Приказ начальника Управления по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы от 18 февраля 2008 г. N 16 "Об утверждении Инструкции"

В целях обеспечения эффективной работы сотрудников аппарата мировых судей города Москвы, соблюдения единых требований к порядку отбора, хранения и сдачи документов в архив мирового судьи приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 марта 2008 года Инструкцию о порядке отбора, хранения и сдачи документов в архив мирового судьи города Москвы (далее - Инструкция) (прилагается).

2. Отделу материально-технического обеспечения в установленном порядке организовать:

2.1. Изготовление Инструкции и всех приложений к ней.

2.2. Обеспечение каждого судебного участка мирового судьи двумя экземплярами Инструкции.

2.3. Введение Инструкции в ПК "Мировой судья" и в информационно-правовые программы "Гарант" и "КoнcультaнтПлюc".

2.4. Утилизацию дел (нарядов), находящихся в архиве мирового судьи, выделенных к уничтожению.

2.5. Изготовление для мировых судей штампов "Постоянно", "Копия верна".

3. Организационно-аналитическому отделу совместно с отделом государственной службы и кадров обеспечить необходимую методическую и практическую помощь сотрудникам аппарата мировых судей в изучении и применении на практике Инструкции.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления С.И. Мерненко.

Начальник Управления

В.Н. Волохов

Инструкция
о порядке отбора, хранения и сдачи документов в архив мирового судьи города Москвы
(утверждена приказом начальника Управления по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы от 18 февраля 2008 г. N 16)

введена с 01.03.08

1. Общие положения

1.1. Упорядочение работы архива мирового судьи, своевременное и квалифицированное формирование нарядов и оформление судебных дел, обеспечение долговременной сохранности всех документов является одной из важных задач в работе мирового судьи и аппарата судебных участков.

Правильно организованная работа, установление единого порядка своевременного и квалифицированного отбора дел (нарядов) для постоянного хранения, передачи документов, надлежащее хранение дел (нарядов) в архиве судебного участка, выделение их к уничтожению, а также в государственные архивы является необходимой предпосылкой для оперативного получения достоверной информации о деятельности судебного участка.

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г., Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, другими нормативно-правовыми документами в области архивного дела.

2. Оформление судебных дел и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья.

2.1.1. Мировой судья проверяет все производство по делу, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи.

2.2. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.

2.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив судебного участка, заведующий канцелярией в судебном участке мирового судьи (далее заведующий канцелярией) должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1). В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

2.4. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.5. Если дело (наряд), было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда).

2.6. Заведующий канцелярией обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащее сдаче в архив, обращая внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим:

2.6.1. В части основного наказания основаниями для списания дела в архив являются:

- в отношении лиц, осужденных к лишению свободы, - после получения уведомления мировым судьей из учреждения, где содержится под стражей подсудимый, копии приговора (постановления) распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления). Если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора находилось на свободе, мировой судья контролирует поступление сообщения органа внутренних дел о взятии лица под стражу и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- в отношении лиц, осужденных к исправительным работам, к обязательным работам, к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, а также осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - после получения из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению (по форме, указанной в Инструкции о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Минюста России от 12.04.2005 N 38);

- в отношении лиц, осужденных к наказанию в виде ограничения свободы - после получения мировым судьей от исправительного центра уведомления о получении копии приговора, а также распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления, определения);

- в отношении лиц, осужденных к наказанию в виде ареста - после получения мировым судьей из арестного дома распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления);

- в отношении лиц, осужденных к штрафу - после получения уведомления из соответствующего подразделения судебных приставов-исполнителей копии приговора (постановления), а также распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления, определения);

- в случае решения о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - после получения из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению;

- в случае принятия решения о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия - после получения мировым судьей из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел сообщения о принятии постановления к исполнению;

- в отношении лица применена принудительная мера воспитательного воздействия - предупреждение - при вступлении вынесенного постановления в законную силу;

- в случае объявления мировым судьей розыска лица, скрывшегося от отбывания наказания после вынесения приговора, контроль осуществляется до реального приведения приговора в исполнение.

2.6.2. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела в архив мирового судьи являются:

- в случае назначения наказания в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - основания, указанные в п. 2.7 настоящей Инструкции;

- в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - основания, указанные в п. 2.7 настоящей Инструкции;

- в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе.

2.6.3. При постановлении в процессе исполнения приговора акта о помиловании он считается исполненным после получения мировым судьей сообщений от органов, ведающих исполнением наказания, о прекращении осужденным отбывания основного и дополнительных наказаний либо принятия к исполнению акта помилования в части снижения неотбытого срока наказания или замены его более мягким видом наказания, а в случае освобождения осужденного от обязанностей дальнейшего возмещения причиненного преступлением ущерба - после возвращения на судебный участок исполнительных документов, выданных для производства взысканий. Дело считается подлежащим сдаче в архив после доклада соответствующему высшему органу власти об исполнении акта помилования.

2.6.4. По уголовному делу, рассмотренному по существу с вынесением определения или постановления о применении судом принудительных мер медицинского характера к лицу, совершившему общественно опасное деяние в состоянии невменяемости, основанием для сдачи дела в архив мирового судьи является получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение.

2.6.5. Уголовное дело подлежит сдаче в архив в случае вынесения оправдательного приговора (пп. 2, п. 2 ст. 302 УПК РФ) при вступлении приговора в законную силу по многоэпизодным или групповым делам, когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого к совершению преступления (преступлений) - после направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.6.6. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив мирового судьи является наличие в деле уведомления о поступлении копии вступившего в законную силу постановления мирового судьи, рассмотревшего материал в случаях:

- изменения условий содержания в местах лишения свободы - в исправительное учреждение по месту фактического отбывания наказания;

- условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей, - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания осужденной;

- освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания осужденным, а также в орган здравоохранения - об установлении над ним попечительства в соответствии с постановлением суда;

- замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке статьи 80 УК Российской Федерации - в исправительное учреждение по месту первоначального отбывания наказания, в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного;

- отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК Российской Федерации, отмены отсрочки отбывания наказания, направления осужденной для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК Российской Федерации, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке статьи 50 УК Российской Федерации - в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.

Если постановлением мирового судьи отказано в удовлетворении ходатайства, копия данного постановления направляется или вручается лицу, возбудившему соответствующее ходатайство. По истечении срока, установленного действующим законодательством на обжалование указанного постановления, и при непоступлении в этот срок жалобы или представления материал оформляется для сдачи его в архив.

2.6.7. В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению, а материал подлежит списанию в архив:

- в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;

- во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.

2.6.8. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

2.6.9. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.6.10. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.

2.6.11. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив при наличии в материалах административного дела уведомления о поступлении копии постановления судьи о назначении данного вида наказания:

- при назначении ареста - в специальный приемник органов внутренних дел;

- при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - в орган (должностному лицу), полномочному изымать у правонарушителя документ, которым предоставлено специальное право;

- при применении штрафа и взыскании материального ущерба - судебному приставу - исполнителю;

- при конфискации или возмездном изъятии вещи, явившейся орудием совершения или предмета административного правонарушения - судебному приставу - исполнителю;

- при конфискации или возмездном изъятии вещи, явившейся орудием совершения или предмета административного правонарушения - судебному приставу - исполнителю;

- при возмездном изъятии или конфискации оружия и боевых припасов - в орган внутренних дел;

- при наложении взыскания в виде предупреждения - по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

2.7. Полное оформление судебных дел и других документов должно производиться в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.

2.8. Подготовка дел, подлежащих постоянному и временному хранению, предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

- нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

- составление внутренней описи документов (приложение 1);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и д.р.).

На обложках уголовных и гражданских дел, подлежащих постоянному и временному хранению, записывается:

- наименование судебного участка мирового судьи;

- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления).

Примеры:

- дело N 1-125/2007 по обвинению Маркова Петра Ивановича в совершении преступления, предусмотренного ст. 157 ч. 1 УК РФ;

- дело N 2-350/год по иску Леоновой Марии Сергеевны к Леонову Андрею Петровичу о разделе имущества.

На обложке дел об административном правонарушении подлежащих постоянному и временному хранению, записывается:

- наименование судебного участка мирового судьи;

- фамилия, имя, отчество лица в отношении которого заведено производство по делу с указанием статьи кодексов Российской Федерации (КРФоАП, Таможенный кодекс, НПА РФ, НПА субъектов).

2.9. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами четким почерком.

3. Экспертиза ценности документов

3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделению к уничтожению в соответствии с нормативными документами.

3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

3.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия на судебных участках мировых судей.

3.5. Экспертная комиссия на судебном участке создается приказом мирового судьи в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, членами комиссии: помощник судьи, заведующий канцелярией (секретарь комиссии). В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя районного суда. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя районного суда в области архивного дела должно приниматься мировым судьей по согласованию с председателем районного суда.

3.6. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - судебных дел (нарядов), документов общего делопроизводства;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

- выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение мировым судьей;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);

- принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

3.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

3.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается секретарем комиссии и утверждается мировым судьей.

3.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение председателя районного суда и согласование Главного архивного управления города Москвы.

3.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссией, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

4. Подготовка и оформление нарядов и дел общего делопроизводства к последующему хранению в государственные архивы

4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производит заведующий канцелярией.

4.2 Заведующий канцелярией мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

4.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.

4.4. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

4.5. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.6. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.8 Инструкции.

4.7. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

4.8. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

4.9. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.10. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

4.11. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив заведующим канцелярией, при этом листы нумеруются, а на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись.

4.12. На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.13. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек заведующий канцелярией проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

4.14. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

4.15. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

4.16. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не сдаются.

5. Порядок нумерации листов

5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, (сплошной) нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором.

5.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

5.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

5.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

5.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

5.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

5.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

5.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

5.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).

5.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

5.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).

5.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

5.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

5.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).

5.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

5.17. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в.

Заведующий канцелярией
в судебном участке N 
Т.А. Смирнова
15.04.2007

6. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

6.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 1 июня 2007 г. N 70. Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

6.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с председателем районного суда и Главным архивным управлением города Москвы.

6.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 г.

7. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения, дела общего делопроизводства

7.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

7.2. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).

7.3. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства в уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела к каждой описи составляется историческая справка-предисловие, в котором излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка - предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив.

7.4. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный архив.

7.5. Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией, после чего, в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа в четырех экземплярах. После утверждения годового раздела мировым судьей и экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются у мирового судьи (приложение 4).

7.6. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства постоянного и временного срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 5).

7.7. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

- каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- каждая опись ведется с единой, (сплошной) нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;

- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

- при заполнении графы "Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

- графа "Заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

- если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

7.8. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например "О злостном уклонении от уплаты алиментов", то за первой записью вида преступления следует делать запись "То же".

7.9. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей.

7.10. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

7.11. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

8. Порядок представления описи на утверждение

8.1. Годовые разделы описей на дела (наряды), дела общего делопроизводства, подлежащие передаче в архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии, в состав которой включен председатель районного суда, не позднее чем через 2 года после окончания дела (наряда) производством.

Пример: годовые разделы описей на дела (наряды), дела общего делопроизводства, оконченные производством в 2005 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела не позднее 2008 года.

8.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

8.3. Описи на дела (наряды), дела общего делопроизводства постоянного хранения составляются в трех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся у заведующего канцелярией в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.

8.4. На экземпляре описи, который хранится в архиве мирового судьи, ставится штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

8.5. После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный сводной номенклатурой дел.

9. Передача дел (нарядов) и других документов в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования

9.1. Документы временного хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.

9.2. По истечении срока хранения, предусмотренного Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 01 июня 2007 г. N 70, или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 6).

9.3. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды) передаются в архив по описям.

9.4. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).

9.5. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждается мировым судьей (приложение 14).

9.6. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.

9.7. Поступившие в архив дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

9.8. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.

9.9. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.

9.10. Из архива мирового судьи дела (наряды) выдаются для служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.

9.11. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 12), где указываются: номер дела (наряда), наименование дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, расписка в получении дела и дата возвращения дела (наряда), примечание, при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

10. Отбор документов и оформление их на уничтожение

10.1. Находящиеся в архиве мирового судьи дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет ответственный работник аппарата мирового судьи.

10.2. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 6) и производится только после составления описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

10.3. Акты мирового судьи о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 7), согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного органа описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.4. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

10.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

10.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;

- в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений.

10.7. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии мирового судьи.

10.8. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом (приложение 6).

10.9. Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении документов с указанием даты составления акта.

10.10. Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

10.11. Дела (наряды) общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на пункт утилизации, установленный Управлением по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы (приложение 6).

10.12. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов и вес бумажной макулатуры.

10.13. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

10.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

11. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив

11.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

- дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи;

- судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи.

Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем архивного учреждения работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.

11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.

11.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).

11.5. Сдатчик (ответственный работник аппарата мирового судьи) и приемщик (уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в уполномоченном органе исполнительной власти в области архивного дела. Второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи после его оформления.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих документов.

11.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи.

11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 11).

11.9. Перевозку дел (нарядов) в уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела организует мировой судья при непосредственном участии Управления по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы, на который возлагаются задачи технического и организационного обеспечения перевозки дел (нарядов) в архив.

12. Учет документов в архиве мирового судьи

12.1. Учет документов в архиве мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

12.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

12.3. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются:

- паспорт архива (приложение 9);

- сводная номенклатура дел (нарядов) суда;

- описи дел (нарядов) постоянного хранения;

- книга учета поступления и выбытия документов;

- книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

- акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

- акты приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации или муниципальный архив;

- акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

12.4. Дела (наряды) учитываются по описям.

Вспомогательными учетными документами являются:

- книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;

- книги учета дел (нарядов) временного хранения.

12.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

12.6. Описи дел (нарядов) постоянного и временного хранения нумеруются отдельно.

12.7. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного хранения.

12.8. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

12.9. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив субъекта Российской Федерации или муниципальный архив паспорт архива (приложение 9) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

13. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве мирового судьи

13.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией судебного участка, назначаемой мировым судьей производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). Ежеквартально сотрудники аппарата под контролем мировых судей обязаны проводить сверку дел и до 5 числа следующего за отчетным периодом месяца направлять в Управление по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы сведения о проведенной сверке за подписью мирового судьи. В случае необходимости по согласованию с мировым судьей Управлением по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы формируется комиссия для проведения проверки наличия дел находящихся в архиве.

13.2. В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 8).

13.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве мирового судьи:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива.

Результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье.

13.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

- вносить в опись неучтенные дела;

- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

13.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).

13.6. В этих целях рекомендуется:

- изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи;

- проверить находящиеся рядом дела (наряды);

- изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.

13.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их отсутствии с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее мировым судьей, необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 11).

13.8. При обнаружении неисправимых повреждений дел (нарядов) также составляется акт (приложение 10).

13.9. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов.

13.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

13.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела.

14. Научно-справочный аппарат

14.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.

14.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

- учетная документация;

- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства;

- исторические справки и дополнения к ним.

15. Организация использования документов архива

15.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива мирового судьи:

- выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

- направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

- информирует мирового судью о составе и содержании документов;

- выдает выписки из архивных документов.

15.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

15.3. Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, воинских и удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдача копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц аналогичен порядку, предусмотренному для районных судов (п. 11.14, 12.4, 12.5 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. N 36).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п. 11.13 Инструкции, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. N 36"

Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам - с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

15.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

15.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

15.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи.

15.7. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

15.8. Лица, перечисленные в п. 15.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу заведующим канцелярией и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.

15.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

15.10. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

15.11. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

16. Оборудование помещения архива мирового судьи, режим его работы

16.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.

16.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

16.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.

16.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

16.5. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

16.6. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены компьютерной и множительной техникой, а также, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

16.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

16.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

16.9. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

16.10. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см.

В случае использования архивных помещений двумя и более судебными участками, дела хранятся в опечатанных шкафах.

16.11. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

16.12. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

16.13. В помещении архива категорически запрещается курение.

16.14. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

16.15. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

16.16. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

16.17. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

16.18. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и даты документов, размещенных на каждой полке.

16.19. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

Приложение 1
к Инструкции
приказ N _____ от __________ 2008 г.

      Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде)

                    N _____ за ______________ год

N п/п	Наименование и краткое содержание документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов в деле (наряде)	Примечание

     Итого ___________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

     Количество описи _________________________________ листов внутренней

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела (наряда)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение 2
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                Лист-заверитель дела (наряда) N _____

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________________

_________________________________________________________________________

                                (листа(ов),

     в том числе

     литерные листы _____________________________________________________

     пропущенные номера листов __________________________________________

     внутренней описи ___________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение 3
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Фонд N _________                                                Утверждаю

Опись N ________                                            Мировой судья

постоянного хранения за ______ год             судебного участка N ______

______________    ______________________________   ______________________

   подпись              Расшифровка подписи                   Дата

                  Опись N _______ дел постоянного хранения

N п/п	Индекс дела	Заголовки дела (тома, части)	Дата поступления дела	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                          (цифрами и прописью)

с N ________________ по N __________________, в том числе литерные номера

___________________________, пропущенные номера _________________________

__________________________    _____________   ___________________________

  Наименование должности          Подпись          Расшифровка подписи

    составителя описи

Работник аппарата мирового судьи,

ответственный за архив             ___________    _______________________

                                     Подпись        Расшифровка подписи

________________________

          Дата

Согласовано                                                    Утверждено

протокол (ЭК) судебного участка         протокол ЭПК архивного учреждения

от _________________ N ________         от ___________________ N ________

Приложение 4
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Фонд N _________                                                Утверждаю

Опись N ________                                            Мировой судья

дел по личному составу за ______ год           судебного участка N ______

______________    ______________________________   ______________________

   подпись              Расшифровка подписи                   Дата

                   Название раздела дел постоянного хранения

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата поступления дела	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                          (цифрами и прописью)

с N __________ по N _____________, в том числе

     литерные номера ___________________________________________________,

     пропущенные номера _________________________________________________

__________________________    _____________   ___________________________

  Наименование должности          Подпись          Расшифровка подписи

    составителя описи

________________________

          Дата

Согласовано                                                    Утверждено

Протокол                                                         Протокол

экспертной комиссии                        экспертно-проверочной комиссии

судебного участка                                    архивного учреждения

от ____________ N ________                 от ________________ N ________

Приложение 5
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Фонд N _________                                                Утверждаю

Опись N ________                                            Мировой судья

дел (нарядов) временного                       судебного участка N ______

(свыше 10 лет) хранения

за ______ год

______________    ______________________________   ______________________

   подпись              Расшифровка подписи                   Дата

Название раздела ________________________________________________________

                      название раздела (структурного подразделения)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата поступления дела (наряда)	Срок хранения дела (наряда, тома, части)	Количество листов в деле (наряде, томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                           (цифрами и прописью)

с N __________ по N _____________, в том числе

     литерные номера ___________________________________________________,

     пропущенные номера _________________________________________________

__________________________    _____________   ___________________________

  Наименование должности          Подпись          Расшифровка подписи

    составителя описи

Ответственный за ведение архива  _____________   ________________________

                                    подпись         Расшифровка подписи

________________________

          Дата

Согласовано

Протокол

экспертной комиссии

судебного участка

от ____________ N ________

Приложение 6
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Наименование судебного участка                                  Утверждаю

Акт _____________ N __________                              Мировой судья

______________________________                          судебного участка

     (место составления)

______________    ______________________________   ______________________

   подпись              Расшифровка подписи                   Дата

                                  Акт

     о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                       с указанием сроков их хранения)

отобраны  к   уничтожению как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы ______________________________

                                                 (название суда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата поступления дела	Номера описей (номенклатур) за _______ год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номера дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (наряда, тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ дел за ____________________________________ годы

                                       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией ___________________

_________________________________________________________________________

                   (наименование архивного учреждения)

(протокол от __________________ N _________)

____________________________   ____________   ___________________________

Наименование должности лица,     Подпись          Расшифровка подписи

  проводившего экспертизу

   ценности документов

________________________

          Дата

Согласовано

(Протокол экспертной комиссии) от ____________________ N _______________)

Одобрено

Протокол экспертной комиссии судебного участка ________________ N _______

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

весом ________ кг сданы в _______________________________________________

                                   (наименование организации)

_________________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

____________________________   ____________   ___________________________

    Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

работника аппарата мирового

 судьи, сдавшего документы

     Изменения в учетные документы внесены

____________________________   ____________   ___________________________

    Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

работника аппарата мирового

   судьи, ответственный за

 архив, внесшего изменения

    в учетные документы

________________________

          Дата

Приложение 7
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Утверждено                                                     Утверждено

Мировой судья                                                Председатель

судебного участка                                          районного суда

__________  _____________________       __________  _____________________

  Подпись    Расшифровка подписи          Подпись    Расшифровка подписи

_____________                         ____________

    Дата       Гербовая печать            Дата         Гербовая печать

               мирового судьи                     государственного архива

                    Акт _______________ N _________

                      __________________________

                         (место составления)

              Приема-передачи документов на постоянное хранение

     В связи с __________________________________________________________

                       (истечением срока хранения документов)

_________________________________________________________________________

                         (название суда)

передает в ______________________________________________________________

                     (наименование государственного архива)

принимает на постоянное хранение документы за _____________ годы

N п/п	Название, номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во дел (ед.хр.)	Кол-во копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого принято _______________________ ед. хр. (в том числе страховых

                     (цифрами и прописью)

копий)

     В архиве  ______________________________________

Передачу произвели:                                      Прием произвели:

____________________________                 ____________________________

  Наименование должностных                     Наименование должностных

лиц, производивших передачу                    лиц, производивших прием

__________  _____________________       __________  _____________________

  Подпись    Расшифровка подписи          Подпись    Расшифровка подписи

____________________                                 ____________________

       Дата                                                  Дата

Приложение 8
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                 ___________________________________

                      (наименование организации)

                 ___________________________________

                         (название архива)

Акт ______________ N ________                                   Утверждаю

                                                            Мировой судья

                                                        судебного участка

_____________________________

    (место составления)

     проверки, наличия                 ___________  _____________________

      и состояния дел                   (подпись)   (расшифровка подписи)

                                                 Дата ___________________

_____________________________

 (постоянного, временного

хранения, по личному составу)

Фонд N _________

     Основание __________________________________________________________

                     (плановая проверка, перемещения документов,

______________________________

 стихийное бедствие и т.д.)

     Составлен комиссией:

     Председатель комиссии ______________________________________________

                             (наименование должности, фамилия, инициалы)

     Члены комиссии: ____________________________________________________

                         (наименование должностей, фамилии, инициалы)

     Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

     Проверкой установлено:

     1. Всего числится по описям: __________________________________ дел,

                                        (цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной

комиссией архивного учреждения, ____________________________________ дел.

                                         (цифрами и прописью)

     2. Всего не оказалось в наличии _______________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

     3. Имеют литерные номера:

     3.1. Неучтенных в итоговых записях описей _____________________ дел,

                                                (цифрами и прописью)

     4. Пропущено номеров:

     4.1. Неучтенных в итоговых записях описей ______________________ дел

                                                (цифрами и прописью)

     5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам _________

                                                                (цифрами

_________________________________ дел

         и прописью)

     6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _______

                                                                 (цифрами

_________________________________ дел

        и прописью)

     7. Имеется не включенных в описи _______________________________ дел

                                          (цифрами и прописью)

     8. Всего по  данному  фонду  (включенных  и  невключенных  в  описи)

имеется в наличии __________________________________________________ дел,

                                 (цифрами и прописью)

из них:

     8.1. Требующих дезинфекции _____________________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

     8.2. Требующих дезинсекции _____________________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

     8.3. Требующих реставрации _____________________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

     8.4. Требующих переплета и подшивки ____________________________ дел

                                              (цифрами и прописью)

     8.5. Требующих восстановления затухающих текстов ___________________

                                                           (цифрами

___________________________ дел

        и прописью)

     8.6. Неисправимо поврежденных __________________________________ дел

                                           (цифрами и прописью)

     8.7. Требующих технической обработки ___________________________ дел

                                             (цифрами и прописью)

     8.8. Выдано во временное пользование ___________________________ дел

                                              (цифрами и прописью)

     9. Общая характеристика состояния  и  условий  хранения  документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

     Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ______).

     Проверку проводили:

____________________________   ____________   ___________________________

  (наименование должности)      (подпись)        (расшифровка подписи)

____________________________   ____________   ___________________________

  (наименование должности)      (подпись)        (расшифровка подписи)

____________________________   ____________   ___________________________

  (наименование должности)      (подпись)        (расшифровка подписи)

____________________________

          Дата

Приложение 9
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                                 Паспорт

          архива мирового судьи на ________________ 20___ года

                                   (указать период)

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. метров)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения			Хранится сверх- установленного срока	Образуется в год дел
					всего	крайние даты
			Начальная	конечная		Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201

Код строки	Количество штатных работников
301

"___" ____________ 20___ года.

Мировой судья

судебного участка ________________

                     (подпись)

__________________________________

  Фамилия и телефон исполнителя

     Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

     хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

     отопление: центральное, печное, отсутствует;

     стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;

     шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;

     сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

     читальный зал: есть, нет;

     температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Приложение 10
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                              Форма акта

               о неисправимых повреждениях документов

Наименование                                                    Утверждаю

судебного участка                                           Мировой судья

мирового судьи                                          судебного участка

Акт _____________ N ________

_____________________________          ___________  _____________________

    (место составления)                 (подпись)   (расшифровка подписи)

                                                    _____________________

О неисправимых повреждениях                                Дата

документов

                                       Фонд N ___________________________

                                                  (название фонда)

     В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

     Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________ ед.хр.

                                               (цифрами и прописью)

     Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_______________________________   _________   ___________________________

     Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

_______________________

         Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Протокол                                                         Протокол

экспертно-проверочной комиссии                        экспертной комиссии

архивного учреждения                                    судебного участка

от ____________ N ________                 от ________________ N ________

     Изменения в учетные документы архива внесены

_______________________________   _________   ___________________________

     Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

 работника, внесшего изменения

      в учетные документы

_______________________

         Дата

Приложение 11
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                              Форма акта

            об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан

Наименование                                                    Утверждаю

судебного участка                                           Мировой судья

мирового судьи                                          судебного участка

Акт _____________ N ________

_____________________________          ___________  _____________________

    (место составления)                 (подпись)   (расшифровка подписи)

                                                    _____________________

Об утрате документов,                                       Дата

розыск которых исчерпан

                                       Фонд N ___________________________

                                                  (название фонда)

     В результате ________________________________ установлено отсутствие

в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по

розыску  дел  положительных  результатов  не  дали  в связи с чем считаем

возможным снять с учета

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

     Итого ______________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

     Содержание  утраченных  материалов  может  быть  частично восполнено

следующими ед. хр.: _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

                 (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

_______________________________   _________   ___________________________

     Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

  Работника аппарата мирового

судьи, ответственного за архив

_______________________

         Дата

Согласовано                                                   Согласовано

Протокол                                                         Протокол

экспертно-проверочной комиссии                        экспертной комиссии

архивного учреждения                                    судебного участка

от ____________ N ________                 от ________________ N ________

     Изменения в учетные документы архива внесены

_______________________________   _________   ___________________________

      Руководитель архива          Подпись        Расшифровка подписи

 (лицо, ответственное за учет)

_______________________

        Дата

Приложение 12
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

                 Журнал выдачи дел (нарядов) N ______

Начата ___________________

Окончена _________________

         Форма титульного листа книги выдачи дел (нарядов)

N п/п	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Расписка в получении	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     Итого в ______ году выдано из хранилища N ___________________ ед.хр.

                                              (цифрами и прописью)

_______________________________   _________   ___________________________

     Наименование должности        Подпись          Расшифровка подписи

      работника аппарата

       мирового судьи,

составившего итоговую запись

_______________________

        Дата

Приложение 13
к Инструкции
приказ N _____ от ___________ 2008 г.

Наименование судебного участка мирового судьи

Журнал регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8