Приложение 2. Методические рекомендации по разработке Положения о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы

Приложение 2
к распоряжению первого заместителя
Мэра Москвы в Правительстве Москвы
от 26 декабря 2006 г. N 278-РЗМ

Рассмотрено и одобрено на заседании
рабочей группы Межведомственного
координационного совета
по территориальному страховому фонду
документации города Москвы.
Протокол N 3 от 29 ноября 2005 г.

Методические рекомендации
по разработке Положения о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы

Методические рекомендации по разработке Положения о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства Москвы (далее Методические рекомендации) предназначены в помощь руководителям и специалистам предприятий, учреждений, организаций, находящихся в ведении органов исполнительной власти Москвы (далее объекты городского хозяйства), а также ведомств, управлений, комитетов и департаментов, участвующих в создании, сохранении и использовании территориального страхового фонда документации (далее ТСФД) г. Москвы.

Методические рекомендации дают общую информацию о роли и месте группы страхового фонда документации (далее СФД) в общей системе ТСФД г. Москвы, ее структуре, задачах и функциях, правах, обязанностях и ответственности, организации работы, взаимоотношений с другими структурными подразделениями организации и органами управления ТСФД.

Методические рекомендации подготовлены Головной службой территориального страхового фонда документации г. Москвы под общей редакцией заместителя председателя Межведомственного координационного совета ТСФД г. Москвы, заместителя начальника Второго управления Правительства Москвы А.А. Якимычева.

В разработке Методических рекомендаций принимали участие сотрудники головных организаций подсистем территориального страхового фонда документации г. Москвы, государственного унитарного предприятия "Экспертно-инновационный центр".

Замечания и предложения по Методическим рекомендациям, возникшие в процессе их практического применения, просим направлять в Головную службу ТСФД г. Москвы по адресу: 113184, Москва, ул. Бахрушина, д. 1/7.

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Федеральным законом от 26 февраля 1997 года N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" одним из мероприятий мобилизационной подготовки является создание и сохранение страхового фонда документации на вооружение, военную технику, важнейшую гражданскую продукцию, объекты повышенного риска, системы жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием (статья 2, пункт 3, подпункт 15).

1.2. Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 января 1995 г. N 65 предусмотрено создание единого российского страхового фонда документации (далее ЕР СФД). ЕР СФД представляет собой находящуюся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и других компактных носителях информации и необходимой для обеспечения устойчивого функционирования экономики страны, сохранения ее национального научного, культурного и исторического наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуациях.

1.3. Структурно ЕР СФД состоит из федерального и территориальных страховых фондов документации. Территориальный страховой фонд документации является государственной собственностью субъекта Российской Федерации, создается органом исполнительной власти субъекта Российской федерации и находящимися в его ведении предприятиями и организациями.

1.4. Во исполнение распоряжения Премьера Правительства Москвы от 30 июля 1997 г. N 823-РП создан и функционирует территориальный страховой фонд документации (далее ТСФД) города Москвы как составная часть ЕР СФД.

ТСФД г. Москвы - это надежно хранимый на компактных носителях информации (микроформы, электронные) упорядоченный массив копий подлинных документов, необходимых для обеспечения выполнения мобилизационных заданий и устойчивого функционирования экономики города, сохранения и использования его научно-производственного потенциала и историко-культурного наследия в условиях военного и чрезвычайных ситуаций мирного времени. ТСФД также предназначен для документального обеспечения проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, восстановления (воссоздания) объектов или отдельных сооружений в случае их разрушений или повреждений.

1.5. ТСФД г. Москвы является государственной собственностью города и находится в ведении его органов исполнительной власти, а также создаваемых Правительством Москвы органов управления системы ТСФД, пределы полномочий которых определены соответствующими нормативными документами.

Постановлением Правительства Москвы от 27 апреля 2004 г. N 278-ПП утверждено Положение о системе Территориального страхового фонда документации г. Москвы. В состав системы ТСФД г. Москвы включены: ТСФД г. Москвы; поставщики документации для создания ТСФД; органы управления системы ТСФД; специализированные технологические объекты, осуществляющие создание и хранение ТСФД; пользователи ТСФД и обеспечивающие компоненты.

ТСФД г. Москвы формируется из следующих видов документации:

документация, необходимая для выпуска военной и иной продукции, а также для выполнения других заданий по мобилизационной подготовке и повышению устойчивости функционирования экономики города в военное время - СФД-МЗ;

документация на объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения и объекты, являющиеся национальным достоянием, необходимая для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, а также для осуществления мероприятий гражданской обороны в военное время - СФД-ЧС;

документация, необходимая для восстановления или завершения строительства объектов систем жизнедеятельности города и жизнеобеспечения его населения, а также объектов мобилизационного назначения - СФД-В;

документация, необходимая для государственной охраны, сохранения, использования и воссоздания утраченных недвижимых объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) - СФД-ННД;

документация, являющаяся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящаяся в библиотеках, музеях и других учреждениях культуры - СФД-КНД;

документация, являющаяся национальным научным, культурным и историческим наследием, представляющая особую ценность для предприятий города и социально-правовую значимость для населения Москвы и хранящаяся в городских архивах и архивах, находящихся в ведении органов исполнительной власти, предприятий, организаций и учреждений - СФД-АНД.

Перечисленные виды СФД создаются на ведомства и объекты городского хозяйства Москвы. Ведомства - это органы исполнительной власти г. Москвы, осуществляющие исполнительно-распорядительные функции в конкретных отраслях и сферах управления городом. Под объектами городского хозяйства понимаются юридические лица, находящиеся в ведении органов исполнительной власти Москвы.

1.6. Страховой фонд документации объекта городского хозяйства в зависимости от характера его производственной деятельности может создаваться на документацию, необходимую для выполнения установленного объекту мобилизационного задания, проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий нападения противника, восстановления поврежденных зданий и сооружений, обеспечения сохранения, использования, государственной охраны и воссоздания утраченного недвижимого культурного наследия, а также принадлежащую объекту документацию, являющуюся национальным научным, культурным и историческим наследием.

Таким образом, на объект городского хозяйства может создаваться страховой фонд одного или одновременно нескольких видов документации.

1.7. Страховой фонд документации ведомства создается на документы объектов городского хозяйства, находящихся в его ведении, а также на документы общеотраслевого значения.

1.8. Система управления ТСФД г. Москвы представляет собой совокупность штатных и временно создаваемых органов управления, осуществляющих непосредственное, организационно-методическое руководство и взаимодействующих между собой при создании, сохранении, развитии и использовании страхового фонда документации.

Общее руководство ТСФД г. Москвы, как собственностью субъекта федерации, осуществляется Правительством Москвы. Им создается коллегиальный орган управления - Межведомственный координационный Совет (далее МКС) по ТСФД, возглавляемый первым заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы. МКС организует и осуществляет контроль за проведением работ по созданию, сохранению и использованию ТСФД г. Москвы. Для оперативного рассмотрения вопросов в области создания, сохранения и использования ТСФД г. Москвы в период между заседаниями МКС, а также для подготовки заседаний Совета создается Рабочая группа.

Второе управление Правительства Москвы непосредственно организует и контролирует проведение мероприятий по созданию и сохранению ТСФД города, являющихся составной частью мобилизационной подготовки городского хозяйства.

Головная служба ТСФД г. Москвы создана при Правительстве Москвы. Головная служба совместно со службами СФД подсистем ТСФД г. Москвы организует и обеспечивает практическое выполнение решений Правительства Москвы, МКС, организационных и плановопроизводственных задач по созданию, сохранению и использованию ТСФД. На нее возложено организационно-методическое руководство деятельностью служб и групп СФД объектов и ведомств. В состав Головной службы ТСФД г. Москвы входят специальная лаборатория, осуществляющая микрофильмирование документов, и техническая лаборатория, предназначенная для хранения основного фонда ТСФД.

Правительством Москвы определены головные организации - органы исполнительной власти г. Москвы, на которые возложено руководство созданием конкретного вида СФД:

СФД-МЗ - Второе управление Правительства Москвы;

СФД-ЧС - Главное управление МЧС России по г. Москве;

СФД-В - Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы (Москомархитектура);

СФД-ННД - Комитет по культурному наследию города Москвы (Москомнаследие);

СФД-КНД - Комитет по культуре города Москвы;

СФД-АНД - Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы).

Указания и распоряжения головных организаций по видам СФД обязательны для исполнения ведомствами и объектами городского хозяйства при создании соответствующего страхового фонда.

Для непосредственного выполнения работ и использование видов СФД головные организации на базе своих структурных подразделений или подведомственных предприятий создают службы СФД.

Для организации и непосредственного выполнения работ по созданию СФД в ведомствах и на объектах городского хозяйства, в зависимости от объема работ, приказом руководителя ведомства или объекта формируются группы СФД или назначаются ответственные должностные лица. Рекомендуемая форма приказа о создании группы СФД на предприятии приведена в приложении 1.

Управление работами по созданию СФД на объект городского хозяйства осуществляют руководители объектов. Непосредственное выполнение работ по созданию страхового фонда возлагается на группу СФД, деятельность которой регламентируется соответствующим положением.

На небольших предприятиях с малочисленным составом управленческого аппарата группы СФД не формируются, а задачи по созданию СФД возлагаются на одно из структурных подразделений администрации или на отдельных специалистов. В этом случае, задачи по созданию СФД отражаются соответственно в положении о подразделении или должностных инструкциях работников.

Вышестоящим органом управления для объекта городского хозяйства по всему комплексу вопросов создания и использования СФД является отраслевой орган исполнительной власти, в состав которой входит объект. Контроль проведения работ по созданию СФД возложен на головные организации видов СФД.

1.9. Создание и ведение ТСФД г. Москвы включает:

- подготовку документов и поставку их на обработку в специальные лаборатории;

- изготовление страховых документов;

- передачу страховых копий на постоянное хранение;

- проведение работ, обеспечивающих сохранность ТСФД;

- актуализацию ТСФД (внесение необходимых изменений в содержание страховых документов);

- использование ТСФД (изготовление и предоставление пользователям копий страховых документов).

Подготовка документов и поставка их на обработку в специальные лаборатории осуществляется объектами городского хозяйства - поставщиками документации на основании годового плана по видам СФД.

1.10. Финансирование работ по подготовке документации, поставке ее на страховое копирование осуществляется объектами городского хозяйства. Оплата труда сотрудников, входящих в состав групп СФД предприятий и ведомств, осуществляется за счет средств, предусмотренных в бюджетах этих организаций на обеспечение функционирования подсистем ТСФД, подготовку и представление документов на страховое копирование, а также за счет фонда оплаты труда, предусматриваемого в хоздоговорах на выполнение конкретных работ.

2. Разработка Положения о группе страхового фонда документации

2.1. Положение о группе СФД - это правовой акт, устанавливающий статус подразделения, его структуру, задачи и функции, права и ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями предприятия (учреждения, организации).

Положение разрабатывается как для постоянно действующей (штатной), так и для временно действующей (на период выполнения задач) группы СФД.

2.2. Положение о группе СФД разрабатывается руководителем группы с участием сотрудников кадровой, финансовой и юридической служб предприятия, согласовывается с руководителями этих служб и утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке предприятия (учреждения, организации) и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

2.3. Текст положения о группе СФД включает следующие разделы:

- общие положения (в нем приводится полное официальное наименование группы и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует группа СФД; порядок назначения должностных лиц и освобождения от должности; нормативные правовые акты, которыми руководствуется группа в своей практической деятельности);

- основные задачи (формулируются цели, которые группа должна достичь в своей работе);

- функции (устанавливаются конкретные виды работ);

- структура и состав группы (раскрываются подразделения или должности, входящие в состав группы, порядок их подчиненности);

- права и обязанности (указываются действия, которые может и обязана выполнять группа для осуществления своих функций);

- ответственность (устанавливается дисциплинарная, административная и уголовная ответственность, которую может понести руководитель и члены группы);

- взаимоотношения (указываются другие подразделения, с которыми группа тесно сотрудничает; дается краткое описание такого сотрудничества). Положение о группе СФД подписывает руководитель группы СФД и утверждает руководитель предприятия (учреждения, организации).

Положение разрабатывается на основании Типового положения о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства, рекомендованного распоряжением первого заместителя мэра Москвы в правительстве Москвы.

2.4. Начальник группы СФД объекта назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия (организации) по представлению заместителя руководителя, отвечающего за мобилизационную работу, или по персоналу. Начальник группы СФД в своей служебной деятельности подчиняется заместителю руководителя предприятия, отвечающему за мобилизационную работу, а при отсутствии такового - непосредственно руководителю или одному из его заместителей.

Начальник группы СФД разрабатывает положение о группе и должностные инструкции ее сотрудникам, обеспечивает подбор и расстановку кадров, организует и координирует работу группы. Планирует работы по подготовке и поставке документов для создания страхового фонда документации предприятия, бюджет группы и осуществляет контроль за их исполнением. Организует и проводит мероприятия, способствующие профессиональной подготовке сотрудников группы и специалистов предприятия, привлекаемых к подготовке документов для создания СФД.

В состав штатной группы СФД подбираются сотрудники из числа специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с технической документацией по производству военной и другой продукции, строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами, являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием. Работники группы СФД назначаются на должности и освобождаются от них приказом руководителя предприятия по представлению начальника группы.

2.5. В своей деятельности группа СФД руководствуется:

- законами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации (приложение 5);

- коллективным договором;

- соглашением по охране труда;

- уставом предприятия;

- положением о группе страхового фонда документации предприятия.

2.6. Группа СФД предприятия решает следующие основные задачи:

- планирование проводимых на предприятии мероприятий по созданию и ведению страхового фонда документации;

- определение перечней документации для создания СФД;

- отбор, подготовка, комплектование и отправка документов на обработку в специальную лабораторию;

- актуализация (приведение состава и содержания страховых документов в соответствие с текущим состоянием действующих документов) страхового фонда документации (по вопросам, входящим в компетенцию предприятия);

- учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность перед вышестоящей инстанцией.

2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на группу СФД предприятия могут возлагаться следующие основные функции:

- планирование работ по отбору, подготовке и поставке документации на обработку в специальную лабораторию;

- разработка перечней зданий, сооружений, изделий, видов документов, определение состава и объема документации для поставки на обработку в специальную лабораторию;

- разработка перечней поставщиков документации - юридических и физических лиц;

- выявление наличия, подбор документации, имеющейся на предприятии, оценка ее по содержанию и качеству (физическому состоянию), направление запросов на отсутствующую документацию в сторонние организации, являющиеся владельцами или хранителями такой документации;

- оценка и проведение, при необходимости, экспертизы документации на предмет целесообразности включения ее в состав страхового фонда;

- восстановление поврежденных документов, воссоздание утраченных и приведенных в непригодное для микрофильмирования состояние;

- доработка документации, внесение в нее, при необходимости, дополнительной информации;

- оформление документации, не имеющей юридического статуса подлинника;

- формирование комплектов, разработка комплектовочных и сопроводительных документов;

- подготовка договоров на поставку документации для создания СФД;

- организация изготовления упаковочной тары, упаковка и отправка документации для обработки в специальную лабораторию;

- обучение специалистов, участвующих в отборе, подготовке и поставке документации;

- приемка возвращаемой из специальной лаборатории документации;

- оперативное внесение изменений в материалы СФД;

- учет документов страхового фонда;

- представление отчетности в вышестоящие инстанции о ходе выполнения планов подготовки и поставки документации на обработку в специальную лабораторию;

- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы группы;

- организация учета затрат на создание СФД.

2.8. Структура и состав группы СФД предприятия устанавливается приказом руководителя объекта, исходя из объема и сроков выполняемых работ, количества видов СФД, создаваемых на объект, наличия специалистов требуемой квалификации.

В период подготовки документации общее руководство работой группы СФД целесообразно возлагать на одного из заместителей руководителя предприятия, являющегося начальником для всего персонала.

В составе группы СФД целесообразно создавать подгруппы, руководителями которых могут назначаться:

- по СФД-МЗ - главный инженер предприятия (или руководитель мобилизационного подразделения;

- по СФД-ЧС - заместитель руководителя предприятия или начальник штаба гражданской обороны предприятия;

- по СФД-В - заместитель руководителя предприятия по строительству или по эксплуатации зданий и сооружений;

- по СФД-ННД, СФД-КНД и СФД-АНД - руководитель службы документационного обеспечения (заведующий делопроизводством, начальник канцелярии, управляющий делами, сотрудник, ответственный за хранение документации и т.п.). На объектах, где эти виды СФД являются основными, рабочую подгруппу может возглавлять непосредственно руководитель или начальник группы СФД.

2.9. Для руководителя и членов группы СФД разрабатываются должностные инструкции, которые регламентируют обязанности, права и ответственность работника.

Обязанности руководителя и сотрудников группы СФД могут распределяться следующим образом:

2.9.1. На руководителя группы СФД возлагается непосредственное руководство работой группы, а также оперативное решение организационных и других задач и, в частности:

- определение обязанностей членов группы, постановка конкретных задач, координация их деятельности, контроль и оказание помощи в работе;

- организация подготовки членов группы к выполнению возлагаемых на них задач;

- недопущение утраты и порчи документов, с которыми работает группа;

- организация проведения экспертиз документов;

- обеспечение эффективного использования денежных средств, выделяемых для работы группы;

- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы группы;

- организация учета затрат на создание страхового фонда документации с целью отнесения их к затратам на производство;

- обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны, прав собственности на документацию и содержащую в ней информацию в процессе работы по созданию СФД;

- представление на утверждение директору отчетных и планирующих документов.

Руководителю группы СФД может быть предоставлено право:

- заключать от имени объекта хоздоговора с юридическими и физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД на объект;

- проводить совещания со специалистами объекта, в том числе не включенными в состав группы, для обсуждения конкретных вопросов создания СФД на объект;

- привлекать специалистов предприятия, по согласованию с их руководителями, для временной работы в составе группы;

- устанавливать регламент работы группы;

- вносить предложения руководителю предприятия по изменению состава группы;

- представлять объект в сторонних организациях и органах управления ТСФД г. Москвы по вопросам создания СФД;

- подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые организациям, входящим в состав ТСФД г. Москвы;

- распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для создания СФД на объект;

- привлекать на договорной основе специалистов сторонних организаций для участия в экспертизах, обучении членов группы, выполнению чертежных работ, и других мероприятиях по вопросам создания СФД.

2.9.2. На секретаря группы СФД возлагается:

- разработка проектов планов работы группы;

- ведение переписки по вопросам создания СФД;

- разработка и оформление сопроводительных документов;

- отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории документов;

- учет выполняемых мероприятий;

- подготовка совещаний группы;

- контроль за выполнением утвержденных планов и принятых руководством объекта и группы решений;

- выполнение указаний руководителя группы;

- выполнение других задач, вытекающих из его функциональных обязанностей по занимаемой должности.

2.10. Группе СФД могут предоставляться следующие права:

- готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового фонда;

- вести переписку по вопросам комплектования документации для создания страхового фонда, подготовке и отправки документов для обработки в специальную лабораторию;

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам отбора документов для создания страхового фонда, экспертизы их ценности, розыска недостающих документов, подготовки документов к микрофильмированию;

- привлекать, при необходимости, по согласованию с руководителем предприятия и руководителями функциональных подразделений соответствующих специалистов для временной работы в составе группы;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия документов, их утраты, порчи или необоснованного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения;

- заслушивать на заседаниях группы СФД руководителей структурных подразделений предприятия и исполнителей о ходе отбора документов, качестве, сроках их подготовки и отправки для обработки в специальную лабораторию;

- представлять руководителю предприятия предложения о поощрении отдельных работников за активную работу по созданию страхового фонда документации;

- представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.

2.11. Группа СФД несет ответственность:

- за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;

- соблюдение установленных правил обращения с документами;

- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;

- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.

Ответственность работников группы СФД устанавливается должностными инструкциями.

2.12. Группа СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями предприятия, а также с органами управления ведомства, Головной организацией подсистемы ТСФД, Головной службой ТСФД города Москвы и другими органами в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.

Группа СФД взаимодействует с подразделениями предприятия по вопросам:

- получения информации для определения перечней и объема документации каждого вида СФД;

- получения документации для экспертизы на предмет пригодности к обработке для создания страховых документов;

- получения информации и необходимости внесения изменений в страховые копии документов;

- предоставления информации о стандартах и нормативах, принятых в страховом фонде документации;

- предоставления заключений по документам, не соответствующим требованиям стандартов и требующим доработки или восстановления.

3. Организация работы группы страхового фонда документации

3.1. Работа группы по выполнению возложенных на нее задач и функций организуется в соответствии с Планом работы группы, а также приказами руководителя объекта об организации (совершенствовании, ходе) работы по созданию СФД на объект.

В зависимости от объема документации и работ по ее подготовке к обработке в специальной лаборатории могут разрабатываться Планы работы группы на год или более короткие сроки (квартал, месяц). Форма Плана приведена в приложении 2. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию приведены в приложении 3.

В приказе об организации работ по созданию СФД на объект целесообразно отразить следующие вопросы:

- основание для развертывания работ;

- решение о создании группы, ее структура, персональный состав, основные задачи группы;

- порядок привлечения к работе сторонних юридических и физических лиц;

- порядок материально-технического обеспечения, финансирования и учета затрат на создание СФД на объект;

- основные положения регламента работы группы (членам группы могут быть установлены специальные дни, часы работы по выполнению своих задач);

- порядок оплаты труда (стимулирования) членов группы СФД;

- меры по обеспечению сохранения государственной и коммерческой тайны;

- указания о подготовке и закреплении помещений для работы группы. Этим же приказом могут быть утверждены Положение о группе СФД объекта, а также планирующие документы. Форма приказа приведена в приложении 4.

Контроль за работой группы СФД осуществляет руководитель предприятия. Итоги работы группы могут подводиться за месяц, квартал и год. Результаты работы по созданию страхового фонда документации на объект городского хозяйства и меры по ее совершенствованию отражаются в приказе руководителя предприятия. В приказе могут быть отражены следующие вопросы:

- итоги работы по созданию СФД на объект за определенный период, недостатки в работе и причины их появления;

- решение об изменении персонального состава группы, уточнении ее задач;

- конкретные указания по устранению выявленных недостатков.

В своей деятельности группа СФД руководствуется законами Российской Федерации и города Москвы, иными нормативными актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации, перечень которых приведен в приложении 5.

3.2. В целях обеспечения режима секретности при работе с грифованными документами, а также сохранности наиболее ценных документов в распоряжение руководителя группы предоставляются специально оборудованные помещения, обеспеченные телефонной связью, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

При необходимости, с разрешения руководителя группы, члены группы могут работать и в других помещениях, например в своих служебных кабинетах.

3.3. Для обсуждения состояния работы группы СФД, обмена опытом и других вопросов, представляющих интерес для всей группы, ежемесячно, а также по мере необходимости, проводятся заседания группы. Для обсуждения специальных вопросов привлекаются соответствующие компетентные специалисты. На заседание могут приглашаться специалисты сторонних организаций, не являющиеся членами группы.

3.4. На основе утвержденных планов подготовки и представления документации на очередной год специалистами группы СФД совместно с экономической службой объекта разрабатывается годовая плановая смета затрат на отбор, подготовку и поставку документации для создания страхового фонда. Утвержденная руководителем объекта смета является основным документом для обеспечения работы группы СФД финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.

3.5. В годовой плановой смете затрат предусматриваются денежные средства на проведение следующих мероприятий:

- проведение экспертизы документации;

- восстановление поврежденных документов, воссоздание утраченной и приведенной в непригодное состояние документации;

- приобретение (изготовление) упаковочной тары;

- транспортные и погрузочно-разгрузочные работы;

- обучение специалистов, участвующих в создании СФД;

- приобретение специальной литературы;

- оплата работы сторонних организаций и физических лиц.

3.6. Оплата транспортных, коммунальных, почтовых услуг, услуг связи, канцелярские расходы включаются в накладные расходы.

3.7. Труд членов группы, выполняющих работу, не входящую в перечень их обязанностей по занимаемым должностям, а также работа во внеурочное время оплачивается в соответствии с действующим законодательством.

3.8. Основанием для признания затрат является подтверждение произведенных расходов первичными документами (накладные, надлежащим образом оформленные акты, квитанции, платежные документы, табель учета рабочего времени специалистов, работа которых в составе рабочей группы подлежит оплате, и другие установленные действующим законодательством документы).

3.9. По итогам года, а также после завершения работ на объекте по отбору, подготовке и поставке документации (если эта работа продолжается более одного года) за подписью руководителя группы СФД составляется акт о завершении указанных работ и итоговый отчет о фактических расходах. Акт и отчет согласовываются с главным бухгалтером и представляются на утверждение руководителю объекта.

Приложения:

1. Форма приказа о создании группы страхового фонда документации предприятия (учреждения, организации).

2. Форма Плана работы группы СФД объекта городского хозяйства на год.

3. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию.

4. Форма приказа руководителя объекта "Об организации работ по созданию страхового фонда документации".

5. Перечень законов и иных нормативных правовых актов, регламентирующих создание, ведение и использование страхового фонда документации.