Модернизация под видом ремонта (Ю. Шемелева, "Расчет", N 8, август 2004 г.)

Модернизация под видом ремонта

Компьютерная техника очень быстро устаревает, и ее постоянно приходится модернизировать. Не спешите увеличивать в налоговом учете ее стоимость - в Минфине считают, что делать это надо далеко не всегда.

Ценный совет

Компьютеры, особенно старые, могут выйти из строя. В этом случае вам придется устранить поломку. Купив и установив новую, а значит, и более современную деталь, вы скорее всего измените эксплуатационные характеристики компьютера. Сей факт не означает, что произошла его модернизация.

Если замена вышедших из строя запасных частей не повлияла на его функциональное предназначение, можно говорить о ремонте основного средства (письмо Минфина от 22 июня 2004 г. N 03-02-04/5). Например, в компьютере бухгалтера заменили несколько вышедших из строя узлов, за счет чего увеличилась скорость его работы. Однако сам компьютер как использовали для составления баланса, так и продолжают использовать.

Это означает, что можно списать затраты на запчасти в составе расходов на ремонт основных средств. Тем самым вы минимизируете налог на имущество и единовременно уменьшаете налог на прибыль, не дожидаясь, когда затраты будут самортизированы.

Поступить аналогичным образом можно и в том случае, если никакой поломки не было, а вы просто решили улучшить работу компьютера. Это более чем выгодно, если в вашей фирме много компьютеров. Главное - правильно оформить первичные документы. Но обо всем по порядку.

Два варианта учета

Затраты на ремонт основных средств как в бухгалтерском, так и в налоговом учете можно списать двумя способами. Чаще всего их учитывают в составе текущих расходов того отчетного периода, в котором они произошли (п. 1 ст. 260 НК).

Некоторые фирмы предпочитают создавать специальный резерв (п. 3 ст. 260 НК). Этот вариант, как правило, используют, если затраты на ремонт основных средств из года в год составляют значительную сумму.

В декларации по налогу на прибыль суммы затрат на ремонт основных средств отражают по строке 050 приложения 2 к листу 02.

Пример

Системный администратор ООО "Пассив" в августе 2004 года заменил в компьютере бухгалтера вышедший из строя жесткий диск. Стоимость нового составила 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.). После ремонта компьютер, как и прежде, используют в бухгалтерии для учета и составления отчетности.

Налог на прибыль "Пассив" платит ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.

Бухгалтер "Пассива" сделает в учете проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 3540 руб. - выданы деньги под отчет;

Дебет 60 Кредит 71

- 3540 руб. - оплачены запчасти;

Дебет 10 Кредит 60

- 3000 руб. - оприходованы запчасти;

Дебет 19 Кредит 60

- 540 руб. - учтен НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 540 руб. - принят к вычету НДС;

Дебет 44 Кредит 10

- 3000 руб. - использованы запчасти для ремонта компьютера.

Расходы в сумме 3000 руб. бухгалтер отразит в декларации по налогу на прибыль за август 2004 года.

Далеко не всегда причиной замены одной детали на другую является ее поломка. Зачастую это делают с единственной целью - усовершенствовать работу компьютера.

Если налоговый инспектор по документам обнаружит, что вы заменили работоспособную деталь на более современную, он вряд ли позволит учесть такие затраты в составе расходов на ремонт. Поэтому, усовершенствовав компьютеры фирмы, проследите за тем, как оформлены первичные документы.

Системный администратор или человек, который непосредственно работает за данным компьютером, должен написать на имя руководителя служебную записку, сообщив в ней о поломке детали, которую вы хотите заменить. Руководитель должен завизировать этот документ, распорядившись провести ремонт указанного в записке компьютера. Если у инспектора впоследствии возникнут вопросы относительно необходимости ремонта, покажите ему эту служебную записку.

Фирмы, у которых много основных средств, предпочитают создавать специальный резерв: единовременное списание затрат на ремонт может привести к резким колебаниям себестоимости, что затрудняет финансовое планирование и оптимизацию налогообложения.

Сформировать такой резерв позволяет и бухгалтерский, и налоговый учет. Правда, резерв необходимо предусмотреть в учетной политике фирмы. Кроме того, в учетной политике указывают норматив ежемесячных отчислений в резервный фонд.

В налоговом учете резерв создают в соответствии со статьей 324 Налогового кодекса. Отчисления в резерв бухгалтер рассчитывает исходя из совокупной стоимости основных средств и норматива отчислений.

Рассчитывая норматив отчислений в резерв, бухгалтер должен определить предельную сумму отчислений. Она зависит от того, как часто фирма предполагает ремонтировать свои основные средства, и от сметной стоимости ремонтных работ.

Предельная сумма резерва не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, которая сложилась за последние три года. Отчисления в резерв списывают равными долями в последний день отчетного периода по налогу на прибыль.

Чтобы избежать временных разниц, в бухгалтерском учете формируйте резерв в аналогичном порядке.

После того как вы создали резерв, списывайте в течение года расходы на ремонт в установленных пределах независимо от того, ремонтируете вы основные средства или нет.

Если фактические затраты по итогам года окажутся меньше созданного резерва, оставшуюся сумму учтите как внереализационный доход фирмы. Если, наоборот, - больше, учтите разницу в составе прочих расходов. В бухучете сумму неиспользованного резерва в конце года нужно сторнировать.

Истинная модернизация

Прикрыть модернизацию ремонтом получится, к сожалению, не всегда. Если после установки на компьютер новых деталей или узлов его стали использовать для решения других задач, например передали из бухгалтерии дизайнеру, затраты придется классифицировать как модернизацию. На их сумму бухгалтер должен увеличить стоимость компьютера и в бухгалтерском, и в налоговом учете (п. 2 ст. 257 НК, п. 14 и 27 ПБУ 6/01). При этом может увеличиться срок его полезного использования. Правда, только в пределах сроков, которые установлены для соответствующей амортизационной группы (п. 1 ст. 258 НК). В бухгалтерском учете вы также можете установить новый срок полезного использования (п. 20 ПБУ 6/01).

Изменив первоначальную стоимость компьютера, скорректируйте сумму ежемесячных амортизационных отчислений. Причем начисляйте амортизацию по новой норме с месяца, следующего за месяцем, в котором модернизировали компьютер.

Пример

Системный администратор ООО "Пассив" в августе 2004 года модернизировал один из компьютеров, который использовал секретарь для составления писем, договоров и различных отчетов.

Стоимость работ по модернизации составила 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.). После модернизации на компьютер установили бухгалтерскую программу и передали его для работы в бухгалтерию.

Первоначальная стоимость компьютера в бухгалтерском и в налоговом учете составляет 24 000 руб., срок полезного использования - 4 года.

Бухгалтер "Пассива" начисляет амортизацию линейным способом.

Компьютер ввели в эксплуатацию в августе 2003 года, в августе 2004 года его остаточная стоимость составила 18 000 руб. После модернизации срок полезного использования компьютера увеличили на 1 год.

Бухгалтер сделает в августе 2004 года проводки:

Дебет 08 Кредит 60

- 10 000 руб. (11 800 - 1800) - отражена стоимость модернизации компьютера;

Дебет 19 Кредит 60

- 1800 руб. - учтен НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 11 800 руб. - оплачены работы по модернизации;

Дебет 01 Кредит 08

- 10 000 руб. - увеличена первоначальная стоимость компьютера;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1800 руб. - принят к вычету НДС.

После модернизации стоимость компьютера равна:

18 000 руб. + 10 000 руб. = 28 000 руб.

Новая ежемесячная сумма амортизации составляет:

28 000 руб. : 4 года (4 - 1 + 1) : 12 мес. = 583 руб.

Начиная с сентября 2004 года бухгалтер будет начислять амортизацию по компьютеру по этой норме.

Ю. Шемелева,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 8, август 2004 г.