Приложение 3. Положение об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы

Приложение 3
к постановлению Правительства Москвы
от 3 декабря 2002 г. N 982-ПП

Положение
об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы

1. Общие положения

1.1. Управление по организации работы с документами Правительства Москвы (далее - Управление) является структурным подразделением Аппарата Правительства Москвы.

ГАРАНТ:

О структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы см. справку

1.2. Управление осуществляет свою деятельность под руководством руководителя Аппарата Правительства Москвы и возглавляется начальником Управления.

Положение об Управлении утверждается Правительством Москвы.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом города Москвы, законами города Москвы, иными правовыми актами города Москвы, а также настоящим Положением.

1.4. Управление в своей деятельности взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы, органами государственной власти и местного самоуправления, организациями и гражданами.

2. Задачи и функции управления

2.1. Основными задачами Управления являются:

2.1.1. Документационное обеспечение деятельности Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы.

2.1.2. Обеспечение единой системы работы с документами в Аппарате Мэра Москвы и Аппарате Правительства Москвы, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.3. Разработка нормативных, организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы.

2.1.4. Методическое руководство и оказание организационно-методической помощи в работе с документами структурным подразделениям Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органам исполнительной власти города.

2.1.5. Осуществление контрольной деятельности за выполнением поручений Мэра Москвы, должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы, данных по служебным документам и обращениям граждан.

2.1.6. Координация работы со служебными документами и обращениями граждан структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органов исполнительной власти города.

2.1.7. Подготовка аналитических материалов Мэру Москвы и руководителю Аппарата Правительства Москвы по результатам рассмотрения служебных документов и обращений граждан, записок о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и в органах исполнительной власти города.

2.1.8. Осуществление контроля за выполнением требований Регламента Правительства Москвы структурными подразделениями Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, органами исполнительной власти города в части работы со служебными документами и обращениями граждан в соответствии с компетенцией Управления.

2.1.9. Обеспечение сохранности, комплектования документов, определение их ценности для организации дальнейшего хранения и использования.

2.1.10. Документационное обеспечение деятельности члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - представителя от исполнительного органа государственной власти города Москвы.

2.1.11. Документационное обеспечение деятельности Комиссии по вопросам помилования, образованной на территории города Москвы.

2.2. В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие основные функции:

2.2.1. Разрабатывает Регламент Правительства Москвы и другие организационно-методические документы по вопросам документационного обеспечения деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы.

2.2.2. Координирует деятельность и оказывает методическую помощь в области работы с документами структурным подразделениям Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, органам исполнительной власти города.

2.2.3. Осуществляет в установленном порядке централизованный прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку служебных документов и обращений граждан, в соответствии с поручениями по их рассмотрению должностных лиц, находящихся на документационном обеспечении Управления.

2.2.4. Осуществляет подготовку проектов поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы по служебным документам и обращениям граждан для доклада Мэру Москвы и указанным должностным лицам.

2.2.5. Готовит для доклада Мэру Москвы и осуществляет (при необходимости) доработку служебных документов, в том числе и проектов ответов, представляемых членами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы (с уведомлением исполнителя о доработке документа).

2.2.6. Контролирует по срокам и содержанию выполнение поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы:

- данных во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, а также его прямых поручений Мэру Москвы и Правительству Москвы;

- данных во исполнение постановлений и распоряжений Правительства России, актов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также Московской городской Думы;

- данных по рассмотрению служебных документов, поступающих из различных организаций и обращений граждан;

- данных по рассмотрению обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, парламентских и депутатских запросов;

- данных по обеспечению выполнения московской стороной обязательств в соответствии с заключенными договорами и соглашениями города Москвы.

2.2.7. Анализирует ход выполнения контрольных поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, данных по исполнению служебных документов и обращений граждан, информирует вышеназванных должностных лиц об итогах этой работы.

2.2.8. Осуществляет подготовку:

- аналитических и информационных материалов по актуальным проблемам городского хозяйства, затронутым в поступающих к Мэру Москвы, в Правительство Москвы служебных документах и обращениях граждан;

- материалов, полученных в результате контроля за выполнением поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, и связанных с состоянием исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, а также в органах исполнительной власти города.

2.2.9. Осуществляет подготовку проектов обращений члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - представителя от исполнительного органа государственной власти города Москвы к членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы по проектам законодательных актов Российской Федерации, служебным документам и обращениям граждан, ему адресованным и контролирует выполнение данных обращений.

2.2.10. Осуществляет контроль за соблюдением требований Регламента Правительства Москвы к оформлению документов структурными подразделениями Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органами исполнительной власти города.

2.2.11. Организует (при необходимости) и участвует в проведении семинаров, направленных на повышение квалификации государственных и муниципальных служащих структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы, органов исполнительной власти города и органов местного самоуправления.

2.2.12. Организует и проводит проверки структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы и органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в компетенцию Управления, а также органов местного самоуправления (в части работы с документами Правительства Москвы).

2.2.13. Вносит предложения руководителю Аппарата Правительства Москвы по совершенствованию стиля и методов работы с документами в органах исполнительной власти города.

2.2.14. По поручению руководителя Аппарата Правительства Москвы участвует:

- в подготовке проектов правовых актов Мэра Москвы, Правительства Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы;

- в рассмотрении проектов федеральных и московских правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

- в изготовлении образцов и макетов бланков документов, печатей для органов исполнительной власти города, их согласовании;

- в проведении экспертизы регламентов, инструкций и других организационно-методических документов органов исполнительной власти города.

2.2.15. Выполняет функцию депозитария договоров и соглашений города Москвы, возложенных на Управление постановлением Правительства Москвы от 07.08.2001 N 726-ПП.

Осуществляет прием, регистрацию, ведение реестра и хранение оригиналов договоров и соглашений города Москвы и прилагаемых к ним документов.

2.2.16. Осуществляет представление в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию соглашений города Москвы об осуществлении международных и внешнеэкономических связей.

2.2.17. Представляет тексты договоров и соглашений города Москвы Пресс-центру Мэра и Правительства Москвы, Комитету по телекоммуникациям и средствам массовой информации Правительства Москвы по их запросу для последующей публикации.

2.2.18. Представляет в установленном порядке тексты договоров и соглашений города Москвы по запросам органов власти города, а также организаций, имеющих на то разрешение.

2.2.19. Осуществляет подготовку для доклада Мэру Москвы поступивших от членов Правительства Москвы и органов исполнительной власти города:

- проектов договоров и соглашений города Москвы;

- планов мероприятий, протоколов по реализации подписанных договоров и соглашений города Москвы;

- проектов поручений Мэра Москвы по обеспечению выполнения московской стороной взятых на себя обязательств при заключении вышеуказанных договоров и соглашений.

2.2.20. Формирует и хранит в течение установленного времени дела по служебным документам и обращениям граждан.

2.2.21. Осуществляет справочную работу по служебным документам и обращениям граждан, адресованным Мэру Москвы, членам Правительства Москвы, стоящим на документационном обеспечении Управления, руководителю Аппарата Правительства Москвы, его заместителям, а также по документам архива Правительства Москвы.

2.2.22. Разрабатывает и согласовывает образцы и макеты бланков документов, эскизы печатей и штампов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы; ведет альбом бланков документов, утвержденный приказом руководителя Аппарата Правительства Москвы.

2.2.23. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы.

2.2.24. Обеспечивает сохранность, учет и использование документов, находящихся в архиве Правительства Москвы.

2.2.25. Выдает копии документов, выписки из документов, справки городским организациям и физическим лицам из архива Правительства Москвы в соответствии с правилами работы ведомственных архивов.

2.2.26. Осуществляет своевременную передачу документов архива Правительства Москвы на государственное хранение в Московское городское объединение архивов в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

2.2.27. Ведет учет изменений, дополнений и отмены распорядительных документов Мосгорисполкома, Мэра Москвы и Правительства Москвы, находящихся в архиве Правительства Москвы.

3. Права Управления

Управление для осуществления своих функций имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы, органов исполнительной власти города, организаций, участником (учредителем) которых является город Москва.

3.2. Проводить проверки выполнения Регламента Правительства Москвы в структурных подразделениях Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, органах исполнительной власти города в соответствии с компетенцией Управления, вносить предложения по совершенствованию работы с документами руководителю Аппарата Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города.

3.3. Возвращать, при необходимости, исполнителям представленные для доклада Мэру Москвы, руководителю Аппарата Правительства Москвы документы и требовать их доработки в соответствии с правилами, установленными Регламентом Правительства Москвы по оформлению и качеству подготовки документов.

3.4. Возвращать организациям ошибочно доставленные или оформленные с нарушением установленных правил документы.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя Аппарата Правительства Москвы предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.6. Осуществлять подготовку проектов правовых актов Мэра Москвы и Правительства Москвы по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.7. Направлять для рассмотрения по принадлежности членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города в соответствии с их функциональными обязанностями документы:

- адресованные членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города;

- поступившие без указания конкретного адресата, но относящиеся по содержанию к компетенции Правительства Москвы или соответствующего органа исполнительной власти города;

- адресованные Мэру Москвы, но не требующие доклада.

3.8. Направлять для рассмотрения по принадлежности в органы местного самоуправления обращения граждан, относящиеся к их компетенции.

3.9. Ставить, при необходимости, служебные документы и обращения граждан на контроль Управления.

3.10. Проводить совещания с руководителями и специалистами структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы, органов исполнительной власти города по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.11. Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.12. Принимать решения и давать указания должностным лицам, ответственным в структурных подразделениях Аппарата Мэра Москвы и Аппарата Правительства Москвы, органах исполнительной власти города за документационное обеспечение управленческой деятельности данных структур и органов, по выполнению требований Регламента Правительства Москвы и других организационно-методических документов, разработанных Управлением в соответствии с возложенными на него задачами.

3.13. Информировать Правительство Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города о результатах рассмотрения служебных документов, обращений граждан с учетом анализа состояния исполнительской дисциплины и установленного порядка работы с документами.

3.14. При необходимости привлекать (с согласия руководителя Аппарата Правительства Москвы) для разработки методических рекомендаций, инструкций, справочников и других пособий по вопросам совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности специалистов научно-исследовательских, учебно-методических организаций.

3.15. Пользоваться в установленном порядке банком данных Правительства Москвы.

3.16. По поручению руководителя Аппарата Правительства Москвы давать разрешение на доступ в режиме просмотра к базам данных "Служебная корреспонденция" и "Письма граждан".

3.17. Участвовать в работе экспертных, методических и других комиссий, рабочих групп по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.18. Визировать необходимые документы в пределах компетенции Управления.

3.19. Подписывать документы, оформленные на бланках Управления, в пределах компетенции Управления.

Право реализуется руководством Управления, в необходимых случаях делегируется руководителям структурных подразделений Управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

3.20. Управление обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.

4. Руководство и организация деятельности Управления

4.1. Руководство деятельностью Управления осуществляется начальником, назначаемым и освобождаемым от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Правительства Москвы.

4.2. Начальник Управления имеет заместителей, назначаемых и освобождаемых от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Правительства Москвы на основе предложений начальника Управления.

В отсутствие начальника Управления руководство Управлением осуществляет один из заместителей начальника Управления в соответствии с установленным порядком.

4.3. Начальник Управления:

- организует работу Управления, руководит его деятельностью, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него функций;

- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками Управления;

- докладывает руководителю Аппарата Правительства Москвы материалы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- участвует (при необходимости) в заседаниях Правительства Москвы, совещаниях у руководителя Аппарата Правительства Москвы и руководителей органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в сферу ведения Управления;

- подписывает и визирует документы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- распределяет обязанности между заместителями начальника Управления, начальниками отделов и заведующими секторами;

- утверждает положения о структурных подразделениях Управления;

- представляет предложения руководителю Аппарата Правительства Москвы о назначении на должность и об освобождении от должности, о повышении квалификации, поощрении сотрудников Управления и наложении на них взысканий;

- обеспечивает выполнение сотрудниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, правил работы со служебными документами;

- вносит руководителю Аппарата Правительства Москвы предложения о формировании кадрового резерва Управления;

- совместно с Управлением государственной службы и кадров Правительства Москвы решает в соответствии с законодательством о государственной службе иные вопросы, связанные с прохождением государственной службы в Управлении, в том числе подбор, расстановку, переподготовку и повышение квалификации сотрудников Управления, в установленных случаях проведение аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоение классных чинов, установление надбавок к должностным окладам;

- представляет соответствующему должностному лицу кандидатуры сотрудников Управления для командирования;

- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций управления.

4.4. Структура и штатное расписание Управления определяются руководителем Аппарата Правительства Москвы по представлению начальника Управления в пределах численности работников, установленной Правительством Москвы.

4.5. Руководители структурных подразделений, входящих в состав Управления, осуществляют непосредственное руководство соответствующими подразделениями в пределах своей компетенции на основании настоящего Положения и положений о структурных подразделениях Управления.

4.6. Руководители структурных подразделений Управления утверждают должностные инструкции специалистов своих подразделений.

4.7. Сотрудники Управления являются государственными служащими города Москвы, на них распространяется законодательство о государственной службе и трудовое законодательство с особенностями, предусмотренными законодательством о государственной службе.

4.8. Управление не является юридическим лицом, имеет бланки установленного образца и штампы.

5. Внесение изменений и дополнений в положение, реорганизация и ликвидация Управления

Внесение изменений и дополнений в Положение об Управлении осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата Правительства Москвы.

Реорганизация и ликвидация Управления осуществляется Правительством Москвы в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами и правовыми актами города Москвы.