Приложение 1. Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии Департамента физической культуры и спорта г. Москвы (Москомспорт)

Приложение 1
к распоряжению Москомспорта
от 7 августа 2008 г. N 740

Положение
о постоянно действующей Экспертной комиссии Департамента физической культуры и спорта города Москвы (Москомспорт)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК) создается в Департаменте физической культуры и спорта города Москвы (Москомспорт) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовки к передаче на постоянное хранение документов в Архивный фонд Москвы, включая управленческую, и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности и находящуюся на хранении в Департаменте физической культуры и спорта города Москвы.

1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве Департамента физической культуры и спорта города Москвы. Ее решения вступают в силу после их утверждения заместителем руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы, председателем ЭК. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", распоряжениями Мэра и постановлениями Правительства Москвы, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), нормативно-методическими документами Главархива Москвы, распоряжениями руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы и настоящим Положением.

1.4. Персональный состав ЭК назначается распоряжением руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений под председательством заместителя руководителя.

В состав ЭК в обязательном порядке включаются: лицо ответственное за архив (секретарь комиссии), представители Управления делами. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к хранению в Департаменте физической культуры и спорта города Москвы.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы.

3. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Совместно с Управлением делами и лицами, ответственными за ведение архива, организует и проводит ежегодный отбор документов Департамента физической культуры и спорта города Москвы для дальнейшего их хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией хранения документов в Управлении делами Департамента физической культуры и спорта города Москвы.

3.2. Организует и осуществляет методическое руководство работой по проведению экспертизы ценности и подготовке к последующему хранению документов в Департаменте физической культуры и спорта города Москвы, подготовке и рассмотрению номенклатуры дел Департамента физической культуры и спорта города Москвы.

3.3. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На согласование экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы, а затем на утверждение заместителю руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы:

описи дел постоянного срока хранения управленческой документации;

- положение об архиве и ЭК Департамента физической культуры и спорта города Москвы;

- сводную номенклатуру дел Департамента физической культуры и спорта города Москвы;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК";

- акты об утрате и неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.3.2. На рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы выносятся:

- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- другие вопросы, входящие в компетенцию экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы.

3.3.3. На утверждение заместителю руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы без рассмотрения экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы выносятся:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- графики по подготовке и передаче документов Департамента физической культуры и спорта города Москвы на постоянное хранение в Главархив Москвы.

4. Права экспертной комиссии

При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам, отвечающим за ведение дел в Департаменте физической культуры и спорта города Москвы, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в Управлении делами, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочению и оформлению документов.

4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Департамента физической культуры и спорта города Москвы розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в Главархив Москвы, и предоставления письменного объяснения в случае их утраты.

4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Департамента физической культуры и спорта города Москвы сведения, предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на заседаниях ответственного за архив о качестве оформления документов и формирования дел в подразделениях и подведомственных учреждениях, о ходе и подготовке документов к архивному хранению, о состоянии учета хранения и обеспечения сохранности дел постоянного и временного хранения, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов подразделений Департамента физической культуры и спорта города Москвы, а также представителей Главархива Москвы.

4.6. Информировать руководство Департамента физической культуры и спорта города Москвы по вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Департамент физической культуры и спорта города Москвы в Главархиве Москвы.

5. Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному заместителем руководителя Департамента физической культуры и спорта города Москвы, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Экспертная комиссия Департамента физической культуры и спорта города Москвы осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с Главархивом Москвы).

Протоколы заседания ЭК утверждаются заместителем руководителя Департамента, председателем ЭК.

5.5. ЭК в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК и ответственность за сохранность ее документов возлагается на секретаря комиссии.