Приложение. Соглашение об обмене электронными документами между ЕИРЦ Зеленограда и Управлением ДЖП и ЖФ г. Москвы в Зеленоградском АО

Соглашение
об обмене электронными документами между ЕИРЦ Зеленограда
и Управлением ДЖП и ЖФ г. Москвы в Зеленоградском АО
(утв. Департаментом жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Соглашение между ЕИРЦ Зеленоградского АО и Управлением Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы в Зеленоградском АО (далее Сторонами) определяет порядок и условия:

- передачи и получения информации в электронном виде с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ);

- признания юридической силы и использования электронных документов (ЭД), заверенных электронной цифровой подписью (ЭЦП)

1.2. ЭД должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящим Соглашением, которое обязательно для исполнения должностными лицами Сторон, участвующими в процессе обмена ЭД.

1.3. Стороны должны использовать полноформатные ЭД, содержащие все аналогичные реквизиты документа на бумажном носителе

1.4. Стороны должны самостоятельно комплектовать АРМ обмена ЭД необходимыми аппаратными, системными, сетевыми и телекоммуникационными средствами, программным обеспечением, а также необходимыми средствами защиты информации.

2. Участники обмена электронными документами

2.1. Участниками обмена ЭД являются уполномоченные должностные и иные лица Сторон, осуществляющие: формирование и подготовку, заверение ЭЦП, отправку/получение, проверку подлинности ЭЦП, хранение и обработку, учет и регистрацию ЭД.

2.2. Состав уполномоченных должностных лиц утверждается соответствующими распоряжениями (приказами) Сторон.

2.3. Для указанных должностных лиц Сторон обеспечивается формирование ключей ЭЦП, изготовление и регистрация сертификатов ключей подписи.

3. Оформление электронных документов

3.1. Используемые Сторонами ЭД включают в себя содержательную и сопроводительную части.

3.2. Порядок подготовки и внутреннего согласования содержательной части документов регламентируется внутренними нормативными документами Сторон.

3.3. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Сторона, которой на исполнение был направлен такой ЭД, сообщает об этом подготовившей ЭД Стороне. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет Сторона, допустившая нарушения установленных требований.

3.4. Сопроводительная часть ЭД представляет собой одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть ЭД вместе с ранее сформированными ЭЦП. При необходимости, сопроводительная часть ЭД включает сертификаты соответствующих ключей подписей и другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).

3.5. Процедуры оформления и обмена ЭД должны обеспечивать необходимые условия признания равнозначности ЭЦП собственноручной подписи в соответствии со статьей 4 Федерального закона Российской Федерации от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ("Собрание законодательства РФ", 14.01.2002, N 2).

3.6. ЭД, являющиеся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий, заверяются ЭЦП соответствующими должностными лицами Сторон.

ЭД, являющиеся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий, определяются приложением 1.

3.7. ЭД, не используемые непосредственно для совершения юридически значимых действий (например, информационно-справочные документы), могут заверяться ЭЦП лицами, ответственными за прием/отправку и/или исполнение таких ЭД, например, операторами автоматизированного рабочего места обмена ЭД.

3.8. В случае наличия в ЭД конфиденциальной информации Стороны обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Сторона, допустившая нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.9. Подготовленному ЭД присваиваются реквизиты, однозначно определяющие сам ЭД (например, дату и регистрационный номер ЭД) и Сторону, его подготовившую (например, кодифицированное обозначение Стороны). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.

4. Правила обмена электронными документами с использованием
электронной цифровой подписи

4.1. Проверка полученного электронного документа включает:

- проверку электронного документа на соответствие установленному для него формату;

- проверку актуальности сертификата ЭЦП;

- проверку полномочий всех лиц, проставивших ЭЦП под электронными документами.

В случае положительного результата проверки электронного документа, данный электронный документ принимается к исполнению или подлежит дальнейшей обработке. В противном случае данный электронный документ (ЭД) считается не полученным, о чем получатель должен послать уведомление отправителю с указанием причины неполучения документа.

4.2. Подтверждение получения электронного сообщения.

4.2.1. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания одной из Сторон факта отправки или получения ЭД, должен использоваться режим доставки ЭД, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке ЭД.

Возможно использование одного из следующих типов уведомлений о доставке:

1) техническое уведомление о доставке ЭД адресату, при этом техническое уведомление представляет собой ЭД, сформированный автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора АРМ ЭД;

2) техническое уведомление о доставке ЭД адресату, при этом техническое уведомление представляет собой ЭД, автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора АРМ ЭД, сформированный и заверенный ЭЦП, которой соответствует обезличенный сертификат ключа подписи, зарегистрированный за АРМ ЭД;

3) служебное уведомление о доставке ЭД, при этом служебное уведомление представляет собой ЭД, формируемый и заверенный ЭЦП соответствующим уполномоченным лицом Стороны-получателя. Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.

Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими ЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

4.2.2. Электронное сообщение считается не полученным получателем до тех пор, пока отправитель не получил соответствующего подтверждения:

- если подтверждение не получено отправителем в течение установленного срока (1 день), то отправитель может уведомить получателя о неполучении подтверждения и указать срок, в течение которого подтверждение должно быть получено;

- если подтверждение не получено в течение указанного отправителем срока, он вправе считать электронный документ не отправленным. В случае неполучения подтверждения в течение установленного срока отправитель обязан передать адресату информацию, содержавшуюся в электронном документе, при помощи иных средств связи, в том числе факса и др.

4.3. Отзыв электронного документа:

- Стороны вправе отозвать отправленный электронный документ путем отправки получателю электронного документа - "Уведомления об отзыве";

- в "Уведомлении об отзыве" должно указываться основание отзыва электронного документа;

- электронный документ может быть отозван отправителем только до начала его исполнения получателем.

5. Использование средств криптографической защиты информации
и средств электронной цифровой подписи

5.1. Для обеспечения конфиденциальности и подлинности (подтверждения целостности и авторства) ЭД Стороны используют сертифицированные в установленном порядке СКЗИ и средства ЭЦП.

5.2. Стороны признают используемые СКЗИ и ЭЦП достаточными для обеспечения конфиденциальности ЭД и подтверждения подлинности электронной цифровой подписи ЭД при условии соблюдения требований технической и эксплуатационной документации на СКЗИ и средства ЭЦП.

5.3. Подтверждением подлинности ЭЦП в электронном документе Стороны признают положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством ЭЦП с использованием сертификата ключа подписи принадлежности ЭЦП в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной ЭЦП электронном документе.

6. Юридическая сила электронных документов

6.1. Стороны признают юридическую силу ЭД, подписанных ЭЦП (при положительном результате проверки ЭЦП), равной юридической силе документов на бумажном носителе, оформленных в соответствии с требованиями законодательства.

7. Основания для прекращения обмена электронными документами

7.1. Основания для прекращения (приостановления) обмена ЭД:

- нарушение требований к обмену ЭД и защите информации при обмене ЭД, предусмотренные соглашением Сторон;

- заявление одной из Сторон о приостановлении обмена ЭД;

- компрометация ключевой информации одной из Сторон

7.2. О прекращении обмена электронными документами Сторона-инициатор уведомляет любым доступным способом. В срок, не превышающий трех рабочих дней, Сторона-инициатор повторяет уведомление в письменной форме с указанием причин, даты начала и срока прекращения обмена ЭД.

8. Компрометация закрытого ключа ЭЦП

Компрометация закрытого ключа ЭЦП может возникнуть вследствие одного из следующих событий:

- потеря носителей закрытого ключа ЭЦП;

- потеря носителей закрытого ключа ЭЦП, с их последующим обнаружением;

- увольнение уполномоченного лица - владельца сертификат ключа подписи;

- перевод уполномоченного лица на другую должность;

- нарушение правил хранения, уничтожения закрытого ключа ЭЦП;

- возникновение подозрений на утечку информации или ее искажение в системе конфиденциальной связи;

- в случае, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителями закрытого ключа ЭЦП, вышедшими из строя.

Сторона в случае компрометации ключа обязана:

- прекратить обмен электронными документами с использованием ЭЦП;

- немедленно известить Удостоверяющий центр о приостановлении действия сертификата ключа подписи

9. Учет и хранение электронных документов

9.1. Учет ЭД осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или бумажных журналов учета.

9.2. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными документами Сторон. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

9.3. Если соглашениями Сторон и/или используемой Сторонами технологией не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том, в котором они были сформированы и/или отправлены/получены с сохранением всех реквизитов ЭД, включая все заверяющие ЭЦП.

9.4. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

9.5 Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи.

9.6. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия, также обеспечивается необходимая надежность их хранения.

10. Подлинник электронного документа

10.1. Электронный документ может иметь неограниченное количество экземпляров, в том числе выполненных на машиночитаемых носителях различного типа. Для создания дополнительного экземпляра существующего электронного документа осуществляется воспроизводство содержания документа вместе с ЭЦП.

10.2. Все экземпляры электронного документа являются подлинниками данного электронного документа.

11. Копии электронного документа на бумажном носителе

11.1. Копии электронного документа на бумажном носителе могут быть получены посредством распечатки и должны быть заверены как минимум одной подписью и печатью ответственного сотрудника.

11.2. Копия электронного документа (ЭД) должна содержать обязательную отметку "Копия Электронного Документа".

12. Права и обязанности Сторон

12.1. При обмене ЭД Стороны вправе:

- отказать в приеме ЭД с указанием причины отказа;

- прекратить обмен ЭД при наличии оснований;

- запросить, с указанием оснований, заверенные копии ЭД на бумажном носителе.

12.2. При обмене ЭД Стороны обязаны:

- вести архивы входящих и исходящих ЭД;

- осуществлять контроль полученных ЭД и сообщать об обнаруженных ошибках;

- обеспечить доступ к АРМ обмена ЭД только уполномоченным лицам;

- информировать Удостоверяющий центр и Сторону о фактах компрометации ключей электронной цифровой подписи и/или ключей шифрования;

- информировать Сторону обо всех случаях возникновения технических неисправностей или других обстоятельствах, препятствующих обмену ЭД.

13. Ответственность Сторон

13.1. Стороны несут ответственность за содержание ЭД, заверенного подлинной электронной цифровой подписью уполномоченного лица.

13.2. Стороны несут ответственность за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Порядок разрешения разногласий

Споры и разногласия, возникающие в связи с обменом ЭД, разрешаются в соответствии с Порядком разрешения конфликтных ситуаций в связи с обменом электронными документами (приложение 2 к настоящему соглашению).

15. Использование в суде информации, полученной в электронном виде

Для документального обеспечения вопросов, рассматриваемых в суде, сторона, имеющая материалы в виде ЭД, делает дополнительный запрос на формирование соответствующих документов на бумажном носителе.

Сторона, предоставляющая информацию, формирует необходимый документ на бумажном носителе по состоянию на момент времени, указанный в запросе (дата исходного ЭД) или по состоянию на дату запроса с указанием всей имеющейся по адресу информации.

16. Срок действия Соглашения и порядок его изменения

Настоящее Соглашение заключено на неограниченный срок и вступает в силу со дня его подписания Сторонами.

Руководитель Департамента жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы

П.В. Сапрыкин

Начальник ГУ города Москвы "Городской центр жилищных субсидий"

А.И. Шевелев