Приложение N 7. Порядок разрешения конфликтных ситуаций в связи с обменом электронными документами

Приложение N 7

Порядок
разрешения конфликтных ситуаций в связи с обменом электронными документами
(утв. приказом Минфина РФ и МНС РФ от 3 сентября 2003 г. N 81н/БГ-3-28/487)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок регламентирует разрешение споров и разногласий Сторон (конфликтных ситуаций), возникающих в связи с обменом ЭД.

1.2. В связи с обменом ЭД возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

- оспаривание факта отправления и/или получения ЭД;

- оспаривание времени отправления и/или получения ЭД;

- оспаривание содержания отправленного/полученного ЭД;

- оспаривание идентичности экземпляров ЭД и/или подлинника и копии ЭД на бумажном носителе;

- оспаривание целостности ЭД;

- оспаривание идентификации лица, заверившего ЭД ЭЦП;

- оспаривание полномочий лица, заверившего ЭД ЭЦП;

- оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения ЭД;

- недоверие к технологии обмена ЭД и защиты информации при обмене ЭД;

- недоверие к используемым структурам и форматам ЭД;

- недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена ЭД и защиты информации при обмене ЭД;

- недоверие к обслуживающему Удостоверяющему центру;

- иные случаи возникновения конфликтных ситуаций, в связи с обменом ЭД.

1.3. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) Сторонами в рабочем порядке и/или комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее - Комиссия).

1.4. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и/или Комиссией, Стороны разрешают конфликтную ситуацию в претензионном порядке, либо направляют имеющиеся разногласия на рассмотрение вышестоящих органов, либо судебных органов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, совместными и внутренними нормативными правовыми актами Сторон.

2. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке

2.1. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одной из Сторон, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, данная Сторона (Сторона-инициатор) незамедлительно извещает другие заинтересованные Стороны о возможном возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также ее предполагаемых причинах.

2.2. Стороны, которым было направлено извещение о конфликтной ситуации и участвующие в ее разрешении (Стороны-ответчики), обязаны не позднее чем в течение следующего рабочего дня* или иной, более короткий срок, определенный соглашениями Сторон, проверить наличие указанных в извещении обстоятельств, и по необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

2.3. В тот же срок Стороны-ответчики извещают доступными способами Сторону-инициатора о результатах проверки и, при необходимости, о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.

2.4. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если Сторона-инициатор удовлетворена информацией, полученной в извещениях Сторон-ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.

3. Предложение о создании комиссии по разрешению конфликтной ситуации

3.1. В случае, если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, Сторона-инициатор, должна не позднее чем в течение трех рабочих дней или в иной более короткий срок, определенный соглашениями Сторон, после возникновения конфликтной ситуации, направить уведомление о конфликтной ситуации (Уведомление) и предложение о создании комиссии по разрешению конфликтной ситуации (Предложение) Сторонам-ответчикам.

3.2. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению Стороны-инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения

3.3. Уведомление должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц Стороны-инициатора, уполномоченных в разрешении конфликтной ситуации.

3.4. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора Комиссии, но не позднее трех рабочих дней со дня отправления Предложения, список предлагаемых для участия в работе Комиссии представителей Стороны-инициатора с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролей (администратор, администратор безопасности, оператор и т.п.), их контактной информации (телефоны, факсы, электронная почта).

3.5. Уведомление и Предложение составляются в форме документов на бумажном носителе, подписываются должностными лицами Стороны-инициатора, уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации и передаются Сторонам-ответчикам в установленном порядке, обеспечивающим подтверждение вручения корреспонденции.

3.6. Уведомление и Предложение могут быть составлены и направлены в форме ЭД. При этом, они должны соответствовать требованиям к ЭД, определенным настоящим соглашением Сторон, а факт их доставки должен быть подтвержден.

4. Формирование комиссии по разрешению конфликтной ситуации

4.1. Не позднее, чем на третий рабочий день после получения Предложения Сторонами, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, должна быть сформирована Комиссия.

4.2. Комиссии формируется на основании совместного приказа Сторон. Приказ устанавливает состав Комиссии, время и место ее работы.

4.3. Устанавливается тридцатидневный срок работы Комиссии. В исключительных случаях срок работы Комиссии по согласованию Сторон может быть дополнительно продлен не более чем на тридцать дней.

4.4. Если Стороны не договорятся об ином, в состав Комиссии входит равное количество уполномоченных лиц каждой из Сторон, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

4.5. В состав Комиссии назначаются представители служб информационно - технического обеспечения и служб обеспечения информационной безопасности, организующих и обеспечивающих функционирование системы обмена ЭД и защиту информации при обмене ЭД, а также представители подразделений - исполнителей ЭД.

4.6. В состав Комиссии могут быть включены представители юридических служб Сторон, представители вышестоящих органов и органов, осуществляющих государственное регулирование и контроль соответствующих видов деятельности.

4.7. Независимо от соглашения Сторон в состав Комиссии должен входить хотя бы один уполномоченный представитель обслуживающего Удостоверяющего центра.

4.8. По инициативе любой из Сторон к работе Комиссии для проведения технической экспертизы могут привлекаться независимые эксперты, в том числе представители поставщиков средств защиты информации. При этом Сторона, привлекающая независимых экспертов, самостоятельно решает вопрос об оплате экспертных услуг.

4.9. Лица, входящие в состав Комиссии должны обладать необходимыми знаниями и опытом работы в области подготовки и исполнения ЭД, построения и функционирования системы обмена ЭД, организации и обеспечения информационной безопасности при обмене ЭД, должны иметь соответствующий допуск к необходимым для проведения работы Комиссии документальным материалам и программно - техническим средствам.

4.10. При участии в Комиссии представителей сторонних органов и организаций (вышестоящие органы, Удостоверяющий центр, экспертные организации) их право представлять соответствующие органы и организации должно подтверждаться официальным документом (доверенностью, предписанием, копией приказа или распоряжения).

5. Задачи, права и полномочия комиссии по разрешению конфликтной ситуации

5.1. Задача Комиссии - установить на организационно-техническом уровне наличие или отсутствие фактических обстоятельств, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, ее причинах и последствиях.

5.2. Комиссия имеет право получать доступ к необходимым для проведения ее работы документальным материалам Сторон, в том числе нормативным документам обмена ЭД, документам, непосредственно обрабатываемым при обмене ЭД, архивам ЭД, документам учета ЭД и отчетности по обмену ЭД и т.д.

5.3. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета ЭД Сторон.

5.4. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком эксплуатации программно-технических средств обмена ЭД Сторон.

5.5. Комиссия имеет право ознакомления с условиями и порядком изготовления, использования и хранения Сторонами ключевой информации, а также иной конфиденциальной информации и ее носителей, необходимых для работы средств обмена ЭД.

5.6. Комиссия имеет право получать объяснения от должностных лиц Сторон, обеспечивающих обмен ЭД.

5.7. Комиссия вправе получать от Сторон любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к рассматриваемой конфликтной ситуации.

5.8. Для проведения необходимых проверок и документирования данных, Комиссией могут применяться специальные программно-технические средства.

5.9. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.

6. Протокол работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации

6.1. Все действия, предпринимаемые Комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные Комиссией, заносятся в Протокол работы Комиссии.

6.2. Протокол работы Комиссии должен содержать следующие данные:

- состав Комиссии с указанием сведений о фамилиях, именах, отчествах, местах работы, занимаемых должностях, допусках к необходимым работам, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролях, контактной информации, и квалификации каждого из членов комиссии;

- краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению Стороны - инициатора, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;

- установленные Комиссией фактические обстоятельства;

- мероприятия, проводимые Комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты времени и места их проведения;

- выводы, к которым пришла Комиссия в результате проведенных мероприятий;

- подписи всех членов комиссии.

6.3. В случае, если мнение члена или членов Комиссии относительно порядка, методики, целей проводимых мероприятий не совпадает с мнением большинства членов Комиссии, в Протокол заносится соответствующая запись, которая подписывается членом или членами Комиссии, чье особое мнение отражает соответствующая запись.

6.4. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе, по экземпляру каждой Стороне и обслуживающему Удостоверяющему центру. По обращению любого из членов Комиссии Стороной, к которой было направлено обращение, ему должна быть выдана заверенная копия Протокола.

7. Акт по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации

7.1. По итогам работы Комиссии составляется Акт, при этом Акт должен содержать следующую информацию:

- состав Комиссии;

- дату и место составления Акта;

- даты и время начала и окончания работы Комиссии;

- фактические обстоятельства, установленные Комиссией;

- краткий перечень мероприятий, проведенных Комиссией;

- выводы, к которым пришла Комиссия в результате проведенных мероприятий;

- подписи членов Комиссии;

- в случае наличия - особое мнение члена или членов Комиссии.

7.2. К Акту может прилагаться особое мнение члена или членов Комиссии, не согласных с выводами Комиссии, указанными в Акте. Особое мнение составляется в произвольной форме, подписывается членом или членами Комиссии, чье мнение оно отражает. Особое мнение составляет неотъемлемое приложение к Акту.

7.3. Акт составляется в форме документа на бумажном носителе, по одному экземпляру каждой Стороне и обслуживающему Удостоверяющему центру. По обращению любого из членов Комиссии, Стороной, к которой было направлено обращение, ему должна быть выдана заверенная копия Акта.

8. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии

8.1. Акт Комиссии является основанием для принятия Сторонами решения по урегулированию конфликтной ситуации.

8.2. В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы Комиссии, Стороны на основании выводов Комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации и извещают другие Стороны о принятых мерах.

8.3. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы Комиссии, если Стороны удовлетворены выводами, полученными Комиссией, мерами, принятыми другими участвующими в разрешении конфликтной ситуации Сторонами, и не имеют взаимных претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.

8.4. В случае, если конфликтная ситуация признается Сторонами разрешенной, то в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы Комиссии Стороны оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации (Решение).

8.5. Решение составляется Сторонами в форме документа на бумажном носителе по одному экземпляру каждой Стороне. Решение подписывается уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации лицами Сторон, и утверждается руководителями Сторон либо их заместителями.

9. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации

9.1. В случае, если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы Комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одной из Сторон от участия в работе, или если одной из Сторон создавались препятствия работе Комиссии, а также в иных случаях, если одна из Сторон считает, что ее права в связи с обменом ЭД были нарушены, она обязана направить Стороне, которая, по его мнению, нарушила ее права, Претензию.

9.2. Претензия должна содержать:

- изложение существа требований Стороны-инициатора

- при возможности денежной оценки претензии - ее сумму и расчет;

- изложение фактических обстоятельств, на которых основываются требования Стороны - инициатора и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующие нормы законодательства и нормативных актов;

- сведения о работе Комиссии и, в случае, если Комиссия работала в связи с рассматриваемой конфликтной ситуацией, копии материалов работы Комиссии, независимо от выводов Комиссии, согласия или несогласия с этими выводами Стороны-инициатора;

- иные документы, имеющие значение, по мнению Стороны-инициатора;

- перечень прилагаемых к Претензии документов и других доказательств, а также иные сведения, необходимые для урегулирования разногласий по Претензии.

9.3. Претензия составляется в форме документа на бумажном носителе, подписывается руководителем Стороны-инициатора либо его заместителем, заверяется печатью Стороны-инициатора. Претензия и все прилагаемые к ней документы направляются в адрес Стороны-ответчика в# в установленном порядке, обеспечивающим подтверждение вручения корреспонденции.

9.4. Сторона, в адрес которой направлена Претензия, обязана в срок не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования Претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на Претензию в течение указанного срока является нарушением установленного настоящими Правилами претензионного порядка и может рассматриваться в качестве отказа в удовлетворении требований Претензии.

10. Разрешение конфликтной ситуации вышестоящими органами, судами, арбитражными судами

В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке, по итогам работы Комиссии или в претензионном порядке Стороны передают их на рассмотрение вышестоящих органов либо суда или арбитражного суда, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, совместными и внутренними нормативными актами Сторон.