Приложение. Регламент Комитета по архитектуре и градостроительству г. Москвы

Приложение
к распоряжению Комитета
по архитектуре и градостроительству г. Москвы
от 7 августа 2008 г. N 156

Регламент
Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвы

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвы (далее - Москомархитектура).

1.2. Регламент разработан в соответствии Регламентом Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года N 112-ПП (пункты 1.5 и 6.5).

1.3. Основные термины и понятия применяемые в настоящем регламенте, указаны в приложении 1.

1.4. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности председателя Москомархитектуры, его заместителей и руководителей структурных подразделений определены Положением о Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 01.10.2005 N 850-ПП.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного постановления следует читать как "01.11.2005"

См. Положение о Комитете по архитектуре и градостроительству г. Москвы, утвержденное постановлением Правительства Москвы от 7 ноября 2012 г. N 633-ПП

1.5. В перечень информационных ресурсов Москомархитектуры входят:

- распорядительные и служебные документы, подписанные председателем Москомархитектуры, его первыми заместителями и заместителями, руководителями структурных подразделений, на бумажных носителях;

- компьютерные базы данных.

1.6. Информационные ресурсы Москомархитектуры по доступу подразделяются на три категории:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие конфиденциальную информацию;

- ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне.

К категории открытой информации относятся сведения, содержащиеся в документах и базах данных Правительства и затрагивающие права, свободы и обязанности граждан.

К категории конфиденциальной информации относятся сведения, составляющие коммерческую и служебную тайны, а также персональные данные о сотрудниках, сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленные гражданскими служащими тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.

В органах исполнительной власти для обозначения степени конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую и служебные тайны, персональные данные, объединенных понятием "служебная информация ограниченного распространения", применяется реквизит "Для служебного пользования".

Степень секретности документов, составленных на основе материалов (выписки, сводные отчеты, заключения и т.д.), в том числе поступивших из других организаций и учреждений, определяется степенью секретности сведений исходных материалов, а также Указом Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30.11.95 N 1203.

1.7. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы и обязательны для всех государственных гражданских служащих и других сотрудников Москомархитектуры.

1.8. Ведение секретного делопроизводства осуществляет первый отдел - подразделение по защите государственной тайны в Москомархитектуре.

1.9. Несоблюдение требований настоящего Регламента государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками Москомархитектуры влечет их дисциплинарную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными актами города Москвы и Москомархитектуры.

2. Организация работы Москомархитектуры

2.1. Организационная структура Москомархитектуры

2.1.1. Москомархитектура входит в структуру государственных органов исполнительной власти города Москвы в соответствии с указом Мэра Москвы от 19 июля 2007 г. N 44-УМ "Об органах исполнительной власти города Москвы", является органом исполнительной власти города Москвы, уполномоченным в области градостроительной и архитектурной деятельности.

2.1.2. Москомархитектура выполняет в пределах своих полномочий исполнительно-распорядительные, координационные и иные функции государственного управления и регулирования в области градостроительной и архитектурной деятельности в городе Москве в соответствии с Положением о Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 1 ноября 2005 г. N 850-ПП.

2.1.3. Структура Москомархитектуры утверждается председателем Москомархитектуры и включает функциональные, отраслевые и территориальные структурные подразделения - управления и самостоятельные отделы.

2.1.4. При Москомархитектуре и ее должностных лицах могут создаваться совещательные, консультативные, экспертные и иные органы (советы, комиссии, рабочие группы), включающие специалистов в области градостроительства, архитектуры и смежных с ними видов прфессиональной# деятельности, а также представителей объединений граждан. Численный и персональный состав, Положения об этих органах утверждаются в соответствии с действующим законодательством.

2.1.5. При Москомархитектуре создается Архитектурный совет города Москвы, осуществляющий коллегиальное профессиональное рассмотрение архитектурных решений в области градостроительного, архитектурно-строительного, ландшафтного и садово-паркового проектирования, проектирования объектов комплексного благоустройства территории. Положение об Архитектурном совете города Москвы утверждает Мэр Москвы.

2.2. Планирование работы Москомархитектуры

2.2.1. Москомархитектура организует свою работу на основе планов, заданий, поручений Правительства Москвы, городских долгосрочных, среднесрочных, годовых программ строительства, реконструкции объектов городского заказа, программ, планов разработки градостроительной документации, составляемых с учетом ежегодной программы Правительства Москвы.

2.2.2. Подготовка планов работы Москомархитектуры на предстоящий год (квартал) осуществляется на основании предложений первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры в соответствии с распределением обязанностей.

2.2.3. Управления организационного и кадрового обеспечения деятельности Москомархитектуры обобщает поступившие предложения должностных лиц и готовит на подпись Председателю Москомархитектуры.

2.2.4. Планы работы Коллегии Москомархитектуры, советов, комиссий и других консультативных органов утверждаются их руководителями.

2.3. Организация работы Коллегии Москомархитектуры

2.3.1. Коллегия Москомархитектуры (далее - Коллегия) осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о Коллегии Москомархитектуры, разрабатываемом на основе Примерного положения о коллегии органа исполнительной власти города Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 3 июля 2007 г. N 550-ПП. Положение о Коллегии утверждается председателем Москомархитектуры.

Коллегия является совещательным органом, ее решения имеют статус рекомендаций.

2.4. Подготовка и проведение совещаний

2.4.1. Участие должностных лиц Москомархитектуры в подготовке и проведении совещаний у Мэра Москвы, в Правительстве Москвы, Аппарате Мэра и Правительства Москвы, у руководителей Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы

2.4.1.1. Порядок участия должностных лиц Москомархитектуры в совещаниях у Мэра Москвы (включая выездные совещания Мэра Москвы в рамках субботних объездов), в Правительстве Москвы, Аппарате Мэра и Правительства Москвы, у руководителей Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы (включая выездные совещания в рамках субботних объездов городских объектов строительства) определяет Регламент Правительства Москвы и настоящий Регламент.

2.4.1.2. Участие должностных лиц Москомархитектуры в работе комиссий, советов, рабочих групп, совещаний, проводимых руководителями органов власти города Москвы, регулируют схемы, принимаемые правовыми актами Москомархитектуры.

Должностные лица Москомархитектуры обязаны присутствовать на совещаниях в соответствии с указанными схемами и в двухдневный срок представлять в Организационно-аналитическое управление краткий отчет о своем участии в проведенном мероприятии.

2.4.1.3. На совещаниях, проводимых Мэром Москвы, необходимо личное присутствие председателя Москомархитектуры или лица, официально его замещающего.

На совещаниях, проводимых заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе первыми), министрами Правительства Москвы, допускается присутствие первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры или лиц, официально их замещающих.

На совещаниях, проводимых должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов Москомархитектуры.

Участие нескольких должностных лиц от Москомархитектуры и подведомственных Москомархитектуре предприятий допускается в исключительных случаях, связанных с необходимостью предельной детализации обсуждаемой проблемы.

2.4.1.4. Совещания у Мэра Москвы и выездные совещания с участием Мэра Москвы проводятся в соответствии с недельным рабочим планом Мэра Москвы и его поручениями.

Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы на очередную неделю, Управлением Мэра Москвы в рабочем порядке (телефонограммой) доводится до Москомархитектуры. Аналогичным образом Управление Мэра Москвы информирует об изменениях в рабочем плане Мэра Москвы.

2.4.1.5. Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за пять дней до его проведения (кроме оперативных совещаний, проводимых по поручению Мэра Москвы) обеспечивают приглашение участников от Москомархитектуры, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.

2.4.1.6. Выездные совещания по городским объектам строительства с участием руководителей Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы проводятся в соответствии с их субботними планами. Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения в рамках объездов городских объектов на очередную субботу получает Организационно-аналитическое управление.

2.4.1.7. Ответственность за своевременность и качество подготовки материалов по закрепленным направлениям деятельности для их рассмотрения на совещаниях, а также за обеспечение безусловного выполнения протокольных поручений в установленный срок возлагается на первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры.

2.4.1.8. Организационно-аналитическое управление Москомархитектуры:

- организует своевременное планирование и оповещение должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры о предстоящих совещаниях;

- оказывает содействие должностным лицам в подготовке к совещаниям;

- организует учет и контроль за своевременным исполнением решений, принятых в соответствии с протоколами совещаний.

Руководитель Аппарата Москомархитектуры организует своевременное получение из Оперативно-распорядительного управления Мэра Москвы уведомлений о выездных совещаниях, проводимых Мэром Москвы, и из Аппарата Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы - графика объездов городских объектов на очередную субботу.

2.4.1.9. Ответственность за подготовку и обеспечение председателя Москомархитектуры необходимыми материалами к совещаниям возложена на Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры.

2.4.1.10. Уведомления о проведении совещаний руководством города Москвы поступают на телефон/факс Организационно-аналитического управления.

После получения уведомления Организационно-аналитическое управление незамедлительно готовит в соответствии со схемами участия должностных лиц в совещаниях проект резолюции и подписывает его у руководителя Аппарата.

В случае отсутствия председателя Москомархитектуры проект резолюции утверждается первым заместителем председателя Москомархитектуры.

2.4.1.11. Уведомление с оформленной резолюцией регистрируется в Организационно-аналитическом управлении и доводится до исполнителей, указанных в резолюции, в оперативном порядке (нарочным, а также с использованием факсимильной связи).

2.4.1.12. Должностные лица, получив уведомление, дают поручение структурным подразделениям и подведомственным предприятиям Москомархитектуры в части, их касающейся, о подготовке справочных материалов, необходимых для участия в совещаниях. В поручении в обязательном порядке указываются ответственные исполнители, сроки подготовки и представления справочных материалов.

2.4.1.13. При необходимости должностные лица на следующий рабочий день после проведенного выездного совещания готовят проект поручения структурным подразделениям и подведомственным предприятиям Москомархитектуры в части, их касающейся.

2.4.1.14. Прием, учет, доклад поступивших протоколов совещаний, а также организацию и контроль их исполнения осуществляет Организационно-аналитическое управление.

2.4.1.15. Решения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками Москомархитектуры.

2.4.1.16. Подготовка совещаний у Мэра Москвы и выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов в отдельных случаях может быть возложена на Москомархитектуру в соответствии с её компетенцией.

Должностные лица Москомархитектуры, ответственные за подготовку такого совещания, не менее чем за два рабочих дня до проведения планового совещания обеспечивают представление в Управление Мэра Москвы или Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы в соответствии с их компетенцией следующих материалов:

- повестки дня совещания с указанием докладчика, а при необходимости - и содокладчика (для выездных совещаний Мэра Москвы в рамках субботних объездов - регламента совещания);

- списка участников совещания по установленной форме;

- проекта протокола совещания по рассматриваемому вопросу (для выездных совещаний - в отдельных случаях);

- сводной (справочной) информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости согласованного с заинтересованными организациями проекта распорядительного документа Мэра Москвы или Правительства Москвы по данному вопросу (со справкой по имеющимся разногласиям).

Указанные материалы подписываются или визируются лицами, ответственными за подготовку совещания.

2.4.1.17. Совещания у первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы проводятся:

- по оперативным вопросам (понедельник);

- по вопросам деятельности Москомархитектуры и её структурных подразделений (четверг).

Заместители председателя Москомархитектуры осуществляют контроль по направлениям своей деятельности за ходом выполнения поручений, данных в ходе указанных совещаний.

Руководители структурных подразделений Москомархитектуры и подведомственных предприятий обязаны представлять в Организационно-аналитическое управление информацию о ходе выполнения протокольных решений (с указанием причин задержки, предложениями по их устранению и необходимого для этого времени) в следующие сроки:

- по протоколу понедельника текущей недели - к 11:00 пятницы данной недели;

- по протоколу предыдущего четверга - к 11:00 среды, следующей за датой совещания.

Руководитель Аппарата Москосархитектуры# обеспечивает к 15:00 среды и пятницы:

- обработку информации структурных подразделений и подведомственных предприятий по выполнению соответствующих поручений;

- передачу обобщенных данных руководству Москомархитектуры и в Комплекс архитектуры строительства, развития и реконструкции города Москвы;

- представляет списки нарушителей установленных сроков представления необходимых сведений для принятия мер.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2.5.2. Подготовка и проведение совещаний в Москомархитектуре

2.5.2.1. Должностные лица Москомархитектуры проводят совещания, а также заседания коллегиальных, совещательных, консультативных, экспертных и иных органов (советов, комиссий, рабочих групп и т.п.).

Порядок работы указанных коллегиальных органов определяется положениями о них, решениями руководителей этих органов и настоящим Регламентом (в части полномочий Комитета).

2.5.2.2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры по важнейшим вопросам деятельности Москомархитектуры председатель Москомархитектуры, первые заместители, заместители председателя Москомархитектуры проводят оперативные и тематические совещания (в том числе выездные).

2.5.2.3. Председатель Москомархитектуры проводит следующие виды совещаний:

- оперативные совещания руководителей Москомархитектуры;

- совещания у председателя Москомархитектуры - Главного архитектора города Москвы по текущим вопросам деятельности Москомархитектуры;

- городские совещания у председателя Москомархитектуры по вопросам архитектуры и реализации градостроительной политики.

2.5.2.4. На совещаниях, проводимых председателем Москомархитектуры, необходимо личное присутствие руководителей структурных подразделений Москомархитектуры или лиц, исполняющих их обязанности.

При необходимости на совещания могут приглашаться представители органов государственной власти города Москвы, Правительства Московской области, других субъектов Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, а также других организаций.

2.5.2.5. Перечень вопросов, выносимых на совещание, определяется лицом, проводящим совещание. Повестка совещания может включать:

- информирование по вопросам текущей деятельности Москомархитектуры;

- отчет должностных лиц Москомархитектуры о результатах исполнения поручений;

- рассмотрение вопросов, не нашедших решения за отчетный период.

2.5.2.6. Подготовка совещаний у председателя Москомархитектуры возлагается на первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры, на руководителей структурных подразделений по поручению председателя Москомархитектуры.

2.5.2.7. Контроль за подготовкой и организацию совещаний у председателя Москомархитектуры осуществляет Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры, которое:

- обеспечивает формирование повестки совещания;

- оповещает участников совещания, получает от них и направляет в их адрес материалы к совещанию;

- проводит регистрацию приглашенных;

- обеспечивает ведение протокола совещания;

- вносит предложения председателю Москомархитектуры о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки совещания;

- дорабатывает проект протокола в соответствии с решениями, принятыми председателем Москомархитектуры по рассмотренным на совещании вопросам, не позднее чем в трехдневный срок с момента проведения совещания и представляет его на подпись председателю Москомархитектуры.

2.5.2.8. Лица, назначаемые ответственными за подготовку совещаний и заседаний, проводимых должностными лицами Москомархитектуры по их поручению, обеспечивают оповещение участников совещания, направление в их адрес материалов, регистрацию приглашенных, а также ведение протокола совещания.

Лица, участвующие в совещании, не позднее чем за два дня до совещания должны быть ознакомлены с проектом повестки совещания и материалами по всем основным вопросам, выносимым на рассмотрение.

2.5.2.9. Список приглашаемых на совещание составляется в алфавитном порядке, при этом фамилии, имя, отчество и занимаемая должность приглашаемого пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации и номера рабочего телефона. На совещаниях, проводимых первыми заместителями, заместителями председателя Москомархитектуры, допускается присутствие заместителей руководителей структурных подразделений или лиц, исполняющих их обязанности.

2.5.2.10. Отдельные вопросы могут рассматриваться на закрытых совещаниях.

При планировании закрытых совещаний (обсуждении вопросов, содержащих секретную информацию) к работе привлекается Первый отдел.

2.5.3. Порядок подготовки и оформления протоколов заседаний и совещаний

2.5.3.1. По результатам проведения совещаний, а также заседаний коллегиальных органов оформляется протокол, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения.

Протокол ведет и оформляет лицо, назначаемое председательствующим на совещании, заседании.

Протоколы совещаний у председателя Москомархитектуры печатаются на утвержденных бланках Москомархитектуры по определенной форме для каждого вида совещания.

2.5.3.2. Решения, зафиксированные в протоколах совещаний и заседаний, принятые в пределах полномочий должностных лиц Москомархитектуры, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками Москомархитектуры и подведомственных предприятий, руководимых (курируемых) должностными лицами, проводившими совещание (заседание) и подписавшими протокол.

2.5.3.3. Протоколы подписываются:

- совещаний у должностных лиц Москомархитектуры - соответствующим должностным лицом и сотрудником, ведущим протокол;

- заседаний коллегиальных органов (комиссий, советов и т.д.) - председательствующим и секретарем.

2.5.3.4. Протоколы совещаний у председателя Москомархитектуры регистрируются в Управлении председателя по координации деятельности Москомархитектуры в течение года в порядке возрастания номеров.

Протоколы совещаний у первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры регистрируются в структурных подразделениях, обеспечивающих их деятельность.

2.5.3.5. Протокол оформляется не позднее чем в трехдневный срок с момента проведения совещания или заседания, подписывается, регистрируется и сдается лицом, оформлявшим протокол, в Организационно-аналитическое управление для дальнейшей рассылки.

2.5.3.6. Выписки из протокола с конкретными поручениями исполнителям и сроками исполнения или копии протоколов целиком направляются соответствующим лицам и организациям Организационно-аналитическим управлением в течение одного рабочего дня после получения протокола.

2.5.3.7. Контроль исполнения поручений по протоколам осуществляет Аппарат Москомархитектуры.

2.5.3.8. При необходимости в ходе совещания ведется стенограмма.

2.5.3.9. Протоколы совещаний и заседаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали - выступили - решили.

В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

В протоколах указываются номер протокола, дата проведения совещания, отмечается, кто присутствовал; записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу кратко записывается констатирующая часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью - поручения с указанием структурного подразделения (предприятия), должностного лица, которым дается поручение, а также его сроков исполнения.

3. Порядок подготовки, оформления и выпуска распорядительных документов Москомархитектуры

3.1. Распорядительные документы Москомархитектуры и его должностных лиц

3.1.1. Распорядительные документы издаются в целях осуществления исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей деятельности в соответствии с Положением о Москомархитектуре.

В Москомархитектуре издаются следующие виды распорядительных документов:

- распоряжения;

- приказы;

- указания.

3.1.2. Распоряжения издаются председателем Москомархитектуры по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности Москомархитектуры, по вопросам, требующим коллегиального исполнения.

3.1.3. Приказы издаются председателем Москомархитектуры по кадровым финансовым и иным вопросам.

3.1.4. Указания издаются первыми заместителями, заместителями председателя Москомархитектуры по отдельным вопросам.

3.1.5. Распоряжения и приказы Москомархитектуры нормативно-правового характера, принятые в пределах своей компетенции, обязательны для органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления, юридических лиц любой организационно-правовой формы, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, а также физических лиц.

3.1.6. Указания первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры, принятые в пределах их полномочий, являются обязательными для должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры, контроль за деятельностью и координацию работы которых осуществляют первые заместители и заместители председателя Москомархитектуры.

3.1.7. Распорядительные документы Москомархитектуры вступают в силу с момента их подписания и регистрации, нормативно-правовые акты с момента опубликования в официальных изданиях.

3.2. Порядок подготовки проекта распорядительного документа

3.2.1. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями Москомархитектуры по направлениям их деятельности.

Подготовка проекта распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ или о его отмене (признании утратившим силу) осуществляется тем структурным подразделением Москомархитектуры, которое подготовило распорядительный документ, подлежащий изменению (дополнению) или отмене (признанию утратившим силу), либо при наличии его согласования.

3.2.2. Структурное подразделение Москомархитектуры:

- готовит проект распорядительного документа с учетом требований настоящего Регламента;

- направляет проект распорядительного документа на согласование;

- дорабатывает проект распорядительного документа по замечаниям согласующих должностных лиц.

3.2.3. Функция ответственного исполнителя по подготовке проекта распорядительного документа возлагается на руководителей структурных подразделений или уполномоченных ими должностных лиц.

3.2.4. Ответственный исполнитель осуществляет анализ положения по решению вопросов:

- необходимости и целесообразности подготовки проекта распорядительного документа;

- полноты и четкости изложения в тексте проекта распорядительного документа вносимого вопроса;

- признания утратившими силу, отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) распорядительных документов по вносимому вопросу;

- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих должностных лиц;

- необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих должностных лиц;

- реальности сроков выполнения поручений, указанных в проекте распорядительного документа, на момент вступления его в силу (с учетом продолжительности согласования проекта);

- принятия решения о внесении вопроса при наличии разногласий.

3.2.5. Подготовка проекта распоряжения и приказа осуществляется:

- по распорядительным документам Мэра Москвы и Правительства Москвы, содержащим прямые поручения Москомархитектуре;

- по поручению председателя Москомархитектуры;

- в соответствии с планами работы Москомархитектуры;

- по инициативе первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры, руководителей структурных подразделений в связи с необходимостью решения задач в соответствии с распределением обязанностей.

3.2.6. Целесообразность подготовки проекта распорядительного документа Москомархитектуры по инициативе руководителя структурного подразделения Москомархитектуры предварительно согласовывается с заместителем председателя Москомархитектуры, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения согласно распределению обязанностей. Согласование осуществляется путем представления соответствующей записки, обосновывающей необходимость принятия распорядительного документа.

3.2.7. Подготовка проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем по поручению соответствующего должностного лица.

3.2.8. Не допускается принятие (издание) повторного распорядительного документа, кроме случаев, когда необходимость принятия нового распорядительного документа продиктована изменением обстоятельств.

3.2.9. В проекте распорядительного документа, основанием для принятия которого послужили другие документы, делается ссылка на данные документы. При этом к проекту распорядительного документа прилагаются их копии.

3.3. Основные требования к оформлению распорядительных документов

3.3.1. Использование бланка распорядительного документа

Распорядительный документ оформляется на соответствующем бланке документа установленного образца. Для каждого вида распорядительного документа используется соответствующий бланк:

- "Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы. Распоряжение";

- "Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы. Приказ";

- "Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы. Указание";

3.3.2. Заголовок к тексту

3.3.2.1. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ, указание).

3.3.2.2. Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в (далее указывается вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер)", например: "О внесении изменений в приказ Москомархитектуры от 19 июля 2004 года N 111".

3.3.2.3. Заголовок к тексту печатается на двенадцатой строке первого листа проекта через один интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более тридцати печатных знаков. Заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом.

3.3.3. Текст распорядительного документа

3.3.3.1. Текст распорядительного документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Правила написания слов и словосочетаний приведены в приложении 2 к настоящему Регламенту.

В тексте распорядительного документа возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст печатается через полуторный интервал с отступом от заголовка в два интервала: строка состоит из 66 печатных знаков (вертикальное расположение текста) и 104 знаков (горизонтальное расположение текста), абзац начинается с шестого знака.

3.3.3.2. Текст распорядительного документа содержит, как правило, мотивировочную и распорядительную части.

Мотивировочная часть должна быть изложена кратко.

Мотивировочная часть распоряжения и указания не имеет специальных завершающих слов.

Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом "приказываю" и двоеточием (выделяется полужирным шрифтом).

Текст распорядительного документа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

3.3.3.3. Распорядительная часть распорядительного документа может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Оформлять подпункты в пределах одного пункта документа следует, если их количество не менее двух. В конце каждого подпункта ставится точка.

Пункты распорядительного документа группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов ко второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

Поручения (задания) даются структурным подразделениям Москомархитектуры, подведомственным предприятиям (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например:

Управлению территорий и объектов жилого и общественного назначения

Первому заместителю председателя Москомархитектуры В.Г. Романенко

3.3.3.4. В тексте полужирным шрифтом выделяются:

- наименования структурных подразделений Москомархитектуры и подведомственных предприятий, фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь жилья и т.д.);

- фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением распорядительного документа;

- должность и фамилия лица, подписывающего распорядительный документ.

3.3.4. Приложение

3.3.4.1. Распорядительный документ может иметь приложения. Приложение является неотъемлемой частью распорядительного документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

3.3.4.2. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц основного текста проекта распорядительного документа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

3.3.4.3. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распорядительного документа.

3.3.5. Обязательные пункты распорядительного документа

Распорядительный документ должен содержать:

- точные наименования структурных подразделений Комитета и подведомственных предприятий или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается выполнение поручения;

- сроки исполнения поручений;

- поручение о контроле за исполнением данного распорядительного документа;

- указание о признании утратившим силу распорядительного документа либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятого.

3.3.6. Поручение о контроле за исполнением распорядительного документа

3.3.6.1. Контроль за исполнением приказов и распоряжений Москомархитектуры возлагается на первых заместителей, заместителей председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

При возложении контроля за исполнением распорядительного документа на двух должностных лиц функции координатора возлагаются на должностное лицо, указанное в документе первым.

При внесении в утвержденный распорядительный документ изменений или дополнений контроль за его исполнением возлагается на должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением утвержденного ранее документа.

3.3.6.2. В исключительных случаях, по особо значимым вопросам, в том числе по кадровым и финансовым вопросам, контроль за исполнением приказов и распоряжений остается за председателем Москомархитектуры.

Возложение контроля за исполнением распорядительного документа персонально на председателя Москомархитектуры возможно только по прямому поручению председателя Москомархитектуры.

3.3.6.3. Контроль за исполнением указаний первых заместителей, заместителей председателя указанные должностные лица оставляют за собой.

3.3.6.4. Контроль за исполнением сроков, указанных в распорядительных документах, осуществляет руководитель Аппарата Москомархитектуры, который в случае нарушения сроков докладывает об этом должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением распорядительного документа.

3.3.7. Пункты о ходе выполнения ранее принятых решений

3.3.7.1. В распорядительном документе о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного взыскания, а также новые сроки исполнения поручений.

3.3.7.2. Должностное лицо, подготовившее проект распорядительного документа, в справке к проекту документа указывает причины невыполнения ранее принятых решений и обосновывает необходимость продления срока исполнения распорядительного документа.

3.3.7.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения распоряжений и приказов Москомархитектуры осуществляет Организационно-аналитическое управление.

Руководитель Аппарата Москомархитектуры ежеквартально направляет председателю Москомархитектуры информацию о не исполненных контрольных поручениях, для принятия мер дисциплинарного воздействия к лицам, ответственным за их выполнение.

3.4. Согласование распорядительных документов

3.4.1. Порядок согласования проекта распорядительного документа

3.4.1.1. Согласование проекта распорядительного документа осуществляется путем его визирования, с указанием на листе согласования должности, инициалов, фамилии, подписи должностного лица, согласующего проект документа, и даты согласования.

Процесс согласования проекта распорядительного документа должен проходить в установленные сроки, исключать дублирование и проводиться только теми должностными лицами, структурными подразделениями, органами власти и организациями, которые правомочны решать поставленные в проекте документа вопросы, контролировать его соответствие действующему законодательству и правилам оформления.

3.4.1.2. Согласование проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем, подготовившим проект распорядительного документа. Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа, принимает меры для своевременного согласования проекта распорядительного документа.

3.4.1.3. Проекты распоряжений и приказов Москомархитектуры по основной деятельности направляются для согласования:

- первому заместителю председателя Москомархитектуры, в ведении которого находится вопрос;

- заместителю председателя Москомархитектуры, осуществляющему координацию деятельности структурного подразделения;

- в управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры;

структурным подразделениям Москомархитектуры и подведомственным Москомархитектуре предприятиям, в компетенции которых находится вопрос.

- проект распорядительного документа должен быть согласован также с должностными лицами, имеющими поручения по тексту документа.

- контроль соответствия проекта распорядительного документа действующему законодательству обеспечивается обязательным согласованием с Правовым управлением (согласование производится после получения всех согласований перед визированием проекта руководителем Аппарата Москомархитектуры).

- контроль соответствия проекта распорядительного документа требованиям настоящего Регламента обеспечивается обязательным согласованием с руководителем Аппарата Москомархитектуры. Руководитель Аппарата представляет проект распорядительного документа на подпись председателю Москомархитектуры.

3.4.1.4. Приказы кадрового характера направляются для согласования:

- начальнику Управления государственной службы и кадров;

- начальнику Финансово-бухгалтерского управления;

- начальнику Правового управления;

- руководителю структурного подразделения, кадров которого касается приказ.

3.4.1.5. Приказы финансового характера направляются для согласования:

- первому заместителю председателя Москомархитектуры, осуществляющему координацию деятельности структурного подразделения;

- заместителю председателя Москомархитектуры, в компетенции которого находится вопрос;

- начальнику Финансово-бухгалтерского управления;

- начальнику Правового управления.

3.4.1.6. Проекты распорядительных документов, затрагивающих права, обязанности и интересы подведомственных Москомархитектуре предприятий, подлежат визированию руководителями этих предприятий.

3.4.1.7. Круг должностных лиц, участвующих в согласовании проектов распоряжений и приказов Москомархитектуры, определяется с учетом производственной принадлежности изложенных в проекте документа вопросов и распределения обязанностей между соответствующими должностными лицами.

Необходимость проведения дополнительных согласований проекта распорядительного документа определяет руководитель Аппарата Москомархитектуры.

3.4.1.8. Согласование проекта распорядительного документа может осуществляться исполнителем параллельно, при этом идентичные экземпляры направляются одновременно всем согласующим.

3.4.1.9. Визирование проектов распорядительных документов должно осуществляется с обязательной расшифровкой подписи согласующего лица и указанием даты визирования.

3.4.1.10. Распоряжения и приказы нормативного характера в обязательном порядке рассылаются всем первым заместителям, заместителям председателя Москомархитектуры, Правовому управлению Москомархитектуры, подведомственным Москомархитектуре предприятиям. Вес должностные лица, структурные подразделения и подведомственные предприятия, которым по тексту документа даются поручения или к компетенции которых относится распорядительный документ, также включаются в список рассылки.

3.4.1.11. Проекты указаний первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры не требуют согласования.

В случае издания указания на основании или во исполнение контрольного поручения Правительства Москвы оборотная сторона последнего листа указания должна содержать согласование с руководителем Аппарата Москомархитектуры в целях осуществления контроля за установленными сроками.

3.4.2. Лист согласования

3.4.2.1. К проектам распоряжений и приказов Москомархитектуры исполнитель оформляет лист согласования, который печатается на обороте последнего листа документа, в соответствии с формами, приведенными в приложении 3 к настоящему Регламенту.

3.4.2.2. Текст всех реквизитов листа согласования излагается в именительном падеже.

3.4.2.3. В реквизите "Разослать" указываются:

- должностные лица и структурные подразделения, названные в проекте в качестве исполнителей заданий, например:

Хозяйственное управление

или

Антонов С.З.

- должностные лица, на которые возложен контроль исполнения, например:

Грин А.А.

- организации, на которые распространяется действие данного документа, например:

Государственное унитарное предприятие города Москвы

Информационно-технологический центр Москомархитектуры

3.4.2.4. Если действие документа распространяется на целый ряд однородных подразделений или организаций, то в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например "Управления градостроительного регулирования административных округов", а к проекту прилагается перечень этих организационных структур. Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа первым заместителям и заместителям председателя Москомархитектуры, а также должностному лицу, на которое возложен контроль исполнения документа.

3.4.2.5. В случае рассылки документа в организации следует указать адреса данных организаций с индексом. При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

3.4.3. Сроки согласования

3.4.3.1. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа, представленного на согласование соответствующим должностным лицам, не должен превышать трех рабочих дней.

3.4.3.2. Председателем Москомархитектуры, первым заместителем, заместителем председателя Москомархитектуры может быть установлен иной срок согласования проекта распорядительного документа.

3.4.3.3. Согласование действительно в течение двух месяцев.

В случае необходимости продления срока действия согласования исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в произвольной форме или дополнительным визированием.

3.4.3.4. В случае нарушения сроков согласования проекта распорядительного документа либо при отказе от его согласования без объяснения причин руководитель структурного подразделения, ответственного за согласование проекта, информирует руководителя Аппарата Москомархитектуры, которым принимается решение о мерах по устранению выявленных нарушений и привлечении виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с настоящим Регламентом (пункт 3.3.7.3).

3.4.4. Оформление разногласий

3.4.4.1. При наличии замечаний к проекту распорядительного документа визирование документа происходит с указанием этих замечаний непосредственно по тексту проекта документа или с формулировкой "Замечания прилагаются".

3.4.4.2. Неурегулированные разногласия оформляются исполнителем путем составления листа разногласий.

Лист разногласий оформляется в произвольной форме, с указанием спорных пунктов проекта распорядительного документа, а также с изложением точки зрения исполнителя и согласующего должностного лица.

Окончательное решение по урегулированию разногласий принимается председателем Москомархитектуры.

3.4.4.3. Внесение согласующими должностными лицами или структурными подразделениями в проект распорядительного документа незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

3.4.4.4. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект распорядительного документа.

3.4.4.5. Доработка проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем после согласования всеми согласующими должностными лицами и структурными подразделениями, кроме Правового управления, и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечании и дополнений, внесенных согласующими должностными лицами и принятых исполнителем.

3.4.4.6. Доработанный проект распорядительного документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения Москомархитектуры и представляется на согласование в Правовое управление.

3.5. Контроль соответствия проектов распорядительных документов законодательству Российской Федерации и города Москвы, требованиям настоящего Регламента

3.5.1. Подготовленный в соответствии с требованиями настоящего Регламента проект распорядительного документа в целях контроля соответствия его действующему законодательству передается в Правовое управление.

3.5.2. К проекту распорядительного документа прилагаются:

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

- копия согласования соответствующего должностного лица о подготовке распорядительного документа в порядке инициативы;

- копии контрактов, договоров, соглашений, решений конкурсных комиссий, являющиеся основанием для принятия (издания) распорядительного документа, заверенные в установленном порядке;

- все согласованные экземпляры проекта распорядительного документа (с визами должностных лиц, письмами о согласовании, замечаниями, дополнениями, письмом о разногласиях);

- справка за подписью должностного лица, подготовившего проект, с указанием причин невыполнения и обоснованием продления сроков исполнения распорядительных документов (для проекта распорядительного документа о ходе исполнения ранее принятых распорядительных документов в случае их неисполнения).

3.5.3. При наличии заключения (особого мнения) Правового управления лицо, подготовившее проект распорядительного документа, прикладывает его к проекту.

3.5.4. Организационно-аналитическое управление осуществляет контроль соответствия представленного проекта распорядительного документа настоящему Регламенту, который включает:

- проверку правильности определения вида документа, использования бланка, наличия заголовка, его соответствия содержанию текста; наличия обязательного пункта о контроле, при необходимости - пункта об отмене, признании утратившим силу или изменении ранее принятого документа; оформления подписи; наличия всех необходимых согласований, действительности согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования);

- проверку правильности оформления (структура текста, соотношение размеров мотивировочной и распорядительной частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие приложений, правильность наименовании органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц, указание сроков исполнения, указание справочных данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);

- проверку комплектности представленных документов.

3.6. Подписание распорядительных документов

3.6.1. Распоряжения и приказы издает (подписывает) председатель Москомархитектуры или должностное лицо, исполняющее его обязанности.

Указания первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры подписывают соответственно первые заместители и заместители председателя Москомархитектуры.

3.6.2. В случае, когда распоряжение или приказ подписаны исполняющим обязанности председателя Москомархитектуры, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности председателя Москомархитектуры" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распорядительный документ.

3.6.3. Совместные распорядительные документы должны быть подписаны всеми должностными лицами, принимающими (издающими) документ. При этом подписи располагаются на одном уровне и, как правило, должны соответствовать расположению реквизита "Наименование организации" на бланке документа.

3.6.4. Подлинники распорядительных документов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.

3.7. Регистрация распорядительных документов

3.7.1. После подписания распорядительные документы передаются на регистрацию в канцелярию Москомархитектуры.

3.7.2. Нумерация распорядительных документов за календарный год осуществляется в порядке возрастания номеров раздельно по видам документов.

3.7.3. Регистрация распорядительных документов с присвоением им сквозного порядкового номера и хранение распоряжений, приказов и указаний по основной деятельности, организационным и финансовым вопросам осуществляется канцелярией. Указанные документы после трех лет хранения в канцелярии передаются на хранение в Архив Москомархитектуры (Управление).

3.7.4. Приказы по личному составу регистрируются и хранятся в Управлении государственной службы и кадров с присоединением к порядковому номеру индекса "л/с" и по истечении установленного срока сдаются на ведомственное хранение в Архив Москомархитектуры (Управление).

3.7.5. Регистрация распорядительных документов осуществляется с помощью автоматизированной информационной системы "Делопроизводство Москомархитектуры".

3.8. Формирование дел распорядительных документов

3.8.1. Подписанные распорядительные документы формируются Организационно-аналитическим управлением (приказы по личному составу - Управлением государственной службы и кадров) в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации документов.

3.8.2. Дело распорядительного документа включает в себя:

- подлинник распорядительного документа;

- приложения к распорядительному документу;

- все проекты распорядительного документа, имеющие визы, пометки согласующих;

- листы согласований и листы разногласий (при наличии);

- заключение Правового управления (особое мнение Правового управления по представленному проекту распорядительного документа) (при наличии);

- документы, послужившие основанием для принятия распорядительного документа.

3.9. Рассылка распорядительных документов

3.9.1. Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки.

3.9.2. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.

Приложения больших объемов могут быть изданы в виде брошюр. В этом случае рассылку приложений осуществляет исполнитель.

3.9.3. Тиражирование и рассылка распорядительных документов производится через Организационно-аналитическое управление.

Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью Организационно-аналитического управления (канцелярии).

3.10. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов

3.10.1. Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения руководителя Аппарата Комитета.

3.10.2. При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае Организационно-аналитическое управление оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указываются дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы дату, номер и название распорядительного документа указывать не обязательно).

3.10.3. Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).

3.11. Внесение изменений в ранее принятые распорядительные документы

3.11.1. При необходимости внесения изменений в ранее принятый распорядительный документ изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ, внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.

3.11.2. При внесении изменений и дополнений в распорядительный документ в первом пункте о внесении изменений и дополнений дается ссылка: "(в редакции - вид документа, дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений и дополнений.

3.11.3. Если в распорядительные документы неоднократно вносились изменения и (или) дополнения или вносимые изменения значительны по объему, распорядительные документы издаются в новой редакции.

3.11.4. Внесение изменений и дополнений в распорядительные документы Москомархитектуры возможно путем издания равнозначного распорядительного документа Москомархитектуры.

3.12. Отмена, признание утратившими силу распорядительных документов

3.12.1. Распорядительные документы, нуждающиеся в отмене или признании утратившими силу, подлежат отмене или признанию утратившими силу путем издания распорядительного документа с формулировкой соответственно "отменить" или "признать утратившим(и) силу".

3.12.2. Утратившими силу признаются распорядительные документы:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия, если срок их действия истек;

- в связи с изменением законодательства.

Распорядительные документы признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.

3.12.3. Распорядительные документы подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры.

Распорядительные документы отменяются с момента их принятия и не имеют правовых последствий.

3.12.4. Распорядительные документы Москомархитектуры, противоречащие законодательству и иным нормативным актам Российской Федерации и города Москвы, могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы или Правительством Москвы.

3.13. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы Москомархитектуры

В целях поддержания в актуальном состоянии правовой базы Москомархитектуры структурные подразделения, выступающие в качестве исполнителей по подготовке распорядительных документов, систематически, не реже одного раза в год, осуществляют работу по выявлению распорядительных документов, подлежащих отмене, признанию утратившими силу или требующих внесения изменений с подготовкой соответствующего распорядительного документа Москомархитектуры.

Ответственность за поддержание правовой базы Москомархитектуры несет Правовое управление.

3.14. Выдача копий ранее принятых распорядительных документов

3.14.1. Копии распорядительных документов, заверенные печатью канцелярии и подписью сотрудника канцелярии, наделенного правом заверения документов, рассылаются в соответствии со списком рассылки, указанным в каждом конкретном документе.

3.14.2. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Москомархитектуры, обязаны обеспечить:

- сохранность и использование поступающих к ним копий документов;

- соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку и передачу дел в архив или на уничтожение (в соответствии с номенклатурой дел).

3.14.3. Дополнительные копии (заверенные печатью канцелярии) распорядительных документов, ранее направленных согласно списку рассылки, могут быть выданы только при наличии письменной обоснованной заявки за подписью руководителя структурного подразделения с обязательной резолюцией руководителя Аппарата Москомархитектуры.

3.14.4. В случае утери в структурном подразделении копии документа, направленной ранее согласно списку рассылки, к заявке должна быть приложена объяснительная записка работника, утратившего документ.

На основании резолюции руководителя Аппарата Москомархитектуры канцелярия выполняет заявку в течение одной недели.

3.14.5. Не допускается выдача копий распорядительных документов (в т.ч. незаверенных ксерокопий) юридическим и физическим лицам сотрудниками подразделений Москомархитектуры, в должностные обязанности которых эта функция не входит.

4. Порядок подготовки и согласования в Москомархитектуре проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы

4.1. Порядок подготовки в Москомархитектуре проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы

4.1.1. Подготовка в Москомархитектуре проектов указов и распоряжений Мэра Москвы, постановлений и распоряжений Правительства Москвы, распоряжений первых заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, распоряжений заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы осуществляется в соответствии с регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.

4.1.2. Москомархитектура:

- готовит проект распорядительного документа с учетом требований Регламента Правительства Москвы;

- направляет проект распорядительного документа на согласование;

- направляет проект распорядительного документа по городской целевой программе на экспертизу в Контрольно-счетную палату Москвы и в случае необходимости в другие экспертные организации не позднее чем за 45 дней до рассмотрения вопроса на заседании Правительства Москвы;

- дорабатывает проект распорядительного документа по замечаниям согласующих органов государственной власти, должностных лиц и организаций;

- готовит копию проекта распорядительного документа на магнитном носителе;

- представляет согласованный проект распорядительного документа (указа и распоряжения Мэра Москвы, постановления и распоряжения Правительства Москвы) и его копию на магнитном носителе в Протокольный отдел Правительства Москвы;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

4.1.3. Подготовка проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы осуществляется структурными подразделениями Москомархитектуры:

- по поручению председателя Москомархитектуры или первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры (в соответствии с распределением обязанностей);

- в соответствии с планами работы Москомархитектуры;

- по инициативе руководителей структурных подразделений в связи с необходимостью решения задач, поставленных перед структурными подразделениями.

4.1.4. Целесообразность подготовки проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы по инициативе руководителей структурных подразделений Москомархитектуры предварительно согласовывается с первыми заместителями, заместителями председателя Москомархитектуры, осуществляющими координацию их деятельности согласно распределению обязанностей.

Согласование осуществляется путем представления соответствующей записки, обосновывающей необходимость принятия распорядительного документа.

4.1.5. Подготовка проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы в порядке инициативы осуществляется по поручению соответствующего должностного лица.

4.1.6. Подготовленный и завизированный исполнителем проект распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы подлежит согласованию с должностными лицами Москомархитектуры:

- с начальником отдела (заведующим сектором) и руководителем структурного подразделения, которому соответствующим должностным лицом поручено подготовить распорядительный документ и в чьем непосредственном подчинении находится исполнитель;

- с первым заместителем, заместителем председателя Москомархитектуры, по поручению которого подготовлен распорядительный документ;

- с первым заместителем, заместителем председателя Москомархитектуры, к компетенции которого отнесены вопросы подготовленного проекта распорядительного документа;

- с Правовым управлением.

4.1.7. Представленный на согласование в Правовое управление Москомархитектуры проект распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы должен быть завизирован:

- исполнителем (реквизит "Исполнитель");

- начальником отдела (заведующим сектором) структурного подразделения и руководителем структурного подразделения Москомархитектуры, в чьем непосредственном подчинении находится исполнитель, (визы находятся в левом нижнем углу листа согласования);

К проекту распорядительного документа прилагаются:

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа;

- копия согласования соответствующего должностного лица о подготовке распорядительного документа в порядке инициативы;

- пояснительная записка за подписью должностного лица, представившего проект распорядительного документа, в которой объясняется необходимость принятия данного документа, даются пояснения исторического плана, излагается правовая основа и анализируются последствия (при подготовке распорядительного документа в порядке инициативы);

- копии распорядительных документов и других документов, названных в тексте подготовленного проекта (при большом объеме указанных документов допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страниц, а также тех страниц, на которые есть указания или ссылки в тексте представленного проекта распорядительного документа);

- справка за подписью должностного лица, представившего проект, с указанием причин невыполнения и обоснованием продления сроков исполнения распорядительных документов (для проекта распорядительного документа о ходе выполнения ранее принятых распорядительных документов в случае их невыполнения).

4.1.8. Правовое управление Москомархитектуре осуществляет:

- контроль соответствия представленного проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, правовым актам города Москвы;

- контроль соответствия представленного проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы настоящему Регламенту и Регламенту Правительства Москвы.

Согласование проекта распорядительного документа в Правовом управлении осуществляется в течение не более чем трех рабочих дней.

4.1.9. Проект распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы, оформленный в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы, ответственный исполнитель визирует у руководителя Аппарата Москомархитектуры и направляет через канцелярию Москомархитектуры в структурное подразделение Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обеспечивающее деятельность первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, возглавляющего Комплекс архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы.

4.2. Порядок согласования проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, поступивших в Москомархитектуру из других органов исполнительной власти города Москвы

4.2.1. Поступившие на согласование проекты распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы и члена Правительства Москвы (далее - проекты распорядительных документов) подлежат согласованию председателем Москомархитектуры или лицом, его замещающим.

Виза включает в себя: должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

4.2.2. При поступлении на согласование проекта распорядительного документа по вопросу, не относящемуся к компетенции Москомархитектуры, ответственный исполнитель в течение пяти дней возвращает его должностному лицу, направившему документ в Москомархитектуру, с объяснением причин возврата.

4.2.3. При рассмотрении проекта распорядительного документа определяются:

- правильность и точность формулировок пунктов поручений, подлежащих исполнению структурными подразделениями и подведомственными предприятиями Москомархитектуры, а также их соответствие задачам, возложенным на Москомархитектуру;

- реальность и правильность установленных сроков выполнения поручений;

- правильность назначения ответственных исполнителей и соисполнителей по выполнению поручений;

- наличие указаний на источники финансирования, определение заказчика;

- необходимость снятия с контроля предыдущих распорядительных документов по рассматриваемому вопросу.

4.2.4. Должностные лица Москомархитектуры, получившие на рассмотрение проект распорядительного документа, несут ответственность за своевременное согласование проекта или своевременное представление заключения (информации) но проекту.

Согласование проектов распорядительных документов осуществляется в сроки, установленные Регламентом Правительства Москвы, если иные сроки не установлены первым заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, возглавляющим Комплекс архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы.

4.2.5. Поступившие в Москомархитектуру проекты распорядительных документов регистрируются в канцелярии и в день поступления направляются председателю Москомархитектуры, его первым заместителям, руководителю Аппарата Москомархитектуры для подготовки поручения (резолюции).

4.2.6. По поручению председателя Москомархитектуры, его первых заместителей, руководителя Аппарата Москомархитектуры не позднее чем через два дня с момента поступления в Москомархитектуру, проекты распорядительных документов направляются:

- ответственному исполнителю из числа заместителей председателя Москомархитектуры в соответствии с распределением обязанностей и в структурные подразделения оскомархитектуры# для рассмотрения и подготовки заключения;

- соисполнителям:

в Управление градостроительного регулирования соответствующего административного округа для рассмотрения по направлениям его деятельности и предоставления необходимой информации ответственному исполнителю;

при необходимости - в соответствующие структурные подразделения и подведомственные предприятия Москомархитектуры для рассмотрения и предоставления необходимой информации ответственному исполнителю.

В Правовое управление Москомархитектуры направляются проекты распорядительных документов нормативного характера.

4.2.7. Ответственный исполнитель:

- осуществляет сбор от соисполнителей предложений по согласованию проекта распорядительного документа;

- при необходимости запрашивает дополнительную информацию в структурных подразделениях и подведомственных предприятиях Москомархитектуры;

- готовит заключение о возможности (невозможности) согласования проекта распорядительного документа и визирует его в установленном порядке;

- представляет проект распорядительного документа на подпись председателю Москомархитектуры или его первым заместителям в течение пятнадцати дней со дня регистрации документа в Москомархитектуре (при поступлении проекта распорядительного документа на повторное согласование срок рассмотрения составляет десять дней);

- обеспечивает передачу завизированного проекта распорядительного документа с сопроводительным письмом по проекту распорядительного документа в канцелярию Москомархитектуры для отправки.

4.2.8. Соисполнители в течение пяти дней с момента поступления проекта распорядительного документа на рассмотрение направляют ответственному исполнителю свои предложения по проекту.

5. Участие Москомархитектуры в законотворческой деятельности

5.1. Москомархитектура в пределах своей компетенции участвует в подготовке и согласовании проектов федеральных законов и законов города Москвы (далее - проекты законов, законопроекты).

Участие Москомархитектуры в формировании и развитии правовой базы города Москвы в области архитектурной и градостроительной деятельности обеспечивает Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти.

5.2. Работа с проектами законов осуществляется в Москомархитектуре в соответствии с Концепцией совершенствования законодательства города Москвы, утвержденной постановлением Правительства Москвы от 19 апреля 2005 г. N 238-ПП, Регламентом Правительства Москвы, Порядком разработки, рассмотрения и согласования проектов законов города Москвы, утвержденным приказом Москомархитектуры от 26 марта 2007 г. N 69, и настоящим Регламентом.

5.3. Законотворческая деятельность Москомархитектуры осуществляется на основе плана первоочередных законопроектных работ органов исполнительной власти города Москвы, ежегодно утверждаемого распоряжением Мэра Москвы.

Подготовка проектов законов может осуществляться Москомархитектурой в инициативном порядке.

5.4. Требования к составу, содержанию и оформлению проектов законов города Москвы определяются Законом города Москвы от 14 декабря 2001 г. N 70 "О законах города Москвы и постановлениях Московской городской Думы", Методическими правилами подготовки проектов законов города Москвы, утвержденными указом Мэра Москвы от 13 февраля 2006 г. N 11-УМ.

5.5. Разработку концепции проекта закона города Москвы (далее - концепция) и проекта технического задания на его разработку (далее - техническое задание) осуществляет структурное подразделение Москомархитектуры, в компетенцию которого входит предмет правового регулирования законопроекта (далее - заинтересованное структурное подразделение Москомархитектуры).

К разработке концепции могут привлекаться научно-исследовательские и другие организации, отдельные высококвалифицированные специалисты, а также создаваться комплексные рабочие группы в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Москвы (пункт 4.3.5).

5.6. Структурное подразделение Москомархитектуры, ответственное за подготовку концепции законопроекта, обеспечивает ее представление на согласование:

- структурным подразделениям Москомархитектуры и подведомственными предприятиями;

- заинтересованным органам исполнительной власти города Москвы.

5.7. Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти осуществляет:

- направление согласованной концепции в Правовое управление Правительства Москвы для проведения правовой экспертизы;

- внесение концепции в Правительство Москвы в случае положительного заключения правовой экспертизы.

Концепция закона города Москвы утверждается Правительством Москвы.

Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти после утверждения концепции закона города Москвы подготавливает предложения о подготовке на ее основе законопроекта и подготовке технических заданий на разработку в конкурсном порядке законопроекта, о включении этой работы в план законопроектной деятельности органов исполнительной власти города Москвы на следующий год.

5.8. Разработка проектов законов города Москвы осуществляется заинтересованными структурными подразделениями Москомархитектуры (далее - разработчики законопроектов). Разработка значительных по объему, базовых или системообразующих законопроектов осуществляется научно-исследовательскими и другими организациями (далее - организации-разработчики) на конкурсной основе с заключением государственных контрактов.

5.9. Разработчики законопроектов или организации-разработчики представляют законопроекты на согласование в структурные подразделения Москомархитектуры и рассмотрение подведомственными предприятиями.

Согласование законопроектов с заинтересованными органами исполнительной власти города Москвы осуществляется структурными подразделениями Москомархитектуры в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Москвы.

Тексты законопроектов, а также обосновывающие материалы направляются на согласование в органы исполнительной власти города Москвы и заинтересованные организации Управлением законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти.

5.10. После согласования законопроект представляется в Правовое управление Правительства Москвы на экспертизу и для подготовки заключения о соответствии законопроекта Конституции Российской Федерации, федеральному и московскому законодательству, правилам юридической техники.

Направление законопроектов на экспертизу обеспечивается Управлением законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти.

5.11. После получения положительного заключения Правового управления Правительства Москвы на законопроект Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти обеспечивает его представление в Правительство Москвы с приложением пояснительной записки, финансово-экономического обоснования, проекта распорядительного документа Правительства Москвы о внесении законопроекта в Московскую городскую Думу и назначении официального представителя Правительства Москвы при рассмотрении законопроекта.

5.12. При внесении Москомархитектурой в Правительство Москвы законопроектов, а также проектов заключений на законопроекты города Москвы, заключений и официальных отзывов Правительства Москвы на проекты федеральных законов, руководителями заинтересованных структурных подразделений Москомархитектуры обеспечивается их подготовка на бумажном носителе и в электронной форме.

Представление законопроектов в Правительство Москвы оформляется в установленном порядке и подписывается председателем Москомархитектуры, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности, и первым заместителем председателя Москомархитектуры, ответственным за законопроектную деятельность.

5.13. Законопроекты представляются в Московскую городскую Думу Правительством Москвы в порядке, установленном Законом города Москвы от 14 декабря 2001 г. N 70 "О законах города Москвы и постановлениях Московской городской Думы".

Москомархитектура участвует в организационном сопровождении рассмотрения законопроектов в Московской городской Думе в порядке, установленном Регламентом Московской городской Думы и Регламентом Правительства Москвы. Координация указанной деятельности возложена на Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти совместно с заинтересованными структурными подразделениями Москомархитектуры.

5.14. Проекты заключений на проекты законов и поправки к проектам законов города Москвы, представленные иными органами исполнительной власти города Москвы, а также проекты заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Москвы к проектам федеральных законов, внесенных субъектами законодательной инициативы, поступившие в Москомархитектуру, подготавливаются Управлением законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти с учетом заключений структурных подразделений Москомархитектуры и рассмотрения подведомственными предприятиями.

Координация работы по подготовке проектов заключений к проектам законов города Москвы, заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Москвы к проектам законов города Москвы и проектам федеральных законов, представленных субъектами законодательной инициативы, осуществляется первым заместителем председателя Москомархитектуры, ответственным за законопроектную работу.

Проекты заключений, официальных отзывов и проекты поправок к законопроектам, направляемых в Правительство Москвы, подписываются председателем Москомархитектуры, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.

5.15. После принятия закона города Москвы Московской городской Думой и его подписания Мэром Москвы Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти подготавливает проект распорядительного документа Москомархитектуры о мерах по реализации закона.

В случае если принятые законы предполагают принятие иных законов, заинтересованные структурные подразделения Москомархитектуры в месячный срок после вступления в силу соответствующего закона города Москвы направляют в Управление законопроектной работы и взаимодействия с органами государственной власти предложения по обеспечению их разработки в установленном порядке.

6. Организация работы со служебными документами

6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов

6.1.1. Общие положения

6.1.1.1. Прием и отправка служебных документов в Москомархитектуре осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием телефонной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием телеграфной связи.

6.1.1.2. Прием и отправка документов в Москомархитектуре производится централизованно - канцелярией. В канцелярию поступают документы, направленные в адрес Москомархитектуры, председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры.

6.1.1.3. Документы, направленные в адрес структурных подразделений Москомархитектуры, могут поступать в структурные подразделения непосредственно либо через канцелярию. Если документы поступают через канцелярию, то сотрудник канцелярии передает корреспонденцию секретарю (уполномоченному сотруднику) структурного подразделения для регистрации через почтовую ячейку.

6.1.1.4. На всех документах, поступивших в канцелярию Москомархитектуру до 16:00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в канцелярию после 16:00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

6.1.1.5. На документах, требующих срочного рассмотрения (с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), а также документах, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Московской городской Думы, телеграммах проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления), доставка их осуществляется незамедлительно.

6.1.2. Прием документов, доставленных фельдъегерской службой

6.1.2.1. Прием документов, доставленных фельдъегерской службой в запечатанных конвертах с указанием номеров документов, содержащихся в конвертах, осуществляется секретарем председателя Москомархитектуры либо оперативным дежурным.

6.1.2.2. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная лично председателю Москомархитектуры, направляется после регистрации на доклад председателю Москомархитектуры незамедлительно.

6.1.2.3. Секретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная руководству Москомархитектуры, передается в установленном порядке в Первый отдел, а в нерабочее время - оперативному дежурному.

6.1.2.4. Несекретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная в Москомархитектуру, в том числе ограниченного распространения (для служебного пользования), передается в канцелярию в запечатанных конвертах под роспись, при этом указывается количество переданных конвертов.

6.1.2.5. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается для дальнейшей обработки в день ее поступления либо, при поступлении документов в нерабочее время, в первый рабочий день.

6.1.3. Прием документов, направленных в Москомархитектуру по почте

6.1.3.1. Корреспонденция, доставляемая в Москомархитектуру из почтового отделения связи, поступает в канцелярию.

6.1.3.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.

6.1.3.3. При поступлении корреспонденции в распечатанных конвертах сотрудник канцелярии проверяет наличие документов и указанных в них приложений. В случае обнаружения несоответствий документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

6.1.3.4. Все конверты с поступившими в Москомархитектуру документами вскрываются.

При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

6.1.4. Прием документов от представителей организаций через окно приема корреспонденции

6.1.4.1. Прием документов от представителей организаций через окно приема корреспонденции осуществляется сотрудником канцелярии.

6.1.4.2. Документы, передаваемые через окно приема корреспонденции, принимаются только при вскрытых конвертах, при этом проверяется наличие документов, указанных в них приложений, необходимых сопроводительных документов, а также удостоверяющих реквизитов отправителя (название и почтовый адрес организации, подпись руководителя, печать, дата).

В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются с указанием причин возврата.

6.1.4.3. При принятии документов через окно приема корреспонденции по требованию заявителя в разносной книге отправителя либо на копии документа ставится штамп Москомархитектуры, дата и подпись сотрудника, принявшего документ.

6.1.4.4. В разносных книгах и на копиях документов, поступивших в Москомархитектуру через окно приема корреспонденции:

до 16:00 - указывается текущая дата поступления документа;

после 16:00 - указывается дата следующего рабочего дня.

6.1.4.5. Служебные документы, поступившие через окно приема корреспонденции, передаются на регистрацию.

6.1.5. Прием и отправка документов с использованием факсимильной, телефонной связи и электронной почты

6.1.5.1. Централизованный прием и отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляются канцелярией.

6.1.5.2. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

6.1.5.3. Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы и не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

6.1.5.4. Интернет-письма юридических лиц, прошедших регистрацию на интернет-портале Москомархитектуры (www.mka.mos.ru"), оформляются в порядке, предусмотренном работой портала.

6.1.5.5. Прием и отправка телефонограмм, адресованных должностным лицам Москомархитектуры или подписанных ими, производится структурными подразделениями, обеспечивающими их деятельность, в соответствии с компетенцией.

6.1.6. Доставка документов руководству Москомархитектуры, структурным подразделениям и подведомственным предприятиям

6.1.6.1. Доставка документов, направляемых председателю Москомархитектуры, первым заместителям и заместителям председателя Москомархитектуры осуществляется с использованием именных папок руководителей Москомархитектуры. В журналах регистрации делаются записи о документах, направленных руководителям, с указанием номера документа и даты помещения документа в папку. Папки руководителей и журналы регистрации размещаются в канцелярии.

О направлении документов, требующих срочного рассмотрения - не более трех рабочих дней, канцелярия незамедлительно информирует соответствующего сотрудника Москомархитектуры.

Документы, направляемые руководству Москомархитектуры, выдаются сотрудникам, ответственным за получение документов, под роспись в журнале регистрации.

6.1.6.2. Доставка документов, направляемых в структурные подразделения Москомархитектуры и подведомственные предприятия, осуществляется с использованием именных ячеек соответствующих структурных подразделений и предприятий. В журналах регистрации делаются записи о документах, направленных в соответствующее структурное подразделение или предприятие, с указанием номера документа и даты помещения документа в ячейку. Ячейки и журналы регистрации размещаются в канцелярии.

Документы, направляемые в структурные подразделения и подведомственные предприятия, получают представители соответствующих подразделений и предприятий под роспись в журнале регистрации с указанием даты (и времени - для срочных документов) получения и полной фамилии расписавшегося.

6.1.6.3. Все документы, в том числе рассмотренные председателем Москомархитектуры, его заместителями, руководителем Аппарата направляются в подразделения только через канцелярию.

6.1.7. Отправка документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы

6.1.7.1. Документы, адресованные Мэру Москвы, членам Правительства Москвы (за исключением префектов административных округов), Аппарату Мэра и Правительства Москвы, а также его структурным подразделениям, органам исполнительной власти города Москвы, территориально расположенным по адресам: ул. Тверская, д. 13 и ул. Новый Арбат, д. 36, отправляются из Москомархитектуры через Аппарат Мэра и Правительства Москвы.

Канцелярией осуществляется ежедневная централизованная доставка документов в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы по адресу: ул. Тверская, д. 13.

6.1.7.2. Подписанные документы, представленные до 10:30 рабочего дня в канцелярию для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в тот же рабочий день.

Подписанные документы, представленные после 10:30 рабочего дня в канцелярию для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы на следующий рабочий день.

6.1.7.3. Для доставки в Аппарат Мэра и Правительства Москвы принимаются документы от руководства Москомархитектуры, структурных подразделений Москомархитектуры, подведомственных предприятий.

При отправке документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы в разносной книге канцелярии Москомархитектуры делается запись об отправляемых документах (с указанием даты отправки и номеров документов). При передаче документов в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы в разносной книге ставится штамп Правительства Москвы с указанием даты и времени передачи, подписи сотрудника принявшего документы.

6.1.8. Отправка документов через почтовое отделение связи

6.1.8.1. Документы, адресованные организациям и должностным лицам, за исключением организаций и должностных лиц, указанных в пункте 6.1.7.1, отправляются из Москомархитектуры через почтовое отделение связи.

Канцелярией Москомархитектуры осуществляется ежедневная централизованная доставка документов в почтовое отделение связи.

6.1.8.2. Отправка документов из Москомархитектуры производится после их регистрации.

При отправке корреспонденции канцелярией проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Правительству Москвы организации, в том числе органы местного самоуправления);

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

6.1.8.3. Руководитель канцелярии (а также руководители всех подразделений, осуществляющих документационное обеспечение деятельности Москомархитектуры) имеют право в случае неправильного оформления документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

6.1.8.4. Отправка документов из Москомархитектуры через почтовое отделение связи осуществляется простыми почтовыми отправлениями. Отправка документов заказными почтовыми отправлениями, ценными почтовыми отправлениями или почтовыми отправлениями с уведомлениями о доставке осуществляется по указанию руководства Москомархитектуры.

При отправке заказной и простой корреспонденции заполняются расписки и реестры.

6.1.9. Выдача документов на руки и отправка документов нарочными

6.1.9.1. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

6.1.9.2. По документам, зарегистрированным централизованно, выдача производится в канцелярии под роспись получателя и при наличии записки руководителя структурного подразделения либо лица, его замещающего, рассматривавшего документ.

6.1.9.3. В исключительных случаях по указанию руководства Москомархитектуры документы срочного характера направляются адресатам нарочными. Ответственность за доставку документа срочного характера возлагается на структурное подразделение Москомархитектуры, осуществлявшее подготовку документа.

6.2. Регистрация документов

6.2.1. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов в Москомархитектуре производится в автоматизированном режиме с использованием АИС "Делопроизводство Москомархитектуры".

6.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Московской городской Думы, Комплекса архитектуры, строительства, реконструкции и развития города Москвы.

Информационные документы, поздравления, приглашения и материалы рекламного характера регистрации не подлежат.

6.2.3. Регистрация документов в Москомархитектуре осуществляется:

- в канцелярии;

- в структурных подразделениях.

6.2.4. В канцелярии осуществляется регистрация документов:

- адресованных председателю Москомархитектуры;

- адресованных первым заместителям и заместителям председателя Комитета;

- поступивших в Москомархитектуру без указания конкретного адресата;

- инициативных документов председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры (в соответствии с номенклатурой дел).

6.2.5. В структурных подразделениях Москомархитектуры осуществляется регистрация документов:

- адресованных соответствующим структурным подразделениям;

- инициативных документов руководителей структурных подразделений (в соответствии с номенклатурой дел).

6.2.6. Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку и проставление на документе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы сканируются.

На документах проставляется штрих-код.

6.2.7. Документы, поступившие в канцелярию до 16:00 текущего дня, регистрируются с указанием даты текущего дня (даты поступления).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию после 16:00, регистрируется с указанием даты следующего за датой поступления рабочего дня.

6.2.8. Документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" регистрируются в течение одного часа.

Корреспонденция, поступившая после окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни, принимается дежурным и передается в канцелярию не позднее 9:30 следующего рабочего дня.

6.2.9. Служебная корреспонденция, поступившая в Москомархитектуру, минуя канцелярию, должна быть в течение суток сдана в канцелярию и зарегистрирована в установленном порядке.

6.2.10. Служебные документы (в том числе интернет-письма и факсы) на иностранном языке, адресованные председателю Москомархитектуры и иным должностным лицам либо поступившие в Москомархитектуру без указания конкретного адресата, регистрируются в канцелярии при наличии идентичного текста на русском языке либо после перевода документа (или сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа).

Документы на иностранном языке, адресованные руководителям структурных подразделений Москомархитектуры, направляются непосредственно адресату без регистрации в канцелярии.

6.2.11. Прием (передача) телефонограмм, адресованных председателю Москомархитектуры, первым заместителям председателя Москомархитектуры (или подписанных ими), производится организационно-аналитическим управлением с регистрацией в журнале учета.

6.2.12. Канцелярия направляет адресатам или руководителю Аппарата Москомархитектуры зарегистрированные входящие документы в день их поступления.

6.2.13. Документы, требующие срочного рассмотрения (с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), а также адресованные председателю Москомархитектуры, первым заместителям председателя Москомархитектуры Мэром Москвы, Правительством Москвы, вручаются незамедлительно.

6.2.14. Документы, адресованные председателю Москомархитектуры и не требующие доклада, направляются по принадлежности первым заместителям и заместителям председателя Москомархитектуры.

6.2.15. В случае регистрации документов, содержащих ранее рассматриваемые вопросы, при направлении для принятия решения о процедуре их исполнения по принадлежности таких документов канцелярия вместе с документами прилагает в виде справки информацию по их рассмотрению, содержащуюся в базах данных Москомархитектуры.

Повторно поступивший документ докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию по зарегистрированному ранее документу.

Повторными считаются документы, поступившие в Москомархитектуру по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в Москомархитектуре, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило организацию-заявителя.

6.2.16. Структурные подразделения Москомархитектуры самостоятельно регистрируют адресованные им документы.

При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной руководителем Аппарата Москомархитектуры сводной номенклатурой дел Москомархитектуры.

Структурные подразделения Москомархитектуры, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации лицам, имеющим право на ее получение.

6.3. Рассмотрение документов, оформление резолюций

6.3.1. Рассмотрение документа в Москомархитектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.

6.3.2. Подготовка проектов резолюций возлагается:

- по документам, поступающим на имя председателя Москомархитектуры на Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры;

- по распорядительным документам Мэра Москвы и Правительства Москвы; по проектам распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы; по обращениям граждан, по вопросам организации контроля на Организационно-аналитическое управление;

6.3.3. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее трех рабочих дней с момента регистрации документа в Москомархитектуре.

6.3.4. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях). При подготовке проекта резолюции учитываются распределение обязанностей между должностными лицами Москомархитектуры и функции, возложенные на структурные подразделения.

Резолюция первого заместителя председателя по вопросам своей компетенции может быть адресована любому должностному лицу Москомархитектуры.

Резолюция заместителя председателя Москомархитектуры, в соответствии с распределением обязанностей, может быть адресована только должностным лицам и подразделениям, находящимся в его непосредственном подчинении.

6.3.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае о документе вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

6.3.6. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.3.8. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак "+") могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя). При необходимости возможно указание дополнительных элементов, отражающих работу с документом.

6.4. Оформление исходящих документов

6.4.1. Исходящие документы представляются на подпись председателю Москомархитектуры и его первым заместителям, заместителям только после согласования со всеми соисполнителями.

6.4.2. Исходящие документы подписываются председателем Москомархитектуры, первыми заместителями и заместителями председателя Москомархитектуры в соответствии с их компетенцией.

Служебные документы, направляемые Мэру и в Правительство Москвы, подписываются председателем Москомархитектуры, а в его отсутствие - исполняющим обязанности председателя Москомархитектуры.

По отдельным вопросам в соответствии с распределением обязанностей между заместителями и по согласованию с председателем Москомархитектуры служебные документы имеют право подписывать:

- первые заместители председателя Москомархитектуры - документы, направляемые первым заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы;

- заместители председателя Москомапрхитектуры# - документы, направляемые членам Правительства Москвы.

6.4.3. Исходящие документы, содержащие ответы на поручения Мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы, руководителей Аппарата Мэра и Правительства Москвы в адрес Москомархитектуры, а также информация, направляемая по уведомлениям и талонам отчетов, в обязательном порядке согласовываются с руководителем Аппарата Москомархитектуры.

6.4.4. Исходящие документы оформляются на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 12 настоящего Регламента.

При адресовании документа должностному лицу, занимающему несколько должностей, необходимо указывать должность в соответствии с вопросом, поставленным в документе (то же относится и к исполнителю, подписывающему документ).

В отдельных случаях возможно оформить адресование с указанием высшей должности.

6.4.5. Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе, плюс один.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в двух экземплярах) с указанием почтовых адресов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

6.4.6. После исполнения документа при направлении ответа автору исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения (если ответ автору направляется через канцелярию).

6.4.7. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

6.4.8. Исходящие документы со сроками исполнения до пяти дней, а также с пометками о срочности доставки "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно" обрабатываются незамедлительно.

6.4.9. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6.5. Формирование и хранение дел, справочная работа

6.5.1. Формирование и хранение дел, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в канцелярии, так и в структурных подразделениях Москомархитектуры в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Москомархитектуры.

6.5.2. Руководители структурных подразделений несут ответственность:

- за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных;

- за соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

- за своевременную подготовку и передачу дел в Архив Москомархитектуры (Управление) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе при реорганизации или упразднении (ликвидации) структурного подразделения.

6.5.3. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения в течение трех лет остаются в структурных подразделениях Москомархитектуры для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в Архив Москомархитектуры (Управление).

Дела временного хранения (до 10 лет), не подлежащие передаче в Архив Москомархитектуры (Управление), хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения согласно номенклатуре дел подлежат уничтожению в установленном порядке, о чем составляется акт.

Оформление дел для передачи в Архив Москомархитектуры (Управление) производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем Архива Москомархитектуры (Управление).

6.5.4. Архивом Москомархитектуры (Управление) обеспечивается сохранность документов, осуществляется справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с федеральным и московским законодательством об архивном деле и требованиями настоящего Регламента.

7. Исполнение и контроль за исполнением документов

7.1. Общие положения

7.1.1. Исполнение документов и контроль за ходом и результатами этой работы осуществляются в Москомархитектуре в соответствии с положениями Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.

7.1.2. В Москомархитектуре подлежат исполнению поручения, зафиксированные в распорядительных и служебных документах Мэра Москвы, Правительства Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы, правовых актах должностных лиц Москомархитектуры, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению документов.

Порядок исполнения и контроля за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан, депутатских обращений и запросов изложен в разделах 9 и 11 настоящего Регламента.

7.1.3. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц исполнительной власти города Москвы.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица Москомархитектуры в соответствии с возложенными на них функциями.

7.2. Исчисление срока исполнения

7.2.1. Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный в днях лично Мэром Москвы, исчисляется календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

7.2.2. Срок исполнения истекает:

- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих праздничных дней;

- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней;

- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

7.3. Исполнение поручения, содержащегося в распорядительном документе Москомархитектуры

7.3.1. Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе Москомархитектуры, указывается в тексте документа.

Срок исполнения документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий, и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

7.3.2. В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, срок исполнения документа в целом составляет один год с момента подписания документа.

Если срок исполнения контрольного поручения не установлен в распорядительном документе Москомархитектуры, контрольный отдел через три месяца с момента подписания документа запрашивает у должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом и координация деятельности структурных подразделений Москомархитектуры, информацию о состоянии дел по выполнению поручения в форме отчета.

7.3.3. Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе Москомархитектуры, может осуществляться в рамках срока по последнему пункту документа должностным лицом, осуществляющим контроль за исполнением распорядительного документа в целом, на основании документа, обосновывающего причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения поручения.

В случае если распорядительный документ не исполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль за его исполнением, направляет на имя председателя Москомархитектуры записку с указанием причин неисполнения документа, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его исполнения.

Решение о продлении срока исполнения документа принимается должностным лицом, подписавшим документ.

Изменение срока исполнения распорядительного документа производится путем принятия (издания) распорядительного документа.

7.3.4. Распорядительный документ снимается с контроля на основании информации должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом, о выполнении всех поручений документа.

Снятие с контроля распорядительного документа осуществляется путем внесения соответствующей информации в базу данных АИС "Делопроизводство Москомархитектуры". При этом рассылка и сбор информации по снятому с контроля документу прекращается. После снятия распорядительного документа с контроля вопросы реализации указанного распорядительного документа находятся в компетенции должностного лица, на которое был возложен контроль за исполнением документа в целом (координатора).

7.3.5. Основанием для снятия контрольным отделом распорядительного документа с контроля является:

- его исполнение;

- принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием распорядительных документов и т.д.).

7.4. Исполнение протокольного поручения

7.4.1. Срок исполнения протокольного поручения определен, как правило, в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания.

Если срок исполнения поручения, данного на совещании, не указан, то куратор протокола - сотрудник, на которого возложен контроль исполнения протокола в целом, - определяет срок представления справки (отчета) о ходе выполнения поручения и указывает его в запросе, направляемом исполнителю.

В случае отсутствия на совещании исполнителя, которому дано срочное поручение, куратор обязан довести до его сведения информацию о данном поручении.

7.4.2. Решение о продлении срока исполнения протокола на основе предложения должностного лица, ответственного за контроль протокола в целом, принимается председателем Москомархитектуры или руководителем Аппарата Москомархитектуры.

7.4.3. Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его исполнением, проведением повторного совещания, принятием соответствующего распорядительного документа (исчерпывающего поручения, содержащегося в протоколе) по предложению должностного лица, ответственного за контроль протокола в целом, принимается председателем Москомархитектуры или руководителем Аппарата Москомархитектуры.

Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении срока его исполнения может быть принято уполномоченным специалистом контрольного отдела по предложению исполнителя, согласованному с должностным лицом, ответственным за контроль протокола в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом.

7.5. Исполнение служебного документа

7.5.1. Срок исполнения служебного документа указывается в резолюциях должностных лиц.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

7.5.2. Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные законодательством Российской Федерации и законодательством города Москвы.

7.5.3. Если служебный документ поставлен на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручений по нему исчисляется от даты первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы и составляет одни месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

В случае переадресования указанного документа в Москомархитектуру срок исполнения поручений по нему исчисляется с даты поступления и регистрации документа в Москомархитектуре.

7.5.4. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "Незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "Весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "Срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "Оперативно" исполняются не позднее десяти дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).

7.5.5. В Москомархитектуре пометки срочности имеют право проставлять: председатель Москомархитектуры, первые заместители, заместители председателя Москомархитектуры.

При проставлении пометок срочности указанными должностными лицами сотрудники их секретариатов обязаны незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить документ исполнителю, используя средства оперативной доставки. Доставка документа исполнителю осуществляется незамедлительно.

Исполнитель обязан подготовить ответ в установленный срок.

7.5.6. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока и не позднее чем за два дня до истечения срока исполнения представляется указанному должностному лицу.

Корректировка срока исполнения по документам с поручениями Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации в адрес Мэра Москвы, Правительства Москвы осуществляется в соответствии с пунктом 8.2.1.6 Регламента Правительства Москвы.

7.5.7. Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.

Основанием для снятия с контроля могут служить:

- решение вышестоящего должностного лица о снятии поручения с контроля;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом;

- информация исполнителя о результатах выполнения поручения.

7.5.8. Поручение о подготовке проекта распорядительного документа Москомархитектуры считается выполненным, когда оформленный проект документа со всеми необходимыми визами внесен в базу данных АИС "Делопроизводство Москомархитектуры".

Поручение о подготовке проекта распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа со всеми необходимыми визами внесен в базу данных Протокольного отдела Правительства Москвы.

7.5.9. Исполненными считаются служебные документы, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

7.6. Порядок исполнения документов

7.6.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц исполнительной власти города Москвы, содержащимися в правовых актах, протоколах, резолюциях.

Если в резолюции служебного документа в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак "+"), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению.

7.6.2. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю информацию для обобщения и составления отчета либо сообщить свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей.

7.6.3. Представляемые в Аппарат Мэра и Правительства Москвы письма о ходе и результатах исполнения поручений Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы должны подписываться председателем Москомархитектуры или лицом, исполняющим его обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы, если срок не был указан.

7.6.4. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений заместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы могут быть подписаны заместителями председателя Москомархитектуры.

7.6.5. Информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы, депутатов Государственной Думы и Московской городской Думы, руководителей федеральных органов исполнительной власти, подготовленная Москомархитектурой по поручению Мэра Москвы или должностного лица, исполняющего его обязанности, оформляется на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра Москвы направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (при этом на втором экземпляре должна быть виза председателя Москомархитектуры либо лица, официально его замещающего).

7.6.6. Если по контрольному документу требуется ответ Администрации Президента, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы" за подписью первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера вышестоящей организации и Правительства Москвы дается ответ).

В случае отсутствия первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы ответ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, на соответствующем бланке органа исполнительной власти города Москвы.

Бланк письма Правительства Москвы может быть использован лишь в том случае, если документ подписывает Мэр Москвы или член Правительства Москвы.

7.6.7. Ответ на служебный документ дается, как правило, в письменной форме.

Ответ на обращение организации по исполнению документа с поручением (резолюцией) Мэра Москвы и уполномоченных им должностных лиц, а также первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы дает ответственный исполнитель - председатель Москомархитектуры, в случае его отсутствия - должностное лицо, исполняющее его обязанности, либо первый заместитель председателя Москомархитектуры.

Ответы на поручения Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются исключительно Мэру Москвы.

7.6.8. Ответ на обращение организации, поступившее в Правительство Москвы и направленное по принадлежности на исполнение в Москомархитектуру, дает председатель Москомархитектуры либо другое должностное лицо Москомархитектуры в пределах определенной компетенции.

7.6.9. Допускается устная форма ответа на служебный документ (если такая форма устраивает обратившуюся организацию), о чем на документах (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

7.6.10. Исполнение поручения Президента Российской Федерации и документа, поступившего из Правительства Российской Федерации, организуется председателем Москомархитектуры в соответствии с поручением Мэра Москвы или должностного лица, официально его замещающего, а также уполномоченных Мэром Москвы должностных лиц в установленные Мэром Москвы сроки.

7.6.11. В случае невозможности исполнения поручения Президента Российской Федерации в указанный срок исполнителем представляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы не позднее пяти дней до установленного срока записка на имя Мэра Москвы с проектом обращения к Президенту Российской Федерации, содержащим просьбу о продлении срока исполнения его поручения, конкретные причины невозможности исполнения поручения в установленный срок, а также информацию о принятых мерах по обеспечению исполнения поручения.

7.6.12. Представление Мэру Москвы промежуточной информации о принятых Москомархитектурой мерах по исполнению поручения Президента Российской Федерации необходимо в тех случаях, когда срок исполнения поручения Президента Российской Федерации определен в течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручении Мэра Москвы.

В случае когда срок исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его исполнение не вызывает сомнения, промежуточная информация представляется по усмотрению председателя Москомархитектуры.

7.7. Контроль за исполнением

7.7.1. Контроль за исполнением документов и поручений включает постановку их на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководства Москомархитектуры о состоянии исполнения документов.

7.7.2. Контроль за исполнением включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки) исполнением документов и резолюций.

7.7.3. В Москомархитектуре контролю подлежит исполнение:

- распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- протоколов совещаний у Мэра Москвы, в Правительстве Москвы, в Аппарате Мэра и Правительства Москвы

- заданий, содержащихся в планах работы Мэра Москвы, Правительства Москвы;

- поручений Мэра Москвы и Правительства Москвы по подготовке заключений по проектам распорядительных документов, по служебной корреспонденции;

- распорядительных документов и поручений первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы;

- распорядительные документы Москомархитектуры;

- поручений председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры;

- иных документов и поручений по решению председателя Москомархитектуры.

7.7.4. Контроль может быть поручен одному или нескольким лицам в соответствии с распределением должностных обязанностей.

В случае если контроль возложен на нескольких лиц, то обобщает материалы в целом то должностное лицо, которое в распорядительном документе, резолюции значится первым, если нет других указаний.

7.7.5. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа, входит:

- организация исполнения поручений, зафиксированных в документе;

- координация деятельности должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры, являющихся исполнителями и соисполнителями;

- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

- принятие мер для безусловного исполнения содержащихся в документе поручений;

- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки об исполнении документа в целом).

7.7.6. В случае когда контроль за исполнением распорядительного документа председатель Москомархитектуры оставил за собой, координация деятельности и централизованное представление информации по исполнению содержащихся в документе поручений осуществляет должностное лицо, вносившее проект документа.

7.7.7. Контрольный срок может быть продлен только тем должностным лицом, которое его установило.

7.7.8. Снятие с контроля поручении по распорядительным документам и протоколам совещаний Мэра и Правительства Москвы производится строго после снятия их с контроля в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

7.7.9. Письма (информации) Москомархитектуры о ходе и результатах исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы оформляются согласно Регламенту Правительства Москвы.

7.7.10. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры должны подписываться руководителями структурных подразделений Москомархитектуры, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.

7.8. Контрольно-аналитическая деятельность

7.8.1. Ответственность за организацию работы по контролю за исполнением документов в Москомархитектуре возложена на руководителя Аппарата Москомархитектуры.

7.8.2. Автоматизированный контроль за исполнением документов производится в Москомархитектуре на базе регистрационных данных АИС "Делопроизводство Москомархитектуры".

Контроль осуществляется по регистрационно-контрольным карточкам документов, имеющих отметку "Контроль" и содержащих сведения об ответственном исполнителе и сроке исполнения.

АИС "Делопроизводство Москомархитектуры" обеспечивает механизмы упреждающего контроля.

7.8.3. В порядке упреждающего контроля контрольный отдел Организационно-аналитического управления, а также уполномоченные сотрудники структурных подразделений и подведомственных предприятий еженедельно готовят напоминания и уведомления исполнителям со списками документов, сроки которых истекают.

До истечения срока исполнители готовят ответы о ходе исполнения поручений, в которых указывают состояние дел и, в случае необходимости:

- причины неисполнения;

- предлагаемые или принятые меры по устранению недоработок;

- окончательный срок исполнения поручения.

Ответы регистрируются в АИС "Делопроизводство Москомархитектуры" в порядке, установленном настоящим Регламентом.

7.8.4. В порядке оперативного контроля Организационно-аналитическое управление, а также уполномоченные сотрудники структурных подразделений проводят следующие мероприятия:

- еженедельно формируют и представляют на рассмотрение руководству Москомархитектуры сводки о количестве документов, неисполненных в срок и находящихся на исполнении, сгруппированные по исполнителям, а также справки о содержании таких документов;

- ежеквартально готовят сводные отчеты и пояснительные записки о состоянии исполнительской дисциплины;

- осуществляют контроль полноты и качества представляемой исполнителями информации.

7.8.5. Письма-напоминания рассылаются исполнителям и содержат сообщения о документах, срок исполнения которых истекает или истек.

АИС "Делопроизводство Москомархитектуры" обеспечивает пересылку копий регистрационно-контрольных карточек документов в базы данных подразделений, в которые данные документы направлены на исполнение, с возможностью организации дальнейшего контроля хода их исполнения и связанной с ним переписки.

Все разосланные копии регистрационных карточек отражаются в базе данных подразделения-отправителя.

7.8.6. В случае неисполнения поручения в установленный срок сотрудник, выполняющий контрольные функции, готовит проект соответствующих резолюций и представляет его на подпись должностному лицу, принявшему решение о постановке документа на контроль. Проект резолюции может содержать поручения:

- о представлении исполнителем дополнительной информации;

- о переносе срока исполнения;

- о снятии документа с контроля.

Подписанная резолюция в обязательном порядке регистрируется в АИС "Делопроизводство Москомархитектуры".

7.8.7. Проект поручения о снятии документа с контроля готовят:

- отдел контроля - по поручениям председателя Москомархитектуры, первых заместителей, заместителей председателя Москомархитектуры;

- руководителей структурных подразделений - по поручениям, подготовленным этими должностными лицами соответственно;

- Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры - по поручениям, содержащимся в протоколах совещаний, проводимых председателем Москомархитектуры, первыми заместителями председателя и заместителями.

8. Порядок работы с договорами и государственными контрактами, заключаемыми Москомархитектурой

8.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, исполнения и прекращения действия договоров, заключаемых Москомархитектурой с субъектами договорных отношений, определяется федеральным законодательством, законами и другими нормативными правовыми актами города Москвы.

8.2. Подписываемые договоры должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- определение используемых терминов и понятий;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор;

- подписи сторон.

8.3. Подписи представителей сторон под двусторонним договором располагаются друг против друга или одна под другой. В текстах первое место (левое или верхнее) занимает подпись представителя той стороны, у которой будет храниться данный экземпляр договора или соглашения. В наименовании договора на первом месте также ставится наименование той стороны, у которой будет храниться данный экземпляр подлинника документа.

8.4. При подготовке текста договора стороны не должны включать в него положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являются обязательными к их исполнению.

Приложения к договорам являются их неотъемлемой частью и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

8.5. Государственные контракты заключаются Москомархитектурой в порядке, установленном Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", а также распорядительными документами Правительства Москвы.

8.6. Государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд оформляются в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

8.7. Порядок взаимодействия Москомархитектуры как государственного заказчика города Москвы и уполномоченного органа по размещению государственных заказов города Москвы - Департамента города Москвы по конкурентной политике (Тендерного комитета) устанавливает Положение об организации взаимодействия государственных заказчиков города Москвы и уполномоченного органа по размещению государственных заказов города Москвы (Тендерного комитета) при размещении заказов для государственных нужд, утвержденное постановлением Правительства Москвы от 13 декабря 2005 г. N 1030-ПП.

8.8. Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договоров и соглашений удостоверяются гербовой печатью Москомархитектуры. Договоры визируются:

- первыми заместителями, заместителями председателя, курирующими структурное подразделение, которое участвовало в подготовке договора;

- Юридическим управлением (с визированием каждого листа договора, специалистом рассматривающим договор).

9. Организация работы с обращениями граждан

9.1. Общие положения

9.1.1. Порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения обращений граждан (далее - обращения), контроля за их исполнением в Москомархитектуре определяется в соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Правительства Москвы, а также настоящего Регламента.

Указанные требования распространяются на обращения, полученные в письменной или устной форме на личном приеме, по почте, факсимильной связи, телеграфу, электронной почте и иным информационным системам общего пользования.

9.1.2. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.

9.1.3. Организация работы с обращениями, поступившими в Москомархитектуру, и обеспечение их рассмотрения председателем Москомархитектуры возлагается на руководителя Аппарата Москомархитектуры.

9.2. Порядок учета, регистрации и передачи письменных обращений граждан на рассмотрение

9.2.1. Все поступающие в Москомархитектуру письменные обращения граждан, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат учету как отдельная группа документов.

9.2.2. Регистрация письменных обращений граждан (в том числе обращений, адресованных непосредственно председателю Москомархитектуры, первым заместителям и заместителям председателя Москомархитектуры, руководителям структурных подразделений и их заместителям) производится централизованно и осуществляется в канцелярии. Повторная регистрация обращений граждан в структурных подразделениях Москомархитектуры не допускается.

9.2.3. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение двух рабочих дней с момента поступления в Москомархитектуру.

9.2.4. Регистрации в канцелярии не подлежат письма, адресованные должностным лицам Москомархитектуры с надписью "Лично".

Письма граждан с надписью "Лично" после прочтения адресатами в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в канцелярию в установленном порядке.

9.2.5. Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указывается в штампе "Обращения граждан" Москомархитектуры, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

Правила формирования регистрационных номеров обращений граждан, состав реквизитов и порядок ведения регистрационно-контрольной формы (РКФ) в АИС "Делопроизводство Москомархитектуры" определяются соответствующими инструкциями по работе с указанной автоматизированной информационной системой.

9.2.6. При поступлении обращения гражданина по вопросу, на который ему давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленным обращением, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений ставится штамп "Повторно".

9.2.7. Зарегистрированные обращения граждан передаются канцелярией руководителю Аппарата Москомархитектуры для подготовки поручения (резолюции).

Адресованные председателю Москомархитектуры и в Москомархитектуру обращения, затрагивающие наиболее важные направления деятельности Москомархитектуры, заявления и жалобы граждан о защите их прав и законных интересов докладываются руководителем Аппарата Москомархитектуры.

Обращения, адресованные первым заместителям и заместителям председателя Москомархитектуры, передаются указанным должностным лицам.

9.2.8. После рассмотрения обращений граждан председателем Москомархитектуры они возвращаются в канцелярию для внесения в РКФ резолюций и передачи на исполнение в секретариаты первых заместителей и заместителей председателя Москомархтектуры# и в структурные подразделения Москомархитектуры.

После рассмотрения обращений граждан первыми заместителями и заместителями председателя Москомархитектуры или руководителями структурных подразделений они передаются в канцелярию для внесения в РКФ резолюций и передачи на исполнение в структурные подразделения Москомархитектуры или непосредственному исполнителю соответственно.

9.2.9. Передача зарегистрированных обращений граждан на исполнение в структурные подразделения осуществляется через канцелярию.

В структурных подразделениях передача обращений граждан на исполнение осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

9.2.10. В целях сохранности подлинников обращений граждан запрещается делать на них какие-либо пометки.

9.2.11. Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях.

9.2.12. Запрещается направлять жалобу гражданина (просьбу гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц) на рассмотрение должностному лицу или в структурное подразделение Москомархитектуры, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если руководитель структурного подразделения Москомархитектуры не принимал личного участия в рассмотрении обращения гражданина, впоследствии направившего в адрес руководства Москомархитектуры или Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы жалобу на соответствующее структурное подразделение Москомархитектуры, жалоба гражданина может быть направлена на рассмотрение руководителю структурного подразделения Москомархитектуры для решения по существу вопроса и принятия необходимых мер.

9.3. Сроки исполнения письменных обращений граждан и порядок их рассмотрения

9.3.1. Срок исполнения обращений граждан исчисляется со дня их поступления и регистрации в Москомархитектуре и составляет 30 календарных дней, за исключением обращений, поступивших из вышестоящих органов государственной власти с указанным в сопроводительном письме сроком исполнения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запросов в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения по существу документов и материалов председатель Москомархитектуры или должностное лицо, в адрес которого поступило обращение, вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

9.3.2. Срок исполнения поручения по рассмотрению обращений граждан, поступивших на имя Мэра Москвы, в Правительство Москвы и поставленных на контроль, отсчитывается от даты их регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы и составляет для Москомархитектуры 30 календарных дней, если в резолюции не установлен другой срок исполнения и дано поручение подготовить проект ответа гражданину.

Срок исполнения поручений по рассмотрению обращений граждан, поступивших на имя Мэра Москвы, в Правительство Москвы и поставленных на контроль, но в резолюциях по которым дано поручение ответить автору самостоятельно и сообщить об этом в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, отсчитывается для Москомархитектуры, куда направлено на исполнение обращение гражданина, от даты регистрации в канцелярии Москомархитектуры и составляет 30 календарных дней, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.

Срок исполнения поручений по рассмотрению обращений граждан, поступивших на имя Мэра Москвы, в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы, не поставленных на контроль, отсчитывается от даты регистрации в Москомархитектуре, куда направлено на исполнение обращение гражданина, и составляет 30 календарных дней.

9.3.3. В случае невозможности исполнения поручения по рассмотрению обращения гражданина по объективным причинам в течение 30 календарных дней должностное лицо, давшее поручение, либо уполномоченное им лицо на основании записки исполнителя (в случае поручения рассмотрения обращения нескольким исполнителям - ответственного исполнителя) принимает решение о продлении срока исполнения обращения, но не более чем на 30 календарных дней.

После решения соответствующего должностного лица исполнитель (ответственным исполнителем) направляет заявителю промежуточный ответ до истечения тридцатидневного срока рассмотрения обращения с уведомлением о причинах продления срока рассмотрения обращения и указанием конкретного срока исполнения по нему.

9.3.4. Рассмотрение зарегистрированных письменных обращений граждан в Москомархитектуре осуществляется в два этапа и включает в себя первичное рассмотрение, а также рассмотрение по существу.

Первичное рассмотрение письменных обращений проводится при их регистрации. Рассмотрение письменных обращений по существу проводится в структурных подразделениях Москомархитектуры.

9.3.5. При регистрации письменное обращение рассматривается в канцелярии с целью определения:

1) выполнения заявителем требований статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", предъявляемых к письменному обращению. Письменное обращение должно содержать наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица (либо должность соответствующего лица), а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, дату подачи обращения и личную подпись заявителя;

2) типа обращения, который впоследствии должен быть указан при распределении обращений для ответа среди должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры, - предложение, заявление, жалоба;

3) основной и сопутствующей тематики обращения, которая необходима при распределении обращений среди должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры на исполнение и подготовку проекта резолюции.

9.3.6. На письменное обращение гражданина, в котором не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией.

9.3.7. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение должностным лицам, структурным подразделениям Москомархитектуры или на рассмотрение в другие органы государственной власти, иные государственные органы или органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.3.8. Интернет-письмо, с официального сервера Москомархитектуры в сети Интернет, должно содержать наименование государственного органа или должностного лица, к которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

На интернет-письмо, не содержащее фамилии, почтового и электронного адреса (е-mail) гражданина, ответ не дается.

9.3.9. Обращение гражданина, адресованное в Москомархитектуру, в котором обжалуется судебное решение, направляется в Правовое управление для возврата гражданину с разъяснением порядка обжалования судебного решения.

9.3.10. В случае если в письменном обращении гражданина в Москомархитектуру содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностные лица Москомархитектуры, к которым обратился гражданин, либо уполномоченные ими лица в пределах компетенции вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Москомархитектуру или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином может принять руководитель Аппарата Москомархитектктуры#.

9.3.11. Если ответ по существу поставленного в обращении гражданина вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

9.3.12. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Москомархитектуру, направляется в течение семи календарных дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Решение о направлении обращения в другой государственный орган, орган местного самоуправления принимается руководителем Аппарата Москомархитектуры.

Если при рассмотрении обращения гражданина письмо направляется в другой орган исполнительной власти города Москвы, то заявителю направляется уведомление об этом.

9.3.13. Если в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции Москомархитектуры, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других органах государственной власти, иных государственных органах или органах местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, то в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения в Москомархитектуре руководитель Аппарата Москомархитектуры направляет копии обращений по принадлежности с извещением авторов обращений. Рассмотрение таких обращений в части вопросов, относящихся к компетенции Москомархитектуры, осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

9.3.14. При получении письменного обращения гражданина, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Москомархитектура, должностные лица, к которым обратился гражданин, уполномоченные ими лица вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

9.3.15. При рассмотрении обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения по принадлежности в органы исполнительной власти города Москвы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

9.3.16. Все сведения о ходе исполнения обращения (напоминание исполнителю, разрешение на продление срока, доклад руководству, запрос и т.п.) вносятся в РКФ.

9.3.17. Москомархитектура обязана при поступлении обращения (запроса) другого государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение гражданина, предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений, в течение пятнадцати календарных дней с момента регистрации обращения (запроса) в Москомархитектуре.

При направлении обращения (запроса) из Москомархитектуры о предоставлении дополнительных сведений для решения вопроса, поставленного в обращении гражданина, рекомендуется указывать конкретный срок ответа на обращение (запрос) с учетом срока ответа автору обращения.

9.4. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан

9.4.1. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие рассмотрения. Контроль за рассмотрением поступившего обращения гражданина начинается с момента его регистрации в Москомархитектуре и заканчивается при регистрации и отправлении окончательного ответа его автору.

Контроль за исполнением обращений граждан устанавливается в целях обеспечения рассмотрения их в сроки, предусмотренные в подразделе 9.3 настоящего Регламента, и надлежащего разрешения содержащихся в них вопросов.

9.4.2. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина (представителя организации), должно исполняться в течение 30 календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок.

Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо руководителем Аппарата Москомархитектуры.

9.4.3. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на контрольный отдел, работников секретариатов руководителей Москомархитектуры, работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

9.4.4. Контроль за своевременным рассмотрением устных обращений граждан, изложенных на личном приеме, осуществляется в том же порядке, что и контроль за своевременным рассмотрением письменных обращений.

9.4.5. Контрольный отдел следит за сроком исполнения обращений граждан, еженедельно направляет перечни обращений граждан с истекшими сроками исполнения (просроченных), а также подлежащих исполнению на текущей неделе в секретариаты председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей Москомархитектуры, а также в структурные подразделения.

9.4.6. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками контрольного отдела и докладываются руководителю Аппарата Москомархитектуры.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, руководитель Аппарата Москомархитектуры повторно направляет документы с поручением для рассмотрения по существу и подготовки ответа.

9.4.7. Лица, осуществляющие контроль за рассмотрением обращений граждан в структурных подразделениях, обязаны еженедельно сообщать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сроков исполнения обращений граждан непосредственными исполнителями.

Руководители структурных подразделений еженедельно рассматривают на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях.

9.4.8. Обращения граждан снимаются с контроля после рассмотрения их по существу, когда по ним приняты все необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству Российской Федерации.

Поручение снимается с контроля:

- если вопрос решен положительно;

- если структурным подразделением Москомархитектуры дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина (представителя организации) и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

Обращения граждан, на которые даны промежуточные ответы, не снимаются с контроля до направления по результатам их рассмотрения окончательного ответа заявителю.

Датой снятия обращения с контроля является дата регистрации и отправки окончательного ответа заявителю.

9.4.9. Руководители структурных подразделений:

- анализируют и обобщают обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан;

- ежеквартально представляют информацию об итогах работы с обращениями граждан в Организационно-аналитическое управление;

- не реже одного раза в полугодие проводят комплексный анализ поступивших обращений граждан, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы и депутатов муниципального Собрания по вопросам нарушения прав и свобод граждан, а также практики их рассмотрения и разрешения в структурных подразделениях и представляют справки о результатах комплексного анализа в контрольный отдел Организационно-аналитического управления.

9.4.10. Организационно-аналитическое управление ежеквартально готовит сводную информацию об итогах работы с обращениями граждан в Москомархитектуру, докладывает председателю Москомархитектуры и рассылает первым заместителям, заместителям Москомархитектуры для использования в работе.

9.5. Оформление, отправка ответов и формирование дел по обращениям граждан

9.5.1. Ответы на обращения граждан дают председатель Москомархитектуры, первые заместители, заместители председателя Москомархитектуры, руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.

9.5.2. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, законодательства города Москвы, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если заявителю отказано в удовлетворении обращения - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба.

Ответы, составленные на основании нормативных правовых актов, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность документа, автор, дата, номер и наименование).

9.5.3. Ответ на обращения граждан дается в письменной форме на бланках Москомархитектуры.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Сергееву И.Н.

ул. Пятницкая, дом 15, кв. 21, Москва, 115035

9.5.4. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо), или на адрес лица, указанного на конверте, в отдельных случаях - каждому из лиц, подписавших обращение.

9.5.5. Ответы авторам обращений оформляются с указанием должности лица, подписавшего ответ, имени, отчества, фамилии исполнителя и номера его телефона.

9.5.6. Ответы на письменные обращения, поступившие в Москомархитектуру, в том числе по информационным системам общего пользования, направляются на почтовый адрес, указанный заявителем в обращении.

Отправка ответов на обращения граждан по электронной почте или по факсу допускается при последующей их отправке на почтовый адрес, указанный заявителем в обращении.

9.5.7. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением (разрешением), формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном в Москомархитектуре.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. В случае появления повторного обращения или дополнительных документов они подшиваются к соответствующей группе документов. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению подшивать в дела запрещается.

10. Организация приема граждан

10.1. Организация личного приема граждан

10.1.1. Прием граждан в Москомархитектуре осуществляется на основании Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Правительства Москвы, а также данного Регламента.

Прием граждан проводится по предметам ведения Москомархитектуры, определенным Положением о Москомархитектуре, в порядке, установленном настоящим Регламентом.

10.1.2. Прием граждан в Москомархитектуре осуществляется председателем Москомархитектуры, первыми заместителями и заместителями председателя Москомархитектуры в соответствии с графиком, утверждаемым председателем Москомархитектуры.

Информация о месте и графике приема вывешивается в доступном месте в зданиях Комитета и размещается на сайте Москомархитектуры.

10.1.3. Прием граждан производится в структурных подразделениях Москомархитектуры, в приемные дни (понедельник и четверг).

Прием граждан проводится в помещениях, свободных для доступа граждан и не требующих оформления специальных документов для организации приема. При отсутствии таких помещений в часы приема обеспечивается свободный проход граждан, прибывших на личный прием.

10.1.4. Ответственность за проведение приема граждан в структурных подразделениях Комитета и подведомственных предприятиях несут их руководители.

10.1.5. На прием к должностным лицам Москомархитектуры могут записаться граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства.

Граждане вправе обращаться в Москомархитектуру лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.

При обращении в Москомархитектуру указанные лица обязаны предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий их личность.

10.1.6. Граждане по вопросам личного приема обращаются в секретариаты руководителей Москомархитектуры, работники которых ведут регистрацию, заводят и выдают гражданам и представителям организаций карточку личного приема установленного образца (приложение 5).

10.1.7. Прием граждан руководством Москомархитектуры осуществляется по предварительной записи в установленные дни.

10.1.8. Если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Москомархитектуры, ему разъясняется его право и порядок обращения в соответствующие органы государственной власти, иные государственные органы или органы местного самоуправления.

10.1.9. Повторные обращения граждан о приеме, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, рассматриваются должностным лицом, вышестоящим по отношению к лицу, рассмотревшему первичное обращение. Прием вышестоящим по должности должностным лицом осуществляется, как правило, при неудовлетворенности гражданина (представителя организации) результатами рассмотрения его предыдущих обращений нижестоящим должностным лицом.

10.1.10. В отдельных случаях по спорным и важным вопросам с жалобами на решения должностных лиц Москомархитектуры прием граждан и представителей организаций осуществляет непосредственно председатель Москомархитектуры.

10.2. Организация работы с обращениями, поданными на личном приеме

10.2.1. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема. Ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные настоящим Регламентом.

10.2.2. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

10.2.3. Поданные на личном приеме письменные обращения граждан подлежат рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.

11. Прием депутатов, порядок рассмотрения обращений депутатов, парламентских и депутатских запросов

11.1. Прием депутатов должностными лицами Москомархитектуры

11.1.1. Члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы пользуются правом безотлагательного приема должностными лицами Москомархитектуры. Прием организуется в соответствии с "Формой приема" приложение 6 к настоящему Регламенту.

Депутат по предъявлении депутатского удостоверения имеет право беспрепятственно посещать Москомархитектуру, присутствовать на заседаниях его коллегиальных органов.

11.1.2. Депутаты муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве (далее - муниципальное Собрание) пользуются правами приема должностными лицами Москомархитектуры, посещения Москомархитектуры, присутствия на заседаниях его коллегиальных органов, по вопросам относящимся к их компетенции, в установленном порядке (п. 4.5.1 Регламента Правительства).

11.2. Порядок рассмотрения обращений депутатов

11.2.1. Должностные лица Москомархитектуры, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица Москомархитектуры обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения.

11.2.2. При обращении депутата Московской городской Думы в Москомархитектуру должностные лица Москомархитектуры обеспечивают депутата информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию. Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим федеральным законом о государственной тайне.

11.2.3. Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата в Москомархитектуру рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица Москомархитектуры незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

11.2.4. Обращение депутата муниципального Собрания в Москомархитектуру рассматривается в пятнадцатидневный срок с момента получения обращения, если оно не требует дополнительного изучения и проверки. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица Москомархитектуры обязаны сообщить об этом депутату в пятнадцатидневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 календарных дней со дня получения письменного обращения.

11.2.5. Москомархитектуре может быть поручена подготовка проекта ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы или Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы. Ответ на обращение дается за подписью первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы

В случае подготовки ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы за подписью Мэра Москвы представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому поручена подготовка проекта ответа, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.3. Порядок рассмотрения парламентских запросов

11.3.1. Должностное лицо Москомархитектуры, которому направлен парламентский запрос Совета Федерации или Государственной Думы, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через пятнадцать календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

11.3.2. Подготовка проекта ответа на парламентский запрос Совета Федерации, Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы может быть поручена Москомархитектуре или должностному лицу Москомархитектуры, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности. Представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому направлен парламентский запрос на исполнение, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.4. Порядок рассмотрения депутатских запросов

11.4.1. Должностное лицо Москомархитектуры, которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения (или в иной согласованный с инициатором запроса срок).

11.4.2. Должностное лицо Москомархитектуры, к которому обращен запрос депутата Московской городской Думы, должны дать ответ на него в устной (на заседании Думы) или письменной форме не позднее чем через пятнадцать календарных дней со дня его получения в Москомархитектуре или в иной установленный Думой срок.

11.4.3. Должностное лицо Москомархитектуры, к которому обращен депутатский запрос депутата муниципального Собрания, должно дать ответ на него в устной (на заседании муниципального Собрания) или в письменной форме не позднее чем через пятнадцать календарных дней со дня его получения.

11.4.4. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен депутатский запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

11.4.5. Подготовка проекта ответа на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы может быть поручена Москомархитектуре. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности.

Представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому направлен запрос на исполнение, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

11.5. Организация работы по подготовке ответов на обращения депутатов, парламентские и депутатские запросы

11.5.1. Поступившие в Москомархитектуру обращения депутатов, парламентские и депутатские запросы (далее - обращения и запросы) регистрируются в канцелярии в день их поступления и незамедлительно направляются в Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры для подготовки поручений.

11.5.2. Аппарат Москомархитектуры в трехдневный срок направляет депутату уведомление о принятии к рассмотрению обращения или запроса.

11.5.3. Проекты поручений (резолюций) представляются на подпись председателю Москомархитектуры не позднее одного дня с момента поступления обращения или запроса в Москомархитектуру.

11.5.4. По поручению председателя Москомархитектуры обращения и запросы направляются:

- ответственному из числа заместителей председателя Москомархитектуры в соответствии с распределением обязанностей;

- ответственному исполнителю в структурные подразделения Москомархитектуры по направлениям деятельности для проработки вопроса с привлечением необходимых соисполнителей и подготовки ответа на обращение или запрос;

- соисполнителям:

в Управления градостроительного регулирования административных округов, в иные структурные подразделения Москомархитектуры и подведомственные предприятия для рассмотрения по направлениям своей деятельности и предоставления информации ответственному исполнителю;

в Управление по связям с общественностью и средствам массовой информации для организации информирования и проведения встреч с депутатами.

11.5.5. Ответственный исполнитель:

- осуществляет сбор информации от соисполнителей;

- при необходимости получения дополнительной информации запрашивает ее в структурных подразделениях и подведомственных предприятиях Москомархитектуры;

- за два дня до истечения срока исполнения подготовленный ответ на обращение или запрос передает в Управление председателя по координации деятельности Москомархитектуры для доклада председателю Москомархитектуры;

- после подписания ответа передает его в канцелярию для отправки;

- в случае невозможности подготовки ответа в установленный срок направляет в пятнадцатидневный срок промежуточный ответ депутату за подписью председателя Москомархитектуры.

12. Оформление служебных документов

12.1. Общие требования к оформлению документов

12.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями Москомархитектуры и подведомственными предприятиями в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе настоящего Регламента.

Документы Москомархитектуры оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме внутренней переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.

12.1.2. Документы рекомендуется оформлять в текстовом редакторе Word for Windows (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14, с одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.

12.1.3. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

20 - левое;

10-правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

12.2. Бланки документов

12.2.1. Бланки документов Москомархитектуры изготавливаются на бумаге формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), бланки резолюций - А5 (148х210 мм) и А6 (105х148 мм).

12.2.2. Организационно-аналитическое управление разрабатывает макеты бланков документов Москомархитектуры, согласовывает их с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы и представляет для утверждения председателю Москомархитектуры альбом бланков документов Москомархитектуры. Эталон альбома бланков документов Москомархитектуры хранится в Организационно-аналитическом управлении, контрольный экземпляр находится в Хозяйственном управлении Москомархитектуры.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" для Москомархитектуры, его структурных подразделений и должностных лиц могут разрабатываться и по согласованию с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы приниматься следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма;

- бланк письма.

12.2.3. В Москомархитектуре используются следующие бланки для писем:

- бланки с указанием должности должностного лица Москомархитектуры (председателя Москомархитектуры, первого заместителя председателя Москомархитектуры, заместителя председателя Москомархитектуры, руководителя структурного подразделения и т.п.). Использование указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;

- бланк Москомархитектуры. Использование бланка допускается председателем Москомархитектуры, первыми заместителями и заместителями председателя Москомархитектуры;

- бланки структурных подразделений Москомархитектуры. Использование бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений, а также специалистами, которым предоставлено право подписи;

- бланки Управлений градостроительного регулирования административных округов города Москвы. Использование бланков допускается руководителями, заместителями руководителей Управлений, а также специалистами, которым предоставлено право подписи;

- бланки Коллегии Москомархитектуры, советов и комиссий Москомархитектуры (при председателе Москомархитектуры - Главном архитекторе города Москвы). Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных рабочих органов.

12.2.4. В Москомархитектуре используются именные бланки резолюций руководства Москомархитектуры (председателя Москомархнтектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры) формата А5 и А6.

12.2.5. При оформлении писем на имя председателя Москомархитектуры за подписью первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры бланки документов не используются, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Москомархитектуры бланки документов не используются.

Документы, составляющие внутреннюю переписку в Москомархитектуре, оформляются на листах бумаги формата А4 или А5.

12.2.6. Применение бланков документов Москомархитектуры, в том числе должностных, обязательно при направлении документов в другие органы исполнительной власти города Москвы и сторонние организации.

12.2.7. Допускается использование бланков документов Москомархитектуры, изготовленных только типографским способом.

12.3. Реквизиты документов

12.3.1. Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

12.3.2. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Москомархитектуры.

12.3.3. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, указание, заявление, справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида распорядительного документа Москомархитектуры используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено наименование вида документа.

12.3.4. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

12.3.5. Индекс документа - это порядковый номер для распоряжений, приказов, указаний, протоколов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне реквизита "Дата документа" или после него.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

12.3.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Заголовок к тексту печатается от границы левого поля, под реквизитом "Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту полужирным шрифтом.

12.3.7. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу.

Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Департамент физической культуры и спорта города Москвы

Начальнику Управления делами Л.А. Гиляровой

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Руководителю Департамента здравоохранения города Москвы А.П. Сельцовскому

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов исполнительной власти города Москвы

При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти города Москвы наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной политики города Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, начальник Правового управления Правительства Москвы.

При направлении документа нескольким адресатам, но не более чем четырем, они все указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.

При направлении документа более чем в четыре адреса документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.

При адресовании документа Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.

В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:

- наименование адресата (наименование организации или - при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города Москвы).

Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 10 мм от левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита "Адресат" полужирным шрифтом.

12.3.8. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов "господин", например:

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением, ..." (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю).

Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

12.3.9. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также с указанием адресов, в которые приложение направляется, например:

Приложение:

1. Копия постановления Правительства Москвы от 19 декабря 2006 г. N 997-ПП "Об утверждении Порядка использования электронной цифровой подписи органами исполнительной власти города Москвы и государственными заказчиками при размещении государственного заказа города Москвы" и приложение к нему, всего на 12 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте в Комитете по архитектуре и градостроительству города Москвы за второй квартал 2007 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через одну строку после текста документа.

12.3.10. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель председателя Москомархитектуры - Главный художник города Москвы

И.Н. Воскресенский

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)...".

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи производится Хозяйственным управлением Москомархитектуры на основании решения руководителя Аппарата Москомархитектуры в связи с обращением должностного лица, аналог подписи которого воспроизводится.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

12.3.11. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Комитета по культурному наследию

города Москвы В.А. Шевчук                                         Подпись

                                                                     Дата

При согласовании документа членом Правительства Москвы, руководителем органа исполнительной власти города Москвы возможно указывать наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать только наименование должности руководителя органа исполнительной власти города Москвы, например:

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО

Министр                                        Руководитель

Правительства Москвы,                          Департамента

руководитель Департамента                      продовольственных ресурсов

продовольственных ресурсов                     города Москвы

города Москвы

А.И. Бабурин     Подпись                       А.И. Бабурин      Подпись

                 Дата                                            Дата

Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата".

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Гриф согласования печатается от границы левого поля.

12.3.12. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах за подписью председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 пункта меньше, чем текст документа).

Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

12.3.13. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки Москомархитектуры и распространяется на организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях может проставляться гриф утверждения.

В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.

12.4. Использование печатей

12.4.1. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.

В Москомархитектуре используются следующие печати:

- гербовая печать Москомархитектуры - печать с изображением герба города Москвы и наименованием Москомархитектуры: "Правительство Москвы. Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы (Москомархитектура)";

- простая круглая печать "Правительство Москвы. Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы (Москомархитектура). Общий отдел";

- простая круглая печать Управления государственной службы и кадров "Правительство Москвы. Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы (Москомархитектура). Управление государственной службы и кадров".

12.4.2. Гербовой печатью Москомархитектуры заверяются документы за подписью председателя Москомархитектуры, первых заместителей и заместителей председателя Москомархитектуры, главного бухгалтера - начальника Финансово-бухгалтерского управления, в том числе доверенности, договоры, а также финансовые документы.

12.4.3. Простая круглая печать используется для заверения документов, кроме тех, для заверения которых требуется гербовая печать.

12.4.4. Печать Управления государственной службы и кадров используется для заверения копий трудовых книжек, выписок из трудовых книжек, справок с места работы, доверенностей и других документов, выдача которых входит в компетенцию Управления.

12.4.5. Гербовая печать Москомархитектуры и простая круглая печать хранятся в Организационно-аналитическом управлении, печать Управления государственной службы и кадров - в Управлении государственной службы и кадров.

12.4.6. Используемые в Москомархитектуре печати хранятся в сейфах. Ответственность за сохранность и использование печатей по назначению несут руководители соответствующих подразделений Москомархитектуры, на которые настоящим Регламентом возложено хранение печатей.

12.5. Заверение копии документа

12.5.1. Москомархитектура выдает копии только тех документов, автором которых являются председатель Москомархитектуры, его заместители или руководители структурных подразделений Москомархитектуры, по письменному заявлению заинтересованного лица (организации).

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие ее подлиннику.

12.5.2. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита "Подпись" и составляется по форме:

Верно

Главный специалист

Управления государственной

службы и кадров                    Личная подпись     Расшифровка подписи

Дата заверения копии

12.5.3. Заверительная надпись удостоверяется печатью:

- для копий распорядительных документов - печатью общего отдела;

- для служебных документов - штампом "Копия верна".

12.6. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Москомархитектуры, в котором исполнен документ.

12.7. Оформление документов, направляемых за рубеж

12.7.1. В целях координации международных связей органов исполнительной власти города Москвы, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя руководителей государственного и муниципального уровня, представляются на согласование (визирование) в Департамент международных связей города Москвы в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы.

12.7.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.

Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.

Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.

12.7.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила:

12.7.4. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи).

12.7.5. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.

12.7.6. Заголовок к тексту не составляется.

12.7.7. Подписание документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:

- при использовании должностного бланка указывается только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;

- при использовании других бланков вначале указывается имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".

12.7.8. Дата документа проставляется при его подписании. Используется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2008 г.

Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.

12.7.9. При ответе на поступивший от зарубежного партнера документ целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".

12.7.10. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

12.7.11. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

12.7.12. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации либо аккредитованные в Москве иностранные представительства, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма).

В случае отправления документа через Департамент международных связей города Москвы на имя руководителя Департамента международных связей готовится соответствующее письмо с просьбой о пересылке документа адресату.

12.8. Оформление доверенности

12.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий председателя Москомархитектуры на предоставление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу (служащему) Москомархитектуры, а также адвокатам, привлекаемым Москомархитектурой для представления его интересов в судах.

12.8.2. Доверенность оформляется на бланке Москомархитектуры.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

12.8.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:

- заголовок (ДОВЕРЕННОСТЬ);

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью) председателя Москомархитектуры, передающего свои полномочия;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица (для ведения дел в судах уполномоченный представитель должен являться штатным сотрудником Москомархитектуры либо адвокатом);

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись председателя Москомархитектуры;

- гербовая печать Москомархитектуры.

Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):

- паспортные данные уполномоченного должностного лица;

- образец его подписи.

13. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (доступа)

13.1. Общие положения

13.1.1. Работа с информационными ресурсами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (доступа), определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами города Москвы, Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.

13.1.2. Гражданин имеет право на получение от Москомархитектуры и его должностных лиц информации, непосредственно затрагивающей права и свободы гражданина.

Организация имеет право на получение от Москомархитектуры и его должностных лиц информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с Москомархитектурой при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности.

13.1.3. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

13.1.4. Информационные ресурсы Москомархитектуры по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие служебную информацию;

- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомархитектуры и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомархитектуры, предназначенная для использования должностными лицами и служащими Москомархитектуры при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомархитектуры, включающая сведения конфиденциального характера (коммерческая и служебная тайна, персональные данные о гражданах и другая информация в соответствии с действующим законодательством и решениями должностных лиц исполнительной власти города Москвы).

13.1.5. Председатель Москомархитектуры или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.

13.1.6. Доступ к базам данных Правительства Москвы и базам данных Москомархитектуры, содержащим служебную информацию ограниченного распространения (доступа), имеют должностные лица и сотрудники Москомархитектуры в соответствии с утвержденными списками.

Обеспечение доступа к базам данных, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (доступа), производится по согласованию со структурным подразделением Москомархитектуры, ответственным за информационное наполнение соответствующих баз данных, в соответствии с решением председателя Москомархитектуры.

13.1.7. Периодический контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам Москомархитектуры, а также правил их обработки и защиты осуществляет Первый отдел.

Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает Управление государственной службы и кадров Москомархитектуры совместно с Первым отделом в соответствии с федеральным законом.

13.1.8. Обращение с носителями сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется в соответствии с инструкциями и другими нормативными актами, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными носителями.

Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в структурных подразделениях Москомархитектуры возлагается на их руководителей.

13.2. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа)

В соответствии с Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 года N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" определяется степень секретности документов.

13.2.1. Перечень сведений, отнесенных к категории информации ограниченного распространения (доступа), утверждается распорядительным документом председателя Москомархитектуры.

Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (доступа), принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера.

На документах и их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (доступа), проставляется пометка "Для служебного пользования".

Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

13.2.2. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (доступа), принимается:

- по распорядительным документам - должностным лицом Москомархитектуры, в компетенции которого находится подписание данного распорядительного документа, а также ответственным за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения председателем Москомархитектуры, первыми заместителями и заместителями председателя Москомархитектуры;

- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) - должностным лицом Москомархитектуры, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.

13.2.3. Документированная информация с пометкой "Для служебного пользования" без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения (доступа) для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).

13.3. Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (доступа)

13.3.1. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в Москомархитектуру и содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется канцелярией, а в структурных подразделениях - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

При этом проверяется количество листов и экземпляров документов, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах отдельных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

13.3.2. Регистрация всех входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" производится совместно с документами общего делопроизводства.

К входящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП", вносятся сведения о номере экземпляра, количестве листов документа и приложений к нему.

При необходимости направления документа в несколько адресов составляется реестр рассылки, в котором поадресно проставляются номера отправляемых экземпляров.

13.3.3. Необходимо соблюдение следующих требований к документам с пометкой "Для служебного пользования":

- документы печатаются на специально выделенных (не имеющих выхода на момент печатания в корпоративную сеть Москомархитектуры) компьютерах с последующим уничтожением введенной в компьютер информации;

- на обороте последнего письма документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия и телефон исполнителя, дата печатания;

- отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет, после чего черновики уничтожаются с отметкой факта уничтожения в учетных формах;

- документы хранятся отдельно от несекретной документации;

- служебные документы пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя соответствующего подразделения;

- документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах, сейфах.

13.3.4. Для сотрудников структурных подразделений Москомархитектуры, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также оформление выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ, руководителя структурного подразделения или сотрудника, составившего рассылку.

13.3.5. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сторонним организациям допускается только при наличии письменного обращения в адрес председателя Москомархитектуры и соответствующего письменного разрешения на обращение.

13.3.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Москомархитектуры.

При этом на обложке дел, в которых помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение, производится по акту.

13.3.7. Передача документов и дел от одного сотрудника к другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

13.3.8. Проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" проводится Комиссией, назначаемой распорядительным документом председателя Москомархитектуры, не реже одного раза в год.

Результаты проверок оформляются актами.

13.3.9. О фактах утраты документов с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Москомархитектуры и назначается Комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

Результаты расследования докладываются руководителю Москомархитектуры.

На утраченные документы составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

13.3.10. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы отправлялись.

14. Информационное обеспечение и информатизация деятельности Москомархитектуры

14.1. Общие положения

14.1.1. Информационное обеспечение и информатизация деятельности Москомархитектуры направлены на обеспечение должностных лиц и структурных подразделений Москомархитектуры документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности Москомархитектуры.

14.1.2. В перечень информационных ресурсов Москомархитектуры входят:

- распорядительные и служебные документы по вопросам деятельности Москомархитектуры, подписанные Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе первыми), министрами Правительства Москвы, другими должностными лицами исполнительной власти города Москвы;

- распорядительные и служебные документы, подписанные должностными лицами Москомархитектуры;

- нормативно-технические документы на машинных и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);

- информационные системы и компьютерные базы данных.

14.1.3. Потребителями информации являются:

- должностные лица и структурные подразделения Москомархитектуры;

- органы и должностные лица исполнительной власти города Москвы;

- структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- Московская городская Дума;

- органы местного самоуправления;

- население города (жители города Москвы, иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства);

- организации, расположенные или зарегистрированные на территории города Москвы;

- иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами исполнительной власти города Москвы).

14.2. Информирование о деятельности Москомархитектуры

14.2.1. Информирование о деятельности Москомархитектуры осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Законом города Москвы от 31 марта 2004 г. N 20 "О гарантиях доступности информации о деятельности органов государственной власти города Москвы" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

14.2.2. Доступ к информации о деятельности Москомархитектуры обеспечивается путем:

- обнародования принятых Москомархитектурой распорядительных документов и иных решений;

- размещения информации о деятельности Москомархитектуры в Интернете;

- сообщения Москомархитектурой информации о своей деятельности в средствах массовой информации и иными способами;

- предоставления информации о деятельности Москомархитектуры по обращениям заинтересованных лиц.

14.2.3. Граждане имеют право на получение от Москомархитектуры и его должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей их права и свободы.

Организация имеет право на получение от Москомархитектуры информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с Москомархитектурой при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности.

14.2.4. К информации о деятельности Москомархитектуры, к которой обеспечивается свободный доступ граждан, относятся:

- сведения о структуре и функциях Москомархитектуры, принимаемых ей решениях и другой деятельности, осуществляемой Москомархитектурой при реализации ее полномочий;

- сведения о руководителях Москомархитектуры;

- тексты распорядительных документов, принимаемых Москомархитектурой.

14.2.5. Формы и средства предоставления и распространения информации:

- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов Москомархитектуры;

- рассылка планов работы Москомархитектуры, в том числе по электронной почте и через официальный сервер Москомархитектуры в сети Интернет, проектов повесток заседаний Коллегии Москомархитектуры, информации о еженедельных мероприятиях Москомархитектуры;

- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;

- предоставление информации с внутреннего интранет портала#;

- предоставление справок по телефону;

- электронная рассылка служебной корреспонденции в подразделения;

- публикации в центральных и городских средствах массовой информации;

- выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно-информационных материалов;

- организация телевизионных программ;

- проведение разъяснительных кампаний;

- использование визуальной информации (наружная реклама);

- обеспечение удаленного доступа к базам данных через городскую мультисервисную транспортную систему (далее - ГМТС) Правительства Москвы и телесеть Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы;

- публикация информации на официальном сервере Москомархитектуры в сети Интернет;

- передача информации через систему электронной почты.

14.3. Информатизация деятельности Москомархитектуры

14.3.1. Целью информатизации деятельности Москомархитектуры является создание условий для удовлетворения информационных потребностей руководителей и сотрудников Москомархитектуры и его подведомственных предприятий органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления в Москомархитектуре.

14.3.2. Москомархитектура обеспечивает создание и ведение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности в городе Москве, а также предоставление сведений из указанной информационной системы, участвует в формировании и ведении информационной системы Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы, других городских информационных систем.

Формирование и реализация единой политики информатизации Москомархитектуры и подведомственных организаций возложены на Управление информационных систем обеспечения градостроительной деятельности Москомархитектуры.

14.3.3. Информационные системы Комитета базируются на Корпоративной телекоммуникационной сети Москомархитектуры и подведомственных организаций, подключенной к Корпоративной телекоммуникационной сети Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции города Москвы и включающей:

- телекоммуникационную и серверную компоненты;

- подсистему безопасности сети;

- систему электронной почты;

- Интернет-портал Москомархитектуры;

- систему документооборота и делопроизводства;

- производственные системы;

- интегрированный электронный архив Москомархитектуры;

- систему аудио-, видео конференц-связи и обмена сообщениями;

- систему телефонной связи.

14.3.4. Для оперативного получения внешней информации, предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации используется официальный портал Москомархитектуры в сети Интернет с адресом: http://mka.mos.ru.

14.3.5. Одной из основных внутренних задач информатизации является создание единой среды электронного документооборота Москомархитектуры и подведомственных организаций в целях:

- оперативного прохождения и рассмотрения входящей и исходящей корреспонденции;

- обеспечения полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых решений за счет взаимодействия информационных ресурсов Москомархитектуры и подведомственных организаций, а также Правительства Москвы и сторонних организаций;

- сокращения времени на осуществление управленческих операций;

- оперативного доведения поручений должностных лиц до исполнителей и автоматизированного контроля за исполнением поручений;

- централизованного хранения, оперативного многопараметрического поиска документов в электронном архиве Москомархитектуры.

14.3.6. Для придания электронным документам юридической значимости используется электронно-цифровая подпись.

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами города Москвы.

15. Порядок работы с заявлениями граждан и организаций в режиме "одного окна"

15.1. Функции службы "одного окна" в Москомархитектуре выполняет Управление подготовки градостроительных документов в режиме "одного окна" (далее - Служба "одного окна" Москомархитектуры).

15.2. Организация работы с обращениями граждан и организаций в Службе "одного окна" Москомархитектуры осуществляется в соответствии с утвержденным постановлением Правительства Москвы от 6 июня 2007 г. N 458-ПП Регламентом подготовки Комитетом по архитектуре и градостроительству города Москвы документов в режиме "одного окна", определяющим порядок подготовки, согласования и выдачи Москомархитектурой в режиме "одного окна":

- Акта разрешенного использования участка территории градостроительного объекта (земельного участка) для осуществления строительства, реконструкции;

- Свидетельства об утверждении архитектурно-градостроительного решения проекта строительства, реконструкции.

15.3. Режим работы Службы "одного окна" Москомархитектуры (в специально оборудованных кабинах на первом этаже здания Москомархитектуры):

- прием и рассмотрение заявок (документов) на оформление запрашиваемых документов:

ежедневно (кроме субботы и воскресенья) - с 9:30 до 17:00,

в пятницу - с 9:30 до 16:00;

- выдача подготовленных запрашиваемых документов:

по средам - с 9:30 до 17:00,

по пятницам - с 9:30 до 16:00.