Накладная для перевозки (Ю. Савицкая, "Расчет", N 6, июнь 2004 г.)

Накладная для перевозки

Не стоит лишать своих покупателей вычета по НДС. А именно это произойдет, если вы неправильно оформите товарно-транспортную накладную.

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен довольно давно (совместная Инструкция Минфина, Госбанка СССР, Центрального статуправления и Министерства автомобильного транспорта от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998).

Но и по сей день в фирмах форму накладной заполняют кое-как, если вообще заполняют. Это может вылиться в проблемы не только у водителей с сотрудниками ГАИ, но и у бухгалтеров с налоговиками. Чтобы их избежать, надо правильно заполнить основные реквизиты накладной.

Сколько и для кого

Для товарно-транспортной накладной предусмотрен типовой бланк по форме N 1-Т. Он утвержден постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78.

Накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняет продавец (грузоотправитель). Данные этого раздела служат основанием для списания товаров у продавца и для оприходования их у покупателя (грузополучателя).

Транспортный раздел заполняют продавец и водитель. На основании данных этого раздела автоперевозчик и продавец рассчитываются между собой.

Накладную составляют в четырех экземплярах. Первый остается у продавца, второй - у покупателя, третий и четвертый передают автоперевозчику. Все четыре экземпляра накладной продавец заверяет печатью, а подписи ставят его работник, отпустивший товары, и водитель, принявший груз для перевозки.

Перед отправкой груза продавец должен передать водителю второй, третий и четвертый экземпляры накладной. Доставив груз, водитель передает их покупателю. Все три экземпляра подписывает и заверяет печатью фирмы-покупателя ее работник, принявший товары. Третий и четвертый экземпляры он возвращает водителю, который потом сдает их в бухгалтерию перевозчика. Последняя на основании товарно-транспортной накладной должна выписать счет за оказанные услуги и выслать его для оплаты вместе с третьим экземпляром накладной заказчику автотранспорта.

Товарно-транспортную накладную нужно составлять для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля. Если на одном автомобиле одновременно перевозят несколько грузов в адрес разных покупателей, выпишите накладную для каждого покупателя отдельно.

Правда, из этого правила есть исключение: на автомобиле в течение смены перевозят однородные грузы от одного продавца одному покупателю на одно и то же расстояние. В этом случае можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу. На промежуточные поездки продавец выдает водителю талон, составленный в произвольной форме (п. 11 Инструкции от 30 ноября 1983 г.). Его реквизиты согласовывают между собой автоперевозчик, продавец и покупатель. Главное, чтобы в талоне была информация о количестве перевозимого груза, времени работы и простоя автомобиля.

Талон заполняют в трех экземплярах: первый остается у продавца, второй - у водителя, третий - у покупателя. Перед последней поездкой продавец вместо выданных талонов оформляет товарно-транспортную накладную на все количество перевезенного груза, а талоны уничтожает.

Самое важное для продавца и покупателя

Кроме общих сведений о себе и своем покупателе (название, адрес и телефон) продавец в специальной таблице указывает всю информацию о грузе (наименование, количество, цена, единица измерения, вид упаковки, масса и т. д.).

Если в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых товаров, заполните и приложите к ней простую накладную по форме N ТОРГ-12.

В этом случае в незаполненных строках товарно-транспортной накладной напишите, что в качестве товарного раздела вы приложили простую накладную, без которой товарно-транспортная накладная недействительна. Укажите ее номер и дату выписки.

После того как прибудет автомобиль, и товар будет загружен, в товарно-транспортной накладной запишите номер путевого листа, наименование транспортной организации, фамилию и инициалы водителя, марки и номера автомобиля и прицепов.

Обязательно укажите наименование и номера документов, которые вы прилагаете к товарно-транспортной накладной (железнодорожных накладных, сертификатов, удостоверений, свидетельств и т. д.). Эти документы водитель обязан передать вместе с товаром покупателю.

Помимо краткой информации о товарах укажите их массу с точностью до 0,01 тонны отдельно по всем наименованиям, а также способ, которым вы ее определяли (на весах, по стандарту, замеру или расчетным путем).

Если товар перевозят по талонам, укажите общее количество поездок. Кроме того, если товары перевозят в контейнерах, цистернах и подобных емкостях под пломбой, укажите образец (или номер) ее оттиска. Прием товаров к перевозке должен заверить своей подписью водитель во всех экземплярах накладной.

Продавец также заполняет информацию о погрузочных работах (исполнитель, способ и время погрузки) и транспортных услугах, которые оказал водитель при погрузке (упаковка, увязка груза, информационные услуги и т.д.).

После того как товар будет доставлен покупателю, водитель сдает три экземпляра товарно-транспортной накладной его представителю. Этот представитель должен указать в накладных, кто выполнял разгрузочные работы, способ и время разгрузки, общее количество мест груза, его общую массу в тоннах с точностью до 0,01.

Что заполняет автоперевозчик

Если для перевозки привлекли стороннюю транспортную организацию, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной вместе с путевым листом водитель отдает ей.

Автоперевозчик заполняет строки "Код заказчика", "Маршрут N" и "Гаражные номера прицепов". В строке "Вид перевозки" записывают наименование вида перевозки, например: сдельный тариф, повременный тариф, покилометровый тариф, оплата за поездку и т. д.

Кроме того, транспортная организация заполняет раздел "Прочие сведения", в котором указывает расстояние перевозки с разбивкой по группам дорог, стоимость транспортных услуг и заработную плату водителя.

Пример

ЗАО "Актив" отгрузило ООО "Баланс" 100 пар обуви в картонных коробках. Вес товара без учета тары (вес нетто) - 0,05 т, вес с учетом коробок (вес брутто) - 0,05 т. Стоимость одной пары обуви - 1000 руб. Общая стоимость партии - 100 000 руб. (100 шт. x 1000 руб.). Товар доставляет ООО "Пассив".

То, как в "Пассиве" заполнили товарно-транспортную накладную, смотрите на следующей странице.

Осторожно

Грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом (п.5 Инструкции от 30 ноября 1983 г.).

Кроме того, товарно-транспортная накладная - единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель - оприходовать (п. 6 Инструкции от 30 ноября 1983 г.).

Совет

Специалисты по логистике советуют при погрузке следовать указаниям водителя, сделав при этом соответствующую надпись в товарно-транспортной накладной, например такую: "Погрузка осуществлена в соответствии с указаниями водителя". Эту надпись должен заверить водитель своей подписью. Тем самым вы защитите себя от ответственности, если в результате неправильной погрузки будет поврежден товар.

1. Товарный раздел (заполняется грузоотправителем)

/-----------------------------------------------------------------------------------------------\

|Код    |Номер  |Артикул|Коли-|Цена,  |Наименова-  |Еди-|Вид    |Коли-|Мас-|Сумма, |Порядковый  |

|продук-|прейс- |или но-|чест-|руб.   |ние продук- |ница|упаков-|чест-|са, |руб.   |номер записи|

|ции    |куранта|мер  по|во   |коп.   |ции, товара |из- |ки     |во   |т   |коп.   |по складской|

|(номен-|и   до-|прейс- |     |       |(груза),    |ме- |       |мест |    |       |картотеке   |

|клатур-|полне- |куранту|     |       |ТУ, марка,  |ре- |       |     |    |       |(грузоотпра-|

|ный но-|ния   к|       |     |       |размер, сорт|ния |       |     |    |       |вителю, гру-|

|мер)   |нему   |       |     |       |            |    |       |     |    |       |зополучате- |

|       |       |       |     |       |            |    |       |     |    |       |лю)         |

|-------+-------+-------+-----+-------+------------+----+-------+-----+----+-------+------------|

|   1   |   2   |   3   |  4  |   5   |      6     |  7 |    8  |  9  | 10 |  11   |     13     |

|-------+-------+-------+-----+-------+------------+----+-------+-----+----+-------+------------|

|   -   |   -   |   -   | 100 |1000-00|    обувь   | шт.|коробка| 100 | 0,5|100 000|     20     |

|       |       |       |     |       |            |    |картон-|     |    |       |            |

|       |       |       |     |       |            |    |ная    |     |    |       |            |

\---------------------------------------------------------------+----------+-------+------------/

Товарная накладная имеет продолжение на  -  листах, на бланках  |Наценка, %|   -   |

                                       ----                     |----------+-------|

за N  -   и содержит    один    порядковых номеров записей      |Складские |   -   |

     ----            ----------                                 |или  тран-|       |

                     (прописью)                                 |спортные  |       |

Всего наименований    одно    Масса гру- ноль т пятьде- /----\  |расходы   |       |

                              за (нетто) -------------- |0,05|т |----------+-------|

                                         сят кг         |    |  |Всего    к|100 000|

                                         -------------- |----|  |оплате    |       |

                                         (прописью)     |    |  \------------------/

Всего мест    одно    Масса гру- ноль т пятьдесят кг    |0,05|т

           ---------- за (нетто) ---------------------- \----/

           (прописью)

Приложение (паспорта,                              листах          |По доверенности N_____ от "  "_________ года

сертификата и т.п.) на                    ----------                 |выданной________________________________________________________________

                                         (прописью)

Всего  на сумму_______________________________________руб.______коп.    |Груз к перевозке принял ______________ _______ _________________________

                                       прописью                         |                             должность подпись   расшифровка подписи

Отпуск разрешил________ _______ ___________  Главный (старший)          |(При личном приеме товара

              должность подпись расшифровка  бухгалтер______ ___________|по количеству и ассортименту)

                                 подписи             подпись расшифровка|________________________________________________________________________

Отпуск груза произвел ________ _______ ___________             подписи  |Груз получил грузоотправитель_________ _______ _________________________

                     должность подпись расшифровка                      |                             должность подпись   расшифровка подписи

                                        подписи

                                     М.П.

                                            "   "________________ года

                         II. Транспортный раздел

                             Сведения о грузе     

/-----------------------------------------------------------------------\

|Краткое |С грузом |Вид упа- |Коли- |Способ оп-|Код |Номер  |Класс|Масса|

|описание|следуют  |ковки    |чество|ределения |гру-|контей-|груза|брут-|

|груза   |документы|         |мест  |массы     |за  |нера   |     |то, т|

|--------+---------+---------+------+----------+----+-------+-----+-----|

|    1   |    2    |    3    |   4  |     5    |  6 |   7   |  8  |  9  |

|--------+---------+---------+------+----------+----+-------+-----+-----|

|1. обувь|сертифи- |коробка  |  100 | на весах |  - |   -   |  -  | 0,05|

|        |кат      |картонная|      |          |    |       |     |     |

\----------------------------------------------+----+-------------+-----|

                                 Количество    |    |Итого: масса | 0,05|

                                 ездок, заездов|  1 |      брутто,|     |

                                               \----/         т   \-----/

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 6, июнь 2004 г.