Отзыв работника из отпуска - расчеты,
порядок оформления и перенесения
С принятием и введением в действие с 1 февраля 2002 года Трудового кодекса РФ (далее по тексту - ТК РФ) вопросы предоставления работникам организаций ежегодных основных и дополнительных отпусков регулируются положениями данного Кодекса.
В соответствии со статьями 115-120 ТК РФ ежегодный отпуск работников организаций складывается из ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Общая продолжительность ежегодного отпуска определяется в календарных днях простым суммированием продолжительности ежегодного отпуска и всех дополнительных отпусков (статья 120 ТК РФ). При этом в число календарных дней отпуска не включаются нерабочие праздничные дни.
Если какая-либо часть отпуска (ежегодный, один или несколько дополнительных отпусков), предоставляемого работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях, то продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует определять следующим образом (см., например, письмо Минтруда РФ от 1 февраля 2002 года N 625-ВВ).
От даты начала отпуска (например, 1 марта 2003 года) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), исключая нерабочий праздничный день 8 марта 2003 года, а затем - определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска (в нашем случае - 12 апреля 2003 года). После этого общий период отпуска (с 1 марта 2003 года по 12 апреля 2003 года) переводится в календарные дни (в нашем случае - 42 календарных дня). Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.
Ежегодный отпуск предоставляется один раз в течение года непрерывной работы в организации, то есть не за календарный год, а за так называемый "рабочий год". При этом право на использование отпуска за первый год работы в соответствии со статьей 122 ТК РФ возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (за исключением отдельных случаев, когда работники в соответствии с действующим законодательством имеют право на использование отпуска в любое удобное для них время, а также случая, когда сам работодатель согласен с предоставлением отпуска до истечения первых шести месяцев непрерывной работы работника).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков в соответствии со статьей 123 ТК РФ определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График оформляется на бланке типовой формы "График отпусков" (форма N Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 года N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В связи с этим отказ работника от использования отпуска в установленный графиком срок может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины, а самостоятельное использование отпуска в неоговоренный и несогласованный с работодателем (против графика) срок - прогулом с возможным увольнением по подпункту "а" пункта 6 статьи 81 ТК РФ.
Необходимо также учитывать, что дополнительно к установлению даты начала в графике отпусков, в соответствии со статьей 123 ТК РФ работодатель обязан известить каждого работника о времени начала его отпуска за две недели. Если данное требование не будет соблюдено, работник вправе требовать перенесения отпуска на другой срок.
Допускается перенесение отпуска против сроков, указанных в графике, в следующих случаях, определенных в статье 124 ТК РФ:
1) по соглашению между работником и работодателем - если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;
2) в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, - в этом случае перенесение отпуска может производиться на следующий рабочий год.
Во всех случаях переносимый на следующий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Соответственно запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Если ежегодный отпуск или его составная часть (в соответствии со статьей 125 ТК РФ допускается разделение отпуска на части, при условии, что хотя бы одна из частей отпуска составляет не менее 14 календарных дней) уже были предоставлены работнику, то отзыв из отпуска допускается только с согласия самого работника (статья 125 ТК РФ).
Так как действующим законодательством не предусмотрено право администрации без согласия работника досрочно отзывать его из отпуска на работу, то отказ работника от выполнения распоряжения администрации о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (см. также пункт 31 постановления пленума Верховного Суда РФ от 22 декабря 1992 N 16 "О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров").
Если же работник сам не возражает выйти на работу досрочно, следует внести изменения в график отпусков, предусмотрев использование работником оставшейся части отпуска в натуре. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (дальнейшее перенесение неиспользованной части отпуска не допускается).
Во всех случаях, даже с согласия работника, не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин, и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Отзыв работника из отпуска оформляется соответствующим приказом (распоряжением) работодателя (администрации организации), в котором указывается время, когда работнику будет предоставлена оставшаяся часть отпуска.
На основании такого приказа работниками кадровых органов вносятся изменения в графы 8 "основание" и 9 "дата предполагаемого отпуска" утвержденного графика отпусков (типовая форма N Т-7).
Если работник отзывается из отпуска, для расчетов с ним следует произвести следующие действия:
1) перерассчитать сумму ранее начисленного и выплаченного среднего заработка за отпуск из расчета фактического количества дней, проведенных в отпуске;
2) со дня начала работы производить начисление заработной платы по установленным в организации системам и формам оплаты труда;
3) выплаченные суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска засчитать в счет начисленной заработной платы за отработанное время;
4) при представлении работнику неиспользованной части отпуска впоследствии, расчет среднего заработка производится в общеустановленном порядке уже с использованием нового расчетного периода.
При этом следует учитывать, что в настоящее время порядок исчисления среднего заработка за время предоставленных работникам отпусков регулируется статьей 139 ТК РФ, а в части, не противоречащей данной статье - постановлением Минтруда РФ от 17 мая 2000 года N 38 "О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах".
По мнению автора настоящей публикации положения постановления Минтруда РФ N 38 могут применяться и в 2003 году (даже в тех условиях, что законодательно Порядок был продлен только на 2002 год), вплоть до утверждения Минтрудом РФ или иным уполномоченным органом нового Порядка.
Согласно положениям статьи 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков определяется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).
В отношении же временных работников, которым отпуска в соответствии со статьей 291 ТК РФ предоставляются в рабочих днях, средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
В любом случае, положениями коллективного договора, заключенного между администрацией организации (работодателем) и представительным органом работников, может быть оговорено применение в качестве расчетного периода и иного календарного срока, отличного от трех календарных месяцев (например, шесть месяцев, 12 месяцев и т.п.).
Рассмотрим порядок действий работников администрации организации в случае досрочного вызова работника их отпуска.
Прежде всего, не позднее чем за три дня до начала отпуска, работнику должен быть рассчитан и выплачен средний заработок за отпуск, а также суммы заработной платы за фактически отработанное рабочее время (см. статью 136 ТК РФ).
Пример 1
Работнику организации предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 6 марта 2003 года по 3 апреля 2003 года включительно.
В расчетном периоде с 1 декабря 2002 года по 28 февраля 2003 года работнику начислена заработная плата, учитываемая при расчете среднего заработка, в сумме 12 400 руб.
Расчетный период отработан работником полностью.
За отработанные в феврале 2003 года рабочие дни согласно принятой в организации системе оплаты труда работнику начислена заработная плата в сумме 4 100 руб.
Среднедневной заработок для расчета среднего заработка составит 139 руб. 64 коп. (12400 руб. / 3 месяца / 29,6), а сумма среднего заработка за отпуск - 3909 руб. 92 коп. (139 руб. 64 коп. х 28 дней отпуска).
Всего работнику при его уходе в отпуск должна быть начислена заработная плата в сумме 8 009 руб. 92 коп. (4 100 руб. + 3 909 руб. 92 коп.), которая подлежит выплате не позднее чем за три дня до начала отпуска, то есть не позднее чем 3 марта 2003 года.
С начисленных в пользу работника сумм заработной платы должны быть произведены предусмотренные действующим законодательством удержания (налог на доходы физических лиц, алименты, удержания по исполнительным документам, удержания по инициативе администрации и т.п.).
Допустим, что из заработной платы работника удерживается только налог на доходы. Его сумма подлежит исчислению в следующем порядке:
1) всего доход работника, подлежащий выплате при его уходе в отпуск - 8 009 руб. 92 коп.;
2) стандартные налоговые вычеты, предоставляемые работнику, и уменьшающие облагаемый налогом доход (предположим, что на содержании работника находится двое несовершеннолетних детей, а совокупный доход работника с начала года, включая суммы среднего заработка за отпуск, не превысил 20 000 руб.) - 2 000 руб., в том числе:
вычеты на самого работника за февраль и март 2003 года (вычеты предоставляются за два календарных месяца, так как оплачиваемый отпуск приходится на весь март месяц) - 800 руб. (400 руб. х 2 месяца);
вычеты на несовершеннолетних детей работника - 1 200 руб. (300 руб. х 2 месяца х 2 детей);
3) облагаемый налогом доход - 6 009 руб. 92 коп. (8 009 руб. 92 коп. - 2 000 руб.);
4) сумма налога на доходы - 781 руб. (6 009 руб. 92 коп. х 13%) - исчисленная сумма налога округляется до полного рубля в порядке, установленном пунктом 4 статьи 225 НК РФ, то есть сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
Всего к выплате на руки работнику, уходящему в отпуск, причитается сумма в размере 7 228 руб. 92 коп. (8 009 руб. 92 коп. - 781 руб.).
Предоставляемый работнику отпуск оформляется на типовом бланке формы N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года N 26. Если отпуск одновременно предоставляется целой группе работников организации, приказ оформляется на бланке типовой формы N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".
Расчет среднего заработка за время предоставленного работнику отпуска производится на бланке типовой формы N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Данная форма в отличие от приказов (распоряжений) может оформляться только индивидуально на каждого из работников.
Также следует заметить, в форме N Т-60 оформляется расчет не только среднего заработка, но и всей суммы заработной платы, выплачиваемой работнику при его уходе в отпуск.
Если у руководства организации возникла необходимость вызвать работника из отпуска, ему должно быть направлено предложение с просьбой о досрочном
