Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30 августа 2001 г. N 125 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации"

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся централизованно в отделе делопроизводства Управления делами экспедицией (далее по тексту - экспедиция).

Передача входящей документации, предназначенной для Главного управления обеспечения деятельности военных судов (ГУВС), осуществляется через работника общего отдела ГУВС. Часть корреспонденции поступает, регистрируется и передается исполнителям непосредственно в общем отделе ГУВС.

2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Судебный департамент, получает сотрудник экспедиции в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки, адресованные непосредственно в структурные подразделения, получают сотрудники этих подразделений.

2.1.3. Подлежат обязательной передаче в экспедицию все официальные служебные документы, полученные сотрудниками Судебного департамента от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).

2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

2.1.5. В экспедиции вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй экземпляр остается в экспедиции. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.1.7. Документы, поступившие в Судебный департамент с нарочным, принимаются экспедицией с проставлением даты, времени поступления и подписи должностного лица, принявшего документ.

2.1.8. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.), поступающие, внутренние, отправляемые.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Судебном департаменте, приведен в приложении N 1.

2.1.9. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

2.1.10. Работники экспедиции регистрируют поступивший в Судебный департамент документ путем проставления на нем штампа с указанием порядкового номера, даты регистрации и количества листов.

2.1.11. Основные сведения о поступившем документе вводятся в автоматизированную систему "Делопроизводство": индекс поступления (входящий номер и дата поступления переносятся из регистрационного штампа), наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, регистрационный номер документа (присвоенный организацией - автором документа), заголовок к тексту (краткое содержание документа). На поступивший документ заполняется электронная карточка. Маршрут движения документа указан в приложении N 2.

2.1.12. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором, заместителями Генерального директора) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы передаются по назначению в течение рабочего дня в соответствии с реестром передачи входящих документов (приложение N 3).

2.1.13. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей. После рассмотрения секретари возвращают всю корреспонденцию в отдел делопроизводства Управления делами.

2.1.14. На рассмотрение руководства Судебного департамента передаются документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах или покушениях на жизнь судей, а также материалы по вопросам, требующим решения руководства.

2.1.15. На основании рассмотрения Генеральный директор и его заместители дают поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции (приложение N 4). Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.16 Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства Управления делами для продолжения заполнения электронной карточки. В нее вносится резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль. Карточка распечатывается в необходимом количестве экземпляров и вместе с документами передается на исполнение. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

2.1.17. Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения и прошедшие учет в экспедиции, в обязательном порядке регистрируются (учитываются в журнале учета поступивших (входящих) документов, приложение N 5) в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном пунктами 2.1.15, 2.1.16. Вся информация о ходе исполнения документа должна быть отражена в регистрационно-контрольных формах (приложение N 3) как структурного подразделения, так и отдела делопроизводства Управления делами.

2.1.18. Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

2.1.19. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, учитываются в журнале учета факсограмм.

2.1.20. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента, принимаются их секретарями, экспедицией Управления делами, а также дежурными по Судебному департаменту в выходные и праздничные дни. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.1. Документы, поступившие в Судебный департамент с грифами ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), принимаются, регистрируются и докладываются руководству Судебного департамента работниками первого отдела Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения руководства, контроль исполнения, хранение и наличие несет начальник первого отдела.

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в экспедицию, докладываются Генеральному директору Судебного департамента и передаются экспедицией в отдел систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей инструкцией и Инструкцией о порядке ведения фонда правовой информации несет начальник отдела систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных министерств и ведомств, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, копии постановлений и решений Совета судей Российской Федерации регистрируются и хранятся в Управлении делами.

Контроль за исполнением поручений Генерального директора по этим документам возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.3. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, решения (протоколы) оперативных совещаний регистрируются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности и распоряжения регистрируются отдельно в журналах, нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата Судебного департамента и контроль исполнения возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами; ответственность за их доведение до управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и судов возлагается на исполнителей. Перед размножением копия рассылаемого распорядительного документа заверяется печатью Управления делами. Размноженные экземпляры приказов, распоряжений рассылаются исполнителем в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей по основной деятельности передаются также в единый ведомственный фонд правовых актов отдела систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

2.2.4. Решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу, отчеты о работе Судебного департамента, материалы Научно-экспертного совета учитываются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Ответственность за их учет, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в Судебный департамент и ответы на них получаются и отправляются через экспедицию работниками отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и ведения делопроизводства по ним определяется положением о соответствующем структурном подразделении, должностными инструкциями работников, ответственных за ведение делопроизводства, Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждена приказом Генерального директора Судебного департамента от 23 декабря 1998 г. N 112), с изменениями.

2.2.6. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках, получаются и отправляются через экспедицию в установленном порядке.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения по поручениям руководства, обеспечение сохранности возлагается на начальника Отдела международно-правового сотрудничества.

2.2.7 Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими организациями, учитываются в юридическом отделе Управления делами и передаются (подлинники) подразделениями-исполнителями в отдел бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента Главного финансово-экономического управления.

Ответственность за учет указанных договоров, хранение их копий возлагается на начальника юридического отдела Управления делами.

2.2.8. Корреспонденция, адресованная в структурные подразделения Судебного департамента или их руководителям непосредственно, а также направляемая за их подписью адресатам, получается и отправляется через экспедицию, регистрируется, доводится до сведения соответствующих руководителей и хранится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих подразделений.

2.2.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки в Управлении делами, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило, в день поступления документа;

передача исполненных документов для подписания Генеральным директором Судебного департамента в Управление делами;

регистрация документов, исходящих из структурного подразделения, проверка правильности их оформления и передача в экспедицию на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении и сроками исполнения;

ежегодная проверка наличия (для ГУОПО) документов и дел с грифом "Для служебного пользования" и оформление соответствующих актов по ее результатам;

контроль за своевременным описанием в дела исполненных документов;

информирование отдела делопроизводства Управления делами об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации отдела;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений руководителей отделов структурного подразделения, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в структурном подразделении;

организация использования установленных в структурном подразделении средств копировальной техники.

2.2.10. На время болезни, отпуска, командировки работника, ответственного за ведение делопроизводства, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении, перемещении работник, ответственный за ведение делопроизводства, передает дела по акту работнику, которого утверждает руководитель структурного подразделения Судебного департамента.

2.2.11. Управление делами периодически (один раз в два года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.

2.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется централизованно в отделе делопроизводства Управления делами. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.

Документы, подлежащие отправке, за подписью руководителей структурных подразделений сначала регистрируются в журнале учета поступивших (отправленных) документов (приложение N 5) структурного подразделения и вносятся в электронную регистрационно-контрольную форму.

Документы, подлежащие отправке, за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора регистрируются в журнале и в электронной регистрационно-контрольной карточке с оформлением реестра (приложение N 6).

2.3.2. Документ, подлежащий отправке, регистрируется:

за подписью Генерального директора                - в              отделе

                                                    делопроизводства

                                                    Управления делами;

за   подписью    заместителей    Генерального

директора:

- ответы   на  письма,   зарегистрированные в     - в              отделе

отделе делопроизводства                             делопроизводства

                                                    Управления делами;

- письма во  исполнение  решений  вышестоящих     - в              отделе

органов,   оперативного   совещания,    плана       делопроизводства

мероприятий Судебного департамента                  Управления делами;

- отдельные    документы     по    курируемым     - в         структурных

направлениям деятельности                           подразделениях;

- за   подписью   руководителей   структурных     - в         структурных

подразделений                                       подразделениях.

2.3.3. Поступившие в экспедицию на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

2.3.4. Документы на отправку принимаются экспедицией под расписку в журнале учета. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются экспедицией ежедневно, срочные - немедленно. Документы, адресованные постоянным адресатам, отсылаются фельдъегерской и специальной связью не реже 1 раза в неделю, как правило, по четвергам.

Документы для отправки от Главного управления обеспечения деятельности военных судов передаются через работника общего отдела ГУВС.

2.3.5. Документы на отправку упаковываются в конверты экспедицией, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602) и сдаются в отделение связи. Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по расчету рассылки, принимаются экспедицией только в готовом виде (размножены и скреплены по экземплярам).

2.3.6. Телеграммы, составленные в структурных подразделениях, передаются на отправку в экспедицию завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

2.3.7. Машиночитаемые документы отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

2.3.8. Документы, отправляемые фельдъегерской и специальной связью или с нарочным, принимаются экспедицией под расписку в реестре или на копии документа.

2.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов организациям (от организаций), размещенным вне здания Судебного департамента.

2.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

2.4.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;

- факсограммы на иностранных языках, принятые экспедицией Управления делами, передаются в Отдел международно-правового сотрудничества без перевода, факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

2.4.4. Прием и передача документов, подписанных Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями, осуществляется экспедицией Управления делами. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в журнале учета факсограмм без проставления регистрационного штампа.

Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинник документа после передачи возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это необходимо, по почте. Отметка об отправке документа по телефаксу делается также на втором экземпляре подлинника документа.

2.4.5. Прием и передача документов главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента осуществляется непосредственно в структурных подразделениях.

2.5.1. Передача поступивших в Судебный департамент документов осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или через секретарей руководителей подразделений, секретарей Генерального директора и его заместителей под расписку в журналах учета или по разносной книге (приложение N 7), по электронной почте (копии).

2.5.2. Передача между структурными подразделениями поступивших документов, зарегистрированных в отделе делопроизводства Управления делами, осуществляется через отдел делопроизводства.

2.5.3. Документы, которые исполняются работниками нескольких структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым или ответственным.

2.6.1. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.6.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.

2.6.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлинника и копийного экземпляра) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копийном экземпляре исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:

Верно

Ведущий специалист             Личная подпись                 К.Л.Петрова

29.01.2001

2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись:

- Генеральному директору Судебного департамента - через Управление делами или руководителями структурных подразделений-исполнителей с визой управляющего делами (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);

- заместителям Генерального директора - руководителями структурных подразделений-исполнителей;

- руководителям структурных подразделений - исполнителями документа.

2.6.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки утверждается руководителем структурного подразделения - исполнителя документа и согласовывается с Управлением делами. Документ вместе с заказом (приложение N 8) на тиражирование (ксерокопирование) передается в копировально-множительное бюро службы эксплуатации зданий Судебного департамента Управления капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений.

2.6.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем (или заместителем) структурного подразделения с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

2.6.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.)

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

2.6.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о предоставлении сведений от органов Судебного департамента и судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.6.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 9).

2.6.11. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Руководитель структурного подразделения информирует по факту утраты управляющего делами и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования представляется в Управление делами для рассмотрения и подготовки соответствующих предложений Генеральному директору.

2.7.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору, его заместителям, а также руководителям структурных подразделений.

2.7.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2.7.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги без бланка.

2.7.4. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство, для заместителей Генерального директора - через секретарей. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, электронной карточке).

2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (приказы и распоряжения учитываются отдельно) документов в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за период (месяц, квартал, полугодие, год).

2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан учитываются отдельно.

2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопии) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.8.4. Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка соисполнителя учитывается в графе "Внутренние" (приложение N 10).

2.8.5. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются# за один документ.

2.8.6. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются в отдел делопроизводства Управления делами, где они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом по Судебному департаменту.

3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм, нижнее - 20 мм.

3.1.2. В Судебном департаменте устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки писем (приложения N 12, N 13);

- бланки распорядительных документов (приложения N 14, N 15, N 16).

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

3.1.3. Бланки с цветным изображением герба Российской Федерации для Судебного департамента заказываются через службу эксплуатации зданий Судебного департамента Управления капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений и изготавливаются типографским способом. Данные бланки хранятся в Управлении делами и подлежат строгому учету.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка (приложения N 17, N 18).

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации, кроме бланков, предназначенных для писем и распоряжений за подписью руководителей структурных подразделений Судебного департамента. В Главном управлении обеспечения деятельности военных судов на бланках приказов, распоряжений и писем указывается Государственный герб Российской Федерации.

3.2.2. Наименование организации.

Наименование Судебного департамента на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".

3.2.3. Справочные данные об организации.

Справочные данные о Судебном департаменте включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, номер электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

3.2.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции Судебного департамента и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом (коллегия Судебного департамента, оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента), - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения Генеральным директором, приказом Генерального директора Судебного департамента.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 5 мая 2001 года следует оформлять: 05.05.2001. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуемся писать словесно-цифровым способом: 5 мая 2001 г.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения, если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.2.6. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 19) и порядкового номера документа. Например, N СД-4/102 означает: СД - индекс Судебного департамента (для исходящих документов); 4 - индекс структурного подразделения; 102 - порядковый номер. Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, N МВД-1/13035/СД-ВВ/1151.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ. Например:

На N 108 от 08.10.2000; на N 6/74 от 15 марта 2001 г. (служебной записки Управления делами).

3.2.8. Место составления или издания документа.

Место составления и издания документа указывают на приказах, распоряжениях, издаваемых в Судебном департаменте, а также на протоколах коллегии Судебного департамента, протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и актах.

3.2.9. Гриф ограничения доступа.

Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности, Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования) проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Гриф ограничения доступа определяет исполнитель совместно с начальником первого отдела Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.

3.2.10. Адресат.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                              Министерство юстиции

                              Российской Федерации

                              Управление систематизации

                              законодательства

Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия указываются в дательном падеже, например:

                              Министерство финансов

                              Российской Федерации

                              Управление делами

                              Ведущему специалисту

                              И.Г.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

                              Генеральному директору

                              объединения "Агропром"

                              И.И.Иванову

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

                              Председателям

                              верховных судов республик,

                              краевых и областных судов,

                              судов городов федерального значения,

                              судов автономной области

                              и автономных округов

                              Начальникам управлений (отделов)

                              Судебного департамента

                              в субъектах Российской Федерации

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                              И.В.Петрову

                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                              Киреевский район, г. Липки,

                              Тульская область, 301264

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации, в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.2.11. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются Генеральным директором, заместителями Генерального директора, руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля и оформляется следующим образом:

                              УТВЕРЖДАЮ

                              Генеральный директор

                              Судебного департамента

                              при Верховном Суде

                              Российской Федерации

                              ___________________ _______________________

                               (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

                              Дата

или

                              УТВЕРЖДЕНО

                              Приказом Генерального директора

                              Судебного департамента

                              при Верховном Суде

                              Российской Федерации

                              от 14.08.2000 N ______

3.2.12. Резолюция.

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции,

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.2.13. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или листке с резолюцией руководителя.

3.2.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии; карточка (чего?) - учета движения служебного документа и т.п.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

3.2.15. Текст документа.

Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

3.2.16. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении делами на 5 л. в 1 экз.

            2. Правила подготовки и оформления документов на 10  л.  в  9

               экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.98 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера,

например:

                              Приложение N 1

                              к приказу Генерального директора

                              Судебного департамента

                              от 15.07.99 N 24

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: Приложение N 1; Приложение N 2 и т.д.

3.2.17. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Генеральным директором или в его отсутствие его заместителями. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Судебного департамента, подписываются Генеральным директором или его заместителями. Документы, направляемые Судебным департаментом в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российский Федерации, подписываются Генеральным директором, его заместителями, а также начальниками главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Судебного департамента, структурного подразделения Судебного департамента); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор                               А.В.Гусев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Генеральный директор                               А.В.Гусев

Главный бухгалтер                                  И.А.Бычкова

Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера обязательна.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор                           Министр

Судебного департамента                         внутренних дел

при Верховном Суде                             Российской Федерации

Российской Федерации

Личная подпись А.В.Гусев                       Личная подпись Б.В.Грызлов

Документы коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии (или председательствующим на заседании коллегии).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                        Личная подпись Н.В.Куликов

Секретарь комиссии                           Личная подпись М.Л.Кулева

Члены комиссии                               Личная подпись С.П.Сидоров

                                             Личная подпись Л.В.Артемьева

                                             Личная подпись В.А.Филатов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.2.18. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО" наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.10.2000

или

СОГЛАСОВАНО

Решение коллегии

Судебного департамента

от 30.05.2001 N ___

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Судебного департамента;

с руководителями органов и учреждений Судебного департамента, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами.

3.2.19. Визы согласования документа.

Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, начальниками заинтересованных структурных подразделений Судебного департамента. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам Судебного департамента, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:

Управляющий делами

Личная подпись С.В.Миряшев

10.01.2001

Все распорядительные и нормативные документы Судебного департамента, а также проекты нормативных правовых актов визируются начальником юридического отдела Управления делами.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Т.Н.Тихоненко

25.07.2000

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в Судебном департаменте (распоряжение, инструкция, положение, план, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для приказов - на листе согласования).

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии исходящего письма визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документы, представляемые на доклад Генеральному директору Судебного департамента во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.2.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют гербовой печатью Судебного департамента.

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Судебного департамента, приведен в приложении N 20.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Копии приказов и распоряжений, или их размноженные экземпляры при направлении адресатам в субъекты Российской Федерации заверяют печатью Управления делами.

3.2.21. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию: личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Специалист 1 категории отдела кадров    Личная подпись       И.Ф.Сидорова

07.08.2000

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

3.2.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

Петров И.В.

284-45-67

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

3.2.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в нижнем поле первого листа документа или на оборотной стороне последнего листа и включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела, в которое будет подшит документ, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается исполнителем документа и визируется руководителем структурного подразделения (или его заместителем), в котором исполнен документ.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и направлении его в дело.

3.2.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент (штамп экспедиции) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

3.2.25. Отметка для автоматического поиска документа.

Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, дату, фамилию исполнителя и другие поисковые данные в соответствии с требованиями автоматизированной системы делопроизводства.

4.1.1. Проекты нормативных правовых актов (федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации) подготавливаются Судебным департаментом:

по поручениям органов государственной власти;

в соответствии с поручениями Генерального директора или его заместителей, решениями коллегии Судебного департамента и оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента;

по планам законопроектных работ;

по инициативе начальников главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента, управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и его учреждений.

Подготовка указанных проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

4.1.2. Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Президента и Правительства Российской Федерации подписываются Генеральным директором Судебного департамента или лицом, исполняющим его обязанности

4.1.3. При подготовке и оформлении законопроектов и иных нормативных правовых актов следует руководствоваться Инструкцией по оформлению проектов нормативных правовых актов, подготавливаемых в Судебном департаменте для представления в органы государственной власти (утверждена приказом Генерального директора Судебного департамента от 19 ноября 1999 г. N 144), с изменениями.

4.2.1. В аппарате Судебного департамента правом издавать организационно-распорядительные документы обладают следующие должностные лица и коллегиальные органы:

 приказы             -  Генеральный директор;

                        первый  заместитель,   заместители   Генерального

                        директора   -    по    курируемым    направлениям

                        деятельности;

                     -  начальник           Главного           управления

                        организационно-правового обеспечения деятельности

                        судов - по вопросам  назначения  на   должность и

                        освобождения от должности администраторов судов;

                        начальник Управления капитального  строительства,

                        эксплуатации зданий и сооружений  -  по  вопросам

                        назначения  на  должность  и     освобождение# от

                        должности работников службы  эксплуатации  зданий

                        Судебного департамента;

 распоряжения        -  Генеральный директор;

                     -  первый  заместитель,   заместители   Генерального

                        директора;

                     -  начальники   главных   управлений,    управлений,

                        самостоятельных   отделов   в      пределах своей

                        компетенции;

 решения             -  коллегия  Судебного  департамента   (приложение N

                        21);

                     -  оперативное   совещание   руководящего    состава

                        Судебного департамента.

4.2.2. В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), используется форма изложения от первого лица единственного числа, например: ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ.

В решениях коллегиальных органов используется форма изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия РЕШИЛА. В совместных распорядительных документах (приказ, распоряжение) используется форма изложения от первого лица множественного числа, например: ПРИКАЗЫВАЕМ.

4.2.3. В распорядительной части приказа указываются исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

4.2.4. При подготовке и оформлении проектов приказов и распоряжений следует руководствоваться Инструкцией о порядке подготовки, оформления, представления на подпись проектов и регистрации приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей (утверждена приказом Генерального директора Судебного департамента от 28 июля 1999 г. N 77), с изменениями.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

4.3.1. Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Судебного департамента, обязательные для выполнения.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются руководителем структурного подразделения, заместителем Генерального директора, Генеральным директором. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

4.3.2. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заготовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела "Общие положения", в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и др.

4.3.3. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием слов: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Сокращенные наименования Судебного департамента и его структурных подразделений употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее - Судебный департамент) или (Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов - далее ГУОПО).

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

4.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих на заседании (при большом количестве присутствующих к протоколу прилагается список присутствовавших). К протоколу прилагается повестка дня; вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной записке, прилагаются к протоколу.

Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

4.4.3. Для оформления протокола оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента применяется сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.

4.4.4. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.4.5. Решением коллегии Судебного департамента может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый коллегией, прилагается к протоколу.

4.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения оперативного совещания, заседания коллегии.

4.4.7. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, протоколы научно-экспертного совета и др. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

4.4.8. Копии протоколов рассылаются членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения коллегии.

4.5.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

4.5.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В первой части указываются причины, вызвавшие письмо; во второй приводятся факты, разъяснения, сообщения, сопровождаемые расчетами; в третьей формулируется основная цель письма.

4.5.3. Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской Федерации, Совет судей Российской Федерации, высшие органы государственной власти и управления, руководителям федеральных органов исполнительной власти, подписывает Генеральный директор Судебного департамента.

6.1.1. Номенклатура дел Судебного департамента - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1989) - часть II.

6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамета (приложение N 22) составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником отдела делопроизводства Управления делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами в срок до 1 ноября текущего года,

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает и представляет в Управление делами предложения для включения в номенклатуру дел Судебного департамента.

6.1.4. Сводная номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 23) составляется ежегодно Управлением делами на основе номенклатуры дел структурных подразделений Судебного департамента. Сводная номенклатура дел подписывается управляющим делами, визируется ответственным за центральный архив и согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента, с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

6.1.5. После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в центральном архиве Судебного департамента. Четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6 1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года,

6.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента.

6.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются названия структурных подразделений. Разделы в сводной номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

6.1.10. В номенклатуру дел Судебного департамента включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом)

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.11. Графы номенклатуры дел Судебного департамента, его структурных подразделений заполняются в соответствии с приложениями N 22, N 23.

В графе 1 проставляются арабскими цифрами индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 6-2-03, где 6 - обозначение Управления делами, 2 - обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, 03 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). При наличии в деле нескольких томов, частей индекс проставляется на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих копии законодательных, иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, протоколы и решения коллегии, распорядительную документацию (приказы и распоряжения) и т.д.

Заголовок дела кратко отражает основное содержание и состав документов дела и включает в себя: название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии) или видов документов (протоколы, приказы), название структурного подразделения (адресат или корреспондент документа), краткое содержание документов дела, дата (период) к которой относятся документы дела. При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, списки и т.д.).

Например: Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента (справки, докладные записки).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о лицах ответственных за формирование дел.

6.1.12. В номенклатуру дел текущего года при необходимости включаются дополнительные, не предусмотренные ранее дела, которым присваиваются резервные номера.

6.1.13. По окончании года работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, заносят в номенклатуру дел итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляется в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел, которая представляется в центральный архив Судебного департамента.

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях, непосредственные исполнители документов.

6.2.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами под методическим руководством центрального архива Судебного департамента.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы отдельно от подлинников;

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);

- группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

- машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2").

6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

6.3.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем Управления делами.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заверителе дела (приложение N 24);

- составление внутренней описи документов дела (приложение N 25), внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

6.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы постоянно необходимые для работы; личные дела.

6.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 26).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.)

6.4.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

6.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

6.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Судебного департамента с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Судебного департамента, а в необходимых случаях Федеральная архивная служба России, экспертно-проверочная комиссия Государственного архива Российской Федерации.

Функции и права центральной экспертной комиссии Судебного департамента, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента (утверждено приказом Генерального директора Судебного департамента от 25 февраля 1999 г. N 23 и согласовано 27 января 1999 г. с Федеральной архивной службой России).

6.4.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), а также номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 27), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 28).

6.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (на лиц, уволенных из Судебного департамента).

6.5.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами. По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее, чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение N 29), которую готовит центральный архив Судебного департамента, и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

6.5.3. Описи дел структурных подразделений составляются и представляются на рассмотрение в центральный архив Судебного департамента через два года после завершения дел в делопроизводстве.

6.5.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером)#, порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.5.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.5.6 Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.5.7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.5.8. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.

7.1.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Судебного департамента.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив Судебного департамента.

7.1.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 30). На выданное дело может заводиться карта-заместитель дела (приложение N 31). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.2.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

7.2.2. Центральный архив Судебного департамента хранит документы аппарата Судебного департамента.

7.2.3. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о центральном архиве Судебного департамента, которое согласовывается с Федеральной архивной службой России и утверждается в установленном порядке.

7.2.4. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по сдаточным описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.5. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами.

7.2.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.7. Каждое дело принимает ответственный за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив Судебного департамента и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.2.9. Дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование по их письменному запросу с визой руководителя структурного подразделения на срок не более 1 месяца.

7.2.10. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок или пометок. О фактах недостачи или порчи выданных архивных дел ставится в известность руководитель соответствующего структурного подразделения Судебного департамента, заместитель Генерального директора Судебного департамента - куратор соответствующего структурного подразделения для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.