Приложение. Регламент проведения сеансов видеоконференций Правительства Москвы с использованием коллективных точек доступа в префектурах административных округов г. Москвы

Приложение
к распоряжению Правительства Москвы
от 26 февраля 2010 г. N 319-РП

Регламент
проведения сеансов видеоконференций Правительства Москвы с использованием коллективных точек доступа в префектурах административных округов города Москвы

Настоящий регламент определяет организационные и технические мероприятия, обеспечивающие проведение сеансов видеоконференцсвязи (конференций) Правительства Москвы с участием коллективных точек доступа.

I. Общие положения

Составляющими системы видеоконференцсвязи Правительства Москвы являются абонентские терминалы, установленные у руководителей органов исполнительной власти города Москвы, и абонентские комплекты коллективных точек доступа (далее - КТД), установленные в конференц-залах (залах совещаний) префектур административных округов города Москвы и в административном здании Правительства Москвы (ул. Тверская, д. 13).

Совещания с должностными лицами органов исполнительной власти города Москвы, руководителями предприятий и учреждений проводятся руководителями комплексов городского управления и органов исполнительной власти города Москвы по мере необходимости.

На конференциях, проводимых первыми заместителями и заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы, допускается присутствие заместителей руководителей органов исполнительной власти города Москвы или лиц, официально их замещающих.

На конференциях, проводимых должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов органов исполнительной власти города Москвы.

На конференциях, проводимых первыми заместителями и заместителями префектов административных округов города Москвы, допускается присутствие глав управ районов или лиц, официально их замещающих.

Конференции проводятся по рабочим дням с 10.00 до 16.30 (по вторникам конференции проводятся с 14.30 до 16.30).

II. Порядок организации конференций

Видеоконференции возможны плановые и внеплановые.

2.1. При проведении плановой конференции должностные лица, ответственные за организацию проведения конференции, не менее чем за три рабочих дня до ее начала представляют в Управление делами Мэра и Правительства Москвы заявку на проведение и следующие материалы:

- тема совещания;

- список организаций-участников конференции с телефонными номерами ответственных лиц от организаций.

При положительном решении ответственные за организацию конференции рассылают приглашения участникам, а также оповещают их при отмене или переносе конференции.

2.2. При проведении внеплановой конференции должностные лица, ответственные за организацию проведения конференции, не менее чем за три часа до ее начала представляют в Управление делами Мэра и Правительства Москвы заявку на проведение конференции, список участников конференции и обеспечивают их экстренное оповещение.

Управление делами Мэра и Правительства Москвы в соответствии с полученными заявками организовывает техническое обеспечение заявленных конференций с учетом возможностей оборудования и исключения пересечения (наложения, совпадения) конференций.

2.3. Виды конференций, организуемых по заявке в Управлении делами Мэра и Правительства Москвы:

2.3.1. Предустановленные конференции (конференции со сформированными списками участников), в состав которых входят:

- организации Комплекса социальной сферы города Москвы;

- организации Комплекса городского хозяйства Москвы;

- организации Комплекса градостроительной политики и строительства города Москвы;

- коллективные точки доступа (залы заседаний префектур административных округов города Москвы).

2.3.2. Произвольные конференции. Произвольная выборка участников видеоконференций (не более 12) из групп абонентов:

- департаментов;

- комитетов;

- управлений;

- управ районов;

- городских организаций;

- коллективных точек доступа.

2.4. Подготовка и проведение конференций руководителями комплексов городского управления и органов исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 2.1 настоящего регламента оформляется заявка на проведение видеоконференции.

Сеанс запланированной видеоконференции может включать двух и более участников ВКС ПМ (но не более 12) и его проведение планируется к определенному времени.

Для сбора участников конференции используется оборудование коллективной точки доступа ВКС ПМ, установленное в кабинете 420 административного здания по адресу: ул. Тверская, д. 13.

При проведении сеансов ВКС ПМ используются следующие дополнительные возможности оборудования коллективной точки доступа:

- видео- и аудиоинформация от различных источников в ходе проведения совещания (аудио-, графических материалов, презентаций, прикладных компьютерных программ и т.д.);

- дополнительное включение в сеанс ВКС необходимых руководителей и специалистов, имеющих оборудование ВКС ПМ по стандартной технологии (но не более 12).

2.5. Проведение конференций с использованием коллективной точки доступа префектур административных округов города Москвы.

Префектурам административных округов города Москвы предоставлена возможность проведения видеоконференций с участием управ района своего административного округа по мере необходимости. Коллективная точка доступа префектуры может самостоятельно собирать конференцию только со своими управами. Все остальные конференции могут быть организованы только по заявке в Управление делами Мэра и Правительства Москвы в соответствии с общим регламентом.

Для сбора участников конференции используется панель управления оборудованием коллективной точки доступа. Ответственный сотрудник префектуры административного округа города Москвы осуществляет набор участников конференции из числа представленных на панели управления.

В случае планирования проведения расширенной конференции префектура административного округа города Москвы руководствуется пунктами 2.1 и 2.2 настоящего регламента.

2.6. Общие требования к работе оборудования видеоконференции.

Для поддержания оборудования видеоконференцсвязи коллективной точки доступа (КТД) в работоспособном состоянии включение и отключение его от электропитания необходимо осуществлять по инструкции, которая входит в состав руководства по эксплуатации КТД видеоконференцсвязи. Все оборудование КТД видеоконференцсвязи за один час до начала сеанса видеоконференцсвязи должно быть включено и находиться в работоспособном состоянии.

III. Рекомендации участнику видеоконференции

Для проведения конференции с высоким качеством звука участникам селекторного совещания рекомендуется:

- находиться на расстоянии 0,5-1 м от микрофонов оконечных устройств системы конференцсвязи;

- находиться примерно на одинаковом расстоянии от микрофонов;

- во время доклада повернуться лицом в сторону микрофонов;

- говорить четко и внятно с громкостью обычного разговора;

- не перемещать оборудование системы конференцсвязи;

- не накрывать микрофоны бумагами, папками;

- исключить посторонние шумы: шуршание бумагой, постукивание по столу, посторонние разговоры;

- не пользоваться бесшнуровыми и мобильными телефонными аппаратами и другим активным оборудованием, а также рядом стоящими обычными телефонными аппаратами со включенным спикерфоном.