Приложение к постановлению Правительства Москвы от 6 февраля 2007 г. N 67-ПП. Регламент подготовки документов в режиме "одного окна" Главным архивным управлением г. Москвы

Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 6 февраля 2007 г. N 67-ПП

Регламент
подготовки документов в режиме "одного окна" Главным архивным управлением города Москвы

1. Общие положения

1.1. Основными целями Главного архивного управления города Москвы по развитию и совершенствованию работы в режиме "одного окна" являются максимальное упрощение для заявителей процедуры получения запрашиваемых документов, сокращение времени, необходимого для подачи соответствующего запроса и получения готового документа, исключение возможности некачественной подготовки запрашиваемых заявителем документов.

Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы Главархива Москвы с заявителями (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями) в режиме "одного окна" на основании постановлений Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна" и от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

1.2. В работе с заявителями Главархив Москвы руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 (в редакции Закона города Москвы от 28 января 2004 г. N 3) "Об Архивном фонде Москвы и архивах", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, постановлением Правительства Москвы от 14 апреля 2009 г. N 289-ПП "Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им организациями".

1.3. В настоящем Регламенте используются следующие основные термины и определения:

Режим "одного окна" - организация работы, позволяющая заявителю получить запрашиваемые им документы, хранящиеся в архивных фондах Главархива Москвы, в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, структурными подразделениями, готовящими данные документы.

Запрашиваемые документы - выдаваемые заявителю документы, оформленные в установленном порядке в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, включенные в Единый реестр документов, подлежащих выдаче заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы в режиме "одного окна", утвержденный постановлением Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке структурного подразделения Главархива Москвы по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме или отсутствующих сведениях в документах.

Отказ в выдаче запрашиваемых документов должен быть мотивирован.

Заявители - физические лица и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в службу "одного окна" Главархива Москвы за получением запрашиваемых документов.

Служба "одного окна" - Центр документационного обслуживания населения Главархива Москвы, являющийся структурным подразделением Главархива Москвы, представленного отделом информационного обеспечения юридических и физических лиц, расположенного по адресам: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80, г. Зеленоград, корп. 622, осуществляющего работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по профилю документов, хранящихся в структурных подразделениях Главархива Москвы (кроме документов профиля организаций потребительского рынка и услуг города Москвы), и отделом справочно-информационной работы, расположенного по адресу: ул. Маршала Бирюзова, д. 7, осуществляющего работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов профиля организаций потребительского рынка и услуг города Москвы.

1.4. В процессе подготовки запрашиваемых документов согласования Главархива Москвы с другими органами исполнительной власти или иными организациями не требуются.

1.5. Выдача запрашиваемых документов осуществляется без взимания платы (кроме архивной копии и информационного письма по генеалогии).

1.6. Подготовка запрашиваемого документа в виде архивной копии и информационного письма по генеалогии на платной основе осуществляется на договорных условиях.

1.7. Сроки исполнения Главархивом Москвы запрашиваемых документов исчисляются в рабочих днях согласно Единому реестру документов, подлежащих выдаче заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы в режиме "одного окна", утвержденному постановлением Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП, и составляют:

- для архивной справки - не более 22 дней;

- для архивной выписки - не более 22 дней;

- для архивной копии - не более 22 дней;

- для информационного письма - не более 22 дней.

В исключительных случаях Главархив Москвы имеет право продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока.

Режим работы службы "одного окна" для заявителей по адресам:

- ул. Профсоюзная, д. 80 и ул. Маршала Бирюзова, д. 7: понедельник - четверг - с 9.00 до 17.00, пятница - с 9.00 до 13.00, суббота - с 9.00 до 13.00 (прием обращений от физических лиц), воскресенье - выходной день;

- г. Зеленоград, корп.622: понедельник, четверг - с 9.00 до 17.00, перерыв на обед - с 12.00 до 12.45, воскресенье - выходной день.

Дополнительно установлены технологические перерывы для работников службы "одного окна", осуществляющих непосредственный прием заявителей. Общая продолжительность таких перерывов для каждого работника службы "одного окна" не превышает 45 минут в течение одного рабочего дня.

2. Порядок работы службы "одного окна" при приеме заявления о подготовке и выдаче документа заявителю

2.1. При обращении в службу "одного окна" Главархива Москвы заявители представляют следующие документы и сведения, имеющие непосредственное к ним отношение и оформленные в установленном настоящим Регламентом порядке:

Физические лица:

- заявление (анкета) установленного образца;

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- другие документы и сведения, представление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги (заверенные печатью организации, подписью руководителя);*

- учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы (заверенные заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем или нотариально заверенные);

- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю;

- другие документы и сведения, представление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

Физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели:

- заявление (анкета) установленного образца или заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги (заверенные печатью организации, подписью руководителя);**

- документы, полученные на основании личного обращения заявителя, или в разрешенных федеральным законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес Главархива Москвы на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю;

- другие документы и сведения, представление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемых документов.

2.2. Запросы, поступающие в службу "одного окна" Главархива Москвы, подразделяются на:

социально-правовой запрос - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

биографический запрос - запрос об установлении сведений, необходимых для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

генеалогический запрос - запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

2.3. Прием запросов о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна" осуществляется специалистами службы "одного окна" Главархива Москвы в день обращения заявителя в службу "одного окна".

Датой регистрации запроса является дата обращения заявителя в службу "одного окна".

2.4. При приеме запросов заявителей о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна" работники службы "одного окна" Главархива Москвы:

- проверяют наличие, состав (комплектность), полноту материалов, представленных заявителем и необходимых для исполнения данного запроса. В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых документов или сведений заявление не принимается;

- объясняют порядок оплаты подготовки архивной копии и информационного письма по генеалогии на платной основе;

- представляют и оформляют документы, определяющие договорные отношения заявителя и Главархива Москвы по подготовке запрашиваемого документа по генеалогии;

- ставят штамп службы "одного окна", дату и подпись работника, принявшего копии документов, на копии заявления (запроса), переданного заявителем в службу "одного окна" Главархива Москвы;

- указывают срок исполнения запроса на копии заявления (запроса) о выдаче запрашиваемых документов;

- оказывают по требованию заявителя необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна", знакомят заявителя с нормативными документами, правовыми актами, регламентирующими работу службы в режиме "одного окна";

- регистрируют принятые материалы в журнале регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей (в бумажной форме) и в электронной учетной базе "Электронная картотека регистрации и контроля выполнения запросов" и выдают заявителю копию заявления (запроса), заверенную подписью работника службы "одного окна", с проставлением штампа службы "одного окна" Главархива Москвы.

2.5. Основаниями отказа заявителю в приеме заявления на выдачу запрашиваемого документа являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов в режиме "одного окна", подготовка и выдача которых не соответствуют профилю или направлению деятельности Главархива Москвы;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим Регламентом;

- отсутствие у заявителя сведений, позволяющих осуществить поиск запрашиваемого документа;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения, а также утративших юридическую силу документов;

- отказ заявителя оплатить услуги Главархива Москвы по подготовке архивной копии и информационного письма по генеалогии, выполняемые на платной основе;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

При личном обращении по требованию заявителя отказ в приеме документов в службе "одного окна" Главархива Москвы оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения. При обращении заявителя по почте мотивированный отказ оформляется в течение 3 дней и направляется по почте заявителю. Иные основания отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными и могут быть обжалованы заявителем у начальника Главархива Москвы, осуществляющего координацию работы службы "одного окна", либо в суде.

2.6. Без взимания платы. Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов в режиме "одного окна":

- по социально-правовым запросам;

- по тематическим и биографическим запросам.

2.7. На платной основе. Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов в режиме "одного окна":

- по генеалогическим запросам.

Стоимость услуг по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов по генеалогии в режиме "одного окна" установлена приказами Главархива Москвы от 21 апреля 2009 г. N 155 "Об изменении порядка выдачи документов Главархивом Москвы", от 24 апреля 2009 г. N 162 "Об отмене авансовых платежей при приеме запросов от юридических и физических лиц по документам центральных архивов Москвы", от 28 апреля 2009 г. N 167 "Об утверждении цен на платные услуги по исполнению генеалогических запросов от организаций и граждан".

При расчете суммы оплаты за предоставление Главархивом Москвы услуг по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по генеалогии в режиме "одного окна" учитываются социальные льготы, распространяющиеся на инвалидов Великой Отечественной войны, инвалидов иных боевых действий, инвалидов I, II и III групп. Подтверждение льготного статуса осуществляется заявителем путем предъявления оригинала документа, дающего право на льготы.

Оплата работ (услуг) по подготовке запрашиваемых документов по генеалогии, осуществляемой на платной основе, производится заявителем на счет Главархива Москвы, открытый в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

После исполнения запроса заявителя по генеалогии специалист службы "одного окна" Главархива Москвы предъявляет заявителю счет на оплату работ (услуг) по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов по генеалогии в режиме "одного окна".

Информация о стоимости услуг по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов по генеалогии в режиме "одного окна", условиях и порядке оплаты доводится до заявителей специалистами службы "одного окна" Главархива Москвы.

Заявитель подтверждает факт ознакомления с условиями и порядком оплаты услуг Главархива Москвы по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по генеалогии путем проставления личной подписи на бланке заявления (запроса).

3. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке запрашиваемого документа для заявителя

3.1. Работники службы "одного окна" Главархива Москвы осуществляют передачу запросов заявителей непосредственно руководителю структурного подразделения под роспись и согласно профилю хранящихся в структурном подразделении документов по реестру вместе с карточкой регистрации и учета исполнения запроса и комплектом документов: в структурные подразделения, расположенные по адресу: ул. Профсоюзная, д. 80, и в структурные подразделения, расположенные по другим адресам в административных округах города Москвы, куда передача запросов осуществляется курьерским способом работником структурного подразделения и путем передачи в электронном виде.

Срок передачи запросов в структурные подразделения - 1 день с момента их регистрации.

Ответственность за соблюдение внутреннего порядка работы службы "одного окна" возложена на руководителя службы "одного окна". Контроль за организацией работы службы "одного окна" осуществляется отделом организации использования архивных документов Главархива Москвы.

3.2. Руководитель структурного подразделения рассматривает поступившие запросы, распределяет их (письменно) среди работников (исполнителей запросов), изучающих содержание запросов, осуществляют поиск необходимого номера архивного дела по научно-справочному аппарату, оформляют требование-заказ и передают его работнику соответствующего архивохранилища, где находятся запрашиваемые дела. Работник архивохранилища осуществляет поиск запрашиваемых дел, фиксирует в книге учета и выдачи документов из архивохранилища и выдает дела исполнителю запроса. Исполнитель запроса осуществляет непосредственный поиск запрашиваемых заявителем документов. После обнаружения (или отсутствия) запрашиваемой информации исполнитель запроса готовит ответ на бланке архива по форме, соответствующей виду выдаваемого Главархивом Москвы документа (срок - 18 дней).

Ответственность за качество подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя структурного подразделения и руководителя службы "одного окна". Общий контроль за работой по подготовке запрашиваемого документа осуществляется отделом организации использования архивных документов Главархива Москвы.

3.3. Подготовленный ответ исполнителем запроса передается вместе с реестром подготовленных запрашиваемых документов и заполненными карточками регист