Приложение 1. Типовое положение о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы

Приложение 1
к распоряжению первого заместителя
Мэра Москвы в Правительстве Москвы
от 26 декабря 2006 г. N 278-РЗМ

Рассмотрено и одобрено на заседании
рабочей группы Межведомственного
координационного совета
по территориальному страховому фонду
документации города Москвы.
Протокол N 3 от 29 ноября 2005 г.

Типовое положение
о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы

ГАРАНТ:

См. Типовое положение о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации г. Москвы, утвержденное и введенное в действие с 1 января 2007 г. распоряжением первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 28 декабря 2006 г. N 284-РЗМ

1. Общие положения

1.1. Группа страхового фонда документации (далее - группа СФД) объекта (приводится полное название организации) создана приказом директора (указывается должность руководителя организации) от __________ N _____, является постоянно действующим рабочим органом (или самостоятельным структурным подразделением) по организации и непосредственному выполнению комплекса работ по созданию страхового фонда документации.

1.2. Группа СФД назначается приказом директора (указывается должность руководителя организации) из числа руководящего состава и квалифицированных специалистов под общим руководством первого заместителя директора (или указывается должность заместителя руководителя организации, отвечающего за мобилизационную работу). Она подчиняется непосредственно директору (указывается должность руководителя организации).

В Главархиве Москвы выполнение комплекса работ по созданию страхового фонда документации возлагается на центральные архивы Москвы и Центр микрографии и реставрации документов, действующие в порядке, предусмотренном нормативными документами Федерального архивного агентства.

1.3. Начальник группы СФД назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора (указывается должность руководителя организации) по представлению заместителя руководителя, отвечающего за мобилизационную работу, или по персоналу (если эта должность предусмотрена в штатном расписании).

1.4. В своей деятельности группа СФД руководствуется:

- законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы по вопросам создания страхового фонда документации;

- организационно-распорядительными и методическими документами Головных организаций подсистем территориального страхового фонда документации г. Москвы в пределах их компетенции (указываются конкретные органы исполнительной власти г. Москвы: по СФД-МЗ - Второе управление Правительства Москвы; по СФД-ЧС - Главное управление МЧС России по г. Москве; по СФД-В - Москомархитектура; по СФД-ННД - Москомнаследие; по СФД-КНД - Комитет по культуре города Москвы; по СФД-АНД - Главархив Москвы);

- системой государственных стандартов, класс 33 "Страховой фонд документации";

- отраслевыми нормативными документами по вопросам создания СФД ___________ (перечисляются);

- приказами и распоряжениями руководителя предприятия, регламентирующими работу по созданию СФД объекта;

- уставом предприятия;

- настоящим положением.

2. Основные задачи и функции группы

2.1 Основные задачи группы СФД:

- планирование проводимых на предприятии мероприятий по созданию и ведению страхового фонда документации;

- определение перечней документации, необходимой для создания СФД;

- отбор, подготовка, комплектование и отправка документов на обработку для создания СФД;

- внесение изменений в материалы страхового фонда документации (приведение состава и содержания страховых документов в соответствие с текущим состоянием действующих документов) по вопросам, входящим в компетенцию предприятия;

- учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность перед вышестоящей инстанцией (указывается конкретный орган исполнительной власти, перед которым отчитывается предприятие).

2.2. Основные функции группы:

- планирование работ по отбору, подготовке и поставке документации для создания СФД;

- разработка перечней зданий, сооружений, изделий, видов документов, определение состава и объема документации для создания СФД;

- выявление наличия, подбор документации, имеющейся на объекте, оценка ее по содержанию и качеству (физическому состоянию), направление запросов на отсутствующую документацию в сторонние организации, являющиеся владельцами или хранителями такой документации;

- организация восстановления, при необходимости, поврежденных документов, воссоздание утраченных и приведенных в непригодное для обработки в специальных лабораториях состояние;

- доработка документации, внесение в нее, при необходимости, дополнительной информации;

- оформление документации, не имеющей юридического статуса подлинника;

- формирование комплектов документов, разработка комплектовочных и сопроводительных документов;

- подготовка договоров на поставку и обработку документации страхового фонда;

- организация изготовления упаковочной тары, упаковка и отправка документации в специальную лабораторию для обработки;

- обучение специалистов, участвующих в отборе, подготовке и поставке документации;

- приемка возвращаемой из специальной лаборатории документации;

- учет материалов страхового фонда документации;

- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы группы;

- организация учета затрат на создание страхового фонда документации;

- представление отчетности в вышестоящие инстанции о ходе выполнения планов подготовки и поставки документации на обработку в специальные лаборатории.

3. Структура и состав группы

3.1. Группа СФД формируется из руководящего состава и ведущих специалистов объекта в составе руководителя, заместителей руководителя, секретаря и членов группы.

3.2. Руководителем группы СФД назначается заместитель руководителя объекта ____________________ (называется штатная должность). Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на группу задач.

3.3. Заместителем руководителя группы назначается __________________ (указывается должность по штатному расписанию).

На него возлагается руководство работой той части группы, которая обеспечивает создание ________________ (указывается вид СФД).

3.4. Секретарем группы назначается ____________________ (указывается должность по штатному расписанию). Секретарь работает под руководством руководителя группы.

3.5. Членами группы назначаются руководители и ведущие специалисты функциональных подразделений администрации предприятия и производственного персонала.

Члены группы организационно объединяются в подгруппы по видам СФД.

Подгруппы специалистов подчинены соответствующим заместителям руководителя группы либо непосредственно руководителю.

Специалисты, не входящие в подгруппы, подчиняются непосредственно руководителю группы СФД и выполняют задачи, вытекающие из их функциональной предназначенности по занимаемой должности (вопросы режима, экономики и т.п.).

3.6. Обязанности заместителям руководителя и руководителям подгрупп специалистов, а также специалистам, подчиненным непосредственно руководителю группы, устанавливает и, при необходимости, уточняет руководитель группы СФД. Обязанности специалистам, входящим в состав подгрупп, устанавливают руководители этих подгрупп.

3.7. В состав группы на постоянной или временной основе могут включаться специалисты сторонних организаций.

3.8. Персональный состав группы утверждается руководителем предприятия по представлению руководителя группы.

3.9 Специалисты, включенные в состав группы СФД, а также временно привлекаемые к работе по созданию СФД на объект, от своих прямых обязанностей по занимаемым должностям не освобождаются.

4. Права и обязанности группы СФД

4.1. Группе СФД предоставляется право:

- готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов на обработку для создания СФД;

- вести переписку по вопросам комплектования и подготовки документации для создания страхового фонда;

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам отбора документов для создания страхового фонда;

- привлекать, при необходимости, по согласованию с руководителем предприятия и руководителями функциональных подразделений соответствующих специалистов для временной работы в составе группы;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия документов, их утраты, порчи или необоснованного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения;

- заслушивать на заседаниях группы СФД руководителей структурных подразделений предприятия и исполнителей о ходе отбора документов, качестве и сроках их подготовки для обработки в специальной лаборатории;

- представлять руководителю предприятия предложения о поощрении отдельных работников за активную работу по созданию страхового фонда документации;

- представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.

4.2. Группа СФД несет ответственность за:

- своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;

- соблюдение установленных правил обращения с документами;

- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;

- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.

Ответственность работников группы СФД устанавливается должностными инструкциями.

5. Взаимоотношения (служебные связи)

5.1. Группа СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями предприятия, а также иными организациями, участвующими в создании, сохранения# и использования# страхового фонда документации.

Группа СФД взаимодействует с подразделениями предприятия по вопросам:

- получения информации для определения перечней и объема документации каждого вида СФД, подлежащей обработке для создания СФД;

- получения информации и необходимости внесения изменений в страховые копии документов;

- предоставления информации о стандартах и нормативах, принятых в страховом фонде документации;

- предоставления заключений по документам, не соответствующим требованиям стандартов и требующим доработки или восстановления.