Путевый лист ("Расчет", N 7, июль 2004 г.)

Путевый лист

Чтобы учесть расходы на бензин, недостаточно кассового чека и авансового отчета. Налоговики потребуют путевой лист, составленный по всем правилам.

Неизбежная трата - неизбежный документ

Затраты на бензин - неизбежная статья расходов тех фирм, у которых есть автомобиль. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, их надо обосновать и подтвердить первичными документами (ст. 252 НК).

Обосновать покупку бензина несложно, если фирма использует автомобили в своей деятельности, например для поездок руководителя или перевозки товаров. Иначе обстоит дело с первичными документами. Помимо авансовых отчетов и кассовых чеков налоговики требуют путевые листы. Именно они содержат информацию о пройденных автомобилем километрах и расходе топлива.

На многих фирмах относятся к заполнению путевых листов формально: в них отражают лишь самую общую информацию, например марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую совершенно бесполезную, на взгляд бухгалтера, информацию. Это и дает налоговикам вполне законное основание исключить из состава расходов затраты на топливо.

Аргументируя свою позицию, проверяющие говорят, что первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Путевым листам не повезло: их формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78.

Спорить с налоговиками бесполезно, в этом вопросе они непреклонны. Чтобы на фирме не успели внести в путевые листы исправления, их, как правило, изымают до окончания проверки. Если налоговики заподозрят, что представители фирмы обратятся в суд, они оставят документы у себя до окончания судебного разбирательства. Избежать этих неприятных моментов несложно: заполняйте путевые листы по всем правилам.

Путевые листы отличаются в зависимости от вида автомобиля. Для легковых предназначена форма N 3, для грузовых - формы N 4-С и 4-П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Путевка для грузовика

Если фирма перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму N 4-С, если на условиях повременной оплаты - форму N 4-П.

Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной (о том, как правильно составить этот документ, "Расчет" рассказывал в предыдущем номере на стр.114). Причем путевой лист выдают только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. Всю информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме N 8 (утвержден постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78).

На путевом листе обязательно ставят печать фирмы и дату его выдачи. Заполняет лист диспетчер или другой сотрудник (кроме водителя), которого назначает руководитель. Как правило, этим "счастливцем" оказывается бухгалтер.

Укажите фамилию, инициалы, номер удостоверения и класс водителя, а также табельный номер, который ему присвоили на автопредприятии. Запишите марки, государственные и гаражные номера автомобиля и прицепа, а также фамилии и инициалы сопровождающих автомобиль сотрудников, например грузчиков, экспедиторов и т.д.

В разделе "Задание водителю" укажите пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы "Показания спидометра" определите нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Чтобы определить нормативный расход горючего, умножьте пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, полученный результат разделите на 100.

Чтобы узнать фактический расход горючего, к остатку горючего в баке автомобиля на начало смены прибавьте количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены. Из этой суммы вычтите остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

Уделите особое внимание графе "Движение горючего". Если фирма имеет собственную автозаправочную станцию, количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик. Если водители получают талоны на горючее, то укажите в этой графе количество топлива в литрах, на которое выданы талоны. Если водитель покупает бензин на автозаправочной станции, то эту графу он заполняет самостоятельно.

Раздел путевого листа "Таксировка" заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.

Путевой лист по форме N 4-П, имеет отрывной талон и специальный раздел "Выполнение задания". Их заполняет работник фирмы-грузополучателя. На основании талона определите стоимость транспортной услуги и предъявите заказчику счет на оплату. К счету приложите сам талон: путевой лист должен остаться у вас.

Путевка для легковушки

Путевой лист по форме N 3 также выписывает диспетчер или сотрудник, которого назначил руководитель. Как правило, путевой лист выписывают только на один день (смену) работы водителя, а новый выдают, если водитель сдаст предыдущий. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней.

Выдавая водителю путевой лист, сделайте запись в журнале их учета. Его форма точно такая же, как в случае грузовых перевозок. Порядок заполнения самого листа тоже во многом совпадает с путевыми листами для грузовых перевозок.

Не забудьте указать данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используют для лицензируемых видов перевозок (например, перевозки пассажиров на коммерческой основе), то по строке "Лицензионная карточка" сделайте соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эту строку прочеркните.

Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик. Если у фирмы механика нет, технический осмотр автомобиля может проводить другой сотрудник, например заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Проследите за тем, чтобы показания спидометра на начало дня совпадали с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля.

На оборотной стороне листа укажите пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы.

Показатель графы "Результат работы автомобиля за смену"/"Пройдено, км" должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполните графу "Код заказчика".

Если вы начисляете зарплату водителю по повременной системе оплаты труда, в разделе "Результат работы автомобиля за смену" укажите количество отработанных часов по строке "Всего в наряде, ч". Сумму начисленной зарплаты укажите в строке "За часы, руб. коп.". Если вы начисляете зарплату водителю по сдельной системе оплаты труда - укажите пройденный километраж (строка "Пройдено, км"). Сумму начисленной зарплаты укажите в строке "За километраж, руб. коп.". После того как вы начислите водителю зарплату, подпишите оборотную сторону путевого листа.

Пример

ООО "Пассив" имеет на балансе автомобиль ВАЗ-2108. Расход топлива этой марки машины равен 7 л на 100 км.

На начало смены 21 июня 2004 года в баке автомобиля было 5 литров бензина, а спидометр показывал 50 200 км. В течение рабочего дня водитель Иванов заправил 10 литров бензина АИ-92 по цене 11 руб. за литр. За смену машина прошла 150 км. Остаток бензина на конец рабочего дня составил 5 литров.

Бухгалтер "Пассива" рассчитал фактический расход горючего за смену:

5 л + 10 л - 5 л = 10 л.

Нормативный расход топлива составил:

7 л x 150 км : 100 км = 10,5 л.

Следовательно, водитель сэкономил 0,5 литра горючего за смену.

Путевой лист будет заполнен следующим образом.

Место для штампа организации

Типовая межотраслевая форма N 3
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11.97 N 78

        Путевой лист легкового автомобиля   АА     N    100       

                                           --------   ------------

                                            серия

              "21" июня 2004 г.

                   ------

                                                              /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД | 0345001 |

                                                              |---------|

Организация  ООО "Пассив", г. Москва, ул. Водная      по ОКПО | 40062011|

            -------------------------------------             \---------/

              наименование, адрес, номер телефона

                     д. 1, тел.122-11-22

-------------------------------------------------------------

                                                              /---------\

Марка автомобиля            ВАЗ-2108                          |         |

                 -------------------------------------------  |---------|

Государственный номерной знак  М555НА77        Гаражный номер |         |

                              ---------------                 |---------|

Водитель   Иванов С.С.                        Табельный номер |   15    |

         -----------------------------------                  \---------/

             фамилия, имя, отчество

Удостоверение N   0012345                        Класс       В

                --------------------------------      -----------------

                      стандартная, ограниченная

Лицензионная карточка --------------------------

                        ненужное зачеркнуть

Регистрационный N        -                  Серия   -     N   -

                  ---------------------           -------   -------

             Задание водителю             |Автомобиль технически исправен

                                          |                        /-----\

В распоряжение        ООО "Пассив"        |Показания спидометра, км|55200|

               ---------------------------|                        \-----/

                     наименование         |Выезд разрешен

      дирекция              /------------\|Механик Сидоров   Сидоров В.В.

                            |            ||       ----------  ---------------

-----------------------------------------/|       подпись    расшифровка

       организация                        |                  подписи

                                          |Автомобиль в технически

                    ул. Водная, д. 1      |исправном состоянии принял

Адрес подачи------------------------------|Водитель Иванов    Иванов С.С.

                                          |        --------  ------------

------------------------------------------|        подпись    расшифровка

------------------------------------------|                   подписи

                                          |         /-------------------\

                                 /-------\|         | марка  |   код    |

Время выезда из гаража, ч, мин   | 9.00  ||Горючее  |--------+----------|

                                 \-------/|         | АИ-92  |     -    |

                                          |         \-------------------/

Диспетчер-нарядчик Петров   Петров А.И.   |      Движение горючего

                  --------- --------------|

                  подпись    расшифровка  |                    /--------\

                               подписи    |                    |коли-   |

                                          |                    |чество, |

                                          |                    |   л    |

                                          |                    |--------|

                                 /-------\|Выдано:             |        |

Время возвращения в гараж, ч, мин|18.00  ||по заправочному     |--------|

                                 \-------/|листу N________     |   10   |

                                          |--------------------+--------|

Диспетчер-нарядчик Петров    Петров А.И.  |Остаток: при выезде |    5   |

                  --------  --------------|                    |        |

                  подпись    расшифровка  |         при возвра-|--------|

                               подписи    |         щении      |    5   |

                                          |                    |--------|

                                          |Расход:  по норме   |  10,5  |

                                          |                    |--------|

                                          |         фактически |   10   |

                                          |                    |--------|

                                          |Экономия            |   0,5  |

Опоздания, ожидания, простои в пути, заез-|                    |--------|

ды в гараж и прочие отметки --------------|Перерасход          |    -   |

    Перерыв на обед с 13.00 до 14.00      |                    \--------/

------------------------------------------|Автомобиль принял.   Показания

------------------------------------------|спидометра при  возвращении  в

Автомобиль сдал Иванов     Иванов С.С.    |гараж, км /------------------\

водитель       ----------- ---------------|          |   55350          |

                 подпись    расшифровка   |          \------------------/

                              подписи     |Механик Сидоров   Сидоров В.В.

                                          |        --------- -------------

 М.П.                                     |        подпись   расшифровка

                                          |                    подписи

Оборотная сторона формы N 3

Номер по по- рядку	Код заказчика	Место		Время				Пройдено, км	Подпись лица, пользовав- шегося ав- томобилем
		отправ- ления	назна- чения	выезда		возвра- щения
				ч	мин.	ч	мин.
1	-	ул. Вод- ная, д. 1	ул. Све- жая, д. 54	9	00	10	20	40
2	-	ул. Све- жая, 54	ул. Мос- ковская, д. 5	10	50	11	30	20
3	-	ул. Мос- ковская, д.5	ул. Дальняя, д. 12/2	11	50	12	30	20
4	-	ул. Дальняя, д. 12/2	пр. Доб- рый, д. 6	14	20	15	40	30
5	-	пр. Доб- рый, д.6	ул. Лет- няя, д. 32	16	00	16	30	20
6	-	ул. Лет- няя, д. 32	ул. Вод- ная, 1	17	40	18	00	20

Расчет заработной платы:

Результат работы автомобиля за смену:

                   /----------\                        /----------------\

всего в наряде, ч  |    8     | за километраж, руб.коп.|       -        |

                   \----------/                        \----------------|

                   /----------\                        /----------------|

пройдено, км       |   150    | за часы, руб.коп.      |800 руб. 00 коп.|

                   \----------/                        \----------------|

                                                       /----------------|

                                Итого, руб.коп.        |800 руб. 00 коп.|

                                                       \----------------/

Расчет произвел  бухгалтер  Борисова   Борисова Л.Ю.

                ----------- ---------- -------------------

                должность   подпись    расшифровка подписи

"Расчет", N 7, июль 2004 г.