Приложение N 5. Правила обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи

Приложение N 5

Правила
обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи
(утв. приказом Минфина РФ и МНС РФ от 3 сентября 2003 г. N 81н/БГ-3-28/487)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила определяют порядок обмена электронными документами между управлениями федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации и управлениями Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъектам Российской Федерации (далее - Стороны, либо УФК Минфина России и Управление МНС России соответственно).

1.2. Электронные документы (далее - ЭД) должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящими Правилами, которые обязательны для исполнения должностными и иными лицами Сторон, участвующими в процессе обмена ЭД.

1.3. ЭД должны быть сформированы в соответствии с форматами и структурой, разработанными и утвержденными в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 23.05.2003 N46н/БГ-3-10/266 (по заключению Минюста России в государственной регистрации не нуждается, письмо Минюста России от 21.06.2003 N 07/6300 ЮД) (далее - Требования к форматам ЭД).

1.4. ЭД, оформленные в соответствии с настоящими Правилами, признаются Сторонами равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручными подписями уполномоченных лиц Сторон.

2. Участники обмена электронными документами

2.1. Участниками обмена ЭД являются уполномоченные должностные и иные лица Сторон, осуществляющие: формирование и подготовку ЭД, заверение ЭД ЭЦП, отправку/получение ЭД, проверку подлинности ЭЦП ЭД, хранение и обработку ЭД, учет и регистрацию ЭД.

2.2. Состав должностных лиц Сторон, уполномоченных правом электронной цифровой подписи, утверждается приказами руководителей УФК Минфина России и Управления МНС России соответственно.

2.3. Для указанных должностных лиц Сторон обеспечивается процедура формирования ключей ЭЦП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с требованиями Инструкции по защите информации при обмене электронными документами.

3. Оформление электронных документов

3.1. Используемые Сторонами ЭД включают в себя содержательную и сопроводительную части. Содержательная часть оформляется исполнителем документа в соответствии с Требованиями к форматам ЭД.

3.2. Порядок подготовки и внутреннего согласования содержательной части документов регламентируется внутренними нормативными документами Сторон.

3.3. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Сторона, которой на исполнение был направлен такой ЭД, сообщает об этом подготовившей ЭД Стороне. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет Сторона, допустившая нарушения установленных требований.

3.4. Сопроводительная часть ЭД представляет собой одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть ЭД вместе с ранее сформированными ЭЦП. При необходимости, сопроводительная часть ЭД включает сертификаты соответствующих ключей подписей и другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности) и механизм признания юридической силы ЭД.

3.5. Процедуры оформления и обмена ЭД должны обеспечивать необходимые условия признания равнозначности ЭЦП собственноручной подписи в соответствии со статьей 4 Федерального закона Российской Федерации от 10.01.2002 N1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ("Собрание законодательства РФ", 14.01.2002, N 2).

3.6. ЭД, являющиеся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий (например, поручение о перечислении денежных средств), заверяются ЭЦП соответствующими должностными лицами Сторон, наделенными правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

3.7. ЭД, не используемые непосредственно для совершения юридически значимых действий (например, информационно-справочные документы), могут заверяться ЭЦП лицами, ответственными за прием/отправку и/или исполнение таких ЭД, например, Операторами автоматизированного рабочего места обмена ЭД.

3.8. ЭД, в которых проверка подлинности ЭЦП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимается. Сторона, которой на исполнение был направлен такой ЭД, сообщает об этом подготовившей ЭД Стороне.

3.9. ЭД, заверенные ЭЦП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи, или в момент приостановки его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Сторона, которой на исполнение был направлен ЭД, заверенный такой ЭЦП, сообщает об этом подготовившей ЭД Стороне.

3.10. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭЦП, несет Сторона, уполномоченные лица которой заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.11. В случае наличия в ЭД конфиденциальной информации, Стороны обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Сторона, допустившая нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Подготовка электронного документа к отправке

4.1. Порядок подготовки содержательной (текстовой) части ЭД, в том числе сверки и внесения в нее изменений, определяется внутренними инструкциями Сторон и аналогичен порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП соответствующим исполнителем.

4.2. Подготовленному ЭД присваиваются реквизиты, однозначно определяющие сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД) и Сторону его подготовившую (например, кодифицированное обозначение Стороны и региона). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.

4.3. Подготовленный ЭД, заверенный ЭЦП соответствующими уполномоченными лицами Сторон, передается Оператору автоматизированного рабочего места обмена ЭД, далее - АРМ ЭД.

4.4. Оператор АРМ ЭД ведет журнал учета отправки ЭД и получения подтверждений об их доставке по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

4.5. Оператор АРМ ЭД обязан перед отправкой:

- проверить подлинность ЭЦП ЭД;

- проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

- сверить полномочия лиц, сформировавших ЭЦП;

- сохранить отправляемые ЭД с ЭЦП в архиве;

- заверить отправляемые ЭД ЭЦП, используя свой закрытый ключ ЭЦП.

Затем, в случае положительного результата произведенных проверок, Оператор АРМ ЭД производит отправку ЭД.

4.6. Отправка ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД, при условии выполнения им требований п.п. 4.4,4.5.

4.7. Организация хранения архивов отправляемых (получаемых) электронных документов осуществляется сторонами самостоятельно в установленном порядке.

5. Обработка электронного документа при получении

5.1. Оператор АРМ ЭД Стороны - получателя выполняет процедуру получения направленных ей ЭД.

5.2. Оператор АРМ ЭД ведет журнал учета полученных ЭД и отправленных подтверждений об их доставке по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

5.3. Перед направлением ЭД исполнителю Оператор АРМ ЭД обязан:

- проверить подлинность ЭЦП ЭД;

- проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

- сверить полномочия лиц, сформировавших ЭЦП;

- сохранить полученные ЭД с ЭЦП в архиве;

- удалить ЭЦП Оператора АРМ ЭД Стороны-отправителя;

- заверить отправляемые ЭД ЭЦП, используя свой закрытый ключ ЭЦП.

Затем, в случае положительного результата произведенных проверок, Оператор АРМ ЭД направляет ЭД исполнителю. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. Обо всех случаях не прохождения проверки ЭД Оператор АРМ ЭД извещает Администратора безопасности и уполномоченное лицо Стороны-отправителя.

5.4. Получение ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД, при условии выполнения им требований п.п. 5.2,5.3.

5.5. Исполнитель ЭД осуществляет проверку подлинности ЭЦП, проверяет статус сертификатов ключей подписи и полномочия их владельцев, и по результатам проверки принимает, либо не принимает, ЭД к исполнению.

5.6. В случаях не прохождения проверки ЭД, исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения и Администратору безопасности.

6. Порядок обмена электронными документами, требующими гарантированной доставки

6.1. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания одной из Сторон факта отправки или получения ЭД, должен использоваться режим доставки ЭД обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке ЭД.

6.2. Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:

- техническое уведомление о доставке ЭД адресату, при этом техническое уведомление представляет собой ЭД, автоматически (средствами системы электронной почты), без участия Оператора АРМ ЭД, сформированный и заверенный ЭЦП, которой соответствует обезличенный сертификат ключа подписи, зарегистрированный за АРМ ЭД;

- служебное уведомление о доставке ЭД, при этом служебное уведомление представляет собой ЭД, формируемый и заверенный ЭЦП соответствующим уполномоченным лицом Стороны-получателя. Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением, либо извещением о доставке другим доступным способом.

6.3. Режим доставки со служебными уведомлениями обязателен в случае отправки/получения ЭД, являющихся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий. Для иных ЭД режим доставки со служебным уведомлением не обязателен.

6.4. Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими ЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

7. Отзыв электронного документа

Сторона - отправитель вправе отозвать направленный Стороне - исполнителю ЭД до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва, Сторона - отправитель направляет ЭД установленной формы с запросом об отзыве, заверенный ЭЦП соответствующим уполномоченным лицом Стороны - отправителя. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый ЭД.

8. Учет электронных документов

8.1. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательной регистрацией: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭЦП, времени формирования ЭЦП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.

8.2. Учет ведется как Оператором АРМ ЭД, так и исполнителями ЭД.

8.3. Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или бумажных журналов учета установленной формы

8.4. Стороны должны обеспечить защиту учетной информации, содержащуюся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

8.5. Особенности учета ЭД при обмене определяются соглашениями Сторон.

9. Хранение электронных документов

9.1. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными документами Сторон. ЭД должны храниться в электронных архивах, либо в виде копий ЭД на бумажных носителях, заверенных в установленном порядке.

9.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и их контролю Стороны назначают ответственных лиц.

9.3. Если соглашениями Сторон и/или используемой Сторонами технологией не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том, в котором они были сформированы и/или отправлены/получены с сохранением всех реквизитов ЭД, включая все заверяющие ЭЦП.

9.4. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

9.5. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

9.6. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

9.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия. Сторонами также обеспечивается необходимая надежность их хранения.