Расчеты с работниками (С. Бакина, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 25, июнь 2003 г.)

Расчеты с работниками

Расчет отпускных

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется и рассчитывается в календарных днях. Отпуск в рабочих днях предоставляется только тем работникам, которые заключили с организацией трудовой договор на срок до двух месяцев из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст.291 Трудового кодекса Российской Федерации - ТК РФ).

Чтобы рассчитать отпускные, необходимо в первую очередь определить средний заработок работника. Средний заработок - это размер сохраняемой заработной платы на период отпуска. Средний заработок рассчитывается по календарю пяти- или шестидневной рабочей недели независимо от количества часов работы в день или рабочих дней в неделю.

Расчетным периодом при исчислении среднего заработка для расчета отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск являются три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующие отпуску. Например, работник решил пойти в отпуск с 10 ноября, значит, в расчетный период войдут три месяца: август, сентябрь и октябрь. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.03 г. N 213.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Только в исключительных случаях в расчетный период может входить 12 месяцев. При выборе продолжительности расчетного периода необходимо удостовериться, что положение работника не ухудшается. Для этого бухгалтеру необходимо сравнить расчетные периоды 3 и 12 месяцев (ст.139 ТК РФ). В расчетную базу отпускных включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда независимо от их источника.

Пример

Работнику, имеющему оклад 10 000 руб. в месяц, с 16 июня 2003 г. предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Необходимо определить размер среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.

Рассчитаем средний заработок:

(10 000 руб. + 10 000 руб. + 10 000 руб.)/3/29,6 = 337,84 руб.

Сумма начисленных отпускных составит 337,84 х 28 календарных дней = 9459 руб. 52 коп.

Определим, как влияет на размер отпускных работа в праздничные и выходные дни. Согласно ТК РФ праздничными днями являются:

1 и 2 января - Новый год;

7 января - Рождество Христово;

23 февраля - День защитника Отечества;

8 марта - Международный женский день;

1 и 2 мая - Праздник Весны и Труда;

9 мая - День Победы;

12 июня - День России;

7 ноября - годовщина Октябрьской революции; День согласия и примирения;

12 декабря - День Конституции Российской Федерации.

Работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст.153 ТК РФ), т.е. если сотрудник работает в праздничный день, то ему нужно заплатить сверх оклада не менее одинарной часовой или дневной тарифной ставки за этот отработанный день. Работа в выходной день может быть компенсирована также другим днем отдыха.

Пример

Работник имеет оклад 12 000 руб. в месяц. С 6 июня 2003 г. ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Работник отработал в апреле два выходных дня, которые ему компенсировали в денежной форме в двойном размере. Определим размер среднего заработка, сохраняемого на период отпуска. В расчетный период войдут март, апрель, май. В апреле 22 рабочих дня по пятидневному графику работы, значит, дневная тарифная ставка работника равна 545,45 руб. (12 000 руб. /22 рабочих дня).

Среднюю заработную плату с учетом оплаты работы в выходные дни определим следующим образом:

((12 000 руб. х 3 мес.) + (545,45 руб. х 2 дня)) / 3 / 29,6 = 417,69 руб.

Сумма начисленных отпускных составит 11 695 руб. 32 коп. (417,69 х 28 календарных дней).

Не всегда работа сверх установленной нормы часов признается сверхурочной. Так, не признается сверхурочной работа сверх установленной продолжительности рабочего дня при отработке нормы часов при гибком графике работы. Кроме того, не является сверхурочной работа, при которой фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни может не совпадать с продолжительностью смены по графику. Не считается сверхурочной работа в часы отработки отпуска без сохранения заработной платы, по совместительству (сверх установленной продолжительности рабочего времени), а также работа, выполненная сверх предусмотренного трудовым договором времени, но в пределах установленной продолжительности рабочего дня (смены).

Может оказаться, что работник в расчетном периоде отработал только несколько дней, один день или вообще ни одного дня. Как в таком случае рассчитать средний заработок при начислении отпускных?

Если работник отработал только один день, то все расчеты будут вестись исходя из начисленной заработной платы за этот день. Если продолжительность болезни превысила расчетный период, средний заработок для оплаты отпуска рассчитывается исходя из суммы начисленной заработной платы за три календарных месяца до начала болезни.

Пример

Работник с 1 по 21 марта был болен. С 12 июня ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Его оклад составляет 5000 руб. в месяц. Определим размер сохраняемого среднего заработка на период отпуска.

В расчетный период войдут: март - 8,4 календарных дня (расчет календарных дней проводим исходя из числа отработанных рабочих дней путем умножения на коэффициент 1,4, т.е. 6 х 1,4 = 8,4); апрель - 30 календарных дней; май - 31 календарный день.

Заработная плата работника за март составила 1428 руб. 57 коп. (5000 руб. / 21 рабочий день х 6 рабочих дней).

Определим средний заработок, сохраняемый на период отпуска, и сумму отпускных:

1428,57 руб. + 5000 руб. + 5000 руб. - х 28 календарных дней = 29,6 х 2 + 8,4 = 4733 руб. 73 коп.,

где (29,6 х 2 + 8,4) - количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Следует ли производить корректировку среднего заработка для оплаты отпусков работников, ушедших в отпуск в том случае, если в период, когда они находились в очередном отпуске, были повышены оклады? Да, так как корректировка среднего заработка при повышении размеров оплаты труда осуществляется при любом повышении в организации тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения. При повышении в организации размеров оплаты труда выплаты, учитываемые в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются на коэффициент повышения тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения.

Если повышение тарифных ставок, должностных окладов произошло в пределах расчетного периода, то повышению подлежат тарифные ставки, должностные оклады, а также другие выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, за предшествующий изменению отрезок времени. Если повышение произошло после расчетного периода до дня наступления события, то повышению подлежит средний заработок, исчисленный исходя из расчетного периода.

Если повышение должностных окладов (тарифных ставок) произошло в период отпуска, то повышению подлежит лишь та часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения до окончания события.

Пример

Работник имеет должностной оклад в размере 6250 руб. в месяц. С 18 июля ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Приказом по организации должностные оклады работникам с 1 июля были повышены на 25%. Необходимо определить размер сохраняемого среднего заработка на период отпуска.

В расчетный период входят апрель, май и июнь. У данного работника должностной оклад по месяцам расчетного периода соответственно составлял: апрель - 5000 руб.; май - 5000 руб.; июнь - 5000 руб.

Так как повышение должностного оклада работника произошло за пределами расчетного периода, но до наступления события, то в данном случае следует повысить средний заработок, исчисленный исходя из расчетного периода. Размер сохраняемого среднего заработка на период отпуска в этом случае составит 5912,16 руб. (5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб.) / 3 / 29,6 х 28 календарных дней х 1,25).

При исчислении среднего заработка учитываются премии, начисленные в расчетном периоде:

ежемесячные - не более одной за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели;

за периоды работы, превышающие один месяц, - не более одной в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели.

Вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предшествующий календарный год, учитываются при расчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и вознаграждения учитываются при расчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

Пример

Работник уходит в августе в отпуск. Рассчитаем средний заработок, сохраняемый на период отпуска. Предположим, что заработная плата в расчетном периоде (за три месяца) составила 18 000 руб. Кроме того, в июне работнику начислена премия по итогам квартала в размере 6000 руб., а в августе - материальная помощь к отпуску в размере 2000 руб. на основании приказа по организации.

По начисленной премии в составе среднего заработка учитывается только 1/3 часть за каждый месяц, входящий в расчетный период. Премия выплачена по итогам квартала, т.е. за апрель, май, июнь. В расчетный период попадают май, июнь, июль.

Предположим, что расчетный период работник отработал полностью. Средний дневной заработок для оплаты его отпуска определяется следующим образом:

(18 000 + 6000 /3 х 2)/3/29,6 = 247,75 руб.

В расчетную базу отпускных включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, независимо от их источника. Таким образом, все виды материальной помощи не входят в базу для начисления отпускных. Отпускные составят 6937 руб. 00 коп. (247,75 руб. х 28).

При определении продолжительности очередного отпуска необходимо также учитывать, что даже в том случае, если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня, тем не менее он имеет право на отпуск в размере 28 календарных дней, так как согласно ст.93 ТК РФ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

В соответствии со ст.126 ТК РФ часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Однако это не относится к беременным женщинам, несовершеннолетним работникам и тем, кто трудится во вредных или опасных условиях. Таким сотрудникам нельзя вместо отпуска выдать деньги.

При замене денежной компенсацией дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени с письменного согласия работника компенсируется как сверхурочная работа.

Если работник не отгулял отпуск за предыдущие годы, по его заявлению можно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. Основное требование ТК РФ - чтобы работник отгулял в году не менее 28 календарных дней. В случае увольнения работника ему также выплачивается денежная компенсация за не предоставленный в текущем году отпуск.

Во время отпусков, предоставляемых в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведениях, за работниками сохраняется средняя заработная плата.

Расчеты при увольнении

Согласно ст.140 ТК РФ увольняемым работникам заработная плата должна быть выдана не позднее дня их увольнения.

При исчислении заработной платы увольняемому работнику должны быть начислены не только причитающиеся суммы основной заработной платы, но и суммы выходных пособий и компенсаций за неиспользованный отпуск. Компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной отработанному времени в зависимости от того, на отпуск какой продолжительности имеет право работник на день его увольнения.

Работники, проработавшие в организации не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию, т.е. работники, проработавшие в текущем году от 11 до 12 месяцев и не использовавшие отпуск за этот год до дня увольнения, имеют право на получение компенсации в размере полного среднего заработка за отпуск, на который в соответствии с действующим законодательством они имеют право. Во всех остальных случаях работники получают компенсацию. Так, при отпуске 28 календарных дней компенсация устанавливается в размере 2,33 среднего дневного заработка за каждый фактически отработанный в рабочем году месяц работы (28 календарных дней / 12 календарных месяцев), при отпуске 30 календарных дней - 2,5 среднего заработка за каждый месяц работы в рабочем году (30 дней / 12 календарных месяцев) и т.д.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из среднего заработка, исчисленного пропорционально продолжительности отпуска за количество отработанных месяцев в течение рабочего года. Средний заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в порядке, установленном ст.139 ТК РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.03 г. N 213.

Пример

Работник увольняется с 24 августа 2002 г. (последний день работы), не использовав на дату увольнения своего права на отпуск за рабочий год с 18 марта 2002 г. по 17 марта 2003 г. Продолжительность отпуска, на который имеет право работник, составляет 28 календарных дней.

В расчетном периоде с 1 мая по 31 июля 2002 г., который отработан полностью, работнику начислена заработная плата в сумме 27 000 руб.

В 2002 г. работник с 18 марта по 24 августа отработал 5 месяцев 6 дней, что по правилам округления составляет 5 месяцев (дни до 14 включительно округляются в меньшую сторону, а 15 и более - в большую), исходя из чего размер компенсации составит 11,65 среднедневного заработка (2,33 х 5).

Размер среднедневного заработка составит 304,05 руб. (27 000/3/29,6), сумма компенсации за неиспользованный отпуск - 3542,18 руб. (304,05 х 11,65).

Согласно ст.127 ТК РФ при увольнении работника денежная компенсация должна быть выплачена за все неиспользованные отпуска.

Если в последний рабочий день работник не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете. Если работник оспаривает при увольнении сумму выплачиваемого заработка, работодатель обязан в указанные сроки выплатить не оспариваемую им сумму.

При увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска администрация организации в соответствии со ст.137 ТК РФ вправе произвести удержания соответствующих сумм. Они рассчитываются в том же порядке, что и при начислении среднего заработка за отпуск или для выплаты денежной компенсации взамен отпуска.

Пример

Сотрудника организации увольняют по ст.80 ТК РФ "по собственному желанию" с 25 августа предыдущего года. С 1 по 28 июля данный сотрудник находился в очередном отпуске, рассчитанном за период с 1 декабря 2002 г. по 30 ноября следующего года. Произведем перерасчет отпускных к моменту увольнения. С 1 декабря по 25 августа работник отработал 8 месяцев 25 дней. Таким образом, он имеет право на отпуск за 9 месяцев (по правилам округления отработанные дни свыше 15 приравниваются к полному месяцу). Ему были начислены отпускные в июне в сумме 7500 руб. за 28 календарных дней. Среднедневной заработок составил 267,86 руб. (7500/28). Сотрудник имеет право на отпускные за 9 отработанных месяцев, т.е. 2,33 х 9 х 267,86 = 5617,02 руб. Сумму разницы между начисленными ранее и фактически заработанными отпускными при увольнении удерживают из денег, причитающихся при окончательном расчете. Это 1882,98 руб. (7500,00 - 5617,02). При этом следует рассчитать и удержанную сумму налога на доходы с физических лиц с учетом данного удержания.

Удержание выплаченных отпускных не производится, если увольнение осуществляется по следующим основаниям:

по п.1 ст.81 ТК РФ - ликвидация организации;

по п.2 ст.81 ТК РФ - сокращение численности или штата работников организации;

по п.п."а" п.3 ст.81 ТК РФ - несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;

по п.1 ст.83 ТК РФ - призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

по п.2 ст.83 ТК РФ - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

по п.5 ст.83 ТК РФ - признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением;

по п.6 ст.83 ТК РФ - смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;

по п.7 ст.83 ТК РФ - наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата увольняемому работнику в соответствии со ст.178 ТК РФ выплачивается выходное пособие, которое не облагается единым социальным налогом. Кроме того, не подлежат обложению этим налогом сохраненные в размере средних месячных заработков выплаты, гарантируемые увольняемому работнику в соответствии с указанной статьей.

С. Бакина,

ООО "Аудиторская фирма "Про-Аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 25, июнь 2003 г.