Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 23 декабря 1998 г. N 112 "О введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации"

В целях упорядочения работы с обращениями граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент) приказываю:

1. Ввести в действие Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (прилагается).

2. Начальникам главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента:

организовать изучение работниками подразделений Инструкции в части, их касающейся;

обеспечить надлежащий учет, прохождение и рассмотрение обращений граждан в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями, осуществлять контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих писем, жалоб и заявлений граждан.

3. Управлению делами (Дьячковский С.А.):

ежеквартально совместно с другими структурными подразделениями анализировать и обобщать состояние работы по обращениям граждан. Справки и обобщения с соответствующими выводами и предложениями по совершенствованию этой работы представлять по итогам полугодия и года;

оказывать методическую помощь в организации работы с обращениями граждан структурным подразделениям Судебного департамента.

4. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в субъектах Российской Федерации разработать и до 1 февраля 1999 года ввести в действие Инструкцию о порядке рассмотрения в управлениях (отделах) жалоб, предложений и заявлений граждан.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами Судебного департамента (Дьячковский С.А.).

Генеральный директор

B.C.Чернявский

Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. В соответствии со ст.33 Конституции Российской Федерации граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы.

Работа с обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан ведется в соответствии с действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан*, Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

1.2. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.

Предложения - обращения граждан, не связанные с нарушением их прав, направленные на улучшение деятельности государственных органов, совершенствование социально-экономических отношений и государственного строительства.

Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан, закрепленных Конституцией Российской Федерации и иными законами Российской Федерации.

Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо бездействием государственных органов, предприятий различных форм собственности, должностных лиц и общественных организаций.

1.3. Обращения, поступившие в Судебный департамент, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в приеме обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию департамента, недопустим.

1.4. Не принимаются к рассмотрению обращения, содержащие оскорбительные выражения, а также не поддающиеся чтению. Такие обращения после регистрации возвращаются автору с указанием мотивов.

Не рассматриваются анонимные обращения, то есть те, в которых отсутствуют фамилия заявителя, его адрес и личная подпись.

1.5. Руководители главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента в пределах своих полномочий обязаны:

своевременно, всесторонне и объективно рассматривать обращения, принимать по ним основанные на законе решения, сообщать заявителям о результатах рассмотрения их обращений;

систематически анализировать обращения граждан для выявления и устранения причин, порождающих нарушение их прав, а также для совершенствования работы органов Судебного департамента и судов.

1.6. Отдел по работе с обращениями граждан и приему посетителей Управления делами Судебного департамента ведет централизованный учет поступающих обращений граждан и совместно с другими подразделениями департамента проводит анализ и обобщение всех предложений, заявлений и жалоб, поступающих в центральный аппарат Судебного департамента; разрабатывает методические рекомендации по совершенствованию организации работы с обращениями граждан, вносит руководству Судебного департамента предложения по результатам рассмотрения обращений в аппарате Судебного департамента.

II. Порядок рассмотрения обращений граждан

2.1. Ответственность за организацию рассмотрения и разрешения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним в главных управлениях, управлениях и самостоятельных отделах Судебного департамента возлагается на руководителей структурных подразделений.

2.2. Обращения граждан, не требующие доклада руководству Судебного департамента и вмешательства соответствующих структурных подразделений департамента, рассматриваются отделом по работе с обращениями граждан и приему посетителей, который дает ответы или, в зависимости от содержания обращений, направляет их в территориальные управления (отделы) Судебного департамента, органы юстиции и суды, другие учреждения и ведомства, о чем уведомляются заявители.

2.3. Зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан и приему посетителей предложения, заявления и жалобы, а также поступившие с личного приема обращения, разрешение которых не входит в компетенцию отдела по работе с обращениями граждан и приему посетителей, передаются в структурные подразделения Судебного департамента для рассмотрения по существу.

2.4. Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям докладываются обращения, поступившие с сопроводительными письмами на их имя из высших государственных органов и с грифом "лично". Подлежат докладу жалобы на действия работников аппарата Судебного департамента, руководителей управлений (отделов) в субъектах Российской Федерации.

2.5. Обращения, о результатах проверки содержания которых необходимо информировать органы государственной власти, депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, рассматриваются в сроки, установленные для документов со штампом "Особый контроль".

Обращения граждан, направленные в управления (отделы) Судебного департамента в регионах Российской Федерации и его учреждения, а также в судебные органы и другие учреждения и организации для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения берутся отделом по работе с обращениями граждан и приему посетителей на контроль. В этом случае на обращении проставляется штамп "Контроль".

2.6. Поручения по обращениям, поступившим на имя Генерального директора, передаются исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым.

2.7. Решение о проверке обращений с выездом на место работников соответствующих подразделений принимается Генеральным директором или его заместителями.

2.8. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются в обращении.

2.9. Не допускается передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел по работе с обращениями граждан и приему посетителей.

2.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю в письменной или устной форме (в последнем случае ответ оформляется протокольной записью).

2.11. По каждому обращению должно быть принято одно из следующих решений:

о принятии к своему производству или о нерассмотрении его (анонимное);

о направлении по принадлежности в органы и учреждения Судебного департамента в субъектах Российской Федерации либо в другие министерства, ведомства, учреждения или организации, если вопросы, поднятые в обращении, не входят в компетенцию департамента.

2.12. Для всех видов обращений, индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения. Сроки исчисляются со дня регистрации обращения.

2.13. Обращения граждан, принятые к производству в аппарате Судебного департамента, разрешаются в течение одного месяца со дня их регистрации, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - в течение не более 15 дней со дня их поступления в Судебный департамент.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений и жалоб необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем соответствующего структурного подразделения Судебного департамента, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему обращение.

2.14. Поручения по обращениям граждан, поступившим из аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, письма Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более одного месяца.

Запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, в том числе запросы и обращения палат и других субъектов, имеющих право законодательной инициативы, исполняются в 3-дневный срок, а требующие изучения и проверки - в 20-дневный срок (при обязательном уведомлении о получении запроса в 3-дневный срок). Сроки исчисляются со дня регистрации документа в департаменте).

2.15. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред им, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.

2.16. Работники подразделений департамента, находясь в командировках в управлениях (отделах), учреждениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации помимо выполнения своего основного задания, проверяют состояние работы с обращениями граждан, оказывают необходимую практическую помощь в разрешении предложений, заявлений и жалоб.

III. Делопроизводство по обращению граждан

3.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам в отделе по работе с обращениями граждан и приему посетителей ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3.2. Прием и первичная обработка обращений осуществляется централизованно общим отделом Управления делами.

Обращения граждан, поступившие почтой, передаются общим отделом в тот же день после проставления на них штампа с указанием даты поступления, передаются в отдел по работе с обращениями граждан и приему посетителей.

3.3. Все поступившие обращения граждан должны быть зарегистрированы в отделе по работе с обращениями граждан и приему посетителей.

3.4. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в день получения из общего отдела отделом по работе с обращениями граждан и приему посетителей в журнале учета письменных обращений (приложения 1 - 2). Одновременно на впервые поступившее обращение составляется алфавитно-учетная карточка (приложение 3) по первой букве фамилии заявителя (на коллективные обращения алфавитная карточка заполняется по фамилии первого заявителя с пометкой "коллективная"). На алфавитно-учетной карточке проставляется регистрационный номер обращения, в котором первая цифра обозначает порядковый номер по журналу учета письменных обращений, вторая - порядковый номер алфавитно-учетной карточки, третья - год поступления обращения.

3.5. После регистрации обращение в тот же день передается специалисту отдела по работе с обращениями граждан и приему посетителей или направляется в другое подразделение Судебного департамента для исполнения.

3.6. Зарегистрированное обращение, поступившее из отдела по работе с обращениями граждан и приему посетителей в структурное подразделение аппарата Судебного департамента, учитывается в журнале подразделения с сохранением регистрационного номера и передается на исполнение после резолюции руководителя структурного подразделения.

3.7. Обращения, переданные в структурные подразделения центрального аппарата Судебного департамента ошибочно, возвращаются в тот же день в отдел по работе с обращениями граждан и приему посетителей. Возникшие разногласия по вопросу передачи обращения из одного подразделения в другое разрешаются управляющим делами Судебного департамента.

3.8. Руководитель структурного подразделения Судебного департамента после получения зарегистрированного обращения определяет исполнителя и в письменном виде дает указание о порядке разрешения обращения, при необходимости указывает срок разрешения обращения.

3.9. При исполнении обращения в структурном подразделении исполнитель готовит ответ за подписью начальника управления (отдела) и визирует копию ответа. Если ответ ранее направлялся за подписью этого лица, то повторный ответ подписывает вышестоящий руководитель.

3.10. Если в обращении затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в нескольких структурных подразделениях, начальник отдела по работе с обращениями граждан и приему посетителей готовит управляющему делами предложения о движении обращения.

3.11. На коллективное обращение ответ с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам направляется на фамилию первого заявителя. В необходимых случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и остальным адресатам.

3.12. На коллективное обращение работников учреждений, организаций и предприятий ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам.

3.13. Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.

Дубликатами обращения считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Судебный департамент, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Не считаются повторными: обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.

3.14. Повторные письма регистрируются так же, как первичные. На письме в свободном от текста месте проставляется штамп "Повторно". О повторности делается отметка в алфавитно-учетной карточке.

3.15. За подписью Генерального директора или его заместителей готовятся ответы по обращениям "особого контроля" органам, взявшим обращения на контроль. При этом на копии ответа проставляются визы исполнителя и руководителя управления (отдела).

3.16. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает начальник управления (отдела).

3.17. Материалы исполненного обращения с ответом заявителю передаются в отдел по работе с обращениями граждан и приему посетителей, откуда через экспедицию общего отдела ответ отправляется адресату, а материалы подшиваются в дело.

3.18. Законченные производством обращения хранятся в отделе по работе с обращениями граждан и приему посетителей в течение 5 лет. По истечении срока хранения сдаются в центральный архив Судебного департамента.

3.19. На каждом обращении после окончательного решения и исполнения должна быть проставлена надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

3.20. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с разрешением обращений (в необходимых случаях и конверты), формируются в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Судебном департаменте.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. При получении повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

3.21. Нарушения установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращения граждан, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных должностных лиц, допустивших эти нарушения в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 1995 года N 119-ФЗ "Об основах государственной службы в Российской Федерации".

------------------------------

* Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года с изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 года и от 2 февраля 1988 года.

Приложение 1

Судебный департамент
при Верховном Суде Российской Федерации

                                          По номенклатуре дел на 1998 год

                                          Индекс _____________N _________

                                 Журнал

                         учета обращений граждан

                 отдела по работе с обращениями граждан

                 и приему посетителей Управления делами

                                           Начат: "___" _________ 1998 г.

                                           Окончен "___" _________199_ г.

                                           На     листах