Покупка за счет фирмы (М. Борисова, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2003 г.)

Покупка за счет фирмы

Учредитель решил купить себе компьютер. Однако сделать это он хочет за счет фирмы. В такой ситуации перед бухгалтером встает вопрос, как лучше оформить операцию.

Мы предлагаем вам два варианта решения проблемы.

Вариант первый

Учредителю выдают деньги под отчет. Сделать это на практике можно только в том случае, если он является работником фирмы.

Рассмотрим этот вариант на примере.

Пример 1. Учредитель ЗАО "Актив" Смелов Б.Е. решил купить себе компьютер. При этом он является работником фирмы.

Стоимость компьютера составляет 30 000 руб. (в том числе НДС - 5000 руб.).

Смелов Б.Е. написал заявление на выдачу подотчетной суммы. Заявление было завизировано директором фирмы.

Бухгалтер "Актива" выдал деньги под отчет:

Дебет 71 Кредит 50

- 30 000 руб. - выдано под отчет Смелову Б.Е. на покупку компьютера.

При покупке компьютера учредителю были выданы подтверждающие документы:

- квитанция к ПКО, где в графе "Получатель" указано ЗАО "Актив";

- счет-фактура, где в графах "Получатель" и "Плательщик" написано ЗАО "Актив";

- накладная ( в графе "Получатель" указано название фирмы);

- техническая документация к компьютеру.

Смелов составил авансовый отчет и приложил к нему все имеющиеся документы. Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 08 Кредит 71

- 25 000 руб. (30 000 - 5000) - компьютер, купленный Смеловым Б.Е., учтен в составе внеоборотных активов;

Дебет 19 Кредит 71

- 5000 руб. - учтен НДС.

Понятно, что компьютер будет находиться дома у учредителя. Однако вам надо поставить его на баланс фирмы. При этом составляют акт о приеме-передаче основных средств по форме N ОС-1 и инвентарную карточку по форме N ОС-6. (2)

Бухгалтер "Актива" поставил на баланс компьютер. В учете он сделал проводки:

Дебет 01 Кредит 08

- 25 000 руб. - компьютер введен в эксплуатацию;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 5000 руб. - принят к вычету НДС.

Плюсы

Документы, подтверждающие факт покупки компьютера (квитанция к приходному ордеру, накладная), могут быть выписаны на самого учредителя. При этом фирма сможет принять на баланс имущество. Однако чтобы не возникло проблем при налоговой проверке, надо составить приказ, подтверждающий целесообразность произведенных расходов.

Минусы

1. Применять этот способ можно, только если учредитель является работником фирмы.

2. Если учредитель оформляет покупку на себя, то счет-фактуру ему не выпишут. В этом случае принять к вычету НДС фирма не сможет. Налог она будет возмещать за счет собственных средств.

Вариант второй

С учредителем заключают договор беспроцентного займа на сумму стоимости компьютера.

Рассмотрим этот вариант на примере.

Пример 2. 15 мая 2003 года учредитель ООО "Пассив" Краскин А.Н. решил приобрести себе компьютер. Сделать это он хочет за счет фирмы. Стоимость компьютера составляет 15 000 руб. (в том числе НДС - 2500 руб.).

Краскин не является работником фирмы.

15 мая 2003 года с учредителем был заключен договор беспроцентного займа на сумму 15 000 руб. Срок возврата займа - 25 мая 2003 года.

Бухгалтер "Пассива" сделал проводку:

Дебет 50 Кредит 66

- 15 000 руб. - получен займ от Краскина А.Н.;

В этот же день работнику фирмы Агафонову Е.П. была выдана под отчет сумма на покупку компьютера.

Дебет 71 Кредит 50

- 15 000 руб. - выданы деньги под отчет Агафонову Е.П.

При покупке компьютера учредителю были выданы подтверждающие документы:

- квитанция к ПКО, где в графе "Получатель" указано ООО "Пассив";

- счет-фактура, где в графах "Получатель" и "Плательщик" написано ООО "Пассив";

- накладная ( в графе "Получатель" указано название фирмы);

- техническая документация к компьютеру.

16 мая Агафонов отчитался о потраченных суммах. В этот же день компьютер был принят в эксплуатацию. Бухгалтер фирмы составил акт о приеме-передаче компьютера и инвентарную карточку, а также сделал проводки:

Дебет 08 Кредит 71

- 12 500 руб. (15 000 - 2500) - компьютер, оплаченный Агафоновым Е.П., учтен в составе внеоборотных активов;

Дебет 19 Кредит 71

- 2500 руб. - учтен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

- 12 500 руб. - компьютер введен в эксплуатацию;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 2500 руб. - принят к вычету НДС;

25 мая "Пассив" возвратил заем учредителю. Бухгалтер фирмы сделал проводку:

Дебет 66 Кредит 50

- 15 000 руб. - сумма займа возвращена Краскину А.Н.

Плюсы

1. Этот способ можно применять в том случае, если учредитель не является работником фирмы.

2. Реально деньги в кассу учредителю вносить не надо. Проводки по получению займа и выдаче денег на оплату компьютера оформляют одним днем. Таким образом, в этой схеме неважно, сколько денег в кассе фирмы. Срок возврата займа можно установить любой.

3. Возмещение НДС в этом случае не вызывает сомнения, поскольку оплата услуг произведена из кассы фирмы. Что же касается средств, полученных по договору займа, то они считаются средствами заемщика (постановление ФАС СЗО от 28 августа 2002 г. N А52/972/2002/2). То есть проблем с возмещением НДС при налоговой проверке возникать не будет.

4. НДС к вычету можно принять сразу, не дожидаясь момента, когда будут выданы деньги учредителю (возвращен заем).

Минусы

Если документы оформлены на самого учредителя (как на физическое лицо), то схему применить нельзя. Поэтому при оплате учредитель должен проследить за тем, чтобы документы были выписаны либо на саму фирму, либо на любого из ее сотрудников, указанных в штатном расписании. Но опять же, если документы будут выписаны на работника, то при отсутствии счета-фактуры НДС будет возмещаться за счет собственных средств фирмы.

М. Борисова,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2003 г.