Приложение. Положение об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение

Приложение
к распоряжению первого заместителя
Мэра Москвы в Правительстве Москвы
от 18 января 2006 г. N 2-РЗМ

Положение
об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение

Положение об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение (далее - Положение) разработано в соответствии с Положением об организации работы по созданию страховых фондов документации на объекты городского хозяйства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 27 апреля 2004 года N 278-ПП.

1. Область применения

1.1. Положение определяет порядок подготовки и проведения экспертизы документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение в системе территориального страхового фонда документации г. Москвы.

1.2. Положение предназначено для органов управления и организаций, участвующих в создании, сохранении и использовании территориального страхового фонда документации г. Москвы. Данное Положение разработано с учетом нормативных документов, действующих в системе единого российского страхового фонда документации и территориального страхового фонда документации г. Москвы.

1.3. Действие Положения распространяется на органы исполнительной власти, головные организации, службы видов СФД, объекты городского хозяйства и физических лиц, участвующих в создании территориального страхового фонда документации г. Москвы.

1.4. Положение обязательно для исполнения при проведении экспертизы:

1) значимости документов для их включения в комплект документации, подлежащей микрофильмированию, если эти документы не регламентированы соответствующими нормативами;

2) допустимого уровня качества документов, поставляемых на микрофильмирование, состояние которых не соответствует требованиям ГОСТ 13.1.002-2003 (Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы.);

3) соответствия качества страховых документов, изготовленных на микроформах, потребностям пользователей, состояние которых не соответствует требованиям ГОСТ 13.1.102-93 (Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля.), ГОСТ 13.1.104-93 (Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений.), ГОСТ 13.1.105-91 (Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы.).

2. Сокращения

В настоящем Положении приняты следующие сокращения:

ГОСТ - Государственный стандарт

ЕСКД - Единая система конструкторской документации

ЕСТД - Единая система технологической документации

ЕСПД - Единая система проектной документации

СПДС - Система проектной документации для строительства

СФД - Страховой фонд документации

СФД-АНД - Страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, представляющей особую ценность для предприятий и социально-правовую значимость для населения Москвы и хранящейся в городских архивах, в архивах, находящихся в ведении органов исполнительной власти Москвы, предприятий, организаций и учреждений, а также в личных архивах граждан, - архивного национального достояния.

СФД-В - Страховой фонд документации для обеспечения восстановления и завершения строительства находящихся в ведении органов исполнительной власти Москвы объектов систем жизнедеятельности города и жизнеобеспечения населения, а также объектов мобилизационного назначения.

СФД-КНД - Страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящейся в библиотеках, музеях и других учреждениях культуры, относящихся к ведению Москвы, а также являющейся собственностью граждан, - культурного национального достояния.

СФД-МЗ - Страховой фонд документации для обеспечения выпуска органами исполнительной власти Москвы и находящимися в их ведении предприятиями и организациями военной и иной продукции, а также для выполнения других включенных в мобилизационный план Москвы заданий по мобилизационной подготовке и повышению устойчивости функционирования экономики города в военное время.

СФД-ННД - Страховой фонд документации для обеспечения государственной охраны, сохранения, использования и популяризации объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, находящихся в ведении органов исполнительной власти города Москвы, а также воссоздания объектов недвижимости на месте утраченных объектов культурного наследия.

СФД-ЧС - Страховой фонд документации для обеспечения организации и проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника в Москве, а также для осуществления мероприятий гражданской обороны в военное время.

ТСФД - - Территориальный страховой фонд документации.

3. Основные определения

В настоящем Положении применяются термины со следующими определениями:

3.1. Головная организация - орган исполнительной власти, на который возложено руководство функционированием одной из подсистем системы Территориального страхового фонда документации г. Москвы.

3.2. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

3.3. Достоверность документа - характеристика соответствия копии документа его подлиннику, заверенному соответствующими подписями и печатями, а также устанавливаемая в результате официальной экспертизы.

3.4. Значимость документа - комплекс устанавливаемых в результате официальной экспертизы характеристик, определяющих тематическую направленность, достоверность, полезность, объективность, полноту и новизну информации, содержащейся в документе.

3.5. Изобразительные характеристики документа - свойства, характеризующие отображение информации, содержащейся в документе, для ее визуального восприятия.

3.6. Качество документа - комплекс устанавливаемых в результате нормоконтроля характеристик, определяющих соответствие документа заданным требованиям.

3.7. Компактный носитель информации - специальная конструкция материального носителя информации, делающая документ удобным для хранения и использования (микрофиша, рулонный микрофильм, магнитные или оптические диски и т.д.).

3.8. Комплект документации - упорядоченная совокупность документов, объединенных принадлежностью к одному объекту, изделию, виду продукции или виду документации (конструкторской, технологической, проектной, нормативной, управленческой и т.д.).

3.9. Микрофильмирование - совокупность процессов изготовления микроформ на различных носителях.

3.10. Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления, хранения и передачи информации, в том числе в преобразованном виде.

3.11. Нормоконтроль - организационно-технологический процесс определения соответствия комплекта документации (документа) заданным требованиям по его качеству.

3.12. Объект городского хозяйства - юридическое лицо, находящееся в ведении органов исполнительной власти Москвы.

3.13. Организация-поставщик документации - юридическое лицо, включенное в утвержденные Правительством Москвы перечни (списки) поставщиков документации на микрофильмирование для создания Территориального страхового фонда документации г. Москвы.

3.14. Пользователь страховых документов - юридическое или физическое лицо, получающее в установленном порядке из страхового фонда документации копии страховых документов.

3.15. Подлинность документа - сведения об авторе, времени и месте создания документа, содержащиеся в самом документе или выявленные другим путем, которые подтверждают достоверность его происхождения.

3.16 Службы видов СФД - исполнительные органы, создаваемые Головными организациями по видам СФД на базе своих структурных подразделений или подведомственных предприятий для непосредственного выполнения работ по созданию и использованию конкретных видов СФД.

3.17. Страховой документ - копия действующего документа (оригинала, подлинника, дубликата), специально изготовленная на компактном носителе информации долговременного хранения для использования в случаях утраты или недоступности действующего документа.

3.18. Страховой фонд документации - надежно защищенный, упорядоченный массив страховых документов.

3.19. Физическое состояние документа - совокупность свойств материалов, составляющих носитель информации и характеризующих его способность противостоять разрушению документа под воздействием механической нагрузки (разрыв, излом), биологического фактора (грибок, плесень), истиранию и длительно сохранять эксплуатационные свойства.

3.20. Ценность документа - комплекс устанавливаемых в результате официальной экспертизы характеристик, определяющих общественную (научную, техническую, экономическую, историческую, культурную) значимость документа.

3.21. Экспертиза документа на бумажном носителе - проведение исследований документа на предмет его культурной, исторической, научной ценности, достоверности, подлинности, необходимости использования в военное время и в условиях чрезвычайных ситуаций мирного времени, пригодности к микрофильмированию.

3.22. Экспертиза документа на компактном носителе - проведение исследований документа на предмет определения его пригодности для закладки в страховой фонд на хранение.

3.23. Экспертная оценка качества документа - исследование документа, не соответствующего требованиям стандартов к качеству документов, на предмет возможности и целесообразности переноса его содержания на компактные носители информации.

4. Общие положения

4.1. Документы, поставляемые организациями для микрофильмирования, могут подвергаться экспертизе в следующих случаях:

4.1.1. при определении состава документов, включаемых в ведомость комплекта документации, поставляемой для создания СФД, если он не регламентирован соответствующими нормативными документами в целях установления их информационной значимости;

4.1.2. в случаях невозможности или нецелесообразности доработки или восстановления документов до уровня, отвечающего требованиям ГОСТ 13.1.002-2003 в целях определения допустимого уровня их качества и пригодности к микрофильмированию.

4.2. Экспертиза готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение проводится в случаях микрофильмирования документов пониженного качества в целях определения соответствия качества страховых документов, изготовленных на микроформах, потребностям пользователей.

4.3. Организация экспертизы документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение возлагается на организации-поставщиков документов.

4.4. Проведение работ по экспертизе документов и готовых компактных носителей осуществляют экспертные комиссии, создаваемые по решению руководителей организаций-поставщиков документации, с привлечением при необходимости представителей головной организации по виду СФД, лабораторий, осуществляющих микрофильмирование, и других специалистов.

Порядок организации экспертизы и работы экспертных комиссий определяется настоящим Положением.

4.5. Экспертные комиссии в своей деятельности руководствуются государственными стандартами, другими нормативными правовыми и нормативными техническими актами в областях страхового фонда документации, мобилизационной подготовки и мобилизации, чрезвычайных ситуаций и гражданской защиты населения, архивного фонда, архитектуры и строительства, культуры и культурного наследия.

5. Экспертиза значимости документов

Экспертиза значимости документов проводится для принятия решения об их включении в комплект документации, представляемой для создания СФД, если эти документы не регламентированы соответствующими нормативами.

Порядок организации и проведения экспертизы определяют головные организации и службы видов СФД.

5.1. Подсистема СФД-АНД

Основной целью экспертизы информационной значимости документов в подсистеме СФД-АНД является выявление уникальных и особо ценных документов.

Экспертиза осуществляется экспертными комиссиями структурных подразделений Головной организации СФД-АНД (Главного архивного управления города Москвы - Главархива Москвы) на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий.

При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации, что отражается в заказе в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации".

5.2. Подсистема СФД-В

Основной целью экспертизы информационной значимости документов в подсистеме СФД-В является: конструкторской документации - оценка полноты комплектов документов, проектной документации - определение минимально необходимого объема документов на действующие объекты капитального строительства для разработки проектов восстановления в случае их разрушения.

Кроме проектной документации на действующие объекты, экспертизе подлежат типовые проекты зданий и сооружений для повторного применения в военное время, проекты конструкций, изделий и узлов, подлежащих изготовлению на заводах стройиндустрии г. Москвы в военное время, а также нормативные документы литер "В", справочные материалы и пособия по проектному обеспечению восстановительных работ.

Экспертиза грифованных документов страхового фонда документации на объекты жизнеобеспечения и объекты, имеющие мобилизационные задания, проводится с учетом требований законодательства и других нормативных правовых актов Российской Федерации по защите государственной тайны.

Экспертные комиссии создаются в проектных организациях - разработчиках проектов, и осуществляют свою деятельность совместно с группами страхового фонда документации объектов городского хозяйства - поставщиков документации.

5.3. Подсистема СФД-КНД

Основной целью экспертизы информационной значимости документов в подсистеме СФД-КНД является определение подлинности, ценности и актуальности документации, составляющей научное, культурное и историческое наследие, хранящейся в библиотеках, музеях и других учреждениях культуры, а также документации на сами учреждения (объекты) культуры, в целях подборки комплектов документов для микрофильмирования.

Экспертиза организуется и проводится Головной организацией СФД-КНД - Комитетом по культуре г. Москвы.

5.4. Подсистема СФД-МЗ

В подсистеме СФД-МЗ отбор документации для создания страхового фонда документации осуществляется по поручению Второго управления Правительства Москвы предприятиями (организациями) - держателями нормативной, технической и иной документации, необходимой для организации производства продукции (работ, услуг) по мобилизационному зданию. Экспертная оценка документов, не регламентированных действующими нормативами, но имеющих информационную значимость, организуется и проводится организациями-поставщиками документации по согласованию с Головной организацией СФД-МЗ - Вторым управлением Правительства Москвы.

5.5. Подсистема СФД-ННД

Основной целью экспертизы документации в подсистеме СФД-ННД является определение степени ее соответствия требованиям законодательства о культурном наследии для изготовления на ее основе страхового фонда документации. Данная экспертиза представляет собой неотъемлемую составную часть историко-культурной экспертизы.

Проведение экспертизы организуется Головной организацией СФД-ННД - Комитетом по культурному наследию города Москвы.

В экспертную комиссию включаются ведущие специалисты в области государственной охраны, сохранения и использования объектов культурного наследия (памятников истории и культуры), удовлетворяющие соответствующим требованиям Головной организации СФД-ННД - Комитета по культурному наследию города Москвы.

Состав экспертной комиссии утверждается Председателем Комитета по культурному наследию города Москвы.

5.6. Подсистема СФД-ЧС

Основной целью экспертизы информационной значимости аварийного комплекта документации объекта городского хозяйства, на который создается СФД-ЧС, является оценка полноты и достаточности сведений (данных), имеющихся в документах, для информационного обеспечения управления аварийно-спасательными и аварийно-восстановительными работами при чрезвычайных ситуациях на объекте (территории).

Состав, порядок работы экспертных комиссий и подготовки экспертных заключений определяет Главным управлением МЧС России по г. Москве совместно с Управлением гражданской защиты Москвы.

Организационно-методическое обеспечение работ экспертных комиссий осуществляется Службой СФД-ЧС г. Москвы.

6. Экспертиза допустимого уровня качества документов, поставляемых на микрофильмирование

6.1. При создании страхового фонда документы, подлежащие микрофильмированию, должны оцениваться с точки зрения качества отображения их информационного содержания и физического состояния материальной основы документа.

6.2. Документы, предназначенные для микрофильмирования, должны быть актуализированы (то есть должны быть внесены все изменения) по состоянию на момент их представления и соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002-2003.

Основные требования к изобразительным качествам документов, подлежащих микрофильмированию, приведены в Приложении 1.

6.3. Документация, не отвечающая требованиям ГОСТ 13.1.002-2003, частично или в полном объеме дорабатывается, реставрируется или восстанавливается организацией - поставщиком документации и заверяется соответствующими подписями на предмет ее достоверности (подлинности).

Доработку ветхой и изношенной документации рекомендуется выполнять, по возможности, тем же способом, которым выполнен документ, а ее восстановление проводить с максимальным использованием компьютерных технологий.

6.4. В случаях невозможности повысить качественные показатели документации (относится к историко-культурным или архивным документам) до уровня требований, указанных в Приложении 1, или нецелесообразности (большие объемы чертежно-графических, технических, проектных и других видов документов, изготовленных до введения систем государственных стандартов, регламентирующих процессы их изготовления и обращения (ЕСКД, ЕСТД, СПДС, ЕСПД и др.) организуется и проводится экспертиза.

6.5. Экспертиза документации, не отвечающей требованиям установленных норм и правил, проводится с целью оценки изобразительных качеств, физического состояния документов и определения допустимого уровня качества для принятия решения о допуске их к микрофильмированию с отметкой на документе "Документ пониженного качества".

Основные задачи экспертизы:

- оценка качества изображения информации на документе;

- оценка материалов, на которых выполнено изображение, и степени их влияния на результат микрофильмирования;

- оценка возможности микрофильмирования документации.

6.6 Экспертиза организуется по решению руководителя организации - поставщика документации, для чего издается соответствующее распоряжение. В нем определяются:

- цель, задачи и объем документации, подлежащей экспертизе;

- председатель экспертной комиссии и состав рабочей группы;

- состав и порядок формирования экспертной группы;

- порядок, сроки, место работы экспертной комиссии и представления результатов экспертизы;

- порядок оплаты работы экспертов;

- контроль за выполнением распоряжения и др. вопросы.

6.7. Для общего руководства экспертными работами назначается экспертная комиссия во главе с председателем - представителем организации - поставщика документации. В составе комиссии создаются две группы: рабочая и экспертная.

Рабочую группу может возглавлять председатель экспертной комиссии или руководитель группы СФД объекта. В его подчинение выделяются технические работники, осуществляющие подготовку материалов для экспертов, обработку результатов их работы и формулировку заключения экспертной комиссии.

Экспертную группу составляют независимые эксперты - специалисты головных организаций, служб видов СФД и специальных лабораторий, непосредственно осуществляющих микрофильмирование документации в системе ТСФД г. Москвы.

Руководитель рабочей группы формирует экспертную группу, для чего:

- составляет предварительный список организаций, от которых необходимо пригласить экспертов;

- согласует с руководителями этих организаций персональный состав экспертов;

- получает согласие экспертов для участия в экспертизе и уведомляет их о времени и месте работы;

- составляет окончательный список экспертной группы.

Число экспертов в экспертной группе должно быть не менее трех.

Подбор конкретных экспертов проводится руководителями технических служб головных организаций, служб видов СФД и специальных лабораторий, осуществляющих микрофильмирование документации, по запросу организации - поставщика документации. Оценка кандидатов в эксперты может осуществляться на основе анализа результатов их прошлой деятельности в качестве экспертов по данной проблеме, коллективной оценки или самооценки кандидата в эксперты. Наиболее предпочтительным и объективным является способ оценок прошлой деятельности.

Кандидаты в эксперты должны соответствовать определенным требованиям, к основным из которых относятся: профессиональная компетентность и наличие практического опыта в области изготовления, контроля качества документов и их микрофильмирования; заинтересова