Приложение. Внести изменений и дополнений в Регламент Департамента здравоохранения г. Москвы

Приложение
к приказу Департамента
здравоохранения г. Москвы
от 29 декабря 2007 г. N 569

6.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции

Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в департаменте осуществляется:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично от граждан;

- с использованием факсимильной связи;

- в виде электронной почты;

- в виде телефонограмм.

Прием, первичная обработка и отправка документов производится централизованно (канцелярией департамента), кроме случаев их поступления посредством факсимильной и телефонной связи (осуществляется структурными подразделениями департамента). Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются только при вскрытых конвертах (за исключением заявок на участие в конкурсах, аукционах, запросах котировок).

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и с официального сервера департамента в сети Интернет без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не используются для передачи документов, требующих удостоверения подлинности.

При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя или на копии документа при необходимости ставится штамп департамента, дата и подпись сотрудника, принявшего документ. При приеме обращений граждан в случае наличия копии обращения на ней по просьбе заявителя ставится штамп департамента с указанием даты поступления документа в департамент.

Почта, доставленная в канцелярию фельдъегерской службой, передается сотрудниками канцелярии в секторы служебной корреспонденции или письменных обращений граждан отдела руководителя департамента незамедлительно.

Поступившие в канцелярию запросы о разъяснении положений конкурсной документации и жалобы на действия (бездействие) Департамента здравоохранения, подведомственных ему специализированных организаций, созданных им конкурсной, аукционной или котировочной комиссий в вопросах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд передаются сотрудниками канцелярии в сектор служебной корреспонденции отдела руководителя незамедлительно, лично с выделением указанных документов грифом "весьма срочно!" для незамедлительной регистрации и представления на рассмотрение руководству департамента.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни от Мэра Москвы, Правительства Москвы, Минздравсоцразвития России, Московской городской Думы принимается дежурными департамента с последующей передачей в сектор служебной корреспонденции отдела руководителя департамента не позднее 9 часов 30 минут следующего рабочего дня.

При приеме почты проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю отделом руководителя не позднее 3-х рабочих дней с даты получения.

Конверты с поступившими в департамент документами вскрываются в отделе руководителя департамента (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица департамента и содержащих пометку "лично'', а также заявок на участие в конкурсах, аукционах, запросах котировок). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов с указанными в них приложениями и удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.); при обнаружении недостачи или отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

Конверты с заявками на участие в конкурсах, аукционах, с запросами котировок не вскрываются. Представитель организации (физическое лицо) направляется в сектор по организации и проведению конкурсов и аукционов отдела материально-технического обеспечения департамента для выяснения обстоятельств. Конверты с заявками на участие в конкурсах, аукционах, с запросами котировок принимать в канцелярии Департамента здравоохранения запрещено.

Служебные документы и письменные обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются в незапечатанных конвертах, кроме случаев оговоренных выше.

Конверты, в которых документы поступают в канцелярию, скрепляются с документами и сопровождают их на всех этапах рассмотрения (при поступлении документов, связанных с рассмотрением дел в суде, документы регистрируются в специальном журнале с отметкой о наличии конвертов и времени поступления документов в департамент; в другие структурные подразделения такие документы передаются с конвертами под расписку с фиксацией времени передачи).

На служебных документах и письменных обращениях граждан, поступивших в канцелярию до 14 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня. Па корреспонденции, поступившей в канцелярию после 14 часов, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения, а также поступившие из вышестоящих и судебных инстанций, ставится штамп с указанием даты текущего дня.

Сотрудники канцелярии распределяют поступающие документы и направляют их на регистрацию.

Отправка документа адресату производится канцелярией после его регистрации в соответствующем подразделении и проверки канцелярией наличия:

- адреса с индексом (не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти России и Москвы, а также при переписке между департаментом и подведомственными ему структурами);

- исходящего регистрационного номера;

- ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи должностного лица на документе.

В случае неправильного оформления документа сотрудники канцелярии должны вернуть документ исполнителю с указанием ошибки, либо пригласить исполнителя к себе (по документам срочного характера) для ее исправления.

Выдача документов на руки адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения поставленных вопросов. Выдача производится под роспись получателя по разрешению начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, рассматривавшего документ.

6.2. Регистрации документов

Регистрация поступающих в департамент документов проводится централизовано, создаваемых (исходящих) документов - децентрализовано: в подразделениях, их создавших или исполнивших, в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в служебных целях (как создаваемые в департаменте, так и поступающие из других организаций и от граждан), требующие ответа, а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций. Моментом регистрации документа считается время фиксации факта его поступления в департамент путем внесения соответствующих сведений в автоматизированный банк данных с проставлением на документе даты и регистрационного номера.

Запросы о разъяснении положений конкурсной документации и жалобы на действия (бездействие) Департамента здравоохранения, подведомственных ему специализированных организаций, созданных им конкурсной, аукционной или котировочной комиссий в вопросах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд регистрируются и представляются руководству департамента незамедлительно.

Регистрация документов в департаменте осуществляется:

- в отделе руководителя департамента -

а) входящие служебные документы (кроме факсограмм и телефонограмм),

б) исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией -

- подписанные руководителем департамента, его первым заместителем, начальником отдела руководителя департамента, исполнителем которых являлись сотрудники отдела руководителя департамента,

- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых возлагалась на отдел руководителя департамента,

в) письменные обращения граждан (в т.ч. сопровожденные письмами из вышестоящих или сторонних организаций) и связанная с ними корреспонденция;

- в структурных подразделениях департамента -

- исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией, исполнителями которых являлись сотрудники соответствующих подразделений,

- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых возлагалась на соответствующие подразделения.

Поступившая в департамент корреспонденция на иностранном языке направляется адресату без регистрации.

Прием (передача) телефонограмм и факсограмм, адресованных руководителю департамента и его первому заместителю, производится секретарями руководства или дежурными департамента с регистрацией их в специальных журналах и безотлагательной передачей начальнику (заместителю начальника) отдела руководителя департамента, которыми поступившие документы представляются руководству. Дальнейшая работа с телефоно- и факсограммами, адресованными руководителю (первому заместителю руководителя) департамента, строится по резолюциям руководителя (первого заместителя руководителя) департамента.

Документы поступившие руководителю департамента и его заместителям в ходе приема представителей организаций и граждан, по которым принимавшие должностные лица дали поручения (поставили резолюцию), до направления исполнителям подлежат регистрации в отделе руководителя департамента.

Документы, поступившие в департамент по одному и тому же вопросу из одной и той же организации или от одного и того же гражданина (граждан) в течение года, считая от даты их первичной регистрации в департаменте, и если со времени первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а также если первоначальное решение поставленного вопроса не удовлетворило заявителя или организацию, считаются повторными.

Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же гражданина/граждан/) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, повторными не считаются.

Для принятия решения о процедуре исполнения повторных документов должностным лицам департамента вместе с документами направляется информация, содержащаяся в соответствующих базах данных, либо (по запросу) предыдущая переписка (дело). При неудовлетворении заявителем решением вопроса материалы повторного обращения докладываются вышестоящему руководителю.

Документы, определенные к исполнению начальникам структурных подразделений департамента, получаются их делопроизводителями в соответствующих секторах отдела руководителя департамента не реже 4-х раз в течение рабочего дня (10.00 - 10.30, 13.00 - 13.30, 15.30 - 16.00, 17.30 - 17.45). Документы, требующие срочного исполнения, доставляются в структурные подразделения сотрудниками отдела руководителя департамента непосредственно после их регистрации.

Подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в соответствующих базах данных, а также за оперативность представления информации лицам, имеющим право на ее получение.

В секторе служебной корреспонденции фиксируются этапы исполнения поручений руководителя департамента и его первого заместителя (регистрационные номера, начинающиеся с 01-... и 02-...); этапы работ по рассмотрению иных документов фиксируются в соответствующих структурных подразделениях.

7.3. Сроки рассмотрения служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве

Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях руководства департамента, либо в тексте распорядительного документа, протокола совещания, решения коллегии. Сроки определяются календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Срок исполнения истекает:

- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих праздничных дней;

- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней;

- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом. В тех случаях, когда в распорядительном документе Правительства Москвы не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - один год с даты подписания распорядительного документа.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручения по ним исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы (первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы) и составляет один месяц, если в резолюции не установлен иной срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

При исполнении поручений следует иметь в виду:

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения с пометкой "незамедлительно" - и течение одного дня с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "весьма срочно" - в двухдневный срок с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "срочно" - в трехдневный срок с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "оперативно" - в течение десяти дней с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- остальные поручения - в течение месяца с даты подписания резолюции;

- сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях.

Для всех видов письменных обращений граждан - индивидуальных и коллективных, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются не позднее 15 календарных дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней с даты их поступления в департамент.

Когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены руководством департамента, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях срок рассмотрения обращения продлевается на период судебного разбирательства.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с вышеуказанным порядком.

Запросы о разъяснении положений конкурсной документации рассматриваются в течение двух рабочих дней, после чего автору запроса в письменной форме или в форме электронного документа направляются разъяснения положений конкурсной документации (если запрос поступил в департамент не позднее чем за пять дней до дня окончания подачи заявок на участие в конкурсе). В течение одного дня со дня направления разъяснения положений конкурсной документации по запросу участника размещения заказа такое разъяснение должно быть размещено департаментом на официальном сайте с указанием предмета запроса, но без указания участника размещения заказа, от которого поступил запрос; разъяснение положений конкурсной документации не должно изменять ее суть.

Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве, связанные с их депутатской деятельностью, рассматриваются безотлагательно; при необходимости изучения вопросов - в трехдневный срок дается предварительное уведомление инициатору обращения, окончательный ответ направляется в течение 30 дней.

Сроки исполнения парламентских и депутатских запросов:

- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок;

- депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок;

- депутатский запрос депутата Московской городской Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной, установленный Думой, срок;

- депутатский запрос депутата муниципального Собрания - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной, установленный Собранием, срок.

Корректировка срока исполнения поручения производится должностным лицом, его установившим, на основании обращения ответственного исполнителя, представляемого не позднее, чем за 2 дня до истечения срока.

Корректировка сроков исполнения поручений по документам, поступивших от должностных лиц Правительства Москвы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2 настоящего Регламента.