Приложение 2. Основные положения методики проведения экспертной оценки показателей качества документации, подлежащей микрофильмированию

Приложение 2
к положению

Основные положения методики проведения экспертной оценки показателей качества документации, подлежащей микрофильмированию

Свойства документов могут быть разделены на две группы, одна из которых присуща самому воспроизводимому изображению, другая - материалу, на котором выполнено это изображение.

Показатели, определяющие свойства первой группы, характеризуют качество самого изображения. Эту группу показателей необходимо считать основной в оценке уровня качества микрографических, репрографических или бумажных копий.

Показатели качества, определяющие свойства второй группы, при экспертной оценке можно считать дополнительными, так как они характеризуют массу, физическое состояние и долговечность носителя информации оригинала или его копий, точность расположения воспроизведенного изображения на поле копии, возможность нанесения на материале копии дополнительных линий и надписей при ее доработке, реставрации и др.

Изображение на документе (микрографическом носителе) формируется, в основном, черно-белыми штриховыми элементами, которые обладают свойствами резкости, контраста, фона и информационной идентичности.

Информационная идентичность - совокупное свойство, которое проявляется только при сравнении изображения копии с изображением на оригинале и характеризует воспроизведенное изображение на копии (бумажной, микрографической или репрографической) с точки зрения наличия на нем всех структурных элементов изображения на оригинале, сохранения их размерных соотношений и отсутствия посторонних изображений, не являющихся элементами воспроизводимого документа.

Кроме отмеченных свойств изображениям присущи еще два свойства - это цветность и градация тонов.

Читаемость документа зависит от размера элементов, составляющих его информационное наполнение, четкости (резкости) их начертания, контраста изображения и фона.

Некоторые физические и геометрические характеристики документа, присущие материалу, на котором выполнено его изображение, могут оказаться также важны для оценки возможности микрофильмирования исходной документации.

К таким характеристикам относятся:

- материал носителя, его толщина, физическое состояние;

- формат документа;

- отсутствие возможности разброшюровки документации;

- количество цветов изображения документа.

В результате длительного хранения документация может иметь различные дефекты физического состояния, выполнения графики и текста, внесения изменений и оформления (Таблица 1).

Таблица 1

N п/п	Виды дефектов документации	Характерные дефекты документации
1	Дефекты физического состояния:	- отсутствие части документа в результате обрыва; - наличие сгибов при хранении документа в сложенном виде и потертости сгибов, затрудняющие понимание смысла изображения на документе; - выполненные на бумаге с цветным оттенком (пожелтевшей от времени) и с серыми линиями изображения; - хрупкая, ломающаяся калька; - аппликации, непрозрачные наклейки на цифрах, буквах, графических элементах; - помятости, подчистки, загрязнения (различного рода пятна, залитые тушью или чернилами листы и т.д.); - наличие постороннего фона, снижающего контрастность документа или затрудняющего его чтение; - обрезанные по внутренней рамке чертежи
2	Дефекты выполнения графики и текста:	- для документов, выполненных вручную, расстояние между линиями (штрихами) менее 0,8 мм; толщина линий менее 0,2 мм; высота букв и цифр менее 1,8 мм; - машинописный текст, напечатанный менее чем через два интервала, имеющий заплывы при использовании жирной ленты; - 4-ая и более копия документа, выполненная машинописью, со слабоконтрастным и неравномерным изображением; - пересечение линий буквами или цифрами; - нечеткое выполнение сходных по написанию букв и цифр: 1 и 7; 3 и 8; 5 и 6; 9 и 0; 6 и б; О и С; 4 и Ч; 3 и Э; - сочетание сильноконтрастного и малоконтрастного изображений на одном листе и в партии документов; - графика, текст, условные знаки, выполненные водянистой цветной или осыпающейся при высыхании тушью, цветными чернилами или пастой
3	Дефекты внесения изменений при корректировке их информационного содержания:	- нечеткое внесение изменений в текстовой и графической части документа, повреждение - листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного текста (графики), затрудняющие чтение информации документа
4	Дефекты оформления:	- отсутствие фамилий и подписей лиц, разработавших, проверивших и утвердивших документ; - отсутствие обозначения документа или порядкового номера листа в документе

С целью определения изобразительных свойств документации, оцениваются следующие фотометрические и фотограмметрические величины:

1. толщина линий и размеры знаков, цифр и букв, мм;

2. четкость начертания элементов изображения;

3. нечеткость отображения элементов изображения (количество заплывов, касаний цифрами линий, неполного изображения знаков и т.п.);

4. контраст изображения;

5. однородность изображения документа по четкости начертания, контрасту, фону и наличие дефектов (пятна, потертости, дыры и т.п.).

В общем случае первые четыре величины оцениваются экспертом визуально. В случае необходимости формализации процесса экспертной оценки документации можно воспользоваться специально изготовляемыми шаблонами, на которых размещены элементы минимально возможных шрифта текста и линий, градаций яркости, контрастности, четкости и т.д. При этом экспертиза выполняется без использования технологического оборудования или специальных оптических приборов.

Однородность изображения оценивается также визуально и, при необходимости, может определяться как отношение суммарной площади документа, занятой нечетким изображением и дефектами (пятна, потертости, размытости и т.п.), к его общей ("полезной") площади (при необходимости может быть выражена в процентах).

Наличие фона и его тональности, низкой контрастности документации (в случае микрофильмирования документа типа "синька") необходимо учитывать при выработке рекомендаций по их дальнейшей технологической обработке.

По результатам проведения экспертного оценивания комплектов документации все вышеназванные характеристики, при необходимости, могут быть формализованы и размещены в специальных формах (таблицах). Документы могут быть отнесены к определенным группам (классам), расположенным по степени убывания качества изображения и физического состояния документов (Таблица 2).

Указанные классы определяются совокупностью признаков, которые в свою очередь характеризуют те или иные (оптические, геометрические, физические) свойства документации, при этом каждому классу качества соответствует определенный качественный признак сочетаний показателей читаемости.

При необходимости, специалист, оценивающий качество, может указать рекомендуемые для данной группы документов технологические решения по степени и способам их доработки, реставрации или восстановления.

К первой группе относятся документы, имеющие первый класс читаемости по всем вышеприведенным показателям. Это документы, качество которых соответствует требованиям ГОСТ, и которые содержат полную актуальную информацию. Для них возможно микрофильмирование без снижения качества относительно требований ГОСТ 13.1.002-2003.

Вторая группа распространяется на документы, требующие рукописного улучшения (коррекции) свойств отдельных графических элементов изображения. Однако эти документы могут быть допущены к микрофильмированию в исходном состоянии, если их доработка не представляется возможной (например по физическому состоянию основы документа) или нецелесообразна (из-за большого объемы чертежно-графических и других работ).

Для документов третьей группы требуется восстановление фрагментов графики, текста, укрепление основы или устранение фона. Указанная документация может быть микрофильмирована с отметкой "Документ пониженного качества".

Документация, отнесенная экспертизой к четвертой группе, должна быть полностью переработана и восстановлена в соответствии с требованиями, приведенными в Приложении 1.

Таблица 2

Оценка качества изображения и физического состояния документов

Наименование критериев	Класс читаемости
	1 класс	2 класс	3 класс	4 класс
Группа критериев, характеризующих качество изображения на документе
1. Толщина линий, мм; расстояние между линиями (штрихами), мм; размеры знаков, букв и цифр, мм.	не менее 0,2 не менее 0,8 не менее 1,8	не менее 0,2 не менее 0,8 не менее 1,8	не менее 0,2 не менее 0,8 не менее 1,8	менее 0,2 менее 0,8 менее 1,8
2. Четкость начертания элементов изображения.	Четкие нерасплыв- шиеся линии, буквы и знаки, начало и конец размерных и выносных линий.	Пониженная читаемость отдельных линий, букв и цифр, не приводящая к потере или искажению информации.	Пониженная читаемость отдельных слов, линий, букв и цифр, приводящая к несущественной потере или искажению информации.	Пониженная читаемость отдельных слов, линий, букв и цифр, приводящая к существенной потере или искажению информации.
3. Дефекты выполнения графики и текста.	Отсутствуют	Касание цифр выносными и контурными линиями, прерывистость линий, следы удаления изображения, не приводящие к потере или искажению информации.	Пересечение линий буквами или цифрами, помарки и следы удаленного текста (графики), затрудняющие чтение информации документа.	Машинописный текст, выполненный менее чем через 2 интервала; четвертая и более копия документа, выполненный машинописью; графика, текст, выполненные водянистой или осыпающейся при высыхании тушью, цветными чернилами или пастой, приводящие к существенной потере информации.
4. Контрастность изображения и фона.	Сильная	Сильная сочетание сильноконтра- стного и малоконтраст- ного изображений, не приводит к потере или искажению информации	Средняя сочетание сильноконтрас- тного и малоконтраст- ного изображений, приводит к несущественной потере или искажению информации	Малая приводит к существенной потере или искажению информации
5. Однородность изображения по четкости начертания, контрасту и фону по всему полю листа документа.	90-100%	80-90% не приводит к потере или искажению информации	60-80% приводит к несущественной потере или искажению информации	менее 60% приводит к существенной потере информации
6. Наличие дефектов	Отсутствие надрывов, потертостей , заплывов шрифта, осыпания туши и других дефектов, ведущих к потере информации	Наличие темных линий и пятен, фона на свободном поле документа, приводящие к разбросу плотности по полю кадра, превышающему установленные нормы.	Отсутствие части документа в результате обрыва, наличие загрязнений различного рода и фона, затрудняющих восприятие изображения и ведущие к допустимой потере информации.	Наличие дефектов, затрудняющих понимание смысла изображения и ведущих к недопустимой потере или искажению информации.
Группа критериев, характеризующих качество материала, на котором выполнено изображение
1. Материал носителя, его толщина, физическое состояние	Непрозрачный, полупрозрачный или прозрачный материалы при разности значений оптической плотности изображения и основы документа не менее 0,5 при максимальной оптической плотности основы документов: из прозрачных материалов - не более 0,2 по ГОСТ 10691.0; из непрозрачных материалов - не более 0,25 по ГОСТ 26661. Белизна непрозрачных материалов - не менее 60% по ГОСТ 30113 и ГОСТ 30116. Определяются по контрольным образцам материалов.
	Состояние удовлетво- рительное	Возможность нанесения на материале копии дополнитель- ных линий и надписей	Невозможность нанесения на материале копии дополнительных линий и надписей	Невозможность нанесения на материале копии дополнительных линий и надписей
2. Формат документа	до А 0	до А 0	до А 0	до А 0
3. Возможность разброшюровки документа толщиной более 50 мм	Да	Да	Да	Нет

Оценивая качество изображения и физическое состояние документа по каждому элементу, приведенному в таблице 2, эксперт ставит знак плюс (+) в соответствующей ячейке. На основании заполненной таблицы эксперт составляет заключение по документу. Документ относят к тому или иному классу читаемости по наихудшему показателю критериев 1 - 5 первой группы, с учетом показателей критериев 1 - 3, как вспомогательных.

Отнесение документов к группам производится экспертной комиссией на основании заключений экспертов по признакам читаемости (Таблица 3).

Таблица 3

Определение результатов непосредственного оценивания документов

Документы, подвергае- мые экспертизе	Эксперт, номер							Результирующий класс документа
	1	2	3	4	5	6	7
1	2	2	2	3	2	3	2	2
2	3	4	4	3	4	4	4	4
3	3	3	2	3	2	3	2	эксперимент по микрофильмированию

По каждому документу, подверженному экспертизе, заполняется класс читаемости, определенный в заключениях экспертов, и определяется результирующий класс по большинству мнений. Если мнения экспертов разделились, и разница между ними составляет один голос, то в зависимости от информационной значимости документа может быть назначен эксперимент по микрофильмированию его наихудшего фрагмента с последующей экспертизой копии, воспроизведенной со страхового документа. Окончательное заключение экспертной комиссии по этому документу может быть принято после повторной экспертизы копии, воспроизведенной со страхового документа, по аналогичной методике.

Решение о микрофильмировании или восстановлении документации принимается руководителем организации - поставщика документов на основании заключения экспертной комиссии по каждой группе обследованных документов.

Решение о возможности представления на микрофильмирование угасающих, малоконтрастных и ветхих архивных, библиотечных, музейных и других документов, отнесенных к четвертой группе, графическое и текстовое изображение которых должно быть сохранено в оригинальном виде, принимается руководителем организации - поставщика документов после консультации со специалистами и заключения о возможности их последующего восстановления по копии страхового документа.