Как стать идеальным главбухом (Е. Давыдова, "Расчет", N 8, август 2004 г.)

Как стать идеальным главбухом

На главном бухгалтере лежит ответственность за недочеты подчиненных. Вы избежите "дорогих" ошибок, если научитесь искусству управления и максимально эффективно организуете работу в коллективе.

Административная реформа

Главбухи - люди, уже поработавшие простыми бухгалтерами. Это определяет черты их характера: методичность, аккуратность, последовательность, терпеливость - экспансивные натуры вряд ли смогут повторять из года в год одно и то же.

Но даже опытный специалист может быть плохим руководителем. Однако главбухами не рождаются. Искусство управления шлифуется годами. Высший пилотаж - когда вы перестанете выполнять работу за подчиненных, а будете только ее контролировать. Добиться этого помогут навыки, которыми должен обладать любой начальник.

Для начала займитесь распределением работ. Главное, согласуйте с каждым бухгалтером его участок, чтобы избежать дублирования и ошибок.

Нередко из-за незнания своих обязанностей бухгалтеры ссорятся между собой. Особенно когда нужно выполнить чисто механическую работу. "Раньше я работала в торговой фирме, - рассказывает бухгалтер пензенской фирмы "Самко" Алла Свирелева. - Все бухгалтеры постоянно ругались из-за того, кто должен подшивать счета-фактуры. Делать это, естественно никому не хотелось, вот и перекладывали друг на друга..."

В этой ситуации виноват главбух фирмы, который не смог скоординировать работу коллег. Чтобы не повторить этой ошибки, закрепите за каждым подчиненным его обязанности.

И здесь нормы

Навешивая на подчиненных лишнюю работу, будьте готовы к их неуспеваемости. Они будут вынуждены перекраивать свой рабочий график: работать на восьмичасовой износ, либо оставаться на работе внеурочно. А это - гарантия частых ошибок.

Поэтому в искусстве управления помогут должностные инструкции. С ними и вы, и весь коллектив будете знать, чем конкретно занимается каждый сотрудник.

"В работе постоянно возникают какие-то вопросы. Я их фиксирую. Потом разрабатываю инструкцию, кто и как будет эти вопросы решать, - рассказывает главбух московской консультационной фирмы "Прагматики" Виталий Меньшиков. - Все инструкции хранятся у нас на видном месте, чтобы избежать недоразумений по разделению полномочий сотрудников. У нас существует правило: если бухгалтер не уверен в чем-то, то смотрит инструкцию, если после этого вопросы остаются - спрашивает меня".

"Я разработал нормы на все бухгалтерские операции, - делится опытом главбух аудиторской фирмы "Конта" из Новосибирска Сергей Еремеев, - и написал коллегам должностные инструкции. С помощью норм я легко определил, что и в какой срок должен делать тот или иной бухгалтер. Нормы я определил опытным путем: посчитал, сколько времени требуется на выполнение каждой бухгалтерской операции. Долго, конечно, - но зато помогло".

После нормирования вы можете обнаружить, что работы в бухгалтерии больше, чем ее может выполнять имеющееся количество сотрудников. Тогда прямая дорога к директору фирмы - пусть расширяет штат бухгалтерии либо повышает зарплату.

Доброе слово всем приятно

Вспомните: когда вы были простым бухгалтером, работа шла веселее, если ваш вклад в общее дело был замечен и оценен руководителем. Самое вредное - игнорировать результаты работы своего подчиненного. Даже если вы недовольны ими, обсудите это с работником. Возможно, он задержал задание по объективной причине.

"Наш бывший главбух был тираном, иначе его никак не назовешь, - рассказывает бухгалтер питерского агентства недвижимости "Контакт" Светлана Елистратова. - Никогда не разберется, в чем дело. Прав ты или нет, все равно обругает. Естественно, большинство бухгалтеров бежали от него как от огня. И текучка кадров не лучшим образом отражалась на работе".

Кто информирован, тот вооружен

Бухгалтер зависит от информации. Новые сведения, которые касаются работы бухгалтерии, сообщайте всем ее сотрудникам. Недосказанность рождает сплетни. Периодически штудируйте коллег на знание нормативных новинок.

Следите за тем, чтобы нужные для работы сведения из других отделов поступали вовремя. Например, в этом году пришлось сдавать в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-К. Естественно, возникла необходимость тесно общаться со многими сотрудниками.

"Я проводила еженедельные собрания и выслушивала ответственных за сдачу СЗВ-К: как идет формирование справок, не задерживают ли кадровики сведения обо всех работниках фирмы, - рассказывает Карина Резникова, главбух самарской фирмы "Эко-мебель". - После нескольких жалоб на нерасторопность отдела кадров я пошла к директору, и он письменно распорядился, кто, когда и о чем должен информировать бухгалтерию. Теперь кадровики стали дисциплинированными".

Обмен информацией должен быть многосторонним. Приветствуйте предложения и критические замечания коллег, они могут оказаться важными и полезными.

Выставьте оценки

Главный бухгалтер должен контролировать выполнение принятого плана, следить за выполнением норм и инструкций. Выделите в своем рабочем графике время для проведения еженедельных оперативок. Обсуждайте на них трудности, которые возникают у коллег при выполнении заданий. Особенное внимание уделите контрольным датам - срокам сдачи отчетности.

"Мои сотрудники постоянно задерживали отчеты, которые мы готовим к 20-му числу каждого месяца, - говорит главбух московской фирмы "Аксион-Консалтинг" Светлана Михайлова. - Я установила две контрольные даты - 5-е и 15-е числа - и определила, какие отчеты готовятся к каждой дате. Теперь следить за выполнением работы мне стало легче".

Когда цели достигнуты, оцените, какие пункты плана были успешными, а какие - нет. Это поможет избежать проколов при выполнении задач в будущем.

Е. Давыдова

"Расчет", N 8, август 2004 г.