качества;

- выбор основного стандарта ИСО серии 9000 в качестве модели Системы качества. Сложившаяся практика разработки Систем качества в проектных организациях рекомендует применять модель Системы качества по стандарту ИСО 9001;

- разработка структуры документации и составление перечня документов Системы качества;

- оценка объемов работ, распределение кадровых и материально-технических ресурсов, финансовых средств, необходимых для обеспечения разработки и внедрения Системы качества;

- определение ответственных исполнителей по всем документам Системы качества;

- установление сроков и графиков выполнения работ. По завершении этапа выпускается распорядительный документ, в котором закрепляются принятые решения и устанавливается ответственность должностных лиц.

3.6. Разработка и внедрение документации Системы качества

Этот этап самый трудоемкий и продолжительный по времени. На его реализацию требуется 1-2 года.

Разработка документов Системы качества (методологических и рабочих инструкций, стандартов предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций и т.д.) должна осуществляться в проектной организации силами собственных специалистов. Специалисты консультационного центра могут привлекаться только в качестве консультантов и экспертов. Такой подход обеспечивает доверительное отношение к этим документам собственного персонала и эффективное их применение, т.к. в них учтены, в процессе разработки, все особенности производственного процесса и системы управления данной проектной организации, вся ее специфика.

Процесс разработки документации Системы качества необходимо постоянно актуализировать, не давать ему "уснуть". Пущенный на самотек, этот процесс теряет свою эффективность, т.к. большинство его участников - разработчиков документов - в значительной степени загружены своей основной производственной работой и именно за ней они сохраняют приоритет.

Поэтому ход разработки документации должен регулярно рассматриваться на совещании у уполномоченного представителя руководства, должны проверяться сроки выполнения работ, проводиться обсуждение и экспертиза выполненных работ. В этот период должен активно функционировать Совет по качеству, рассматривая и рекомендуя к утверждению завершенные документы.

При длительном периоде разработки документации Системы качества целесообразно внедрение ее осуществлять очередями, вводя в действие отдельные подготовленные документы, не дожидаясь готовности всего пакета.

Так, к числу первоочередных могут быть отнесены документы, определяющие организационную структуру Системы качества, политику в области качества, порядок разработки и оформления документов Системы качества, матрицу функций и ответственности руководителей высшего и среднего звена, должностные инструкции и положение о подразделениях, организационная структура системы управления организацией, порядок проведения внутренних проверок.

Через 2-3 месяца после ввода в действие документов целесообразно, в рамках внутреннего аудита, осуществить проверку их применения.

Все документы Системы качества должны вводиться в действие приказом с установлением порядка и ответственности по их применению.

4. Организационная структура Системы качества проектной организации

Содержание Системы качества проектной организации составляет ее организационная структура и документация.

Организационная структура Системы качества должна базироваться на сложившейся структуре управления процессами проектного производства, учитывать сложившиеся технологические связи между подразделениями проектной организации, традиции и опыт коллектива проектировщиков.

Руководителем Системы качества является директор проектной организации. Он формирует политику института в области качества, которая устанавливает стратегические цели, принципиальные направления деятельности института и определяет всю идеологию документов Системы качества.

При руководителе Системы качества создан Совет по качеству - консультационный орган, основной задачей которого является анализ эффективности работы Системы качества.

Непосредственное руководство Системой качества осуществляет уполномоченный от руководителя по Системе качества (как правило, - главный инженер организации). Его обязанности должны быть определены "Положением об уполномоченном от руководства по Системе качества". В частности, в круг его обязанностей входит:

- обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии Системы качества;

- контроль за проведением внутренних аудитов Системы качества, оценка ее готовности к сертификации,

- представление отчетов директору института о функционировании Системы качества, анализ ее эффективности.

Оперативную деятельность, связанную с функционированием Системы качества, осуществляет специально созданная служба качества.

В ее задачи входит:

- координация работ и непосредственное участие в разработке, внедрении и эксплуатации Системы качества;

- создание базы данных по Системе качества;

- организация учета и контроль за выполнением мероприятий и документов Системы качества, проведение внутренних проверок;

- подготовка информации руководству о функционировании Системы качества для анализа ее эффективности;

- совершенствование Системы качества.

Ответственность за внедрение и функционирование документов Системы качества в подразделениях возлагается на их руководителей, а оперативную работу здесь осуществляют ответственные представители по Системе качества и созданные при них рабочие группы.

5. Документация Системы качества

Структура документации, в соответствии со сложившейся практикой и требованиями стандартов ИСО 9000, состоит из следующих документов:

- политика в области качества;

- руководство по качеству;

- организационно-распорядительные документы (положения о структурных подразделениях и службах, должностные инструкции, приказы и распоряжения и т.д.);

- методологические инструкции по описанию процедур и процессов;

- стандарты предприятия;

- рабочие и контрольные инструкции;

- программы качества;

- сопутствующая документация.

В структуре документации Системы качества присутствует определенная иерархия, которая отражает степень важности (относительную) тех или иных документов.

Важнейшим документом Системы качества является политика в области качества, которая формируется в виде стратегических целей и задач проектной организации, принципов, на основе которых формируется политика, а также способов и методов, которыми она реализуется.

Руководство по качеству описывает в систематизированном виде действующую в организации Систему качества, ее содержание и структуру, схему управления и порядок ее применения.

Организационно-распорядительные документы устанавливают полномочия, функции, обязанности и ответственность подразделений и должностных лиц.

Методологические и рабочие инструкции описывают процессы, рабочие процедуры и организационно-техническое взаимодействие подразделений и персонала. Они устанавливают, как следует выполнять различные виды работ, использовать документацию и осуществлять контроль.

Стандарты предприятия устанавливают требования к качеству проектной документации (в части ее состава, оформления, принимаемых технических решений), которые являются обязательными для исполнителей.

Программы качества устанавливают механизм применения требований Системы качества к конкретным видам проектной продукции или конкретным объектам.

Состав документации Системы качества формируется исходя из того, что в совокупности она должна отвечать на все требования стандарта ИСО 9001 к Системе качества с учетом специфики и особенностей конкретной проектной организации.

5.1. Содержание документации Системы качества

Содержание документов Системы качества определяется возлагаемыми на них задачами.

Основными задачами документов Системы качества являются:

- определить и формально описать требования стандартов ИСО 9000 применительно к разрабатываемой Системе качества;

- обеспечить адекватное понимание и применение этих требований всеми участниками процесса;

- установить и однозначно сформулировать порядок функционирования всех элементов Системы качества, организационно-технического взаимодействия подразделений и служб, полномочий и ответственности должностных лиц, требования к качеству проектной продукции;

- объективно подтвердить, что все процессы, обеспечивающие управление качеством продукции, определены, процедуры утверждены и находятся под контролем;

- предоставить материал для проверки Системы качества как внутренним, так и внешним аудиторам.

В совокупности документы Системы качества должны ответить на все указанные вопросы. Вместе с тем существует четко выраженная специализация документов Системы качества, которая определяет их содержание.

5.2. Политика в области качества

Целью формирования и документального оформления политики проектной организации в области качества является:

- определение уровня качества производимой проектной продукции или оказываемых услуг;

- установление целей обеспечения качества выпускаемой проектной продукции;

- ориентация коллектива организации на достижение постановленных целей;

- представление заказчикам и потребителям продукции отношения руководства организации к качеству;

- создание образа проектной организации и ее репутации в области качества;

- выбор подхода к достижению целей в области качества.

В политике в области качества должны быть сформулированы:

- стратегические цели и задачи проектной организации;

- принципы формирования политики в области качества;

- методы реализации этой политики.

Стратегические задачи проектной организации могут ставиться в виде таких направлений деятельности, как:

- активное изучение строительного рынка и запросов заказчика с целью их максимального удовлетворения;

- повышение конкурентоспособности на основе улучшения качества продукции;

- совершенствование технологий строительства на основе передового отечественного и зарубежного опыта;

- формирование репутации проектной организации как лидера на рынке проектной продукции и надежного партнера;

- расширение рынка и увеличение объема реализации продукции;

- улучшение финансового положения;

- улучшение условий работы и повышения качества жизни и материального уровня работников организации;

Основными принципами формирования политики в области качества являются:

- принятие в качестве методологической основы организационно-управленческой деятельности по обеспечению качества требований стандартов ИСО серии 9000;

- принятие руководителем проектной организации ответственности за политику в области качества и обеспечения ее приоритетности в деятельности руководства;

- вовлечение всего коллектива организации в понимание и осуществление реализации политики в области качества;

- подчинение всей деятельности проектной организации задачам и принципам принятой политики в области качества.

Достижение целей политики может осуществляться различными методами, среди которых, в частности, должны быть:

- разработка и внедрение Системы качества как средства, обеспечивающего проведение политики качества и достижения поставленных целей;

- решение задач политики качества на всех стадиях жизненного цикла проектной продукции;

- планирование качества продукции, выработка требований к качеству проектной документации, формирование и оформление технической политики;

- обеспечение эффективного контроля выпускаемой проектной документации на всех стадиях ее разработки, осуществление предупреждающих и профилактических мероприятий в целях недопущения брака;

- тесное взаимодействие с представителями заказчика, анализ его требований с целью улучшения качества проектной продукции;

- совершенствование организационной структуры управления и технологического процесса проектирования;

- обеспечение подразделений всеми необходимыми ресурсами, в т.ч. средствами вычислительной техники, программными материалами, техникой для проведения и обработки инженерных изысканий, современной оргтехникой;

- повышение уровня требований к субподрядным организациям с целью улучшения качества разрабатываемой ими документацией#;

- обучение и повышение квалификации специалистов на основе специально разработанных программ;

- изучение передового отечественного и зарубежного опыта, новейших достижений в области строительства, творческое сотрудничество с научными организациями с целью совершенствования и повышения технического уровня строительства;

- систематическое документирование данных о качестве проектной документации, анализ этой информации руководством и доведение ее до сотрудников.

5.3. Руководство по качеству

При разработке руководства по качеству наряду со стандартом ИСО 9001 необходимо применять требования стандарта ИСО 10013 "Руководящие указания по разработке руководств по качеству". Вместе с тем, эти требования должны быть адаптированы к условиям конкретной организации.

В руководстве по качеству должна быть систематически изложена вся действующая документация по Системе качества. Оно в краткой форме, но с достаточной полнотой должно содержать изложение принципов менеджмента качества, описание организационной структуры, производственных процессов, влияющих на качество, ответственности персонала, необходимые ссылки на нормативно-техническую и директивную документацию.

Руководство по качеству предназначено для использования руководителями подразделений и специалистами в качестве справочника по Системе качества организации, а также для представления руководством внешним аудиторам, заказчикам и другим организациям при демонстрации и доказательстве действующей Системы качества.

Руководство по качеству должно содержать следующие разделы:

- название, назначение, область применения;

- оглавление;

- вводную часть, содержащую сведения об организации и руководителе;

- политику и цель проектной организации в области качества;

- описание организационной структуры ответственности и полномочий;

- описание элементов Системы качества;

- термины и определения;

- приложения с дополнительной информацией.

Система качества уникальна для каждой организации, соответственно это относится и к руководству по качеству в части формы, содержания и метода представления разработанной Системы качества.

5.4. Организационно-распорядительная документация

К организационно-регламентирующим документам Системы качества относятся:

- должностные инструкции руководителей и специалистов;

- положения о проектных и функциональных подразделениях организации;

- положения о структурах и органах, созданных специально для создания и функционировании Системы качества. К последним относятся служба качества, совет по качеству, уполномоченный от руководства по качеству, руководитель проекта, ответственные в подразделениях и т.д.

- распорядительные документы (приказы, распоряжения), относящиеся к вопросам внедрения и функционирования Системы качества;

В указанных документах должны быть регламентированы деятельность, ответственность и полномочия подразделений или должностных лиц. В положениях о подразделениях должна быть также разработана их организационная структура и порядок взаимодействии с другими подразделениями и службами.

В должностных инструкциях должны быть указаны квалификационные требования к соответствующим должностям и критерии оценки работы.

5.5. Методологические инструкции

Методологические инструкции составляют основную часть документации Системы качества. Они охватывают все применяемые элементы стандарта ИСО 9001 и используются при общем планировании и управлении деятельностью, влияющей на качество. Методологические инструкции должны описывать, как осуществляется взаимодействие подразделений и последовательность операций при выполнении производственных процессов, как следует выполнять различные виды работ, использовать документацию и осуществлять контроль. Каждая методологическая инструкция должна распространяться на отдельный элемент системы или его часть, т.е. на логически отделяемую часть Системы качества. При разработке методологических инструкций целесообразно осуществлять постоянный подход в части схемы, формы, последовательности изложения. Методологические инструкции должны содержать следующие разделы:

1. Назначение.

2. Область применения.

3. Термины и сокращения.

4. Ответственность (за составление и переработку документа, утверждение, рассылку, изъятие).

5. Описание процесса.

6. Архивирование.

7. Рассылка.

8. Внесение изменений.

9. Ссылки.

10. Приложения.

5.6. Стандарты предприятия

Стандарты предприятия являются важнейшей частью документации системы управления качества. Их цель - определить и сформулировать требования к качеству выпускаемой проектной документации,

В отличие от методологических инструкций, разрабатываемых к элементам Системы качества, стандарты предприятия должны разрабатываться по отдельным видам или направлениям проектирования. Каждый стандарт предприятия должен описывать требования к качеству конкретного объекта или вида сооружения, конструкции и т.п.

Описываемые требования к качеству могут содержать технические требования (в т.ч. требования нормативных документов), требования к исходным данным, оформлению проектной документации, рекомендуемый или обязательный порядок выполнения работы, применяемые методы (в т.ч. расчетов), программные продукты, технические средства.

Наряду с вышеприведенной основной частью содержания стандарта предприятия, в нем также должны быть разделы:

- Назначение;

- Область применения;

- Термины и определения;

- Ответственность за разработку, утверждение, внесение изменений;

- Архивирование;

- Рассылка.

Программа качества - документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к определенной продукции, проекту или контракту.

Программа качества дополняет общую документацию Системы качества и обеспечивает увязку общих требований элементов Системы качества с конкретными требованиями к качеству определенных проектов или видов проектной продукции. Программа качества может быть также использована при заключении контракта с тем, чтобы показать заказчику, каким образом будут выполнены требования к качеству, содержащиеся в данном контракте.

Содержание программ качества должно соответствовать утвержденной Системе качества института, т.е. требования отдельных элементов Системы качества должны быть конкретизированы и адресованы определенному виду проектной продукции или конкретному (адресному) проекту. При этом не обязательно должны быть использованы все элементы Системы качества, достаточно ограничиться теми из них, которые влияют на качество данной продукции.

При разработке программы качества необходимо определить объект, к которому она относится. Это может быть вид проектной продукции (например: "Программа качества проектирования подземных пешеходных переходов", "Программа качества проектирования сетей водоснабжения") или конкретный объект с указанием адреса и номера заказа.

В частности, в программах качества должно быть:

- определена ответственность лиц за качество продукции и управление процессом на всех этапах ее создания;

- установлены требования к исходным данным и их анализу, разработке и оформлению проектно-сметной документации, ее согласованию и утверждению/установлен уровень (требования) качества проектной продукции;

- указаны нормативные документы, требования которых должны выполняться;

- указаны квалифицированные субпроектировщики для выполнения субподрядных работ;

- порядок управления технологическим процессом проектирования данного вида продукции;

- требования к документации, связанной с разработкой данной продукции, ее идентификация, хранение, согласование, утверждение;

- организация контроля качества проектной продукции, характер и содержание контроля, идентификация статуса контроля;

- регистрация данных о качестве.

6. Подготовка проектной организации к сертификации

6.1. Выбор сертификационного органа

В настоящее время в России существует несколько сертификационных организаций, осуществляющих сертификацию Систем качества, а в ближайшее время их число значительно возрастет. При этом происходит их отраслевая специализация и, в частности, в сертификационных центрах строительной отрасли идет подготовка к проведению сертификации Систем качества строительных и проектных организаций в соответствии с "Порядком проведения сертификации систем качества и производств в строительстве", утвержденным Госстандартом и Госстроем России 4.03.99 г. N 13/12.

Вообще, проектная организация может осуществить сертификацию своей Системы качества и в любом межотраслевом сертификационном центре. Если эта организация известна и авторитетна, ее сертификат достаточно надежно доказывает соответствие Системы качества стандартам ИСО 9000. Однако оптимальным выбором для проектной организации является все же специализированный сертификационный орган, т.к. знание аудиторами отрасли значительно упрощает процедуру сертификации и облегчает задачу проектной организации по доказательству "правильности" действующей Системы качества. Если же аудитор не знаком с технологией проектного процесса, он не всегда может адекватно оценить реализацию в Системе качества тех или иных требований стандартов ИСО 9000.

При выборе сертификационного органа следует учитывать и другие мотивы. Прежде всего, следует убедиться в праве этой организации осуществлять сертификацию Систем качества. Это право подтверждается аккредитацией организации в соответствующей системе сертификации. Выбор сертификационного органа должен учитывать и рекомендации консультанта, пожелания заказчика, изучение рекомендаций и отзывов специалистов. Необходимо ознакомиться с референц-листом сертификационного органа, в котором перечислены уже сертифицированные им предприятия.

В конечном счете при выборе сертификационного органа проектная организация должна быть уверена в том, что

а) сертификация будет проведена на высоком качественном уровне,

б) сертификационный орган и выданный им сертификат обладают достаточным имиджем.

Качественный уровень сертификации определяется с одной стороны тем, насколько глубоко аудиторы смогли разобраться в специфике отрасли (в данном случае - проектной деятельности) и адекватно оценить, насколько рассматриваемая Система качества соответствует требованиям стандартов ИСО 9000, а с другой стороны - насколько проведение сертификации способствовало улучшению Системы качества, вследствие устранения недостатков, обнаруженных в процессе аудита.

Следует также учитывать, что сертификация - хорошая школа для руководства, персонала и службы качества проверяемого предприятия, если она проводится качественно, то у аудиторов можно многому научиться.

Рыночная значимость сертификата в значительной степени определяется его имиджем, т.е. степенью известности и репутацией сертификационного органа его выдавшего.

Наконец, следует указать еще на один аспект выбора сертифицирующего органа - международный. В то время, как национальная система сертификации Систем качества в России только формируется, самые известные зарубежные сертификационные компании, такие как TUV-CERT, BUREAU VERITAS, Lloyd's Register Quality Assurance Ltd. активно функционируют в России уже несколько лет. Вопрос получения сертификата зарубежного сертификационного органа может возникнуть, если проектная организация активно сотрудничает с инофирмами, участвует в международных конкурсах, имеет иностранных заказчиков. При этом следует учитывать, что затраты на сертификационный и наблюдательный аудиты для международных сертификатов значительно выше, чем отечественных.

6.2. Планирование сертификации

Планирование процедуры сертификации следует начинать после выбора сертификационного органа, т.к. выполняется совместно с ним. Проведение процедуры сертификации в достаточной степени стандартизировано и предлагается сертификационной службой. Сертифицируемая организация может повлиять на этот процесс, введя свои условия, например по объему сертификационных услуг. Помимо собственно сертификации, это могут быть предсертификационный аудит, предварительная оценка документации Системы качества, анализ слабых мест.

При планировании внутренних сроков мероприятий сертификации важно установить как можно более определенные временные ограничения и проинформировать персонал организации, который может быть привлечен к участию в этих мероприятиях. Это необходимо для того, чтобы обеспечить присутствие всех сотрудников, которых аудиторы сочтут необходимым привлечь для демонстрации функционирования элементов Системы качества.

Планируя сроки сертификации необходимо иметь ввиду#, что сертификационный аудит должен начинаться не тогда, когда Система качества только введена в действие, а спустя некоторое время ее эксплуатации, т.е. должен быть накоплен некоторый материал, характеризующий ее функционирование. Обычно считается, что мерилом достижения способности к сертификации должно быть доказательство, по крайней мере, одного случая выполнения каждого элемента и каждой инструкции Системы качества. Практика показывает, что этот период составляет в среднем около шести месяцев.

6.3. Проверочный и предварительный аудит

Для успешного проведения процедуры сертификации Системы качества проектной организации целесообразно провести проверочный аудит собственными силами и предварительный аудит силами выбранного сертификационного органа.

Проверочный аудит выполняется по той же методике, по которой осуществляются внутренние проверки в соответствии с элементом 4.17. Но в отличие от них проверочный аудит распространяется на все элементы Системы качества и все подразделения проектной организации. Проверочный аудит должен выполняться специально подготовленными и аттестированными аудиторами из числа работников службы качества и подразделений института.

Основой для проведения проверок являются опросные листы, подготовленные службой качества и утвержденные руководством проектной организации. Если к моменту начала проверочного аудита уже выбран сертификационный орган и с ним осуществляется сотрудничество, целесообразно запросить применяемые им опросные листы для проведения аудита. Вопросы должны формулироваться так, чтобы ответы на них однозначно свидетельствовали о выполнении или невыполнении тех или иных требований стандартов.

Примеры вопросов по элементам Системы качества приведены ниже.

Элемент Системы качества 4.1. Ответственность руководства:

Провозглашены ли и подписаны руководством принципы, которые однозначно определяют политику качества на предприятии?

Отражает ли политика качества принципиальный подход, цели и обязанности руководства относительно качества?

Гарантировано ли, что все подразделения проинформированы о политике качества?

Есть ли организационная структура предприятия?

Внесены ли в организационную структуру все подразделения, ответственные за качество?

Назначены ли ответственные в этих подразделениях?

Определены ли ответственность и полномочия всех сотрудников, которые выполняют руководящие, исполнительские и контролирующие функции?

Назначен ли уполномоченный представитель от высшего руководства?

Определены ли ответственность и полномочия этого представителя?

Регулярно ли высшее руководство оценивает Систему качества на пригодность и дееспособность?

Намечаются ли высшим руководством необходимые корректировочные мероприятия?

Документируются ли и архивируются результаты оценки?

По результатам проверочного аудита составляется протокол. В нем кратко излагаются результаты проверки, перечисляются все отклонения и несоответствия.

По результатам проверочного аудита руководство проектной организации принимает решение о корректировке Системы качества и назначении предварительного аудита сертификационного органа.

Проведение предварительного аудита в сертификационной практике хорошо себя зарекомендовало, т.к. здесь уже в самом начале могут быть выявлены и устранены проблемы, возникающие при выполнении требований нормы. Преимущество предварительного аудита заключается в отсутствии чрезвычайной ситуации, т.к. при его проведении открыто говорят о слабых местах и может быть выделено время для устранения недостатков. Практически проведение предварительного аудита почти гарантирует собственно сертификационный аудит от "провала".

По результатам предварительного аудита также составляется протокол, и руководство проектной организации при участии аудитора сертификационного органа принимает решение о проведение корректирующих мероприятий и назначении сертификационного аудита.