Приложение. Положение о ведении личных дел государственных гражданских служащих г. Москвы

Приложение
к указу Мэра Москвы
от 15 июня 2011 г. N 44-УМ

Положение
о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяется порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственных гражданских служащих города Москвы (далее - гражданский служащий), а также порядок ведения и хранения личных дел гражданских служащих.

1.2. Личные дела гражданских служащих ведутся кадровой службой государственного органа города Москвы (далее - государственный орган) в соответствии с требованиями законодательства о государственной гражданской службе, Регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП, и настоящим Положением.

1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.4. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается.

2. Кадровая работа по ведению личных дел гражданских служащих

2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

2.1.1. Приобщение документов, указанных в пунктах 4.1-4.4 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих.

2.1.2. Обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих, конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих.

2.1.3. Ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными правовыми актами города Москвы.

3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих

3.1. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу города Москвы (далее - гражданская служба) формируется после издания правового акта государственного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность гражданской службы и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.

3.2. Личные дела гражданского служащего подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих города Москвы в государственном органе (далее - книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы государственного органа.

3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.

3.4. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер.

4. Документы, включаемые в личное дело гражданского служащего

4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

4.2. При первоначальном формировании личного дела в него включаются следующие документы:

4.2.1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы.

4.2.2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.

4.2.3. Дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров государственного гражданского служащего города Москвы по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

4.2.4. Копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).

4.2.5. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (возлагается на гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы, предусмотренной перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).

4.2.6. Справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданином Российской Федерации сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и других сведений, представляемых при поступлении на государственную гражданскую службу, если такая проверка проводилась.

4.2.7. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.

4.2.8. Документы о прохождении гражданином Российской Федерации конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, если он назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса, либо выписка из протокола заседания Конкурсной комиссии о включении в резерв.

4.2.9. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

4.2.10. Копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданина Российской Федерации.

4.2.11. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы.

4.2.12. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

4.2.13. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

4.2.14. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданина Российской Федерации.

4.2.15. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования гражданина Российской Федерации.

4.2.16. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.

4.3. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке:

4.3.1. Копии решений о награждении гражданских служащих государственными наградами, наградами города Москвы, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий.

4.3.2. Ежегодно предоставленные сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (для замещающих должности гражданской службы, предусмотренные перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).

4.3.3. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.

4.3.4. Экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы.

4.3.5. Копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы города Москвы.

4.3.6. Письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.

4.3.7. Документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания Конкурсной комиссии), если он назначен на иную должность гражданской службы по результатам конкурса.

4.3.8. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.

4.3.9. Экземпляр служебного контракта гражданского служащего, экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт.

4.3.10. Экземпляр должностного регламента по замещаемой должности.

4.3.11. Копии актов о поощрении гражданского служащего, а также наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

4.3.12. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы.

4.3.13. Письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении.

4.3.14. Письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении в порядке перевода.

4.3.15. Копия акта государственного органа об освобождении государственного служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта (или его приостановлении) и увольнении с гражданской службы.

4.3.16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.

4.3.17. Копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе.

4.3.18. Лист ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

4.4. К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело гражданского служащего

5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных настоящим Положением.

5.2. Выписка из правового акта государственного органа приобщается к личному делу гражданского служащего в случае значительного объема этого документа.

Выписка из правового акта государственного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Оформленные и удостоверенные копии и выписки из правовых актов государственных органов и иных документов включаются в личное дело гражданского служащего.

5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение и хранение личных дел, и печатью государственного органа.

5.5. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.

5.6. Работник, ответственный за ведение личных дел гражданских служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадровой службы государственного органа.

5.7. Изменения персональных данных гражданского служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них.

6. Порядок хранения личных дел гражданских служащих

6.1. Личные дела гражданских служащих хранятся в кадровой службе в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.3. Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, хранятся в кадровой службе государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив.

7. Порядок ознакомления с личным делом гражданского служащего

7.1. Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится кадровой службой государственного органа не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе.

7.2. Факт ознакомления с личным делом гражданского служащего удостоверяется личной подписью гражданского служащего в листе ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению с указанием даты ознакомления.

7.3. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.

8. Порядок передачи личных дел гражданских служащих

8.1. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.

8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность города Москвы или других субъектов Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.

8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа в соответствии с пунктом 6.3 настоящего Положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.

8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.

8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.

8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:

8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.

8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.

8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными нормативными правовыми актами города Москвы личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном пунктом 8.6 настоящего Положения.

8.8. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.