Экономия оборотных средств на строительном предприятии (А. Травкин, "Финансовая газета", N 20, май 2004 г.)

Экономия оборотных средств на строительном предприятии

Любая строительная компания зачастую сталкивается с нехваткой оборотных средств. Если проанализировать финансовое состояние предприятия, то можно выделить несколько участков, позволяющих вернуть значительные суммы денежных средств в оборот. Рассмотрим только два из них.

Оборотные средства, "замороженные" в материалах и технике.

Известно, что одним из конкурентных преимуществ японских предприятий является своевременная доставка "точно к часу" необходимых материалов к месту их использования. Помимо экономии оборотных средств отпадает необходимость в больших складских помещениях. В России заставить поставщиков доставлять материалы к назначенному дню удается не всегда.

Тем не менее правильное планирование поставок материалов и техники способствует экономии оборотных средств. К сожалению, на практике план снабжения почти никогда не согласуется с планом поступления средств от заказчиков с планом платежей подрядчикам, а также с планом платежей налогов. Приходится постоянно вносить изменения в планы, заново их согласовывать со всеми службами.

С учетом того, что каждый план - это сложная система связанных расчетов, требующих многодневных трудозатрат, планирование деятельности из инструмента управления производственным процессом обычно превращается в формальную работу. Как результат, финансовые службы и дирекция нередко ощущают недостаток средств на расчетных счетах или их избыток. Материалы и оборудование закупаются заранее - "пока есть деньги", а не к тому моменту, когда они реально нужны.

В современных условиях возможные варианты ведения плановой деятельности в строительной компании сводятся к двум основным.

Первый вариант - это расширение деятельности планового отдела.

Однако следует учитывать, что найти квалифицированных экономистов непросто и необходимо заранее примириться с постоянными (и немалыми) расходами на подбор персонала, заработную плату и дальнейшее координирование работы отдела с остальными подразделениями. Кроме того, повышение объема выполняемых работ приведет к тому, что увеличится штат отдела, а значительная часть экономии оборотных средств будет расходоваться на его функционирование. Нельзя забывать и о человеческом факторе: одна небольшая ошибка в расчетах может полностью исказить планирование предприятия. Таким образом, можно утверждать, что увеличение штатной численности планового отдела не позволяет решить задачу планирования деятельности предприятия, а лишь снижает остроту проблемы.

Второй вариант - разработка и внедрение автоматизированной системы управления планово-экономической деятельностью предприятия. В этом случае вся работа по составлению и согласованию планов различных отделов выполняется автоматически. Вместо большого штата квалифицированных экономистов будет достаточно одного грамотного экономиста и нескольких неквалифицированных операторов. В результате исчезает проблема "кадро-зависимости" предприятия: при увольнении любого сотрудника планово-экономического отдела планирование деятельности не нарушается, так как логика процедуры и расчетов заложена в системе управления.

Стоимость создания системы управления планово-экономической деятельностью предприятия сравнима с годовой заработной платой квалифицированного экономиста. К тому же это разовые затраты (а непостоянные, как в первом варианте). Безусловно, потребуется дальнейшее сопровождение системы управления (постоянные затраты), но это все равно существенно меньше, чем заработная плата экономистов.

Необходимо отметить еще один немаловажный момент. Большая часть информации, необходимой для планово-экономического отдела, поступает из других служб: сведения о договорах с заказчиками и подрядчиками и актах закрытия работ - из договорного отдела, сметы - из сметного отдела, накладные - из склада либо из бухгалтерии, поступление денег от заказчиков и платежи подрядчикам - из бухгалтерии. Бухгалтерия и склад на всех предприятиях уже автоматизированы, поэтому создаваемая система управления должна автоматически получать необходимые данные из бухгалтерской и складской программ. Данные о сроках и сметной стоимости выполняемых работ можно также автоматически получать из сметных программ.

Таким образом, использование автоматизированной системы управления способно обеспечить реальное планирование деятельности предприятия и, как следствие, управление оборотными средствами.

Налоговые платежи. Остановимся подробно только на одном налоге - НДС, поскольку его сумма обычно занимает значительную долю в налоговых отчислениях.

Если говорить упрощенно, оптимизировать сумму НДС можно, управляя входящими и исходящими платежами, накладными и актами выполнения работ.

Этим занимаются на всех предприятиях, но правильно спланировать налоговые платежи очень сложно, поэтому такие решения принимаются интуитивно, а не на основе точного анализа предполагаемого результата.

Для решения данной задачи требуется, чтобы руководитель профессионально владел бухгалтерскими знаниями, так как только он знает, какие плановые платежи и предполагаемые акты выполненных работ можно изменить. Но, к сожалению, на практике руководители не всегда владеют необходимыми специальными экономическими знаниями. Помимо чисто технических сложностей расчета НДС для оптимизации этого налога требуется значительное время: внесение изменений в плановые документы - расчет НДС, и так многократно до достижения ожидаемых результатов.

Бухгалтерия не занимается планированием деятельности, поэтому бухгалтер не может рассчитать плановые налоги по еще не проведенным операциям - для этого просто нет необходимой информации. Как следствие, планирования платежей НДС на предприятии не ведется вообще или ведется по принципу "примерно столько-то".

В результате неправильного планирования НДС предприятие вынуждено платить в бюджет значительные суммы.

Крупные строительные компании имеют специальные экономические службы, в задачи которых входит, в частности, оптимизация налогообложения. Но даже они иногда вынуждены платить значительные суммы НДС из-за элементарных технических ошибок в расчетах или несвоевременно пришедшего платежа.

Все вышеперечисленные задачи можно решать с помощью комплекса программ - системы управления предприятием. Такая система должна удовлетворять следующим требованиям:

автоматическое составление финансовых планов поступления и расходования денежных средств;

моделирование финансового положения предприятия по принципу "что будет, если:";

расчет предполагаемых налоговых платежей в соответствии с планами поступления и расходования денежных средств;

без привлечения квалифицированных сотрудников решение задачи оперативного управления предприятием: сотрудники должны вводить привычные для них первичные документы, а система выполняет функции контроля и планирования деятельности предприятия. Оптимизировать налоговый учет может руководитель предприятия без участия экономистов или бухгалтеров.

Приведем пример использования системы управления "АЛТИУС" на строительном предприятии. Вначале регистрируются договоры с заказчиками, в которых указаны этапы строительства. Затем вводятся сметы на каждый этап (или автоматически импортируются из тиражной сметной программы). В сметах содержится информация об объемах и сроках работ, необходимых ресурсах. Составляется план оплат каждого этапа договора. Работы могут выполняться как собственными силами, так и с привлечением субподрядчиков.

В системе регистрируются договоры с подрядчиками с привязкой к основным договорам с заказчиками, с указанием выполняемых работ, поставляемых подрядчикам материалов и оборудования. На основании этих данных автоматически формируются планы материально-технического снабжения объектов и финансовые планы как по каждому объекту, так и по предприятию в целом.

Система позволяет вести фактический учет материальных ценностей: приход материалов на склады предприятия и отпуск их на объекты. При отпуске фиксируются этап договора и вид работ, на которые расходуются материалы. Осуществляется контроль количества отпускаемых материальных ценностей в целях непревышения сметных показателей. Выполнение подрядных работ регистрируется в актах с подрядчиками. В зависимости от объема выполненных по актам работ списываются материальные ценности (соответствующий процент от сметного количества). Ведется оперативный учет материалов, отпущенных на объекты, но не списанных в производство.

В системе также регистрируются акты выполненных работ с заказчиками с аналогичным списанием материальных ценностей. Входящие и исходящие платежи автоматически импортируются из тиражной бухгалтерской программы.

Таким образом, можно сформировать оперативные отчеты: о расчетах с контрагентами, по объектам и по предприятию, о выполнении плана строительства в разрезе объектов, субподрядчиков, видов работ, а также по другим необходимым аналитическим признакам.

Возможно автоматическое получение напоминаний о плановых платежах.

При вводе платежей и актов выполненных работ автоматически рассчитывается НДС с учетом авансов, частичных оплат и частично выполненных работ.

Формируется отчет, показывающий пообъектный расчет НДС к уплате в бюджет (поквартальный или помесячный). Следовательно, можно прогнозировать НДС к уплате и управлять суммой налога, манипулируя датами актов выполненных работ и платежей. Имея информацию о затратах на строительство, можно прогнозировать также налог на прибыль. Суммы налогов приблизительные и учитывают только данные по основному производству, так как в системе не ведется учет общехозяйственных расходов. Можно организовать оперативное получение данных о прочих затратах из бухгалтерской программы для получения более полной картины финансового состояния предприятия. В итоге данная система управления позволяет решать следующие задачи: фактический учет выполнения работ и материальных ценностей, составление плана снабжения объектов строительства, финансовое планирование, планирование НДС.

Следует подчеркнуть, что в системе регистрируется гораздо больше хозяйственных операций, чем в бухгалтерской программе, поэтому всегда можно получить реальную картину состояния дел на предприятии по любому необходимому аналитическому признаку.

Наш опыт создания систем управления планово-экономической деятельностью предприятия показывает, что только на оптимизации НДС предприятию удается сэкономить до 15% оборотных средств. Подсчитать экономию, полученную за счет своевременных закупок и платежей, технически сложнее, но она также составляет значительную сумму в обороте компании. А главное, как сказал директор одного предприятия: "После внедрения системы управления я перестал бояться, что разорюсь из-за арифметических ошибок или забывчивости сотрудников при планировании".

А. Травкин,

генеральный директор компании "АЛТИУС СОФТ"

"Финансовая газета", N 20, май 2004 г.