Приложение. Регламент Комитета ветеринарии г. Москвы

Приложение
к приказу Комитета ветеринарии г. Москвы
от 29 апреля 2010 г. N 53

Регламент
Комитета ветеринарии города Москвы

1. Общие положения

1.1. Регламент Комитета ветеринарии города Москвы (далее - Комитет) определяет порядок правового, организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности Комитета.

1.2. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Комитета и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников Комитета, а также должностных лиц и работников подведомственных Комитету государственных ветеринарных учреждений города Москвы (далее - ветеринарные учреждения).

1.3. Ответственность за правовое, организационно-методическое, документационное и информационное обеспечение деятельности Комитета в целом возлагается на заместителя председателя Комитета, ответственного за административную работу, в структурных подразделениях Комитета - на руководителей соответствующих подразделений.

1.4. Ветеринарные учреждения с учетом требований настоящего Регламента разрабатывают документы, регламентирующие порядок их работы.

1.5. Несоблюдение требований Регламента Комитета должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками Комитета, должностными лицами и работниками ветеринарных учреждений, влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.

2. Организация работы Комитета

2.1. Планирование работы Комитета

2.1.1. Работу Комитета организует председатель Комитета.

Комитет строит свою работу на основе планов работы на квартал, ориентированных на реализацию планов работы Правительства Москвы, Комплекса социальной сферы города Москвы, а также на решение других вопросов обеспечения эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия, отнесенных к ведению Комитета.

При необходимости осуществляется разработка специальных (целевых) планов работы Комитета по отдельным вопросам, а также календарных (сводных) планов на определенный промежуток времени.

2.1.2. План работы Комитета на квартал содержит перечень наиболее важных вопросов по обеспечению эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия города Москвы. План включает также перечень основных организационных и других мероприятий, проводимых Комитетом.

2.1.3. Предложения в план работы Комитета на квартал, завизированные заместителями председателя Комитета, в компетенции которых находится данный вопрос, на бумажных носителях и в электронном виде, направляются начальниками самостоятельных подразделений Комитета заместителю председателя Комитета, ответственному за административную работу, не позднее чем за 20 календарных дней до начала планируемого периода с представлением обоснований необходимости внесения вопросов на совещания руководящего состава государственной ветеринарной службы (далее - совещания руководящего состава), а также с указанием подразделений Комитета, ответственных за подготовку, и срока рассмотрения вопроса.

2.1.4. Заместитель председателя Комитета, ответственный за административную работу, организует обобщение поступивших предложений в план работы, подготовку проекта плана работы Комитета на квартал.

Проект плана работы Комитета направляется на согласование заместителям председателя Комитета, руководителям самостоятельных подразделений Комитета и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

При отсутствии согласования окончательное решение о включении вопроса в план работы Комитета принимает председатель Комитета.

Проект плана работы Комитета на квартал не позднее, чем за одну неделю до начала планируемого периода, вносится заместителем председателя Комитета, ответственным за административную работу, на утверждение председателю Комитета.

2.1.5. Контроль за выполнением плана работы Комитета, подготовкой и представлением материалов для обсуждения на совещании руководящего состава осуществляется заместителями председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей и руководителями подразделений Комитета.

Обобщение и анализ информации о выполнении плана работы Комитета возлагается на заместителя председателя Комитета, ответственного за административную работу, который докладывает председателю Комитета о ходе выполнения плана работы Комитета.

2.1.6. В случае если вопрос, запланированный для обсуждения на совещании руководящего состава, не может быть своевременно внесен или предлагается исключить его из плана работы, руководитель подразделения Комитета, ответственный за подготовку, не позднее, чем за две недели до запланированной даты обращается к председателю Комитета в письменной форме с обоснованной просьбой о переносе вопроса на другой срок, либо снятии его с обсуждения.

Одновременно вносится предложение об обсуждении другого вопроса, вместо снимаемого.

2.2. Подготовка и проведение совещаний руководящего состава

2.2.1. Совещания руководящего состава проводятся ежемесячно во второй четверг с 15.00. В случае необходимости председатель Комитета может назначить совещание руководящего состава в другое время.

В совещании руководящего состава принимают участие председатель Комитета и его заместители, руководители подразделений Комитета, специалисты руководства Комитета, главные инспекторы Государственной ветеринарной инспекции Комитета, руководители ветеринарных учреждений и их заместители, руководители самостоятельных подразделений аппарата управления ветеринарных учреждений, главные государственные ветеринарные врачи административных округов, начальники участковых ветеринарных лечебниц и другие сотрудники государственной ветеринарной службы (по списку).

На совещании руководящего состава время для докладов устанавливается председательствующим, как правило, в пределах 15 минут, для содокладов -10 минут, для выступлений в прениях - 5 минут.

2.2.2. Подготовку совещаний руководящего состава организует заместитель председателя Комитета, ответственный за административную работу.

2.2.3. Вопросы на совещаниях руководящего состава рассматриваются в соответствии с планом работы.

По решению председателя Комитета на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом.

2.2.4. Проекты повесток заседаний руководящего состава готовятся под руководством заместителя председателя Комитета, ответственного за административную работу, на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

2.2.4.1. Не позднее, чем за одну неделю до совещания руководящего состава, заместитель председателя Комитета, ответственный за административную работу, согласовывает проект повестки совещания с председателем Комитета.

2.2.4.2. Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет в сектор учета и контроля Комитета:

за две недели до совещания руководящего состава:

- заявку о включении вопроса в повестку совещания руководящего состава, подписанную заместителем председателя комитета, в компетенции которого находится данный вопрос, или руководителем самостоятельного подразделения Комитета, по установленной форме с указанием докладчика, содокладчика и лиц, предварительно записавшихся для выступления (приложение 1 к настоящему Регламенту);

за 7 календарных дней до совещания руководящего состава (по внеплановым вопросам - за 3 календарных дня):

- проект решения совещания, согласованный со всеми заинтересованными должностными лицами и ветеринарными учреждениями, с листом разногласий, если имеются разногласия (приложение 2 к настоящему Регламенту);

- справочный материал, пояснительную записку;

- заключение Финансово-экономического управления (в случае рассмотрения вопросов, требующих финансовых затрат);

- список лиц, приглашаемых на совещание руководящего состава, согласованный с заместителем председателя Комитета, ответственным за административную работу.

Список составляется в алфавитном порядке, при этом фамилия, имя, отчество и занимаемая должность приглашенного пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации и номера рабочего телефона.

В качестве докладчика, как правило, выступают заместители председателя Комитета, руководители самостоятельных подразделений Комитета или руководители ветеринарных учреждений, ответственные за подготовку вопроса на совещание руководящего состава.

2.2.5. Совещания руководящего состава проводит председатель Комитета. При его отсутствии на заседаниях председательствует лицо, исполняющее обязанности председателя Комитета.

2.2.6. Повестка совещания и порядок работы утверждаются в начале заседания.

2.2.7. Решения совещания оформляются протокольными поручениями (фиксируются в протоколе).

2.2.8. Присутствующие на совещании руководящего состава вправе:

- участвовать в обсуждении вопросов;

- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты решений или об их доработке.

3. Распорядительные документы Комитета

3.1. Виды распорядительных документов

В целях осуществления исполнительно-распорядительной, контрольной (надзорной) и координирующей деятельности Комитетом издаются правовые акты: распоряжения и приказы.

Распоряжения и приказы издаются по вопросам, реализующим функции Комитета по обеспечению эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия города Москвы в пределах возложенных на него задач. Приказы, кроме того, реализуют внутреннюю деятельность Комитета и ветеринарных учреждений. Распоряжения издаются для решения отдельных вопросов и касаются, в рамках компетенции Комитета не только деятельности Комитета и ветеринарных учреждений, но и физических лиц, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, осуществляющих деятельность на территории города Москвы.

Распорядительные документы Комитета от имени Комитета подписывает председатель Комитета. В отсутствие председателя Комитета указанные документы подписывает должностное лицо, на которое в установленном порядке возложено исполнение соответствующих обязанностей.

Приказы Комитета обязательны для исполнения всеми должностными лицами Комитета и ветеринарных учреждений, а распоряжения - для исполнения должностными лицами государственной ветеринарной службы, а также в случаях предусмотренных федеральным законодательством физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории города Москвы.

3.2. Порядок подготовки и оформления проектов распорядительных документов

3.2.1. Подготовка распорядительных документов

3.2.1.1. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется начальниками структурных подразделений по поручению руководства Комитета, а также в соответствии с планом работы и/или по инициативе соответствующих должностных лиц в связи с необходимостью решения возникающих задач.

Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется с учетом соблюдения Правил проведения антикоррупционной экспертизы проектов правовых актов в органах исполнительной власти города Москвы, утвержденных постановлением Правительства Москвы от 2 июня 2009 г. N 513-ПП "Об антикоррупционной экспертизе проектов правовых актов органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы".

Распоряжения и приказы Комитета оформляются на специальных бланках. При этом устанавливаются поля: левое - 30 мм, правое - 20 мм, нижнее - 20 мм.

3.2.1.2. Проекты распоряжений и приказов должны иметь следующие составные части: заголовок, текст, подпись.

3.2.1.3. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение или приказ). Точка в конце заголовка не ставится. Текст заголовка в кавычки не берется. Заголовок отделяется от титульной части бланка 3 интервалами, при установке в текстовом редакторе WORD размера 10 кеглей шрифта Times New Roman. Текст заголовка печатается жирными буквами указанного шрифта от левой границы текстового поля. Правая граница для текстового поля заголовка устанавливается на отметке 80 мм.

3.2.1.4. Структура текста распорядительного документа.

Текст распоряжения и приказа печатается в текстовом редакторе WORD размером 14 кеглей шрифта Times New Roman по всей ширине .текстового поля, при этом устанавливается настройка "выравнивание по ширине". Нумерация страниц начинается со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа.

Текст содержит, как правило, мотивировочную и распорядительную части.

Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом "приказываю" и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).

Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов.

Текст распорядительной части распоряжения, приказа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанного документа может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Оформлять подпункты в пределах одного пункта документа следует, если их количество не менее двух. В конце каждого подпункта ставится точка.

Пункты приказа (распоряжения) группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

Поручения (задания) даются структурным подразделениям Комитета, ветеринарным учреждениям (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например: Финансово-экономическому управлению, Ветеринарно-санитарному отделу, заместителю председателя Комитета ветеринарии города Москвы Семенову П.Н.

В тексте жирным шрифтом выделяются:

- наименования подразделений Комитета, ветеринарных учреждений и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, количество прививочных пунктов и т.д.);

- фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа;

- должность и фамилия лица, подписывающего распорядительный документ.

3.2.1.5. Приложение.

Приложение к распорядительному документу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N ) перед порядковыми номерами приложений не ставится.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распорядительного документа.

3.2.1.6. Обязательные пункты проекта распорядительного документа. Проект распорядительного документа должен содержать:

- точные наименования структурных подразделений Комитета, ветеринарных учреждений, организаций или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается выполнение поручения;

- сроки исполнения поручений;

- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа;

- указание о признании утратившим силу распорядительного документа либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятого.

3.2.1.7. Поручение о контроле за выполнением распорядительного документа.

Контроль за выполнением приказа и распоряжения председателя Комитета возлагается на заместителя председателя Комитета, в компетенции которого находится данный вопрос, или руководителя самостоятельного подразделения Комитета, который вносил проект на рассмотрение.

При возложении контроля за выполнением распорядительного документа на двух должностных лиц функции координатора распорядительного документа возлагаются на должностное лицо, указанное в распорядительном документе первым.

Возложение контроля за выполнением распорядительного документа персонально на председателя Комитета возможно только по прямому указанию председателя Комитета.

Контроль за выполнением поручений, зафиксированных в распорядительном документе и возложенных на руководителей ветеринарных учреждений, возлагается на должностное лицо Комитета, осуществляющего контроль за выполнением распорядительного документа в целом.

При внесении в утвержденный распорядительный документ изменений или дополнений контроль за его выполнением возлагается на должностное лицо Комитета, осуществляющего контроль за выполнением утвержденного ранее документа.

3.2.1.8. Пункты о ходе выполнения ранее принятых решений.

В проекте распорядительного документа о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарного взыскания, а также новые сроки выполнения поручений. К проекту такого документа прилагается справка за подписью должностного лица Комитета, вносившего проект распорядительного документа, с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления срока выполнения распорядительного документа.

3.2.2. Структура и оформление листа согласования

К каждому проекту распорядительного документа исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа (приложение 4 к настоящему Регламенту).

Реквизиты листа согласования:

- вопрос внесен;

- проект... представлен;

- исполнитель;

- проект... согласован;

- разослать.

Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются прописными буквами в именительном падеже.

Реквизит "Вопрос внесен":

- указывается должность, инициалы и фамилия заместителя председателя Комитета, в компетенции которого находится вносимый вопрос.

Реквизит "Проект... представлен":

- указывается должность, инициалы и фамилия руководителя самостоятельно подразделения Комитета, в компетенции которого находится вносимый вопрос.

Реквизит "Исполнитель":

- указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона специалиста Комитета, подготовившего проект распорядительного документа.

В случае подготовки проекта распорядительного документа специалистом руководства Комитета реквизиты "проект... представлен" и "исполнитель" могут совпадать.

Реквизит "Проект... согласован": указываются должности, инициалы и фамилии:

- заместителей председателя Комитета (компетенцию которых затрагивает данный вопрос);

- руководителей самостоятельных подразделений Комитета (компетенцию которых затрагивает данный вопрос);

специалиста юридической службы; других специалистов руководства Комитета. Реквизит "Разослать" печатается в дательном падеже. В список рассылки включаются:

- должностные лица и подразделения Комитета, ветеринарные учреждения, организации, названные в проекте в качестве исполнителей заданий, например: Ветеринарно-санитарному отделу или Иванову С.П.;

- должностные лица, на которые возложен контроль исполнения, например: Свиридову К.Н.;

- согласующие подразделения Комитета, например: Отделу противоэпизоотических и лечебно-профилактических мероприятий;

- организации, на которые распространяется действие данного документа, например: Государственному учреждению "Московское объединение ветеринарии".

Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа заместителям председателя Комитета, специалистам руководства Комитета, а также должностному лицу, на которое возложен контроль исполнения документа. Структурные подразделения Комитета, ветеринарные учреждения и фамилии должностных лиц печатаются в дательном падеже.

При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

3.2.3. Порядок согласования проекта распорядительного документа

3.2.3.1. Должностные лица, самостоятельные подразделения Комитета, специалисты руководства Комитета и ветеринарные учреждения, согласующие проект распорядительного документа.

Проект распорядительного документа подлежит согласованию (на листе согласования проставляется виза):

- с заместителями председателя Комитета, с руководителями структурных подразделений Комитета, со специалистами руководства Комитета, указанными в проекте распорядительного документа в качестве исполнителей поручений;

- с заместителями председателя Комитета, курирующими структурные подразделения Комитета, специалистов руководства Комитета (при внесении или согласовании проекта распорядительного документа структурным подразделением или специалистом руководства);

- с заместителями председателя Комитета, руководителями структурных подразделений Комитета, специалистами руководства Комитета, осуществляющими контроль за деятельностью и координацию работы структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений (при согласовании проекта распорядительного документа курируемым структурными подразделениями, ветеринарными учреждениями, указанными в проекте в качестве исполнителей поручений);

- с подведомственными Комитету ветеринарными учреждениями и организациями различных организационно-правовых форм, указанными в проекте в качестве исполнителей поручений;

- с должностными лицами и структурными подразделениями Комитета, ветеринарными учреждениями в соответствии с их компетенцией, не являющимися исполнителями поручений;

- при необходимости с иными органами власти и организациями, не подведомственными Комитету (например, органами исполнительной власти, общественными организациями и т.п.);

- со специалистом юридической службы.

Согласование проекта распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ производится с теми должностными лицами, структурными подразделениями, в компетенции которых находятся вопросы, разрешаемые в подготовленном проекте распорядительного документа.

3.2.3.2. Организация процесса согласования проекта распорядительного документа.

Согласование проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем, подготовившим проект распорядительного документа.

Исполнитель представляет проект распорядительного документа для согласования:

- заместителям председателя Комитета, руководителям структурных подразделений Комитета, специалистам Комитета, осуществляющим руководство и (или) контроль за деятельностью и координацию работы структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений;

- ветеринарным учреждениям, в компетенции которых находится вопрос;

- иным государственным органам и организациям, не подведомственным Комитету;

- специалисту юридической службы Комитета (согласование производится после получения всех согласований перед визированием проекта заместителем председателя Комитета, ответственного за административную работу).

Указанные должностные лица, структурные подразделения Комитета и специалисты несут ответственность за согласование проекта распорядительного документа, а также в пределах компетенции определяют порядок согласования в рамках курируемых подразделений, обобщают их замечания и дополнения, устраняют разногласия и принимают решения о согласовании проекта распорядительного документа.

Организация процесса согласования проекта распорядительного документа (рассылка на согласование, контроль за сроками согласования, сбор проектов с визами руководителей и т.п.) с должностными лицами, структурными подразделениями Комитета, специалистами, ветеринарными учреждениями возлагается на исполнителя.

3.2.3.3. Рассылка проекта распорядительного документа на согласование.

Ответственность за своевременную рассылку проекта распорядительного документа на согласование несет руководитель структурного подразделения Комитета подготовившего проект распорядительного документа или специалист руководства Комитета, подготовивший документ.

Рассылаемый проект распорядительного документа должен быть завизирован:

- исполнителем (реквизит "Исполнитель");

- руководителем структурного подразделения или специалистом руководства Комитета, подготовившего документ (реквизит "Проект... представлен");

- заместителем председателя Комитета, в компетенции которого находится вносимый вопрос (реквизит "Вопрос внесен").

3.2.3.4. Сроки согласования и проведения экспертизы.

Срок рассмотрения проекта распорядительного документа, представленного на согласование, не должен превышать 2 рабочих дней.

Председателем Комитета и его заместителями может быть установлен иной срок согласования проекта распорядительного документа.

При повторном представлении на согласование проекта распорядительного документа согласование должно быть проведено в течение одного рабочего дня.

3.2.3.5. Оформление согласования.

Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указывается должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.

При необходимости в процессе согласования визы могут быть проставлены на всех листах проекта.

В случае необходимости согласования проекта с большим количеством согласующих должностных лиц и структурных подразделений лист согласования может иметь продолжение.

В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту распорядительного документа замечания указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями по пункту...".

Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями. Замечания прилагаются".

Замечания согласующего лица должны содержать обоснования (экономического, юридического характера и др.), как правило, со ссылкой на соответствующий правовой акт, на основании которого предлагаются изменения и дополнения в представленный проект распорядительного документа.

3.2.3.6. Оформление разногласий.

При наличии разногласий по проекту распорядительного документа заместитель председателя Комитета, вносящий проект, должен обеспечить обсуждение его с согласующими должностными лицами, руководителями структурных подразделений Комитета, специалистов Комитета, ветеринарных учреждений и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Неурегулированные разногласия между структурными подразделениями Комитета, курируемые разными заместителями председателя Комитета, оформляются исполнителем в соответствии с требованиями настоящего Регламента, подписываются должностным лицом, вносящим проект .распорядительного документа и представляются письмом на имя председателя Комитета.

При этом на листе согласования указывается: "Прилагается письмо (лист разногласий)...". Надпись на листе согласования и письмо о разногласиях (лист разногласий) оформляются исполнителем.

Письмо о разногласиях оформляется в произвольной форме, обязательным является указание спорных пунктов проекта распорядительного документа, а также изложение точек зрения исполнителя и согласующего должностного лица (структурного подразделения Комитета, специалиста Комитета), дается обоснование окончательной редакции проекта. Письмо о разногласиях прилагается к проекту распорядительного документа.

Окончательное решение по урегулированию разногласий по проекту распорядительного документа принимается председателем Комитета.

3.2.3.7. Повторное согласование.

Внесение согласующими должностными лицами, структурными подразделениями, специалистами Комитета в проект распорядительного документа незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект распорядительного документа.

Ответственность за принятое решение возлагается на должностных лиц, внесших и подготовивших проект распорядительного документа.

3.2.4. Доработка проекта распорядительного документа после согласования согласующими должностными лицами, структурными подразделениями, специалистами руководства Комитета

3.2.4.1. Доработка проекта распорядительного документа осуществляется исполнителем после согласования всеми согласующими должностными лицами, структурными подразделениями и специалистами руководства Комитета и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими лицами и принятых исполнителем.

3.2.4.2. Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект распорядительного документа замечаниям согласующих должностных лиц (структурных подразделений Комитета, специалистов Комитета) возлагается на должностных лиц Комитета, внесших и подготовивших проект распорядительного документа.

3.2.5. Контроль соответствия проекта распорядительного документа законам и иным правовым нормативным актам Российской Федерации и города Москвы, требованиям Регламента Комитета

3.2.5.1. Ответственность за качество подготовки проекта распорядительного документа и его согласование в соответствии с п. 3.2.3 настоящего Регламента возлагается на должностные лица Комитета, внесшие и подготовившие проект распорядительного документа.

3.2.5.2. Подготовленный в соответствии с требованиями настоящего Регламента проект распорядительного документа в целях контроля соответствия его действующему законодательству и требованиям Регламента Комитета представляется в юридическую службу Комитета.

К проекту распорядительного документа прилагаются:

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

- копии контрактов, договоров, соглашений, решений конкурсных комиссий, являющиеся основанием для принятия (издания) распорядительного документа;

- пояснительная записка за подписью должностного лица, внесшего или представившего проект распорядительного документа, в которой объясняется необходимость принятия данного документа, даются пояснения исторического плана, излагается правовая основа и анализируются возможные последствия (при необходимости);

- согласованный установленным порядком проект распорядительного документа;

- копии распорядительных документов, названных в тексте подготовленного проекта (при больших объемах указанных документов допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страниц, а также тех страниц, на которые есть указания или ссылки в тексте представленного проекта распорядительного документа);

- справка за подписью должностного лица, внесшего проект, с указанием причин невыполнения и обоснованием продления сроков исполнения распорядительных документов (для проекта распорядительного документа о ходе выполнения ранее принятых распорядительных документов в случае их невыполнения).

3.2.5.3. Специалист юридической службы Комитета осуществляет:

- контроль соответствия представленного проекта распорядительного документа законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, правовым актам города Москвы, правовым актам Комитета;

- контроль соответствия представленного проекта распорядительного документа настоящему Регламенту;

- антикоррупционную экспертизу проекта распорядительного документа в составе правовой экспертизы.

3.2.5.4. Контроль соответствия требованиям Регламента Комитета проекта распорядительного документа включает:

- проверку правильности определения вида документа, использования бланка, наличия заголовка, его соответствия содержанию текста; наличия обязательного пункта о контроле, при необходимости пункта об отмене, признании утратившим силу или изменении ранее принятого документа; оформления подписи; наличия всех необходимых согласований, действительность согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования);

- проверку правильности оформления (структура текста, соотношение размеров констатирующей и постановляющей частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие приложений, правильность наименований органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц, указание сроков исполнения, указание справочных данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);

- проверку комплектности представленных документов.

3.2.5.5. При положительном решении юридическая служба визирует проект на листе согласования.

Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом Комитета правил, подлежит возврату с указанием замечаний.

3.2.6. Доработка распоряжений и приказов Комитета

Доработка проекта распоряжения и приказа осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений:

- для проектов распоряжений и приказов, подготовленных по поручению председателя Комитета, - в срок не более трех рабочих дней, если председателем Комитета не установлен другой срок;

- для проектов распоряжений и приказов, подготовленных в инициативном порядке, время доработки определяет сам исполнитель.

Проекты распоряжений и приказов Комитета после доработки вновь поступают в юридическую службу для контроля соответствия проекта распорядительного документа требованиям настоящего Регламента и последующей передачи на подпись.

3.2.7. Подписание распорядительных документов

Распоряжения и приказы Комитета подписывает председатель Комитета, а в его отсутствие - исполняющий его обязанности заместитель председателя Комитета.

В случае, когда распорядительный документ подписан исполняющим обязанности должностного лица, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности председателя Комитета" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение или приказ.

3.2.8. Регистрация, рассылка и формирование дел распорядительных документов

Распоряжения и приказы (по основной деятельности) после их подписания сдаются в Сектор учета и контроля, в котором регистрируются, оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

3.2.8.1. Регистрация распорядительных документов.

Регистрация распоряжений и приказов производится в течение года в порядке возрастания номеров с указанием вида документа.

Распоряжения Комитета регистрируются в течение года порядковыми номерами с добавлением аббревиатуры "Р".

Приказы Комитета регистрируются в течение года порядковыми номерами с добавлением аббревиатур "К" (приказы по личному составу о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.п., имеющие постоянный срок хранения), "О" (приказы по личному составу об отпусках, командировках и т.п., имеющие ограниченный срок хранения).

Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания).

3.2.8.2. Формирование дел распорядительных документов.

Подписанные распорядительные документы формируются Сектором учета и контроля (распорядительные документы по основной деятельности) и специалистом кадровой службы (приказы по личному составу) в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации распорядительных документов: дело распоряжений Комитета, дело приказов Комитета по основной деятельности, дело приказов Комитета по личному составу (постоянного срока хранения) и дело приказов Комитета по личному составу (ограниченного срока хранения).

Дела для подшивки указанных распорядительных документов включают в себя:

- подлинники распорядительных документов;

- приложения к распорядительным документам;

- листы согласований;

- листы разногласий (при наличии);

- пояснительные записки (при наличии).

3.2.8.3. Рассылка распорядительных документов.

Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки в течение трех рабочих дней (в случае необходимости рассылка осуществляется в более сжатые сроки).

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.

Приложения больших объемов могут быть сброшюрованы исполнителем. В этом случае рассылку приложений осуществляет исполнитель.

Рассылка распорядительных документов производится через Сектор учета и контроля.

Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью "Сектор учета и контроля".

3.2.8.4. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов.

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения председателя Комитета. При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае Сектор учета и контроля оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указываются дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы - дату, номер и название указывать не обязательно).

В дело к распорядительному документу (подлиннику) дополнительно подшивается заменяемый лист (листы) с соответствующей отметкой во внутренней описи дела.

3.3. Внесение изменений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ Комитета

3.3.1. Изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ. Внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.

3.3.2. При внесении изменений и дополнений в распорядительный документ в первом пункте о внесении изменений и дополнений дается ссылка: "(в редакции - вид документа, дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений и дополнений.

3.3.3. Распорядительные документы, в которые неоднократно вносились изменения и (или) дополнения либо вносимые изменения (дополнения) значительны по объему, издаются в новой редакции.

3.3.4. Распорядительный документ о внесении изменений и дополнений оформляется в соответствии с приложением 2 к настоящему Регламенту.

3.3.5. Распорядительные документы приводятся в соответствие с распорядительными документами более высокой юридической силы в течение шести месяцев со дня вступления их в силу, если иное не предусмотрено соответствующими распорядительными документами.

3.4. Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа Комитета

3.4.1. Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа председателя Комитета производятся в порядке, установленном настоящим Регламентом для вновь принимаемого (издаваемого) распорядительного документа.

3.4.2. Распорядительные документы председателя Комитета, нуждающиеся в отмене или признании утратившими силу, подлежат отмене или признанию утратившими силу путем издания распорядительного документа председателя Комитета с формулировкой соответственно "отменить" или "признать утратившим(и) силу".

Признание утратившим силу распорядительного документа "в редакции" не допускается: признаются утратившими силу основной (первоначальный) документ и каждый документ или отдельный пункт (пункты) документа о внесении изменений в основной документ.

3.4.3. Утратившими силу признаются распорядительные документы Комитета:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия, если срок их действия истек;

- в связи с вступлением в силу новых правовых актов, содержащих положения, регулирующие те же отношения, что и действующие правовые акты;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры.

Распорядительные документы Комитета признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.

Распорядительные документы Комитета подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению Мэра и Правительства Москвы;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры;

- если документ не соответствует Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, Уставу города Москвы, иным правовым актам города Москвы более высокой юридической силы;

- если их выполнение не обеспечено финансовыми и материальными ресурсами.

Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента документа соответственно, создает новую редакцию распорядительного документа и не является внесением изменений.

При одновременном внесении в распорядительный документ изменений и признании утратившими силу структурных элементов данного распорядительного документа пункты о внесении изменений и признании утратившими силу располагаются последовательно в соответствии со структурой распорядительного документа.

3.5. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы Комитета

В целях поддержания в актуальном состоянии правовой базы Комитета структурные подразделения Комитета и специалисты руководства Комитета, выступающие в качестве исполнителей по подготовке распорядительных документов председателя Комитета, систематически, не реже одного раза в шесть месяцев, осуществляют работу по выявлению распорядительных документов Комитета, подлежащих отмене, признанию утратившими силу или требующих внесения изменений.

4. Антикоррупционная экспертиза проектов правовых актов

4.1. Правовые акты Комитета ветеринарии города Москвы, Мэра и Правительства Москвы, подготавливаемые должностными лицами Комитета, должны исключать коррупциогенные факторы.

4.2. Антикоррупционной экспертизе в органах исполнительной власти города Москвы подлежат проекты:

4.2.1. Указов и распоряжений Мэра Москвы.

4.2.2. Постановлений и распоряжений Правительства Москвы.

4.2.3. Распоряжений первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы.

4.2.4. Приказов и распоряжений Комитета.

4.3. В отношении проектов нормативных правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, независимая антикоррупционная экспертиза не проводится.

4.4. При подготовке и рассмотрении проектов правовых актов Комитета, Мэра и Правительства Москвы должностные лица Комитета руководствуются методикой проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".

4.5. Должностные лица Комитета, осуществляющие согласование проекта правового акта, при наличии замечаний о наличии коррупциогенных факторов излагают их в письменной форме на имя председателя Комитета.

4.6. Проект правового акта, в котором выявлены коррупциогенные факторы, подлежит доработке в установленном порядке.

4.7. При подготовке проекта распорядительного документа Мэра или Правительства Москвы юридическая служба Комитета обеспечивает его размещение на официальном сайте Комитета в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в органы исполнительной власти города Москвы и (или) структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы, с указанием реквизитов, установленных приложением 10 к настоящему Регламенту.

4.8. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта не может быть менее 15 календарных дней (не считая нерабочих праздничных дней).

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта устанавливается юридической службой Комитета по согласованию с должностным лицом, являющимся исполнителем по проекту, и указывается при размещении данного проекта соответственно на официальном сайте Комитета в сети Интернет.

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы исчисляется со дня размещения проекта нормативного правового акта соответственно на официальном сайте Комитета в сети Интернет.

4.9. Экспертное заключение, составленное по результатам независимой антикоррупционной экспертизы по форме, утвержденной Министерством юстиции Российской Федерации, и в соответствии с методикой проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов", принимается Комитетом в виде почтового отправления, отправления, доставленного курьерским способом, либо в виде электронного документа.

4.10. В течение рабочего дня, следующего после поступления в Комитет экспертного заключения, юридическая служба Комитета обеспечивает его публикацию в соответствующем разделе на официальном сайте Комитета с указанием даты его поступления.

4.11. После окончания установленного срока проведения независимой антикоррупционной экспертизы в двухдневный срок юридическая служба Комитета обеспечивает перенос проекта нормативного правового акта и экспертного заключения с соответствующими реквизитами из раздела "Проекты нормативных правовых актов Мэра Москвы, Правительства Москвы и заключения к ним по результатам независимой антикоррупционной экспертизы" в подраздел "Архив проектов нормативных правовых актов Мэра Москвы, Правительства Москвы и заключений к ним по результатам независимой антикоррупционной экспертизы".

4.12. В течение 30 календарных дней с момента регистрации экспертного заключения юридическая служба Комитета обеспечивает направление независимому эксперту (экспертной организации) мотивированного ответа о результатах рассмотрения указанного заключения, за исключением случаев, когда в заключении отсутствует предложение о способе устранения выявленных коррупционных факторов.

4.13. Должностное лицо Комитета, являющееся исполнителем по проекту распорядительного документа Мэра или Правительства Москвы, подлежащего независимой антикоррупционной экспертизе, представляет данный проект в Правовое управление Правительства Москвы со справкой, содержащей информацию о дате размещения проекта нормативного правового акта на официальном сайте Комитета в сети Интернет и дате окончания срока проведения независимой антикоррупционной экспертизы, а также о полученных заключениях независимых экспертов с приложением их текстов или об их отсутствии, с отражением факта учета результатов каждой независимой антикоррупционной экспертизы либо с обоснованными возражениями. Справка подписывается председателем Комитета.

4.14. Проекты нормативных правовых актов и заключения к ним хранятся в подразделе "Архив проектов нормативных правовых актов Мэра Москвы, Правительства Москвы и заключений к ним по результатам независимой антикоррупционной экспертизы" официального сайта Комитета в сети Интернет в течение 1 года с момента принятия соответствующего правового акта либо прекращения его выпуска.

5. Взаимодействие председателя Комитета с государственными органами Российской Федерации и города Москвы, органами местного самоуправления внутри городских Муниципальных образований в городе Москве

5.1. Взаимодействие председателя Комитета с федеральными органами государственной власти, Московской городской Думой, органами исполнительной власти города Москвы, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве осуществляется в порядке, установленном Регламентом Правительства Москвы.

5.2. При проведении проверок федеральными органами исполнительной власти в отношении Комитета и подведомственных ему государственных ветеринарных учреждений учреждений по решению председателя Комитета или лица исполняющего его обязанности в установленном законодательством порядке проводится видеосъемка или аудиозапись.

6. Работа с договорами и соглашениями города Москвы

Председатель Комитета в пределах полномочий закрепленных за Комитетом вправе заключать договоры и соглашения в области ветеринарии.

Комитет заключает соглашения с соответствующими его уровню и профилю органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами власти административно-территориальных образований иностранных государств, а также с иными участниками договорно-правовых отношений по поручению Мэра Москвы.

Порядок работы с договорами и соглашениями определяется Регламентом Правительства Москвы.

7. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

В Комитете установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами руководства Комитета и децентрализованную - с документами структурных подразделений Комитета.

7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов

7.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан, адресованных руководству Комитета, осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами (через окно приема почты или службу "одного окна");

- с использованием сайта в сети Интернет;

- с использованием телеграфной связи.

7.1.2. Прием и отправка документов в Комитете производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почтою. С организациями административного округа, с физическими лицами, проживающими на территории административного округа, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории административного округа специалисты Государственной ветеринарной инспекции, наделенные правами главного государственного ветеринарного инспектора или заместителя главного государственного ветеринарного инспектора по соответствующему административному округу города Москвы, вправе осуществлять децентрализованную переписку по вопросам, входящим в их компетенцию.

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и с сайта в сети Интернет без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

7.1.3. Централизованный прием и отправку документов с использованием факсимильной связи, а также прием документов с сайта в сети Интернет осуществляет Сектор учета и контроля.

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры, установленной в структурных подразделениях Комитета.

Интернет-письма граждан и юридических лиц, в том числе заключения аккредитованных Министерством юстиции Российской Федерации независимых экспертов в области антикоррупционной экспертизы, оформляются на сайте в сети Интернет в разделе "Обращения в Комитет".

7.1.4. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции осуществляется Сектором учета и контроля, за исключением, переписки государственных ветеринарных инспекторов по административным округам. Прием, обработку и отправку указанной корреспонденции государственные инспекторы по административным округам в соответствии с их компетенцией осуществляют самостоятельно в порядке, установленном настоящим Регламентом для Сектора учета и контроля.

7.1.4.1. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в Сектор учета и контроля, принимаются только при вскрытых конвертах.

7.1.4.2. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставятся штамп Комитета, дата и подпись сотрудника подразделения, принявшего документ, на копии документа - штамп Комитета с указанием даты приема и подписи сотрудника.

7.1.4.3. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп Комитета с указанием даты поступления документа в Комитет.

7.1.4.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.

7.1.4.5. Все конверты с поступившими в Комитет документами вскрываются.

Документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "лично" передаются соответствующим адресатам в заклеенном конверте.

7.1.4.6. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

7.1.4.7. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в службу приема корреспонденции до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

7.1.4.8. На документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также адресованные председателю Комитета и поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Мэра Москвы, членов Правительства Москвы, Московской городской Думы, телеграммы - проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления), доставка их осуществляется незамедлительно.

7.1.5. Получение входящих, исходящих и внутренних документов в Комитете сотрудниками подразделений Комитета и ветеринарных учреждений осуществляется под расписку в реестрах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).

7.1.6. Отправка документов из Комитета производится после регистрации документа (резолюции к нему) в Секторе учета и контроля.

При отправке корреспонденции Сектором учета и контроля проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Комитету организации);

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

7.1.7. Сотрудники Сектора учета и контроля имеют право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

7.1.8. При отправке заказной, простой и отправляемой фельдъегерской службой корреспонденции заполняются расписки и реестры.

7.1.9. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

7.2. Регистрация документов

7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан).

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, Московской городской Думы, иных органов исполнительной власти.

7.2.2. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в Комитете в автоматизированном режиме. Государственные ветеринарные инспекторы по административным округам регистрацию документов в соответствии с их компетенцией согласно пункту настоящего Регламента 6.1.4. ведут в журналах, зарегистрированных в Секторе учета и контроля.

Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированный банк регистрационных данных (для государственных ветеринарных инспекторов по административным округам - в журнал) и проставления на документе даты и регистрационного номера.

7.2.3. Служебные документы (в том числе Интернет-письма и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные Комитету без указания конкретного адресата, регистрируются в Секторе учета и контроля при наличии идентичного текста на русском языке либо после перевода документа (или сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа).

Документы на иностранном языке, адресованные руководству Комитета, направляются непосредственно адресату без регистрации в Секторе учета и контроля.

7.2.4. Документы, зарегистрированные в Секторе учета и контроля, по возможности, в тот же день направляются по принадлежности.

Для принятия решения о докладе документов председателю Комитета и подписания резолюций документы, адресованные председателю Комитета, для подготовки проектов резолюций (требования по подготовке и оформлению резолюций изложены в п. 7.6 настоящего Регламента) направляются первому заместителю председателя Комитета или заместителю председателя Комитета, ответственному за административную работу, в соответствии с их компетенцией.

Документы, адресованные заместителям председателя Комитета, после регистрации в Секторе учета и контроля направляются соответствующим должностным лицам.

7.2.5. Документы, поступившие председателю Комитета и его заместителям в ходе приема представителей организаций и граждан, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации в Секторе учета и контроля до направления исполнителям в соответствии с распределением обязанностей.

7.2.6. В случае регистрации в Секторе учета и контроля по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных документов должностным лицам вместе с документами направляется информация в виде справки, содержащаяся в базе данных Комитета.

Повторными считаются документы, поступившие в Комитет по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в Секторе учета и контроля, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.

7.2.7. Структурные подразделения Комитета и специалисты руководства Комитета в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базе данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

7.2.8. При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной председателем Комитета номенклатурой дел.

7.3. Рассмотрение документов

7.3.1. Рассмотрение документа первым заместителем председателя Комитета или заместителем председателя Комитета, ответственным за административную работу, в соответствии с компетенцией предполагает ознакомление с содержанием документа, подписание резолюции, а при необходимости - подготовку проекта резолюции и передачу документа председателю Комитета для принятия решения по исполнению документа.

7.3.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее трех рабочих дней с момента регистрации документа в Секторе учета и контроля.

7.3.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях).

При подготовке резолюции учитываются распределение обязанностей между заместителями председателя Комитета, задачи, возложенные на структурные подразделения и специалистов руководства Комитета.

Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений, контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

7.3.4. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

7.3.5. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция подписывается и датируется должностным лицом, которое дает поручение.

На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя). При необходимости возможно указание дополнительных элементов, отражающих работу с документом.

7.3.6. Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в Секторе учета и контроля, от имени и по поручению председателя Комитета и других должностных лиц имеют:

- от имени председателя Комитета - заместители председателя Комитета (по вопросам, не требующим доклада председателю Комитета, а также осуществляя полномочия председателя Комитета в пределах, установленных приказом председателя Комитета), заведующий Сектором учета и контроля (на документах, которые поступают в качестве ответа об исполнении полученных поручений, а также иных документах, по которым уже даны поручения и определен исполнитель, в т.ч. на отчетах, установленных Табелем срочных донесений; поручение по документу в данном случае заведующим Сектором учета и контроля дается ответственному исполнителю от имени председателя Комитета и в части рассмотрения документа с учетом полученных ранее указаний);

- от имени заместителей председателя Комитета - уполномоченные ими руководители структурных подразделений Комитета, у которых такое право предусмотрено в должностном регламенте;

- от имени руководителей структурных подразделений Комитета -лица, исполняющие их обязанности; их заместители, а также лица, у которых такое право предусмотрено в должностном регламенте.

7.3.7. В случае отсутствия председателя Комитета его полномочия осуществляет один из заместителей председателя Комитета, который выступает в качестве исполняющего обязанности председателя Комитета.

В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на имя председателя Комитета, указанное должностное лицо подписывает как "Исполняющий обязанности председателя Комитета".

7.4. Особенности работы с обращениями граждан

7.4.1. Работа с обращениями граждан в Комитете осуществляется на основании правовых актов Российской Федерации и города Москвы о порядке рассмотрения обращений граждан, а также настоящего Регламента.

7.4.2. Письменные обращения граждан, адресованные в Комитет, но относящиеся к компетенции подведомственных Комитету ветеринарных учреждений или других органов исполнительной власти, через Сектор учета и контроля адресуют в трехдневный срок со дня поступления и регистрации обращения тому подразделению или должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

Обратившимся в Комитет лицам Сектор учета и контроля направляет уведомление о том, куда направлено на рассмотрение их обращение.

7.4.3. Письменное обращение гражданина должно содержать наименование должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактный телефон, дату и личную подпись.

Обращение, в котором отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись, считается анонимным и не подлежит рассмотрению.

Не рассматривается обращение, содержащее выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.4.4. Интернет-письмо с сайта Комитета в сети Интернет должно содержать наименование должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

Интернет-письмо, не содержащее фамилии, почтового и электронного адреса (e-mail) гражданина, считается анонимным и не подлежит рассмотрению.

Интернет-письмо гражданина размещается на сайте Комитета в сети Интернет в разделе "Обращения в Комитет".

Сообщение граждан, содержащее сведения о готовящемся преступлении, направляется для информации в правоохранительные органы.

7.4.5. Устное обращение гражданина рассматривается в тех случаях, когда изложенные в нем факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личность обращающегося известна или установлена.

На устное обращение граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

В отдельных случаях ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устном обращении гражданина, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в нем фактов должностные лица дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.

Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок, и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном законом.

Исключение составляют обращения по телефону "Горячая линия", которые регистрируются и заносятся в базу данных в момент обращения, а затем передаются должностному лицу.

7.4.6. Запрещается направлять на рассмотрение обращение граждан по поводу восстановления его прав или законных интересов (жалобу) тому должностному лицу, подразделению или ветеринарному учреждению, действия (бездействие) которых обжалуются.

В случае если руководитель подразделения Комитета или ветеринарного учреждения не принимал личного участия в рассмотрении обращения гражданина, впоследствии направившего в Комитета жалобу на соответствующее подразделение Комитета или ветеринарное учреждение, должностных лиц данного подразделения или учреждения, заместитель председателя Комитета в соответствии с компетенцией вправе направить данную жалобу гражданина на рассмотрение руководителя подразделения Комитета или ветеринарного учреждения для принятия необходимых мер.

Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.

7.4.7. Работа с телефонными обращениями граждан.

7.4.7.1. Сектором учета и контроля принимаются телефонные обращения граждан по вопросам, связанным с функционированием подразделений Комитета и ветеринарных учреждений, а также жалобы по вопросам нарушений требований законодательства о ветеринарии.

7.4.7.2. Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на контроль, осуществляется в день поступления.

Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу данных "Горячая линия" в день их регистрации.

7.4.7.3. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам, требующим дополнительной проверки и принятия необходимых мер, адресуются в трехдневный срок со дня поступления и регистрации в подразделения Комитета и ветеринарные учреждения для решения поставленных проблем в соответствии с их компетенцией и разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления, если не установлен иной срок.

7.5. Особенности работы с документами по вопросам международных связей

Особенности работы с документами по вопросам международных связей определяются Регламентом Правительства Москвы.

7.6. Подготовка проектов резолюций

7.6.1. Подготовку проектов резолюций председателя Комитета по исполнению документов, поступающих в Комитет, осуществляют:

- первый заместитель председателя Комитета (по документам, касающимся вопросов обеспечения эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия города Москвы, и документам, касающимся вопросов государственного ветеринарного надзора);

- заместитель председателя Комитета, ответственный за административную работу (по документам, касающимся планирования работы Комитета и выполнения планов работы Комитета (за исключением планов предупреждения заноса и ликвидации очагов заразных и массовых незаразных болезней животных), выполнения поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний и совещаниях руководящего состава, подготовки и участия в мероприятиях Комплекса социальной сферы города Москвы, финансово-экономического, кадрового, правового, организационного и справочно-информационного обеспечения деятельности Комитета).

7.6.2. Для принятия решения по процедуре исполнения документов по вопросам, отнесенным к компетенции председателя Комитета, председателю Комитета докладываются (документы с проектами резолюций):

- личные обращения и поручения органов исполнительной и законодательной власти Российской Федерации и города Москвы, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области ветеринарии и других должностных лиц, замещающих государственные должности, по вопросам обеспечения эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия города Москвы, имеющим важное государственное значение;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (либо бездействие) должностных лиц и сотрудников Комитета, руководителей и сотрудников ветеринарных учреждений, требующие вмешательства Председателя Комитета;

- служебные документы, личные и коллективные обращения граждан, содержащие проблемные или социально значимые вопросы в целом для города;

- служебные документы, поставленные председателем Комитета на особый контроль.

7.6.3. Служебные документы и обращения граждан, адресованные в Комитет и не требующие доклада, направляются по принадлежности заместителям председателя Комитета, руководителям самостоятельных структурных подразделений Комитета.

7.6.4. Сектор учета и контроля обеспечивает исполнителей, в том числе соисполнителей, поручений председателя Комитета и должностных лиц, имеющих право подписи от его имени, необходимым количеством копий документов.

7.7. Оформление исходящих документов

7.7.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются председателем Комитета, заместителями председателя Комитета, в соответствии с их компетенцией, а также лицами, их официально замещающими. Государственные инспекторы по административным округам исходящие документы в пределах своей компетенции подписывают самостоятельно.

7.7.2. Исходящие документы оформляются на бланках писем.

7.7.3. Исходящие документы оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 12 настоящего Регламента.

7.7.4. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно заместителем председателя Комитета в соответствии с компетенцией, руководителем самостоятельного структурного подразделения Комитета, подготовившего документ, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

Исходящие документы передаются для отправки оформленными в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

7.7.5. Исходящий номер присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

7.8. Формирование дел, их хранение, справочная работа

7.8.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется в Секторе учета и контроля, в структурных подразделениях Комитета и у специалистов руководства Комитета в зависимости от того, где осуществляется хранение данных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета.

7.8.2. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:

- группировать в дела раздельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);

- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;

- количество листов в деле не должно превышать 250;

- при формировании дел с правительственной перепиской, распоряжениями, приказами, протоколами необходимо составлять внутренние описи на документы.

7.8.3. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

7.8.4. Снятие копий со служебных документов Комитета (в т.ч. и распоряжений) и их выдача заявителям помимо утвержденного списка рассылки, а также выдача архивных справок осуществляется только по письменному запросу организаций или граждан и с письменного разрешения председателя Комитета или его заместителя согласно закрепленной компетенции под расписку о получении.

7.8.5. Выдача справок по находящимся в работе и неисполненным письмам и обращениям граждан и организаций осуществляется по запросу заявителей (письменному или устному) сотрудниками Комитета по работе с письмами и служебной корреспонденцией. При этом заявителю могут быть сообщены: дата регистрации и входящий номер документа; ответственный исполнитель; установленные срок рассмотрения.

Содержание резолюций руководителя Комитета и начальников структурных подразделений, а также материалов внутренней служебной переписки заявителям не сообщается.

7.8.6. Выдача справок по документам, хранящимся в делах подразделений Комитета, а также вынос документов из здания Комитета производится только с разрешения руководителей этих подразделений.

7.8.7. Справочную работу по централизованно зарегистрированным документам, переданным на исполнение или хранение которых организовано в подразделениях, осуществляют структурные подразделения Комитета.

7.8.8. Руководители структурных подразделений Комитета, специалисты руководства Комитета, руководители ветеринарных учреждений отвечают за:

- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных;

- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

- своевременную подготовку и передачу дел в архив, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе при реорганизации или упразднении (ликвидации) структурного подразделения Комитета.

7.8.9. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях Комитета для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив.

Оформление дел для передачи в архив производится специалистами структурных подразделений Комитета и руководства Комитета при методической помощи и под контролем Сектора учета и контроля.

7.8.10. Архивом осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Комитета; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с федеральным и московским законодательством об архивном деле и требованиями настоящего Регламента.

8. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений граждан

8.1. Общие положения

8.1.1. В Комитете подлежат исполнению поручения должностных лиц Комитета, зафиксированные в распорядительных документах Комитета, в служебных документах председателя Комитета, заместителей председателя Комитета, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению документов и обращений граждан.

8.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц Комитета.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица Комитета в соответствии с возложенными на них функциями.

8.2. Исполнение распорядительных документов, протоколов, служебных документов и обращений граждан

8.2.1. Срок исполнения

8.2.1.1. Срок исполнения, установленный распорядительным документом, протоколом или резолюцией, определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный в днях лично председателем Комитета, исчисляется календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Срок исполнения истекает:

- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих праздничных дней;

- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней;

- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

8.2.1.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе, указывается в тексте распорядительного документа.

Срок выполнения распорядительного документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий, и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - один год с момента подписания распорядительного документа.

Если срок исполнения контрольного поручения не установлен в распорядительном документе, Сектор учета и контроля через три месяца с момента подписания распорядительного документа запрашивает у исполнителей информацию о состоянии дел по выполнению поручений в форме отчета, которую представляет должностному лицу на которое возложен контроль исполнения документа или координация действий структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений.

Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе председателя Комитета, может осуществляться в рамках срока по последнему пункту распорядительного документа должностным лицом, осуществляющим контроль за выполнением документа в целом, на основании документа, обосновывающего причины невыполнения поручения, меры по их устранению и предложения о новом сроке исполнения поручения.

В случае если распорядительный документ Комитета не выполнен в целом в установленный срок, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа, направляет на имя председателя Комитета записку с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и предложением о новом сроке его выполнения.

Решение о продлении срока исполнения распорядительного документа принимается председателем Комитета.

Изменение срока выполнения распорядительного документа производится путем принятия (издания) распорядительного документа.

Снятие с контроля распорядительного документа в Комитете осуществляется по указанию руководства Комитета путем внесения соответствующей информации в базу данных "Контроль распорядительных документов". При этом рассылка и сбор информации по снятому с контроля распорядительному документу прекращается. После снятия распорядительного документа с контроля в Секторе учета и контроля вопросы реализации указанного распорядительного документа находятся в компетенции должностного лица, на которое был возложен контроль за выполнением документа в целом (координатора).

Основанием для снятия Сектором учета и контроля документа с контроля является:

- его выполнение;

- принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием правовых актов и т.д.).

8.2.1.3. Срок исполнения протокольного поручения определен, как правило, в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания. Если срок не определен по протоколу оперативного совещания, то срок исполнения поручения определяется как 1 неделя. Если срок не определен по протоколу расширенного совещания руководящего состава, то срок исполнения поручения определяется как 2 недели.

В случае отсутствия на совещании исполнителя, которому дано срочное поручение, куратор протокола - сотрудник Сектора учета и контроля (руководитель учреждения, если поручение касается подчиненных ему лиц) обязан довести до его сведения информацию о данном поручении.

Решение о продлении срока исполнения поручения протокола на основе предложения основного исполнителя, принимается председателем Комитета или заместителем председателя Комитета, ответственным за административную работу.

Решение о снятии поручения протокола совещания с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием соответствующего распорядительного документа (исчерпывающего поручения, содержащегося в протоколе) по предложению ответственного исполнителя, принимается председателем Комитета или заместителем председателя Комитета, ответственным за административную работу.

8.2.1.4. Срок исполнения служебного документа и обращения гражданина указывается в резолюциях должностных лиц Комитета.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные федеральными и московскими нормативными правовыми актами.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль председателем Комитета, его заместителем, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления документа в Комитет (первичной регистрации документа в Секторе учета и контроля) и составляет один месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Секторе учета и контроля.

Исполнение поручения о приведении распорядительного документа в соответствие с распорядительными документами более высокой юридической силы осуществляется в течение шести месяцев со дня вступления их в силу, если иное не предусмотрено соответствующими распорядительными документами.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).

Пометки срочности имеют право проставлять председатель Комитета, заместители председателя Комитета в соответствии с компетенцией, которым предоставлено право давать поручения от имени председателя Комитета.

При простановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники Сектора учета и контроля обязаны незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.

Решение по обращению гражданина принимается в срок до одного месяца со дня его поступления в Комитет. Обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, разрешается не позднее 15 календарных дней.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок его разрешения может быть в порядке исключения продлен должностным лицом, подписавшим резолюцию, но не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Подготовка проекта промежуточного ответа осуществляется в данном случае исполнителем.

Переадресованные в Комитет письменные запросы государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с рассмотрением поступивших к ним обращений граждан, рассматриваются в Комитете в течение 15 календарных дней с момента регистрации запроса в Комитете.

При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя поручения.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляется в Сектор учета и контроля.

Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.

Основанием для снятия с контроля может служить:

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

Поручение о подготовке проекта распорядительного документа председателя Комитета считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа со всеми необходимыми визами сдан в Сектор учета и контроля.

Документы о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений соответствующих должностных лиц подготавливаются и вносятся должностному лицу, подписавшему резолюцию, структурными подразделениями Комитета, являющимися ответственными исполнителями.

Исполненными считаются служебный документ и обращение гражданина, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

8.2.1.5. Порядок исполнения документа.

Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц Комитета, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан).

Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Если срок исполнения указан "незамедлительно" - не позднее чем за 4 часа рабочего времени до истечения срока исполнения, если "весьма срочно" или "срочно" не позднее чем за 1 день до истечения срока исполнения.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей. На втором экземпляре представленного документа, в случае отсутствия разногласий, должны быть все визы исполнителей (ответственный исполнитель и соисполнители); при наличии разногласий, дополнительно над визой должна быть соответствующая отметка соисполнителя.

Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений председателя Комитета и заместителей председателя Комитета должны подписываться руководителями структурных подразделений Комитета, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в Секторе учета и контроля, если срок не был указан.

Ответы на служебный документ и письменное обращение гражданина даются, как правило, в письменной форме.

Ответ на Интернет-письмо дается автору в письменном виде и может быть направлен либо по почтовому адресу заявителя, либо по электронному адресу.

Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина (если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

8.3. Контроль исполнения

8.3.1. В целях обеспечения высокой эффективности управления городской системой ветеринарии на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц Комитета.

8.3.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.

8.3.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:

- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

- координация деятельности должностных лиц и подразделений Комитета, являющихся исполнителями и соисполнителями;

- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;

- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

В случае если поручение не выполнено, должностное лицо Комитета, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения данного поручения в рамках срока по последнему пункту распорядительного документа, о чем информирует заместителя председателя Комитета по административной работе.

8.4. Контрольно-аналитическая деятельность

8.4.1. Сектор учета и контроля осуществляет контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом соответствующих должностных лиц Комитета, ведение баз данных:

- Руководство Комитета;

- Государственная ветеринарная инспекция;

- Ветеринарно-санитарный отдел;

- Отдел противоэпизоотических и лечебно-профилактических мероприятий;

- Финансово-экономическое управление;

- Сектор учета и контроля;

- Распорядительные документы председателя Комитета;

- Протоколы совещаний;

- Служба "одного окна";

- Прием граждан;

- Канал "Горячая линия".

8.4.2. Порядок осуществления контрольно-аналитической деятельности.

8.4.2.1. Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль председателем Комитета и другими должностными лицами, имеющими право давать поручения по исполнению документов от имени председателя Комитета по вопросам, не требующим доклада председателю Комитета и помеченные штампом "Контроль" и "Особый контроль".

8.4.2.2. Решение о постановке поручений на особый контроль принимается председателем Комитета.

Решение о постановке на контроль поручения председателя Комитета, отдельных распорядительных документов Комитета, принимается председателем Комитета или должностными лицами, имеющими право давать поручения по исполнению документов от имени председателя Комитета.

Сроки исполнения распорядительного документа в целом и его отдельных пунктов (поручений) вносятся в базу данных, исходя из сроков, установленных в распорядительном документе, и требований настоящего Регламента. При несогласии с установленными в базе данных сроками координатор распорядительного документа имеет право в течение месяца с момента принятия (издания) документа обратиться к председателю Комитета с предложением об изменении установленного срока (сроков).

8.4.2.3. Контрольная деятельность осуществляется с использованием информационных систем, а также оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.) и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, отчетов, заключений и т.д.).

Сектор учета и контроля за 5 дней до истечения установленного срока исполнения направляют компьютерную распечатку базы данных по неисполненным поручениям, сроки выполнения которых истекают в предстоящий период.

Сектор учета и контроля имеет право запрашивать руководителя подразделения Комитета или руководителя подведомственного Комитету ветеринарного учреждения информацию о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.4.2.5. Сектор учета и контроля в порядке контроля за распорядительными документами за месяц до истечения срока исполнения поручений направляет заместителям председателя Комитета или другому должностному лицу, осуществляющим контроль за ходом выполнения распорядительного документа в целом и координацию деятельности структурных подразделений Комитета и подведомственных Комитету ветеринарных учреждений по исполнению поручений и лицам, являющимися исполнителями поручений, компьютерный Отчет по неисполненным поручениям из базы данных (приложение 6 к настоящему Регламенту) с приложением по каждому поручению, сроки исполнения которых истекают в отчетный период, бланка Отчета об исполнении поручения (приложение 9 к настоящему Регламенту).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "приложение 9" следует читать "приложение 7"

8.4.2.6. В целях информирования председателя Комитета о выполнении поручения, зафиксированного в распорядительном документе, руководители структурных подразделений Комитета, руководители ветеринарных учреждений обязаны не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения поручения направить в адрес председателя Комитета или другого должностного лица, осуществляющего функции контроля за ходом выполнения распорядительного документа в целом, информацию о ходе выполнения поручения. В случае если поручение не выполнено, в информации указываются причины невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.

8.4.2.7. Отчет об исполнении распорядительного документа, согласованный заместителями председателя Комитета или другим должностным лицом, на которых возложен контроль за выполнением распорядительного документа председателя Комитета, направляется в Сектор учета и контроля.

Исполнители обязаны представить информацию о выполнении поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях должностных лиц, в Сектор учета и контроля не позднее следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением поручений с указанием конкретной даты исполнения.

Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем отчете (приложение 7 к настоящему Регламенту), не соответствует установленным требованиям, отчет может быть возвращен исполнителю для доработки.

Доработанный отчет об исполнении поручения не позднее чем в трехдневный срок должен быть возвращен в Сектор учета и контроля.

В случае если распорядительный документ председателя Комитета не выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложены контроль и координация деятельности за выполнением распорядительного документа, направляет на имя председателя Комитета записку (справку) с указанием причин невыполнения распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и предложением об изменении сроков выполнения документа.

8.4.2.8. Сектор учета и контроля после получения отчета (справки) от исполнителя:

- анализирует полученную информацию;

- осуществляет ведение баз данных;

- обеспечивает систематическую подготовку и представление председателю Комитета и его заместителю, ответственному за административную работу сводных отчетов об исполнительской дисциплине.

8.5. Информирование должностных лиц Комитета

8.5.1. На основании анализа письменной информации, представляемой исполнителями, проверок, и других официальных материалов Сектором учета и контроля председателю Комитета ежеквартально докладывается информация о ходе выполнения распорядительных документов, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.

8.5.2. Сектор учета и контроля имеет право в установленном порядке вносить председателю Комитета предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности, снижении размера или лишении премии должностных лиц и сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений председателя Комитета и его заместителей, содержащихся в резолюциях, в протоколах и распорядительных документах председателя Комитета.

9. Организация приема граждан

9.1. Прием граждан осуществляется по предметам ведения Комитета, определенным Положением о Комитете в редакции постановления Правительства Москвы от 2 мая 2006 г. N 297-ПП "О реорганизации государственной ветеринарной службы города Москвы".

ГАРАНТ:

См. Положение о Комитете ветеринарии г. Москвы, утвержденное постановлением Правительства Москвы от 25 октября 2011 г. N 506-ПП

9.2. Прием граждан осуществляется председателем Комитета и по его поручению заместителями председателя Комитета с 15.00 до 17.00 по понедельникам:

первый понедельник месяца - председателем Комитета;

второй понедельник месяца - первым заместителем председателя Комитета;

третий понедельник месяца - заместителем председателя Комитета (ответственным за планирование, организацию и выполнение мероприятий по обеспечению эпизоотического и ветеринарно-санитарного благополучия города);

четвертый понедельник месяца - заместителем председателя Комитета - начальником Государственной ветеринарной инспекции.

9.3. На прием к указанным должностным лицам Комитета могут записаться жители города Москвы (москвичи), лица, имеющие место жительства в городе Москве, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории города Москвы, если их вопрос не был решен на уровне руководителей структурных подразделений Комитета.

Граждане вправе обращаться лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.

9.4. Каждое обращение гражданина о приеме председателем Комитета и его заместителями регистрируется главным специалистом Сектора учета и контроля, ответственного за прием граждан.

9.5. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием проводятся сотрудником Сектора учета и контроля. Помимо организации приема граждан должностными лицами Комитета работники Сектора учета и контроля оказывают гражданам консультативно-правовую помощь.

9.6. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на специальном бланке в виде поручения структурным подразделениям Комитета и ветеринарным учреждениям, подписывается этим должностным лицом и после регистрации в Секторе учета и контроля отправляется адресату.

9.7. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на контроль Сектором учета и контроля.

9.8. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется должностными лицами, проводившими прием.

Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется сотрудником Сектора учета и контроля.

9.9. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, должно исполняться в тридцатидневный срок со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок.

9.10. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению заведующим Сектора учета и контроля.

9.11. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками Сектора учета и контроля и докладываются должностному лицу Комитета, направившему документы для исполнения в структурные подразделения Комитета и ветеринарные учреждения.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, Сектор учета и контроля повторно направляет документы с поручением для рассмотрения по существу и ответа.

9.12. Поручение снимается с контроля:

- если вопрос решен положительно;

- если структурным подразделением Комитета, ветеринарным учреждением дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.13. Сектор учета и контроля регулярно информирует председателя Комитета о состоянии и характере обращений граждан в Комитет.

10. Информационное обеспечение деятельности Комитета

10.1. Информационное обеспечение деятельности Комитета направлено на обеспечение должностных лиц и структурных подразделений Комитета, подведомственных Комитету ветеринарных учреждений документами и информацией, необходимыми для решения задач управления подведомственными структурами, а также для освещения и разъяснения деятельности Комитета.

10.2. Вопросами информационного обеспечения в Комитете занимаются:

- Сектор учета и контроля;

- специалист (по связям с общественностью и средствами массовой информации);

- Ветеринарно-санитарный отдел;

- Отдел противоэпизоотических и лечебно-профилактических мероприятий.

10.3. Потребителями информации являются:

- должностные лица и структурные подразделения Комитета;

- ветеринарные учреждения;

- население города (жители города Москвы, иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства);

- организации, расположенные или зарегистрированные на территории города;

- иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами Комитета).

10.4. Формы и средства предоставления и распространения информации:

- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов председателя Комитета;

- рассылка планов работы Комитета, повесток и протоколов совещаний, информации о проводимых Комитетом мероприятиях;

- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;

- предоставление справок по телефону;

- публикации в центральных и городских средствах массовой информации;

- выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно-информационных материалов;

- проведение разъяснительных кампаний;

- использование визуальной информации (реклама);

- публикация информации на сайте Комитета в сети Интернет;

- передача информации через систему электронной почты.

10.5. Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы и иных ресурсов.

10.6. В перечень информационных ресурсов Комитета входят:

- распорядительные и служебные документы, подписанные председателем Комитета и его заместителями;

- документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);

- компьютерные базы данных.

10.7. Информационные системы Комитета базируются на корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей:

- систему электронной почты;

- Интернет-узел;

- локальные сети структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений;

- систему передачи данных;

- систему телефонной связи;

- систему аудио-, видео конференц-связи.

10.8. Информационные ресурсы Комитета по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие служебную информацию;

- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Комитета и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Комитета, предназначенная для использования должностными лицами и служащими Комитета при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Комитета, установленная и оформленная в соответствии с пунктом 10 настоящего Регламента.

10.9. Председатель Комитета или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.

10.10. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб председателю Комитета, должностным лицам и сотрудникам Комитета, ветеринарным учреждениям либо деловым партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов.

10.11. Периодический контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам Комитета, а также правил их обработки и защиты в Комитете осуществляет Сектор учета и контроля.

Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает специалист (по государственной службе и кадрам) в соответствии с федеральным законом.

10.12. Обращение с организационно-распорядительными и служебными документами Комитета, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.

10.13. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливаются настоящим Регламентом или отдельным распорядительным документом.

10.13.1. В целях обеспечения подразделений Комитета и ветеринарных учреждений, должностных лиц государственной ветеринарной службы и иных организаций в соответствии с их компетенцией распорядительными документами Председателя Комитета Сектор учета и контроля в трехдневный срок с момента подписания распорядительного документа осуществляет рассылку его заверенных копий подразделениям Комитета, ветеринарным учреждениям и их подразделениям, должностным лицам, а также иным организациям в соответствии с утвержденными списками рассылки. Обеспечение подразделений подведомственных Комитету ветеринарных учреждений, не входящих в список рассылки, копиями распорядительных документов председателя Комитета в соответствии с их компетенцией осуществляют ветеринарные учреждения.

10.13.2. Подразделения Комитета и должностные лица в рамках своей компетенции осуществляют справочно-информационное обеспечение деятельности председателя Комитета, организуют разработку и изготовление тематических сборников, справочников, буклетов и иных печатных изданий.

10.13.3. Сектор учета и контроля совместно с подразделениями и должностными лицами Комитета обеспечивает формирование и функционирование следующих компьютерных баз данных Комитета:

- распорядительных документов;

- служебной корреспонденции;

- обращений граждан;

- справочных;

- технологических (обеспечивающих работу отдельных подразделений и должностных лиц Комитета);

- документов инвентарного учета.

10.13.4. Информирование граждан о распорядительных документах председателя Комитета, затрагивающих их права, свободы и обязанности, осуществляется путем публикации этих документов на сайте Комитета.

Указание на обязательность размещения распорядительного документа, как правило, содержится в тексте самого документа. Ответственность за включение пункта об обязательности размещения на сайте несет должностное лицо, представившее проект распорядительного документа.

10.13.5. В отдельных случаях (отсутствие интернета) граждане и представители организаций могут ознакомиться с текстом документа, затрагивающим их права, свободы и обязанности, в территориальных подразделениях ветеринарных учреждений по месту жительства или нахождения организации. Обеспечение информацией (ознакомление, предоставление копии) осуществляется в соответствии с порядком, установленным в ветеринарных учреждениях.

10.13.6. Ветеринарные учреждения обязаны сохранять поступившие из Сектора учета и контроля заверенные копии распорядительных документов, касающихся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.

10.13.7. В случае необходимости в получении копии распорядительного документа председателя Комитета, затрагивающего права, свободы и обязанности гражданина и организации, для представления в судебные органы, органы прокуратуры и др., а также в связи с выполнением организацией функций, вытекающих из ее полномочий, граждане и организации обращаются с письменной обоснованной заявкой в Комитет на выдачу заверенной копии. В соответствии с резолюцией руководства Комитета Сектор учета и контроля выполняет заявку. Заверенные копии распорядительных документов выдаются в одном экземпляре.

10.13.8. Сектор учета и контроля предоставляет населению по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений.

11. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

11.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.

11.2. Отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

Основанием для отнесения документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:

- защита информации, составляющей служебную тайну;

- защита информации, составляющей коммерческую тайну;

- защита информации, составляющей профессиональную тайну;

- защита информации, составляющей личную или семейную тайну граждан;

- защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами;

- защита персональных данных граждан (физических лиц);

- защита персональных данных государственных гражданских служащих города Москвы;

- защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.

11.3. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в документе, отнесенном к категории ограниченного распространения:

- права, свободы и обязанности человека и гражданина;

полномочия органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы, а также правовое положение подведомственных Правительству Москвы организаций;

- состояние окружающей среды;

- деятельность органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы;

- использование бюджетных средств;

- иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.

11.4. Недопустимо отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:

- содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем, определенным пунктом 11.3 настоящего Регламента;

- внесения изменений, отмены и признания утратившим силу документа, не отнесенного к категории ограниченного распространения.

11.5. Доступ к информации о деятельности Комитета ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена к информации, составляющей государственную или служебную тайну.

11.6. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой "Для служебного пользования".

11.7. Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается:

- по распорядительным документам - председателем Комитета, а также ответственным за внесение проекта распорядительного документа;

- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) - должностным лицом Комитета, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.

Решение об отнесении распорядительного документа к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается специалистом (по государственной службе и кадрам) на стадии создания проекта распорядительного документа при включении в него персональных данных и иных сведений в соответствии с приложением 9 к настоящему Регламенту и оформляется пометкой "Конфиденциальная информация".

11.8. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

11.9. На документах и их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

На распорядительных документах по кадровым вопросам, содержащим информацию ограниченного распространения (доступа) в соответствии с приложением 9 к настоящему Регламенту, проставляется пометка "Конфиденциальная информация".

11.10. При подготовке документа с пометкой "Для служебного пользования" определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

Документы с пометкой "Конфиденциальная информация" рассылаются по списку рассылки, нумерация экземпляров документа не производится.

11.11. Доступ к базам данных "Контроль распорядительных документов", "Служебная корреспонденция", "Контроль протоколов совещаний председателя Комитета" и другим базам данных Комитета, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, имеют должностные лица и сотрудники Сектора учета и контроля в соответствии с утвержденными списками.

11.12. Документированная информация с пометкой "Для служебного пользования" без санкции должностного лица Комитета, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).

Для сотрудников структурных подразделений Комитета, ветеринарных учреждений и иных организаций, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ, заместителя председателя Комитета, ответственного за административную работу.

Обеспечение доступа к базам данных, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится по согласованию со структурным подразделением Комитета, ответственным за информационное наполнение соответствующих баз данных, в соответствии с решением председателя Комитета.

11.13. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

11. Информатизация деятельности Комитета

11.1. Целью информатизации деятельности Комитета является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов исполнительной власти города Москвы, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления.

11.2. Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления государственной ветеринарной службой, включая:

- комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации;

- транспортную среду передачи данных - корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (КМС) Комитета с открытой архитектурой, объединяющую локальные сети структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений;

- интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи (далее - СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается также проведение селекторных совещаний и видеоконференций должностными лицами Комитета;

- программно-информационную среду - базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;

- организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

11.3. Информационные системы.

11.3.1. Оператором КМС и информационных систем Комитета является Отдел информационно-технического обеспечения ГУ "Московское объединение ветеринарии" (далее - ОИТО). Задача ОИТО состоит в организации сохранности, пополнения и оптимального использования информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста эффективности и качества работы персонала, а также для решения новых аналитических и управленческих задач. ОИТО обеспечивает администрирование КМС, поддержку пользователей информационных ресурсов КМС, в установленном порядке организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем в рамках КМС, обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие Комитета и ветеринарных учреждений, определяет порядок модернизации и создания технологий. Присвоение доменных имен в КМС регулируется ОИТО.

В ведении ОИТО находится разработка нормативных и методических, эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и проектных решений по созданию, использованию и реорганизации информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента взаимодействия персонала с информационными системами, создание автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества работы персонала.

11.3.2. Комитет имеет собственные электронные средства взаимодействия с населением, которые должны быть интегрированы в структуру КМС и программно совместимы с информационными технологиями официального сервера Правительства Москвы в сети Интернет.

11.3.3. Одной из основных внутренних задач информатизации является создание единой среды электронного документооборота и делопроизводства Комитета (далее - ЕСДД). За счет синхронизации баз данных, введения принципов автоматизации управления персоналом и технологическими процессами, за счет значительного снижения ручных операций ЕСДД обеспечивает:

- доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных Комитета;

- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение поступающих в Комитет и отправляемых из Комитета документов;

- обеспечение полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых решений за счет взаимодействия и взаимосвязи различных информационных ресурсов;

- сокращение времени на осуществление управленческих операций;

- оперативное доведение поручений должностных лиц Комитета до исполнителей и автоматизированный контроль и учет исполнения поручений;

- совершенствование организации труда сотрудников Сектора учета и контроля, уменьшение трудоемкости и повышение качества работы с документами;

- накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков для ускорения обучения персонала;

- устранение дублирования в работе специалистов Комитета;

- централизованное хранение с возможностью быстрого и полного восстановления информационных ресурсов.

11.4. Информационные ресурсы.

Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных (далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные подразделения Комитета в соответствии со своими обязанностями.

В рамках создания ЕСДД в Комитете формируются следующие информационные ресурсы:

11.4.1. Документальные информационные ресурсы - базы данных, включая:

- правовые акты Комитета;

- "Служебная корреспонденция";

- "Письма граждан".

11.4.2. Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники и классификаторы (кадры, структура государственной ветеринарной службы города Москвы, должностные лица, телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных подразделений Комитета и ветеринарных учреждений.

11.4.3. Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые для обеспечения работы отдельных структурных подразделений Комитета.

11.5. Вышеуказанные информационные ресурсы являются собственностью Комитета на основании Закона города Москвы от 24 октября 2001 г. N 52 "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы".

11.6. Информационное обеспечение абонентов КМС.

11.6.1. Информация, получаемая из баз данных Комитета по каналам КМС и другим каналам, заверенная электронной цифровой подписью уполномоченного лица Комитета и ветеринарных учреждений КМС, является официальной.

11.6.2. Порядок функционирования информационных систем и пользования базами данных Комитета обеспечивается наличием и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и технических положений.

11.6.3. Руководители структурных подразделений Комитета исходя из возложенных функций и поставленных задач самостоятельно определяют необходимый для обеспечения их деятельности перечень информационных ресурсов, доступных в КМС, и вносят председателю Комитета предложения о подключении к ним.

11.6.4. Подключение абонентов (должностных лиц и служащих Комитета) к информационным системам Комитета осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих программных и технических средств, технологической готовности и обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений, методических и руководящих материалов, готовности и обученности технического персонала.

11.6.5. Подключение к технологическим информационным ресурсам производится в разрешительном порядке на основании письма руководителя структурного подразделения Комитета, ветеринарного учреждения на имя председателя Комитета или уполномоченного им лица.

11.6.6. Порядок подключения устанавливается председателем Комитета. Председатель Комитета определяет условия доступа к базам данных Комитета и периодически издает приказ, в котором устанавливаются абоненты конкретных баз данных и их полномочия (условия пользования и доступа к БД).

11.6.7. Председатель Комитета и его заместители имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных Комитета и могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право полностью или частично, что закрепляется приказом председателя Комитета.

11.6.8. Подключение к КМС, системе электронной почты, Интернет-узлу Комитета производится УЭСиО на основании решения (резолюции) председателя Комитета.

11.7. Программно-техническое и методическое обеспечение абонентов КМС.

Для обеспечения работы в КМС пользователи (абоненты) получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию. Программно-технические средства принимаются к внедрению и эксплуатации в составе КМС в устанавливаемом ОИТО порядке и только при соблюдении требований, предъявляемых к ним оператором КМС. Состав необходимых и достаточных для каждого конкретного абонента КМС программно-технических средств, обеспечивающих решение требуемого набора задач, определяется на основании предложений ИТО.

12. Оформление служебных документов

12.1. Общие требования к оформлению документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются должностными лицами, подразделениями Комитета, ветеринарными учреждениями в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе настоящего Регламента.

Правила оформления проектов распорядительных документов председателя Комитета изложены в п. 3.2 настоящего Регламента.

Документы председателя Комитета и его заместителей оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образцы оформления писем приведены в приложении 8 к настоящему Регламенту).

Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе "Word" с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть, мм:

30 - левое;

20 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

12.1.1. Бланки документов.

12.1.1.1. Бланки документов Комитета изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), бланки резолюций - А5 и А6 (105 x 148 мм).

12.1.1.2. В Комитете утвержден бланк для писем. Применение бланка допускается председателем Комитета и его заместителями.

12.1.1.3. При оформлении писем на имя председателя Комитета за подписью его заместителей или иных должностных лиц Комитета бланки документов не применяются, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

12.1.1.4. Применение бланков документов обязательно при направлении документов за подписью председателя Комитета и его заместителей в сторонние организации, включая другие органы исполнительной власти города Москвы, и при направлении в адрес Мэра Москвы, членов Правительства Москвы документов за подписью председателя Комитета и лица, официально его замещающего.

12.1.2. Реквизиты документов.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

12.1.2.1. Наименование Комитета приведено на бланках Комитета.

12.1.2.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, заявление, справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида распорядительного документа председателя Комитета используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено наименование вида документа.

12.1.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

12.1.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "Дата документа".

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

12.1.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Печатается в текстовом редакторе "Word" с использованием шрифтов Times New Roman размером 10 - 12 кеглей, одинарным межстрочным интервалом от границы левого поля, под реквизитами "Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

12.1.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу.

Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Комитет по туризму

города Москвы

Начальнику Общего отдела

Т.Д. Ивановой

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Руководителю Департамента

здравоохранения города Москвы

А.П. Сельцовскому

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям государственных

ветеринарных учреждений

города Москвы

При адресовании документа должностному лицу органа исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной политики города Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, управляющий делами Мэра и Правительства Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, начальник Правового управления Правительства Москвы.

При направлении документа нескольким адресатам, но не более четырех, они все указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.

При направлении документа более чем в четыре адреса документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.

При адресовании документа Мэру Москвы, членам Правительства Москвы одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.

В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс. Например:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города), руководителям ветеринарных учреждений, а также при переписке между структурными подразделениями Комитета.

Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

12.1.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов "господин", например:

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

12.1.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:

Приложение:

1. Копия распоряжения председателя Комитета ветеринарии города Москвы от 11 марта 2006 г. N 7-Р "О неотложных мерах по профилактике бешенства на территории города Москвы" и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

2. Справка об эпизоотической обстановке по бешенству в Центральном федеральном округе за второй квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа.

12.1.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

     Председатель Комитета                       А.Н. Туник

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..."

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

12.1.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входят слово Согласовано (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

     Согласовано

     Первый заместитель Мэра Москвы в

     Правительстве Москвы

     Л.И. Швецова             Подпись

                     Дата

При согласовании документа членом Правительства Москвы, руководителем органа исполнительной власти города возможно указывать наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать только наименование должности руководителя органа исполнительной власти города, например:

Согласовано Министр Правительства     Согласовано

Москвы,                               Руководитель Департамента

Руководитель Департамента             продовольственных ресурсов

продовольственных ресурсов            города Москвы

города Москвы                         А.И. Бабурин     Подпись

А.И. Бабурин     Подпись                          Дата

             Дата

Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Гриф согласования печатается от границы левого поля.

12.1.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа).

В качестве исполнителя указывается сотрудник Комитета, замещающий должность государственной гражданской службы города Москвы:

- заместители начальника инспекции, управления и отдела, начальник отдела в управлении, заведующий сектором и т.п. - ведущие должности категории "руководители" в Комитете;

- советник, консультант, главный специалист, главный инспектор, инспектор, ведущий специалист - высшие, главные, ведущие и старшие должности категорий "специалисты" и "обеспечивающие специалисты" в Комитете.

Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

12.1.2.12. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки Комитета и распространяется на ветеринарные учреждения, иные городские организации и граждан; в остальных случаях может проставляться гриф утверждения.

В состав грифа утверждения входит слово Утверждаю (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130 - 140 мм от левого края листа бумаги и 20 мм - от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.

12.1.3. Применение печатей.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.

Комитет используют следующие печати:

- гербовую "Комитет ветеринарии города Москвы"

- простую круглую: "Сектор учета и контроля".

12.1.3.1. Гербовой печатью "Комитет ветеринарии города Москвы" заверяется подпись председателя Комитета и его заместителей на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих представлять интересы Комитета; почетных грамотах Комитета; представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового характера; договорах и соглашениях, заключенных от имени Комитета; командировочных удостоверениях и т.д.

Печать хранится в Финансово-экономическом управлении Комитета.

12.1.3.2. Печатью "Сектор учета и контроля" заверяются копии распорядительных документов председателя Комитета, протоколов совещаний, иных документов требующих удостоверения.

Печать хранится в Секторе учета и контроля.

12.1.4. Заверение копии документа.

Структурные подразделения Комитета могут выдать копии только тех документов, авторами которых являются председатель Комитета и его заместители.

Копия* должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита "Подпись" и составляется по форме:

Верно

Ведущий специалист Сектора учета и контроля

Комитета ветеринарии города Москвы Личная подпись

Расшифровка подписи

Дата заверения копии

Заверительная надпись удостоверяется печатью:

- для копий распорядительных документов и протоколов совещаний - печатью Сектора учета и контроля;

- для служебных документов - штампом "Копия верна".

12.1.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело N, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ.

12.2. Оформление документов, направляемых за рубеж

Оформление документов, направляемых за рубеж, осуществляется в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы.

12.3. Оформление доверенности

12.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий председателя Комитета на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и служащим Комитета.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

12.3.2. Доверенность оформляется на бланке письма Комитета.

12.3.3. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("Доверенность");

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица исполнительной власти города Москвы, передающего свои полномочия или полномочия Комитета, представляемого указанным должностным лицом;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Комитета;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись председателя Комитета;

- гербовая Комитета. Порядок удостоверения печатями изложен в подразделе 12.1.3 настоящего Регламента.

Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):

- паспортные данные уполномоченного должностного лица;

- образец его подписи.

Образцы доверенностей приведены в приложении 5 к настоящему Регламенту.

13. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний в Комитете

13.1. Общие положения

13.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами Комитета и рабочими органами Комитета (комиссиями, советами и т.д.).

13.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц Комитета, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками Комитета, ветеринарных учреждений.

13.1.3. На совещаниях, проводимых председателем Комитета, необходимо личное присутствие руководителей структурных подразделений Комитета, руководителей ветеринарных учреждений или лиц официально их замещающих.

На совещаниях, проводимых заместителями председателя Комитета, допускается присутствие заместителей руководителей структурных подразделений Комитета, заместителей руководителей ветеринарных учреждений или лиц, официально их замещающих.

13.1.4. Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за три дня до его проведения (кроме оперативных совещаний, проводимых по поручению председателя Комитета) обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.

13.2. Подготовка и проведение совещаний у председателя Комитета

13.2.1. Оперативные совещания у председателя Комитета проводятся еженедельно по понедельникам с 9.10. По решению председателя Комитета дата и время проведения оперативного совещания может быть перенесена. В соответствии с поручениями председателя Комитета проводятся совещания по отдельным вопросам деятельности государственной ветеринарной службы.

13.2.2. Подготовка совещания возлагается на заместителей председателя Комитета, руководителей структурных подразделений Комитета, руководителей ветеринарных учреждений в соответствии с их компетенцией.

13.2.3. На должностных лиц, ответственных за подготовку совещания, возложено:

- осуществление контроля за своевременной подготовкой материалов к совещанию и за приглашением его участников;

- внесение предложения председателю Комитета о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки совещания;

- доработка проекта протокола в соответствии с решениями, принятыми председателем Комитета по рассмотренным на совещании вопросам, не позднее чем в трехдневный срок с момента проведения совещания и представление его на подпись председателю Комитета.

13.2.4. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные председателем Комитета. При отсутствии конкретных указаний председателя Комитета по сроку исполнения поручений в проекте протокола предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола председателем Комитета срок исполнения поручения считается обязательным.

13.2.5. Контроль за выполнением протокола совещания в целом возлагается, как правило, на одного из заместителей с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.

13.2.6. Сектор учета и контроля определяют круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола, с учетом данных на совещании поручений.

13.2.7. Сектор учета и контроля осуществляет:

- регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, проводимых председателем Комитета, хранение подлинников протоколов в течение двух лет до сдачи их в архив;

- регистрацию, рассылку и хранение подлинников служебных документов по вопросам, связанным с ходом реализации протоколов совещаний, своевременный подбор указанных документов к совещаниям.

13.3. Подготовка и проведение заседаний руководящего состава

Порядок подготовки и проведения заседаний руководящего состава определяется настоящим Регламентом в разделе "Организация работы Комитета".

14. Порядок и процедура согласования назначений должностных лиц ветеринарных учреждений

14.1. Согласованию подлежат назначения на должности заместителей начальников ветеринарных учреждений, руководителей подразделений ветеринарных учреждений.

14.2. Ходатайство о согласовании назначения на должность (далее - Ходатайство) оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 12 настоящего Регламента.

14.3. Ходатайство оформляется на бланке письма ветеринарного учреждения на имя председателя Комитета. Подписывается Ходатайство начальником учреждения.

В тексте ходатайства указывается:

- Фамилия, имя, отчество работника (кандидата), год рождения, наименование вуза и год окончания;

- занимаемая должность (в случае перевода или назначения работника);

- должность, на которую планируется назначение;

- краткая характеристика, стаж работы по специальности (если имеется);

- обоснование назначения;

- при необходимости в Ходатайство может быть включена дополнительная информация.

14.4. К Ходатайству обязательно прилагаются копия личного листка по учету кадров, копия заявления, копия характеристики руководителя ветеринарного подразделения (при назначении на должности руководителей структурных подразделений, ветеринарных врачей лечебного профиля)

14.5. Ходатайство представляется в Комитет не менее, чем за 14 календарных дней до планируемой даты назначения на должность.

15. Порядок представления к награждению работников ветеринарных учреждений

15.1. Порядок представления к награждению наградами Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и Правительства Москвы.

15.1.1. Наградные материалы представляются в Комитет с сопроводительным письмом, которое оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 12 настоящего Регламента.

15.1.2. Наградной материал оформляется в соответствии с нормативными актами Российской Федерации.

15.1.3. Наградные материалы, подписанные руководителем учреждения, представляются в Комитет за три месяца до наступления даты (юбилей, выслуга), после согласования указанных документов в префектуре.

15.2. Порядок представления к награждению Почетной грамотой Комитета ветеринарии города Москвы.

15.2.1. Предложения (ходатайства) о награждении Почетной грамотой Комитета оформляются в соответствии с Положением о Почетной грамоте Комитета ветеринарии города Москвы

15.2.2. Представление к награждению представляется в Комитет за две недели до наступления даты (юбилей, выслуга).

_____________________________

* Кроме копий распорядительных документов, протоколов, направляемых Сектором учета и контроля в соответствии со списком рассылки.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником