Расходы на электронного помощника (А. Михайловский, "Московский бухгалтер", N 8, август 2004 г.)

Расходы на электронного помощника

Правовую базу или бухгалтерскую программу использует, наверное, каждый столичный бухгалтер. Однако, помогая наладить бухгалтерский и налоговый учет, электронные помощники довольно часто сами вызывают ряд вопросов.

Лицензионный помощник всегда вовремя найдет нужный документ или подскажет, как отразить ту или иную операцию. Вместе с тем учет самой базы вызывает трудности и разбирательства во время налоговых проверок.

В первую очередь из-за того, что некоторые законодательные акты четких ответов на то, как модернизировать и дорабатывать программы, не дают. К тому же между бухгалтерским и налоговым учетом есть определенные различия. Да и не всем фирмам инспекторы разрешают затраты на приобретение и обновление программ включать в свои расходы.

Бедные упрощенцы

Московские фискалы считают, что упрощенцам расходы на приобретение и обновление правовых баз для расчета единого налога брать нельзя (об этом в июньском номере "Московского бухгалтера" на стр. 78 в нашей "Горячей линии" рассказала Тамара Ухина). Объясняют они это тем, что такие расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. То есть они экономически не обоснованы и не направлены на получение дохода.

Если у самой фирмы-упрощенца не консультационная деятельность, то на расходы базу взять не получится. Это, конечно, странно. Почему же для общего режима такие расходы не вызывают сомнения у чиновников? Ведь 252-я статья "одна на всех". Видимо, чиновники забыли про подпункт 19 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Там прямо сказано: фирмам и предпринимателям, перешедшим на упрощенный режим налогообложения, можно учитывать расходы, связанные с приобретением прав на использование программ и баз данных. То есть учесть упрощенцу можно не только правовую, но и бухгалтерскую программу.

Покупаем базу

При приобретении программы может возникнуть разница между бухгалтерским и налоговым учетом. Дело в том, что расходы на покупку в налоговом учете можно списать сразу. Затраты на ее приобретение и обновление будут относиться в состав прочих расходов (ст. 264 НК).

Если фирма считает налог на прибыль по методу начисления, такие расходы уменьшают налог на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Но только в случае, если договором не определен конкретный срок использования системы. Если же срок определен, затраты списывают равномерно в течение срока действия договора.

Как правило, справочно-правовые системы передаются пользователю на неограниченный срок. Поэтому, недолго думая, расходы на покупку программы можно в полном объеме включать в затраты того периода, когда они были поставлены. Если же фирма применяет кассовый метод, расходы можно списать сразу после оплаты системы.

В бухгалтерском учете затраты надо отразить на счете 97 "Расходы будущих периодов". И только затем их надо равномерно списывать. Если конкретного срока в договоре не указано, сколько времени списывать со счета 97, должна решить сама фирма. Для этого достаточно приказа руководителя. И не забудьте стоимость полученной программы или базы отразить по дебету забалансового счета 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

То есть в налоговом учете можно расходы списать сразу, а в бухгалтерском это делать надо равномерно. Поэтому и может возникнуть разница в учетах. Точнее, появится "налогооблагаемая временная разница", рассчитать которую надо по ПБУ 18/02. Конечно же, можно равномерно списывать расходы и в налоговом учете. Тогда разницы не возникнет. Но фирме, которая хочет уменьшать налог на прибыль сразу, такой вариант не подойдет.

Обновление

Естественно, правовые базы надо постоянно обновлять. К тому же на программы могут ставить новые оболочки или усовершенствования.

В налоговом учете на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса расходы на обновление относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

В бухгалтерском учете, если речь идет об информационном пополнении справочно-правовых систем, расходы организации признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место. При этом факт оказания информационных услуг должен подтверждаться соответствующим документом, например актом, подписанным обеими сторонами.

А вот с доработкой или модернизацией дело обстоит следующим образом. Если программа является нематериальным активом и приобретена за плату, то доработка увеличивает ее первоначальную стоимость. Это следует из пункта 6 ПБУ 14/2000. А вот как быть с налогом на прибыль - непонятно. Налоговый кодекс ничего не говорит по поводу того, надо ли стоимость нематериального актива увеличивать.

Если же правовая база отражается на счете 97, то есть не является нематериальным активом, модернизацию надо отправить на этот же счет. Кодекс же по этому поводу опять ничего не объясняет. Судя по всему для налогового учета нужно руководствоваться 264-й статьей кодекса. То есть, как и расходы на приобретение базы или программы, списать доработку нужно единовременно, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Мнение

Дмитрий Мазепа, аудитор:

"Довольно часто предприятия считают, что покупка для себя лицензионного программного обеспечения является слишком дорогой. Поэтому бухгалтеры идут на рынок и покупают пиратские диски. При этом они думают, что если в учете их не отражать, то и последствий никаких не будет. Однако это не так.

Покупая пиратский диск, фирма нарушает Закон от 23 сентября 1992 г. N 3523-1 "О правовой охране программ для электронных машин и баз данных". А в соответствии с пунктом 2 статьи 17 этого закона подобные экземпляры являются контрафактными. На них может быть наложен арест. Поэтому при налоговой или иной проверке компьютер с пиратской базой вас "предаст" - и его могут забрать. Фирму оштрафуют, да еще и автор может предъявить свои требования".

Пример

ЗАО "Союз" приобрело в июне 2004 года права на использование правовой базы "Юрист". Стоимость приобретения составила 20 000 руб. В бухгалтерском учете были составлены проводки:

Дебет 97 Кредит 51

- 20 000 руб. - расходы на приобретение базы отражены в составе расходов будущих периодов.

В соответствии с приказом руководителя организации срок использования правовой базы - 3 года. Поэтому ежемесячно, начиная с июня, в состав расходов для целей бухгалтерского учета будет списываться сумма в размере 555,56 руб. (20 000 руб. : 3 г./ 12 мес.):

Дебет 26 Кредит 97

- 555,56 руб.

Перед составлением бухгалтерской отчетности надо рассчитать "отложенное налоговое обязательство":

Дебет 68 Кредит 77

- 4667 руб. (19 444,44 руб. х 0,24).

За июнь-сентябрь 2004 года временная разница уменьшилась на 2 222,24 руб. (555,56 руб. х 4 мес.). Соответственно уменьшилось и отложенное налоговое обязательство:

Дебет 77 Кредит 68

- 533,34 руб. (2 222,24 руб. х 0,24) - отражено уменьшение отложенного налогового обязательства.

За следующие 3 месяца, то есть к концу 2004 года, возникшая разница уменьшится еще на 1666,68 руб. Поэтому в конце года необходимо будет сделать такую же проводку:

Дебет 77 Кредит 68

- 400 руб. (1 666,68 руб. х 0,24) - отражено уменьшение отложенного налогового обязательства.

А. Михайловский

"Московский бухгалтер", N 8, август 2004 г.