Документальное оформление движения товаров в торговле (В.В. Патров, М.Л. Пятов, "Бухгалтерский учет", N 8, апрель 2003 г.)

Документальное оформление движения товаров в торговле

Поступление товаров

Основными способами поступления товаров в торговую организацию являются приобретение их по договорам купли-продажи, а также поступление товаров по договорам мены, комиссии и поручения.

Поставщики, отгружая ценности, обязаны оформить сопроводительные документы - счет-фактуру и товарно-транспортную накладную.

Товарно-транспортная накладная выписывается при доставке товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом. В остальных случаях оформляются счета-фактуры. В зависимости от видов товарно-материальных ценностей к накладной или счету-фактуре могут прилагаться и другие документы, подтверждающие массу (количество) ценностей (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы и т.п.) и/или качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.). Обязанность продавца одновременно с передачей товара передать покупателю относящиеся к нему документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.) установлена ст.456 ГК РФ.

При доставке товаров от иногородних поставщиков по железной дороге или водным путем транспортная организация выписывает железнодорожную или водную накладную. Данные документы следуют вместе с товаром от станции (пристани) отправления до станции (пристани) назначения, где их выдают получателю.

Порядок приема товарно-материальных ценностей и его документальное оформление зависят от места приема (на складе поставщика, от транспортной организации, на складе покупателя); характера приема (по количеству, качеству и комплектности); степени соответствия условиям договора и сопроводительным документам; наличия или отсутствия сопроводительных документов.

Статьей 513 ГК РФ на покупателя возлагается обязанность по проверке количества и качества получаемых от поставщиков товаров в сроки и в порядке, установленных законом, договором или обычаями делового оборота.

Прием по количеству - это прием товаров в установленные сроки по массе нетто и количеству единиц, поставляемых без тары или в открытой таре, или по массе брутто и числу мест ценностей, поставляемых в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества единиц в каждом месте.

Прием по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и наличия комплектности ценностей, соответствия требованиям стандартов и технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренным договором поставки.

В соответствии со ст.458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара (в данном случае прием товара покупателем и его документальное оформление производятся непосредственно на складе покупателя);

предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара (в данном случае прием приобретаемого у поставщика товара производится организацией-покупателем на складе поставщика).

Пунктом 2 ст.458 ГК РФ установлено, что в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное. В данном случае приемка товаров и их документальное оформление производятся на станции железной дороги, пристани или в аэропорту в зависимости от того, каким видом транспорта осуществляется доставка.

Приемка товаров
на складе поставщика по доверенности

При приеме товаров на складе поставщика организация выдает работнику, с которым, как правило, заключен договор о полной материальной ответственности*, доверенность на получение ценностей. Согласно п.1 ст.185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 ст.185 ГК РФ устанавливается, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу, при этом используются бланки типовых ф N М-2 и М-2а.

В случаях, когда доверенное лицо должно получать товарно-материальные ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и т.д. Если получаемые товарно-материальные ценности находятся на разных складах, то выписываются несколько доверенностей.

Доверенности регистрируются бухгалтерией организации. При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск товаров, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Выдача доверенностей, полностью или частично незаполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих товаров, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания, допускается выдавать на весь календарный месяц.

При лишении лица права на получение ценностей по доверенностям, срок действия которых еще не истек, получатель товарно-материальных ценностей должен немедленно известить поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается.

Доверенное лицо обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли они полностью или нет, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия.

Доверенности независимо от срока действия остаются у поставщика при первом отпуске товарно-материальных ценностей. При частичном отпуске каждый раз составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском ценностей, а также для предъявления счета потребителю. При завершении отпуска товаров доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей.

Приемка товаров на станции железной
дороги, пристани, в аэропорту

Для приемки товаров организации выделяют материально ответственных лиц - кладовщиков, экспедиторов. Уполномоченному на получение ценностей лицу выдаются доверенность, распоряжение на получение груза и грузовая квитанция. Предъявив паспорт и указанные документы представителям транспортной организации, материально ответственное лицо получает от них соответствующие сопроводительные документы.

Представители организации-получателя должны тщательно ознакомиться с полученными сопроводительными документами и проверить, действительно ли данный груз направлен в адрес получателя, в каком порядке принят груз к перевозке, за чьими пломбами доставлен груз, не нарушен ли срок его доставки, номера транспортных средств и т.д. Затем совместно с представителем транспортной организации (либо без его участия) проверяется, была ли обеспечена сохранность груза при перевозке: проверяют целостность вагона, правильность закрытия дверей, люков на транспортных средствах или контейнерах, наличие и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность тары и упаковки и т.д. Если в ходе осуществления такого контроля никаких повреждений не обнаружено, то об этом делается отметка в транспортном документе. Там же фиксируется факт выдачи груза без проверки массы.

Незатаренные грузы при приемке перевешивают. При этом выписывается специальный документ - приходный грузовой отвес (ф. N ТОРГ-17), в котором указывают состояние груза, его количество согласно транспортным документам и по факту. Приемка груза удостоверяется подписью представителя получателя, а представитель транспортной организации подтверждает сдачу груза своей подписью в транспортном документе.

В случае установления при приемке товаров повреждений упаковки, тары, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест, несоблюдения сроков доставки и температурного режима (при перевозке скоропортящихся товаров), а также в других случаях получатель должен потребовать от транспортной организации проверки количества мест, массы и состояния груза либо взвешивания части груза и проверки содержимого каждого поврежденного места (по кипным картам, упаковочным ярлыкам, описям и другим документам). Если в результате проверки будут установлены факты утраты (недостачи), повреждения или порчи груза, представители получателя должны потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта. Акт является основанием для предъявления организацией-получателем иска (претензии) к транспортной организации либо поставщику-грузоотправителю, если организация транспорта не виновна в возникновении ущерба, установленного при приемке товаров.

В тех случаях, когда выявленные недостачи не превышают установленных норм естественной убыли, коммерческий акт не составляют, а о недостаче делают отметку в транспортном документе. Такая недостача возмещается, как правило, за счет организации-покупателя и включается ею в состав издержек обращения.

Приемка товаров на складе поставщика

Как уже отмечалось, товары на складе поставщика принимает материально ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия количества и качества товарно-материальных ценностей данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этих случаях необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству (по товарам, где такая проверка представляется возможной). Следует отметить, что в случаях, когда подлежащий затариванию или упаковке груз передается покупателю без тары или упаковки либо в ненадлежащей таре или упаковке, покупатель вправе потребовать от продавца затарить или упаковать товар либо заменить ненадлежащую тару или упаковку, если иное не вытекает из договора, существа обязательства или характера товара (п.1 ст.482 ГК РФ). Данная статья устанавливает также право покупателя в этом случае предъявить к продавцу требования, вытекающие из передачи товара ненадлежащего качества.

Согласно ст.475 ГК РФ покупатель может потребовать от продавца соразмерно уменьшить покупную цену товара или безвозмездно устранить недостатки товара в разумный срок. А в случае существенного нарушения требований к качеству товара покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы или потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, качество которого соответствует условиям договора.

При приеме затаренных ценностей на сопроводительных документах необходимо сделать надписи: "Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки" и "Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки" за подписями лиц, сдавших и принявших ценности. Эти отметки лишают поставщика возможности отрицать факты недостачи, несоответствия качества, комплектности ценностей, которые могут быть установлены покупателем после вскрытия тары.

Товары без тары или в открытой таре принимают на складе поставщика по количеству единиц, массе нетто и по качеству (комплектности).

Приемку (сдачу) ценностей на складе поставщика оформляют распиской в сопроводительных документах лиц, получивших и сдавших ценности. Подписи на документе и факт сдачи груза свидетельствуют, если иное не предусмотрено договором купли-продажи (поставки), о переходе права собственности к покупателю, а также о возникновении материальной ответственности лица, получившего товар.

Доставка товаров, принятых как на железнодорожной станции, пристани, в аэропорте, так и непосредственно на складе поставщика, может осуществляться не только покупателем самостоятельно, но и транспортной организацией, с которой покупатель заключает договор. В таком случае немаловажное значение приобретает вопрос надлежащего документального оформления и организации контроля за сохранностью грузов при доставке на склад покупателя.

Перевозка товаров автомобильным транспортом оформляется выпиской товарно-транспортной накладной. Прием груза к перевозке транспортной организацией удостоверяется подписью шофера-экспедитора на всех экземплярах накладной, один из которых остается у грузоотправителя. Доставленный груз шофер-экспедитор сдает материально ответственным лицам предприятия-покупателя. Грузы, прибывшие в исправных контейнерах и цистернах с неповрежденными пломбами грузоотправителя, выдают получателю без проверки массы, состояния и количества мест. Ценности, поступившие в исправной таре, принимаются от перевозчика по числу мест и массе брутто или количеству единиц и массе нетто по трафарету.

При обнаружении в ходе приемки грузов нарушения целостности тары, а также других повреждений груз проверяется в поврежденных местах. При установлении порчи или повреждения ценностей составляют акт, о чем отмечается в товарно-транспортной накладной.

Сдача груза торговой организации оформляется распиской водителя и получателя и штампом грузополучателя в товарно-транспортной накладной, один экземпляр которой остается у получателя, а два других - у шофера-экспедитора.

Претензии по иску за утрату, недостачу, порчу или повреждение грузов по вине перевозчика на основании соответствующих актов покупатель предъявляет организации автотранспорта. Если же перевозчик не виновен, то претензии (иски) предъявляются грузоотправителю.

Приемка товаров
на складе покупателя

Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ценности в таре или без нее.

Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности), т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.

Если товары поступили в исправной таре, то их принимают по количеству мест и массе брутто. Приемка товаров по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.

В ходе приемки товаров может быть выявлена недостача товаров, несоответствие качества, комплектности, маркировки поступивших ценностей, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам (эталонам), условиям договора или данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах. В таких случаях приемка товарно-материальных ценностей приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, предотвращается ухудшение их качества и возможность смешивания с другими однородными товарами. При этом составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству (отечественных товаров - ф. N ТОРГ-2, импортных - ф. N ТОРГ-3) за подписями лиц, производивших приемку.

В случаях выявления несоответствия массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, получатель недолжен производить вскрытие тары и упаковки. Если при правильности массы брутто недостача продукции устанавливается при проверке массы нетто или количества единиц в отдельных местах, то получатель обязан приостановить приемку остальных мест и сохранить до дальнейшей приемки тару и упаковку вскрытых мест и ценности, находившиеся внутри этих мест.

Одновременно с этим организация-покупатель вызывает представителя одногороднего поставщика для участия в продолжении процесса приемки ценностей и составления двустороннего акта. Вызов представителя иногороднего поставщика обязателен лишь в случаях, когда это предусмотрено особыми условиями поставки или договором.

При неявке представителя поставщика или если его вызов не является обязательным дальнейшая приемка товаров по количеству и составление акта о недостаче осуществляются с участием представителя сторонней организации либо с участием представителя общественности организации-получателя, назначенного руководителем, или, если поставщик дал на это согласие, приемка осуществляется односторонне организацией-получателем.

При установлении несоответствия качества (комплектности) данным сопроводительных документов и в случае неявки представителя поставщика (либо если вызов его не является обязательным) ценности принимают по качеству и составляют акт с участием представителя соответствующей инспекции по качеству.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности составляются акты о приемки товаров (ф. N ТОРГ-1).

Акты и сопроводительные документы служат основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, поступивших в организацию. Материальные ценности, по которым не установлены расхождения, в акте не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта. О составлении акта делают запись в сопроводительном документе.

Одновременно с приемкой товаров по количеству и качеству принимают поступившую с товаром тару.

Приемка товаров, поступивших без сопроводительных документов

В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика или когда документы предоставлены не в полном объеме прием осуществляется комиссией и оформляется актом (ф. N ТОРГ-4). В акте фиксируются данные о фактически принятых по количеству и качеству товарах. Если определить стоимость поступивших товаров невозможно, то в акте указывают цены последнего поступления данных товаров или их оценивают по рыночной стоимости. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику с требованием выслать сопроводительные документы на поступившие товары.

Приемка товаров на ответственное хранение

Согласно ст.514 ГК РФ в случае, когда покупатель (получатель) в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи (поставки) отказывается от переданного поставщиком товара (при поступлении товаров без согласия покупателя, не предусмотренных в договоре, с нарушением условий договора, при отсутствии договорных отношений, а также при поступлении недоброкачественных товаров), он обязан обеспечить сохранность этого товара и незамедлительно уведомить об этом поставщика. Поставщик обязан вывезти товар, принятый покупателем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок. Если поставщик в этот срок не распорядится товаром, покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику. Расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, подлежат возмещению поставщиком.

Документальное оформление выбытия товаров

Основанием для выбытия товаров является их отгрузка (отпуск) покупателям в соответствии с заключенными договорами.

Для отбора товаров покупателю менеджеры организации выписывают заказ - отборочный лист (ф. N ТОРГ-8), который передается для исполнения на склад. Графу этого документа "Заказано" заполняет менеджер по продажам, а графу "Отпущено" - работники склада. На основании данных заказа - отборочного листа обычно заполняется товарная накладная (ф. N ТОРГ-12) в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика и является основанием для списания товаров, а второй передается покупателю.

При отпуске товаров плодоовощными базами, складами может выписываться расходный отвес (спецификация) по ф. N ТОРГ-19, который прикладывается к товарной накладной.

При отпуске товаров в упаковке обычно на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.) выписывается упаковочный ярлык (ф. N ТОРГ-9), который подписывает упаковщик и материально ответственное лицо. Один экземпляр упаковочного ярлыка вкладывается вместе с товаром в ящик, второй с указаниями массы каждого места прилагается к товарной накладной, третий остается на складе.

Если отобранный товар упаковывается в ящики, бочки и т.п., то может выписываться спецификация (ф. N ТОРГ-10), в которой перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Спецификация выписывается ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых прилагается к товарной накладной, а второй передается в бухгалтерию. Упакованный товар передается для перевозки агенту (экспедитору, водителю) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

При движении внутри организации (между структурными подразделениями или материально ответственными лицами) выписывается накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ф. N ТОРГ-13) в двух экземплярах. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товаров, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования товаров. Данный документ подписывают материально ответственные лица.

В.В. Патров,

М.Л. Пятов,

Санкт-Петербургский государственный университет

"Бухгалтерский учет", N 8, апрель 2003 г.

-------------------------------------------------------------------------

* Если обязанности по получению товара возлагаются на работника предприятия, с которым не заключен договор о материальной ответственности, то при выдаче доверенности на него возлагается полная материальная ответственность.