Приложение. Порядок архивирования сведений о государственных контрактах

Приложение
к приказу Департамента г. Москвы
по конкурентной политике
от 7 мая 2009 г. N 70-01-61/9

Порядок
архивирования сведений о государственных контрактах

Термины и определения

1.1. ЕАИСТ - Единая автоматизированная информационная система торгов города Москвы

1.2. Служба ведения реестров - юридическое лицо, привлеченное на договорной основе для выполнения части функций по ведению реестров ЕАИСТ.

1.3. Реестр контрактов - перечень сведений о государственных или муниципальных контрактах, заключенных соответственно государственными заказчиками или муниципальными заказчиками от имени города Москвы или муниципального образования (далее - заказчики) по итогам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд.

1.4. Инвентаризация реестра контрактов - комплекс мероприятий, проводимый Оператором ведения реестра, заказчиками, Службой ведения реестров, в том числе и автоматизированными средствами ЕАИСТ, по проверке состава и достоверности сведений о контрактах, хранящихся в реестре контрактов.

1.5. Оператор ведения реестра - орган исполнительной власти города Москвы, уполномоченный на ведение соответствующего реестра контрактов.

1.6. Сведения о контракте - сведения о контракте (его изменении) или сведения об исполнении (о прекращении действия) контракта, хранящиеся в реестр контрактов.

1.7. Реестровая запись - проверенные уполномоченным органом сведения о контракте, включенные в реестр контрактов.

1.8. Архив контрактов - сведения о контрактах, исключенных из реестра контрактов и хранящихся в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком.

1.9. Контрольный орган - Контрольный комитет города Москвы, Контрольно-счетная палата Москвы, Федеральная антимонопольная служба России, Главное управление государственного финансового контроля города Москвы.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Общие положения

2.1. Порядок архивирования сведений о государственных контрактах (далее - Порядок) разработан на основании Положения о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказа, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации oт 27 декабря 2006 года N 807, Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в редакции федеральных законов от: 04.12.2006 г. N 202-ФЗ; 01.12.2007 г. N 318-ФЗ; 13.05.2008 г. N 68-ФЗ) и определяет правила и порядок выполнения процедур по исключению сведений о контрактах из реестра контрактов, их хранению в архиве сведений о контрактах и восстановлению в реестре контрактов.

2.2. Основным назначением Порядка является организационное обеспечение деятельности Оператора ведения реестра и Службы ведения реестров, а также порядок их взаимодействия.

2.3. Положения настоящего Порядка распространяются на отношения, связанные с ведением реестра контрактов и архива контрактов до момента передачи электронных носителей информации, содержащих сведения о контрактах на постоянное хранение в Мосгорархив (пункт 4.2).

3. Исключение сведений о контракте из реестра контрактов

3.1. Основания для исключения сведений о контракте из реестра контрактов

3.1.1. Сведения о контракте подлежат исключению из реестра контрактов в следующих случаях:

- по утвержденным Оператором ведения реестра итогам проведения инвентаризаций реестра контрактов;

- по решению Оператора ведения реестра при истечении срока хранения сведений о контракте в реестре контрактов, предусмотренного пунктом 13 Положения о ведении реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказа, и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 года N 807.

3.1.2. Сведения о контрактах, исключенные из реестра контрактов, подлежат хранению в электронном виде.

3.2. Порядок исключения сведений о контрактах из реестра контрактов

3.2.1. Служба ведения реестров ежеквартально проводит мониторинг сведений о контрактах в реестре государственных контрактов с целью выявления реестровых записей, подлежащих исключению из реестра контрактов в соответствии с пунктом 3.1 настоящего Порядка.

3.2.2. По результатам мониторинга Служба ведения реестров формирует перечень сведений о контрактах, подлежащих исключению из реестра контрактов по состоянию на 10 число месяца, следующего за началом квартала, в соответствии с приложением 1 к настоящему Порядку и направляет его Оператору ведения реестра для утверждения.

3.2.3. Оператор ведения реестра в недельный срок с даты формирования перечня сведений о контрактах проверяет наличие оснований и целесообразность исключения сведений о контрактах из реестра контрактов, при необходимости вносит изменения в перечень сведений о контрактах, подлежащих исключению из реестра контрактов, и после утверждения направляет перечень и соответствующее поручение в Службу ведения реестров.

3.2.4. При получении утвержденного Оператором ведения реестра перечня сведений о контрактах, подлежащих исключению из реестра контрактов, Служба ведения реестров в недельный срок с момента получения утвержденного перечня проводит необходимые технологические действия по присвоению соответствующим реестровым записям статуса "Архивный" в подсистеме ведения реестра контрактов ЕАИСТ.

3.2.5. Изменение статуса реестровой записи в подсистеме ведения реестра контрактов ЕАИСТ, имеющей статус "Архивный", осуществляется Службой ведения реестров по поручению Оператора ведения реестра по основаниям, предусмотренным пунктом 5.1 настоящего Порядка в течение 3-х рабочих дней.

3.2.6. По истечении одного месяца с момента присвоения реестровой записи статуса "Архивный" в подсистеме ведения реестра контрактов ЕАИСТ Служба ведения реестров проводит необходимые технологические действия по исключению соответствующей реестровой записи из реестра контрактов и ее хранению в архиве контрактов.

4. Хранение сведений о контракте в архиве контрактов

4.1. Реестровые записи, исключенные из реестра контрактов в соответствии с пунктом 3 настоящего Порядка, подлежат хранению в архиве контрактов в электронном виде в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в редакции федеральных законов от: 04.12.2006 г. N 202-ФЗ; 01.12.2007 г. N 318-ФЗ; 13.05.2008 г. N 68-ФЗ) (далее - N 125-ФЗ) в течение 10 лет.

4.2. По истечении срока временного хранения в архиве контрактов (п. 4.1) электронные носители информации, содержащие сведения о контрактах, передаются в общий отдел Организационного управления Департамента города Москвы по конкурентной политике для их последующей передачи на постоянное хранение в Мосгорархив в соответствии с пунктом 2 статьи 21 N 125-ФЗ.

4.3. Служба ведения реестров осуществляет хранение сведений о контрактах в электронном виде на внешних носителях информации в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, копирования, учета и использования документов архивного фонда в Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук".

4.4. Служба ведения реестров осуществляет ведение каталога электронных носителей информации, используемых для хранения сведений в архиве контрактов, в соответствии с приложением 2 к настоящему Порядку.

5. Восстановление сведений о контракте в реестре контрактов

5.1. Основания для восстановления сведений о контракте в реестре контрактов.

Восстановление в реестре контрактов сведений о контрактах, хранящихся в архиве контрактов, возможно по решению Оператора ведения реестра на основании обращения заказчика, либо запроса Контрольного органа.

5.2. Порядок восстановления сведений о контракте в реестре контрактов.

5.2.1. При получении обращения заказчика/запроса Контрольного органа о восстановлении сведений о контракте в реестре контрактов Оператор ведения реестра рассматривает его в течение 10 дней и по итогам рассмотрения направляет в Службу ведения реестров в случае положительного решения, либо дает мотивированный отказ заявителю.

5.2.2. При поступлении поручения Оператора ведения реестра Служба ведения реестров обеспечивает восстановление реестровой записи в реестре контрактов в течение 5 рабочих дней.

5.3. Порядок предоставления сведений, хранящихся в архиве контрактов.

5.3.1. Предоставление сведений, хранящихся в архиве контрактов, возможно по решению Оператора ведения реестра в следующих случаях:

- по обращению заказчика;

- по запросу Контрольного органа;

- по запросу правоохранительных и судебных органов.

5.3.2. При получении обращения заказчика (запроса) о предоставлении сведений о контракте из архива контрактов Оператор ведения реестра рассматривает его в течение 10 дней и по итогам рассмотрения направляет в Службу ведения реестра в случае положительного решения, либо дает мотивированный отказ заявителю.

5.3.3. При поступлении поручения Служба ведения реестров предоставляет Оператору ведения реестра указанную в запросе информацию в течение 3-х рабочих дней.

6. Вступление в силу Порядка и изменений (дополнений) к нему

6.1. Настоящий Порядок и изменения (дополнения) к нему утверждается приказом руководителя Департамента города Москвы по конкурентной политике.

6.2. Порядок и изменения (дополнения) к нему вступают в силу в течение 30 дней с момента утверждения.