Письмо Управления МНС по г. Москве от 11 мая 2001 г. N 03-12/20870 О привлечении заемных денежных средств учредителей при возникновении на предприятии финансовых затруднений и о порядке бухгалтерского учета и включения в себестоимость денежных средств, выплаченных в качестве компенсации работникам фирмы, оплатившим хозяйственные расходы предприятия за счет собственных средств

Письмо Управления МНС по г. Москве от 11 мая 2001 г. N 03-12/20870

Вопрос: 1. В случае возникновения финансовых затруднений на предприятии правомерно ли привлечение заемных денежных средств учредителей предприятия?

2. Имеют ли право работники фирмы осуществлять хозяйственные расходы предприятия за счет собственных средств, с последующей компенсацией денежных средств из кассы предприятия? В какой момент указанные расходы подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг)?

Ответ: 1. В соответствии со ст. 807 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

Необходимо особо отметить, что в ГК РФ не содержится никаких специальных требований к заимодавцу. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Статьей 809 ГК РФ определено, что если иное не предусмотрено законом или договором займа, заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденному приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56, средства, полученные от заимодавцев в российской (иностранной) валюте, в зависимости от срока действия договора, отражаются с использованием счета 94 "Краткосрочные займы" или счета 95 "Долгосрочные займы".

В Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н и действующего с 1 января 2001 г., для учета заемных средств предусмотрен счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и счет 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам". Аналитический учет по ним должен строиться по каждому банку или другому заимодавцу и каждому полученному организацией кредиту (иному займу).

2. Выдача наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР от 22.09.93 N 40. В пункте 10 указанного Порядка определено, что выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия по расходным кассовым ордерам. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходный ордер, приходная накладная).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н, расходы организации признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Таким образом, после проверки бухгалтером авансового отчета и определения его фактической суммы авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации и принят к учету (до этого на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" должна быть отражена задолженность подотчетного лица). При этом остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, а перерасход (израсходованные собственные средства работника) выдается по расходному кассовому ордеру.

Дополнительно сообщаем, что по вопросам методологии бухгалтерского учета следует обращаться в Министерство финансов Российской Федерации.

Заместитель руководителя Управления государственный советник налоговой службы III ранга

А.А. Глинкин