Приложение 1. Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Департамента г. Москвы по конкурентной политике

Приложение 1
к распоряжению Департамента г. Москвы
по конкурентной политике
от 29 сентября 2011 г. N 70-10-11/11

Положение
о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Департамента города Москвы по конкурентной политике

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Департамента города Москвы по конкурентной политике (далее - Положение) разработано в соответствии Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", распоряжением Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. N 392-РМ "Об использовании изображения герба города Москвы, наименований "Правительство Москвы", "Мэрия Москвы", "Москва" на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения" и иными нормативными актами Российской Федерации и Правительства Москвы.

1.2. Настоящее Положение устанавливает общие требования по изготовлению, учету, использованию, хранению и уничтожению печатей и штампов Департамента города Москвы по конкурентной политике (далее - Департамент), печатей и штампов структурных подразделений Департамента, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве Департамента.

Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех государственных гражданских служащих Департамента.

II. Виды печатей и штампов, порядок их применения и изготовления

2.1. В Департаменте используются следующие печати:

2.1.1. гербовая печать - "Департамент города Москвы по конкурентной политике";

2.1.2. простые круглые печати:

- Организационное управление;

- для кадровых документов;

- для документов;

- для пакетов.

2.2. Гербовая печать - печать правильной круглой формы с изображением Государственного герба.

Гербовой печатью "Департамент города Москвы по конкурентной политике" заверяются подписи руководителя Департамента (первых заместителей, заместителей руководителя Департамента) на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях, штатном расписании, договорах, представлениях и ходатайствах на сотрудников Департамента, направляемых в сторонние организации, а также на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

2.3. Печать - печатная форма, содержащая рельефное или углубленное изображение текста (текста и рисунка) с полным наименованием органа исполнительной власти города Москвы, служащая для производства оттиска на бумаге.

2.3.1. Печатью "Организационное управление" удостоверяется подпись заместителя руководителя Департамента, курирующего работу Организационного управления, начальника Управления, (заместителей начальника Управления, начальников отделов) при заверении соответствия выданных копий документов подлинникам, архивных справок, составленных на основании хранящихся в архиве документов.

2.3.2. Печатью "Для кадровых документов" удостоверяются подписи начальника и сотрудников Отдела государственной службы, кадров и социального обеспечения Департамента на трудовых книжках, копиях кадровых приказов, различных справках кадрового характера, в том числе справок с места работы, командировочных удостоверениях и т.д, а также заверяются копии документов, составляющих личные дела сотрудников Департамента.

2.3.3. Печатью "Финансовый отдел" удостоверяется подпись главного бухгалтера - заместителя начальника Финансового отдела Департамента, заместителя главного бухгалтера - начальника Финансового отдела Департамента на финансово-бухгалтерских документах, различного вида справок финансового характера, а также заверяются копии финансово-бухгалтерских документов.

2.3.4. При формировании секретных документов и оформлении инвестиционных документов проставляются специальные печати "Для документов" и "Для пакетов".

2.4. Штампы предназначены для - проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера.

2.4.1. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Департамента используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись руководителя Департамента, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса.

2.4.2. Штампы ограниченного доступа ограничивают распространение документов, например, гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Конфиденциально". Такие грифы ограничения доступа проставляются в верхнем правом углу каждого листа документа. Гриф может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

2.4.3. Штамп для оформления инвестиционных документов (контрактов и договоров, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении инвестиционных контрактов, актов о результатах реализации инвестиционных проектов, протоколов предварительного и итогового распределения площадей) определяет ответственного исполнителя за оформление инвестиционного документа.

2.4.4. Штамп оператора ввода данных предназначен для внесения сведений о государственных и инвестиционных контрактах (договорах), зарегистрированных в Единой автоматизированной информационной системе торгов города Москвы (ЕАИСТ).

2.4.5. Штамп для заверения государственных и инвестиционных контрактов (договоров), зарегистрированных в Единой автоматизированной информационной системе торгов города Москвы (ЕАИСТ).

2.4.6. Регистрационные штампы содержат: наименование органа исполнительной власти города Москвы, поля для указания даты поступления и номера входящего документа. Данные штампы не проставляются на приложениях к документам.

2.4.7. Штампы общего применения предполагают произвольное содержание формы и размеров, приспособленных для нужд Департамента (например, датер). К таким штампам можно отнести стандартные и самонаборные штампы.

2.5. Изготовление печатей Департамента производится по решению руководителя Департамента, либо уполномоченного лица на основании служебных записок (заявок) первого заместителя, заместителей руководителя Департамента, начальников структурных подразделений Департамента и согласовывается Организационным управлением с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы.

2.5.1. Изготовление гербовой печати Департамента должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей Департамента и их количестве принимает руководитель Департамента.

2.5.2. Служебные записки (заявки) на изготовление печатей после согласования с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы докладываются руководителю Департамента и после утверждения направляются в Организационное управление для размещения заказов. В заявке указываются должностные лица соответствующего отдела, ответственные за получение и хранение данных печатей.

2.5.3. Изготовление дубликатов печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя Департамента.

2.6. Изготовление штампов производится по решению первого заместителя руководителя Департамента, заместителей руководителя Департамента, начальников структурных подразделений Департамента на основании служебных записок (заявок).

2.6.1. Служебные записки (заявки) на изготовление штампов, рассмотренные заместителем руководителя Департамента, курирующим Организационное управление, направляются в Организационное управление. В заявках приводятся эскизы штампов и указываются ответственные лица за получение и хранение данных штампов.

2.6.2. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Департамента определяется непосредственно руководителем Департамента.

2.7. Печати и штампы для Департамента изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

III. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей и штампов и обеспечение их сохранности

3.1. Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов в Департаменте возлагается на Организационное управление. С этой целью все изготовленные печати и штампы должны изначально поступать в Организационное управление для обязательного их учета и проставления их оттиска в Журнале учета печатей и штампов (приложение 1 к Положению). Листы Журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.

3.2. До передачи сотрудникам структурных подразделений, ответственным за получение, хранение и использование печатей и штампов (далее - ответственные сотрудники), изготовленные печати и штампы должны храниться в сейфе, либо запирающемся шкафу в Организационном управлении. Доступ к указанным печатям и штампам должен быть ограничен.

3.3. Начальники структурных подразделений Департамента назначают ответственных сотрудников, устанавливают персональную ответственность ответственных сотрудников за полученные печати и штампы, а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.

Информация на бумажном носителе о назначении ответственных сотрудников, за подписью начальника структурного подразделения Департамента направляется в Организационное управление. Назначенный ответственный сотрудник расписывается в Журнале учета печатей и штампов.

3.4. При увольнении ответственного сотрудника, или переводе его на другую должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому сотруднику через Организационное управление под роспись в Журнале учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.5. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей и штампов за пределы здания Департамента не допускаются.

3.6. В случае утраты печати или штампа сотрудники Департамента немедленно сообщают об этом начальнику соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей и штампов или нарушений в их использовании начальник структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует Организационное управление. Организационное управление докладывает руководителю Департамента материалы расследования вместе с выводами и предложениями для принятия решения.

3.7. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год.

3.8. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

Гербовая печать "Департамент города Москвы по конкурентной политике" находится на хранении у заместителя руководителя Департамента, курирующего работу Организационного управления Департамента (далее - Организационное управление).

Печать "Организационное управление" хранится в Организационном управлении.

Печать "Для кадровых документов" хранится в Отделе государственной службы, кадров и социального обеспечения Департамента.

Печати "Для документов" и "Для пакетов" хранятся в Первом отделе Департамента и в Отделе учета и мониторинга инвестиционных договоров Управления инвестиционных торгов и развития конкуренции.

IV. Порядок уничтожения печатей и штампов

4.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в Организационное управление для централизованного уничтожения и списания с учета.

4.2. Уничтожение печатей и штампов в Департаменте производится комиссией, назначенной приказом руководителя Департамента. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть сотрудник Департамента, ответственный за учет печатей и штампов.

4.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется Акт о выделении к уничтожению печатей и штампов (далее - Акт) (Приложение 2 к Положению). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет сотрудник Департамента, ответственный за учет печатей и штампов.

4.4. В Акте исправления не допускаются.

4.5. Акты утверждаются руководителем Департамента, либо уполномоченным лицом.

4.6. Уничтожение печатей и штампов производится: сжиганием (измельчением) - мастичных, путем спиливания (уничтожения другим способом) всего текста - металлических.

4.7. Сотрудник Департамента, ответственный за учет печатей и штампов, на основании Акта делает отметки об уничтожении в Журнале учета печатей и штампов.

V. Ответственность за утрату печатей и штампов или нарушение в их использовании

5.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении Департаментом или структурным подразделением Департамента юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей и штампов, определяемых настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами, виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.