Приложение. Инструкция по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации

Приложение
к приказу Федеральной службы
войск национальной гвардии
Российской Федерации
от 06.06.2017 N 160

Инструкция
по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации

С изменениями и дополнениями от:

26 сентября 2019 г.

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, государственными стандартами Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу.

2. Инструкция определяет основные требования, обязательные для военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции*(1), федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии*(2), и содержит единые нормы и правила по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности войск национальной гвардии документов, а также порядок организации делопроизводства.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по работе с обращениями граждан и организаций осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и устанавливаются иными нормативными правовыми актами Росгвардии.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

4. Работа со служебными документами в войсках национальной гвардии регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации*(3) и настоящей Инструкцией.

5. Запрещается ведение служебной переписки между структурными подразделениями воинской части (организации)*(4), а также внутри управлений, отделов и служб этих структурных подразделений, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами Росгвардии.

6. Служебная переписка в войсках национальной гвардии ведется на русском языке.

7. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в войсках национальной гвардии, обеспечиваются Управлением делопроизводства и режима Росгвардии*(5), отделами, отделениями, группами, направлениями делопроизводства и режима, секретариатами, секретно-картографическими (секретными) отделениями, группами секретного делопроизводства, секретными частями, канцеляриями и иными подразделениями, предназначенными для ведения делопроизводства*(6), а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

8. В воинских частях (организациях), их структурных подразделениях, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатом (штатным расписанием), ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных военнослужащих (сотрудников) приказами командиров (начальников)*(7).

9. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением воинской части (организации) и подчиняется непосредственно командиру (начальнику)*(8).

10. Положение о подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации), должностные обязанности (должностные инструкции, должностные регламенты) его руководителя разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются командиром (начальником).

11. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

11.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

11.2. Передача документов на рассмотрение командиру (начальнику) (или лицу, его замещающему) и исполнителям. Лица, ответственные за исполнение документа, получают его лично в подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации), за исключением структурных подразделений Росгвардии.

11.3. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов.

11.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

11.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись командиру (начальнику) воинской части (организации) или лицу, его замещающему.

11.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

11.7. Копирование (тиражирование) документов.

11.8. Разработка проектов бланков документов.

11.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в архив вышестоящего органа управления или в Центральный архив войск национальной гвардии.

11.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности.

11.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в архив вышестоящего органа управления для последующего утверждения их Центральной экспертной комиссией Росгвардии*(9) либо экспертно-проверочной (экспертной) комиссией*(10) территориального органа Росгвардии, управления оперативно-территориального объединения*(11), управления соединения, воинской части, образовательной организации высшего образования*(12) и иной организации войск национальной гвардии. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел Центрального архива войск национальной гвардии.

11.12. Выдача военнослужащим (сотрудникам) нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом. Получение и возврат документов военнослужащими (сотрудниками) производится лично в помещении подразделения делопроизводства и режима.

11.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у военнослужащих (сотрудников).

11.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, подготовка и представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим ЭПК (ЭК).

11.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов с истекшими сроками хранения, отмененных нормативных правовых актов, изданий, не имеющих исторической и научной ценности и не подлежащих архивному хранению, представление на рассмотрение соответствующими ЭПК (ЭК) проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

11.16. Информирование командира (начальника) об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

11.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

11.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

11.19. Организация изучения в системе профессиональной служебной подготовки сотрудников, профессионально-должностной, командирской и боевой подготовки военнослужащих нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

11.20. Консультирование военнослужащих (сотрудников) по вопросам работы с документами.

11.21. Участие в проведении разбирательств (служебных проверок, расследований) по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

11.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

11.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

11.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в воинской части (организации), а также хранилищ документов и ключей от них.

11.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление командиру (начальнику) предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

12. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на УДиР Росгвардии, подразделения делопроизводства и режима территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений войск национальной гвардии, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

12.1. Координацию деятельности подчиненных воинских частей (организаций) по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

12.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в воинских частях (организациях).

12.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации военнослужащих (сотрудников) подразделений делопроизводства и режима.

12.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

13. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на командиров (начальников).

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

14. Военнослужащие (сотрудники) при работе с документами обязаны:

14.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

14.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению служебной информации ограниченного распространения или утрате служебных документов, а также учтенных электронных носителей информации, содержащих данные сведения.

14.3. Требовать от подчиненных военнослужащих (сотрудников) своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

14.4. Передавать документы другим военнослужащим (сотрудникам) подразделения только с разрешения непосредственного командира (начальника).

14.5. Передавать документы из одного структурного подразделения воинской части (организации) в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

14.6. Немедленно сообщать непосредственному командиру (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, металлических номерных печатей, учтенных электронных носителей информации, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

14.7. На период временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию начальника структурного подразделения другому военнослужащему (сотруднику) по акту (описи) с внесением сведений об их движении в учетные формы.

14.8. В случаях увольнения, перевода к новому месту военной службы (службы, работы), а также на время освобождения от исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности (должности) сдать все находящиеся у него на исполнении документы, учтенные электронные носители информации ограниченного распространения в подразделение делопроизводства и режима.

15. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами Росгвардии.

16. Военнослужащие (сотрудники) несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

17. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения командира (начальника). Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения командира (начальника) по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

18. Об утрате или неисправимом повреждении документа военнослужащий (сотрудник) незамедлительно сообщает командиру (начальнику) структурного подразделения воинской части (организации) и начальнику подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

19. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 17 настоящей Инструкции через Департамент по взаимодействию со средствами массовой информации и институтами гражданского общества Росгвардии, военнослужащих ОТО, соединения, в обязанности которых входит взаимодействие со средствами массовой информации.

20. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, командир (начальник) назначает проведение разбирательства (служебной проверки).

II. Основные понятия

21. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности воинской части (организации);

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в воинской части (организации);

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот воинской части (организации);

документальный фонд воинской части (организации) - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение воинской части (организации), на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

субъект контроля - подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передаётся устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы - регистрационно-контрольные карточки, журналы, системы электронного документооборота;

факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архивы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электросвязь - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

III. Документирование. Правила оформления и подготовки документов

22. В деятельности войск национальной гвардии образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты, индивидуальные правовые акты (персонального характера, действие которых исчерпывается однократным применением), межведомственные соглашения, директивы, указания, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки, справки, доклады, планы, отчеты, донесения, заключения, обзоры, пояснительные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный правовой акт*(13) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом Росгвардии в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам служебно-боевой (оперативно-служебной, служебной, боевой) деятельности войск национальной гвардии (приказы Росгвардии могут иметь нормативный характер).

Распоряжение - документ, который имеет организационно-распорядительный характер.

Директива - документ, определяющий перспективы развития войск национальной гвардии, основные направления их деятельности на конкретный период времени.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный командиру (начальнику), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных за их исполнение подразделений либо конкретных должностных лиц.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении приказа, плана, задания, проведенных мероприятиях, представленный установленным порядком вышестоящему должностному лицу.

Донесение - письменное сообщение по служебным вопросам, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу или органу управления.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Обзор - аналитический документ, составленный в целях информации вышестоящим органом управления по определенному направлению деятельности подчинённых воинских частей (организаций) за определённый период.

Пояснительная записка - документ, позволяющий получить более развернутые и точные сведения о предмете исследования (пояснительная записка к плану, к таблице и так далее).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылка почтой.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, направляемые по существующим каналам связи.

23. Требования к оформлению документов.

23.1. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

23.2. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

23.3. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

23.4. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

документ не должен противоречить законодательству и иным нормативным правовым актам Российской Федерации;

документ должен быть написан официально-деловым стилем;

изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, нормативных правовых актах Росгвардии, и употребляться в одном и том же значении;

документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный состав реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

в документе не должно быть помарок и исправлений.

23.5. Документирование информации в войсках национальной гвардии осуществляется с использованием технических средств*(14), в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

Информация об изменениях:

Подпункт 23.6 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.6. При оформлении документов рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов, определенный начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первым заместителем директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации*(54), размером NN 13-15 через 1-1,5 междустрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных подпунктами 23.10-23.38 настоящей Инструкции.

Если документ готовится для тиражирования с уменьшением масштаба, текст печатается через два междустрочных интервала.

В табличных документах может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов. Размер шрифта исполнителем выбирается самостоятельно, но не может быть менее N 10.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

23.7. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов A3 (297х420 мм) и А6 (105х148 мм).

При создании документов, в том числе в системе электронного документооборота, используются электронные шаблоны документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

20 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

23.8. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25-1,5 см от левой границы текстового поля документа.

В случае необходимости документ может иметь верхний и нижний колонтитулы, находящиеся на расстоянии 10 мм от края листа.

23.9. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений, указаний Росгвардии рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, учреждений, организаций, органов управления, воинских частей (организаций), в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования.

23.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности войск национальной гвардии, являются:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - геральдический знак - эмблема войск национальной гвардии Российской Федерации*(15);

03 - наименование федерального органа исполнительной власти;

04 - наименование воинской части (организации);

05 - справочные данные;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа;

10 - место составления (издания) документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - указания по исполнению документа (резолюция);

15 - заголовок к тексту;

16 - текст документа;

17 - отметка о контроле;

18 - отметка о приложении;

19 - подпись;

20 - отметка об электронной подписи;

21 - гриф согласования документа;

22 - виза;

23 - печать;

24 - отметка о заверении копии;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 - отметка о поступлении документа.

23.11. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается на бланках документов Росгвардии, подписываемых директором Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующим войсками национальной гвардии Российской Федерации*(16) или его заместителями*(17). Размер герба составляет 19x21 мм.

23.12. Эмблема войск национальной гвардии помещается на штампах или бланках воинских частей (организаций). Иные случаи использования эмблемы войск национальной гвардии на штампах и бланках документов устанавливаются директором. Высота эмблемы войск национальной гвардии составляет 17 мм.

Эмблему войск национальной гвардии не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.13 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.13. Наименование федерального органа исполнительной власти в документах структурных подразделений Росгвардии указывается полностью - "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации" и строкой ниже в скобках сокращенное - "Росгвардия".

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером N 12 полужирным начертанием через один междустрочный интервал.

Над наименованием территориального органа Росгвардии, ОТО, соединения, воинской части, ООВО, организации войск национальной гвардии указывается полное наименование федерального органа исполнительной власти - "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации".

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 11-12 через один междустрочный интервал.

Над полным наименованием структурного подразделения территориального органа Росгвардии вместо наименования федерального органа исполнительной власти указывается полное наименование территориального органа Росгвардии.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.14 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.14. Наименование воинской части (организации), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее статусных документах и указываться полностью.

Наименование ОТО, соединения, воинской части, ООВО, может быть действительным и условным. Действительные наименования применяются, как правило, в секретной переписке. В служебной переписке, как правило, используются условные наименования, при этом допускается использование действительных наименований ОТО, ООВО войск национальной гвардии.

Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него. Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 12-14 полужирным начертанием через один междустрочный интервал и размещается под реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти" и отделяется от него одним дополнительным междустрочным интервалом.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.15 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.15. Справочные данные о воинской части (организации) содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению командира (начальника) воинской части (организации).

Оформляется шрифтом с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов, размером NN 10-12 через один междустрочный интервал.

23.16. Наименование вида документа, составленного или изданного воинской частью (организацией) должен соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В письме наименование вида документа не указывается.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.17 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.17. Дата документа.

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами*(18). Например: дату "5 февраля 2016 г." следует оформить следующим образом: "05.02.2016". Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 февраля 2016 г.".

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или подразделением делопроизводства и режима при регистрации документа. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более подразделениями войск национальной гвардии, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.18 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.18. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Росгвардии, воинской части (организации), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.

На документе, составленном совместно двумя и более подразделениями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из подразделений (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Если служебный документ оформлен не на бланке, то регистрационный номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 междустрочный интервал, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева.

23.19. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его исходящему номеру и дате.

23.20. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов воинской части (организации), за исключением бланков писем. Например: Москва, Ростов-на-Дону.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, воинской части (организации)" и "Справочные данные о воинской части (организации)". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

23.21. Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)*(19).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек в верхнем правом углу на первом листе документа. Состав реквизита определяется соответствующим нормативным правовым актом Росгвардии. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Росгвардии (например: "Лично", "Литер "М" и другие).

23.22. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации, должностным лицам, гражданам.

В качестве адресата могут быть указаны воинские части (организации), органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные учреждения, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита "Адресат" на угловом бланке печатается на одном уровне с наименованием федерального органа исполнительной власти (реквизит 03).

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство

Российской Федерации

или

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент организации

и контроля

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При направлении документа в воинскую часть (организацию), учреждение адресат указывается следующим образом:

Войсковая часть 0000

или

Федеральное государственное

казенное учреждение "Управление вневедомственной

охраны войск национальной

гвардии Российской Федерации

по городу Москве"

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное и (или) сокращенное наименование воинской части (организации), через 2 интервала воинское (специальное) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Начальнику федерального государственного казенного учреждения "Управление вневедомственной охраны

войск национальной гвардии Российской Федерации по Владимирской области"

или

Командующему Сибирским

округом войск национальной

гвардии Российской Федерации

воинское звание

И.О. Фамилия

специальное звание

И.О. Фамилия

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько воинских частей (организаций), то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Начальникам территориальных органов Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

или

Оперативно-территориальные

объединения войск

национальной гвардии

Российской Федерации

(по списку)

Если документ направляется нескольким должностным лицам одной воинской части (организации), то все адресаты указываются в одном сопроводительном письме. В этом случае в воинскую часть (организацию) высылается один экземпляр документа с необходимыми приложениями.

Если письмо адресуется организации, не входящей в состав войск национальной гвардии, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(20): название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и тому подобное); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"	или	Начальнику Федерального казенного учреждения "Научно-исследовательский центр "Охрана" Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393	или
		И.О. Фамилия
		Пруд Ключики ул., д. 2, стр. 8 Москва, 111024

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

23.23. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, воинского (специального) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 0000

или

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного военного

клинического госпиталя войск

национальной гвардии Российской Федерации

воинское звание

личная подпись* И.О. Фамилия

"19" октября 2016 г.

воинское звание

личная подпись И.О. Фамилия

"19" октября 2016 г.

______________________________

* Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 19.10.2016 N 14

23.24. Указания по исполнению документа (резолюция) пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим командиром (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

воинское (специальное) звание инициалы и фамилия

Прошу подготовить проект ответа в Минобороны России к 20.12.2016.

воинское (специальное) звание подпись И.О. Фамилия 19.10.2016

Допускается оформление указаний по исполнению документов (резолюции) на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

23.25. Заголовок к тексту - краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28-30 знаков в строке шрифтом размера N 10-12 и через 1 междустрочный интервал.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должен точно передавать содержание документа, быть кратким и согласованным с наименованием вида документа. Точку в конце заголовка не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Заголовок к тексту может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностные обязанности старшего офицера

Не допускается составление обобщенных заголовков, не отражающих содержание документа, например:

О пересылке документов

О направлении информации

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.

23.26. Текст документа.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать нормам официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2-3 междустрочных интервала ниже реквизита "Заголовок к тексту".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы представления, подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от __ N __ получено;

Воинской частью Ваше письмо от __ N __ получено;

В подтверждение __ направляем в Ваш адрес __;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации __;

В связи с __ (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий) __;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола) __;

В порядке оказания (содействия, помощи) __;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий) __;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения специалистов __;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы __;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой __;

Просим (направить, исключить, оказать содействие) __;

Убедительно просим (предоставить возможность __, провести экспертизу __, дать заключение __, дать согласие __) __;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения) __;

сопровождение:

Направляем копию контракта __;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа) __;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения __;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.07.2017;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

При направлении служебных писем, имеющих приложения, в вышестоящие органы управления текст письма должен начинаться словами "Представляю", "Представляем". В случае если письмо подготовлено во исполнение конкретного поручения, в обязательном порядке указывается его номер и дата. При направлении письма в подчиненные воинские части (организации) текст письма должен начинаться словами "Направляю", "Направляем".

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным междустрочным интервалом.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила", "решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("требуем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("главное управление не возражает", "управление считает возможным").

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти или Росгвардией, а также документов, ранее изданных Росгвардией, исполнителем указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с требованиями приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 8 августа 2016 г. N 57 "О согласовании вопросов строительства, развития, подготовки и применения войск национальной гвардии Российской Федерации" ...";

"Во исполнение требований, изложенных в приказе Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 17 августа 2016 г. N 65 "О проведении квалификационных испытаний военнослужащих воинских частей (подразделений) сил специального назначения войск национальной гвардии Российской Федерации" ...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например: в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо командира (начальника) воинской части (организации), предшествует подписи, располагается на один междустрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением, ___ ;

С благодарностью и уважением, ___.

23.27. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа "КОНТРОЛЬ" на свободном месте первого листа документа.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.28 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.28. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1-2 дополнительными междустрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество экземпляров в приложении и количество листов приложения, например:

Приложение:

по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число экземпляров и число листов. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Сведения (форма 2), на 5 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение:

Методические рекомендации, в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 5 сентября 2016 г. N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

по тексту, на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При подготовке документа с большим количеством приложений составляется опись, в которой указываются реквизиты прилагаемых документов. В этом случае в отметке о приложении указывается количество листов описи, например:

Приложение:

документы согласно описи, на 2 л.

На описи приложений указывается регистрационный номер сопроводительного письма. Опись подписывается исполнителем.

Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение: по тексту, на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: CD-R в 1 экз., только в адрес.

Если приложением является электронный носитель, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то указывается его учетный номер, ограничительная пометка, наименование и объем файлов на носителе.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения указывается наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер (при наличии), номера и количество прилагаемых экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и ограничительная пометка, например:

Приложение: письмо Минобороны России вх. N 1233дсп, экз. N 1, всего 1 экз., на 3 л., для служебного пользования.

В этом случае сопроводительное письмо должно иметь пометку "Для служебного пользования".

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N __" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение "Приложение N __" печатать прописными буквами ("ПРИЛОЖЕНИЕ N __"), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к распоряжению Федеральной

службы войск национальной

гвардии Российской Федерации

от 15.10.2016 N 1/1389

или

Приложение N 3

к распоряжению Федеральной

службы войск национальной

гвардии Российской Федерации

от 25.10.2016 N 1/1415

23.29. Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными междустрочными интервалами. При изготовлении документа на двух или более страницах на последующую страницу подписи переносятся при наличии на ней не менее трех строчек текста.

В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке воинской части (организации), и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом. На уровне последней строки реквизита оставляется место для личной подписи, например:

Начальник Центра специального назначения

сил оперативного реагирования и авиации

Федеральной службы войск национальной

гвардии Российской Федерации     личная подпись          И.О. Фамилия

или:

Заместитель командира

войсковой части 0000

воинское звание                 личная подпись           И.О. Фамилия

Допускается центрировать наименование воинской должности (должности) лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник Главного военного

клинического госпиталя войск

национальной гвардии

Российской Федерации            личная подпись           И.О. Фамилия

При направлении документа в воинские части (организации), а также должностным лицам других организаций, имеющим воинские или специальные звания, в состав реквизита "Подпись" включается воинское (специальное) звание лица, подписавшего документ, например:

Начальник Федерального государственного казенного учреждения

"Отдел вневедомственной охраны войск национальной гвардии

Российской Федерации по Рязанской области"

специальное звание             личная подпись            И.О. Фамилия

или на бланке

Начальник

воинское (специальное) звание  личная подпись            И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

Командир войсковой части 0000

воинское звание                личная подпись            И.О. Фамилия

Помощник командира по финансово-

экономической работе

воинское (специальное) звание  личная подпись            И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

Начальник Главного управления

кадров Федеральной службы

войск национальной гвардии

Российской Федерации

Начальник Главного управления

охраны объектов Федеральной

службы войск национальной

гвардии Российской Федерации

воинское звание

личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии
воинское (специальное) звание	личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:
воинское (специальное) звание	личная подпись	И.О. Фамилия
воинское (специальное) звание	личная подпись	И.О. Фамилия
воинское (специальное) звание	личная подпись	И.О. Фамилия

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности должностного лица, например:

Врио командира войсковой части 0000

воинское звание                        личная подпись        И.О. Фамилия

Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись командира (начальника) может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

23.30. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи проставляется на бумажной копии электронного документа и включает информацию о подписании документа электронной подписью и сведения о сертификате электронной подписи: номере сертификата, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) владельца и периоде действия сертификата. Отметка об электронной подписи предназначена для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке.

Отметка об электронной подписи является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в систему электронного документооборота*(21).

23.31. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, воинскими частями (организациями) или структурными подразделениями воинской части (организации), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование воинской части (организации)), воинского (специального) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Договорно-правового

департамента Федеральной службы

войск национальной гвардии

Российской Федерации

воинское звание

личная подпись И.О. Фамилия

23.10.2016

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.10.2016 N 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.10.2016 N 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, воинских частей (организаций) либо структурных подразделений воинской части (организации), грифы согласования могут располагаться под реквизитом "Подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом "Подпись" отметки "Лист согласования прилагается".

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами управления в случаях, предусмотренных требованиями соответствующих нормативных правовых актов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями воинской части (организации);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

23.32. Виза включает подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается должность, воинское (специальное) звание лица, визирующего документ, например:

Начальник отдела кадров                  или  личная подпись И.О. Фамилия

воинское (специальное) звание                 04.10.2016

личная подпись      И.О. Фамилия

04.10.2016

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель Договорно-правового департамента

Федеральной службы войск национальной гвардии

Российской Федерации

воинское звание      личная подпись       И.О. Фамилия

11.10.2016

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в воинской части (организации), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из воинской части (организации), визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

23.33. Печать.

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах (обязательствах), предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте так, чтобы была видна вся информация, имеющаяся на печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

23.34. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Начальник

воинское (специальное) звание     личная подпись         И.О. Фамилия

Верно

Начальник отдела кадров

воинское (специальное) звание     личная подпись         И.О. Фамилия

12.01.2017

Допускается копию документа в необходимых случаях заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.35 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.35. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение)

8 (000) 000 00 00

или:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение)

8 (000) 000 00 00

Family@rosgvard.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается шрифтом размера N 10.

При печатании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу исполнителем проставляется количество отпечатанных экземпляров, адресование экземпляров, фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя и дата печатания документа.

Отметка об исполнителе в документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, оформляется в соответствии с требованиями пункта 247 Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

Отметка об исполнителе нормативного правового акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

23.36. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ, - начальником (заместителем начальника) структурного подразделения воинской части (организации), в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении.

23.37. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в воинскую часть (организацию) проставляется в виде штампа на лицевой стороне первого листа в нижнем правом углу с указанием наименования воинской части (организации), получившей документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

Информация об изменениях:

Подпункт 23.38 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

23.38. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Номера страниц проставляются в верхнем колонтитуле листа посредине текстового поля документа. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, за исключением нормативных правовых актов, нумерация которых осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации*(22).

Листы штатов (штатных расписаний), утверждаемых правовыми актами о создании (реорганизации) органов управления, соединений, воинских частей, подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии, нумеруются самостоятельно. На первом листе номер не ставится.

23.39. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях воинской части (организации) на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

23.40. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

24. Бланки управленческих документов.

Информация об изменениях:

Подпункт 24.1 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

24.1. При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков управленческих документов подразделения делопроизводства и режима воинских частей (организаций) руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"*(23), ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"*(24).

24.2. В Росгвардии предусматривается изготовление и использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

общий бланк;

бланк письма; бланк доверенности.

При необходимости приказами Росгвардии могут утверждаться бланки других видов документов.

24.3. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:

вид документа;

дата документа;

подпись;

регистрационный номер документа;

отметка об исполнителе документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Росгвардии, если того требует назначение документа.

24.4. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и продольный (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Бланки с продольным расположением реквизитов используются для оформления распорядительных документов и протоколов.

Бланки с угловым расположением реквизитов используются для оформления служебных писем, предписаний, справок и так далее.

24.5. Бланки документов проектируются в соответствии с приложениями NN 3-16 к настоящей Инструкции.

Реквизит 01 или 02 располагается над серединой реквизита 03. Реквизиты 03, 04, 05, 06, 10 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

24.6. Реквизиты бланков Росгвардии, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства Росгвардии - золотым цветом, на бланке приказа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - синим цветом, на бланках иных видов - черным цветом.

24.7. Для бланков Росгвардии устанавливается следующий состав реквизитов:

для бланка приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия)";

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для заголовка к тексту (кроме протокола);

для бланка письма:

Государственный герб Российской Федерации или эмблема войск национальной гвардии;

наименование структурного подразделения Росгвардии;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для заголовка к тексту документа;

для общего бланка:

Государственный герб Российской Федерации или эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти "Федеральная служба войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия)";

наименование структурного подразделения Росгвардии;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

24.8. Для документов территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений, воинских частей, ООВО и иных организаций войск национальной гвардии устанавливается следующий состав реквизитов:

для письма:

эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование ОТО, соединения, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии;

справочные данные о территориальном органе Росгвардии, ОТО, соединении, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для заголовка к тексту;

для общего бланка:

эмблема войск национальной гвардии;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование территориального органа Росгвардии, оперативно-ОТО, соединения, воинской части, ООВО и иной организации войск национальной гвардии;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

24.9. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

25. Оформление отдельных видов документов.

25.1. В деятельности войск национальной гвардии создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии, военных советов, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), перечни поручений, акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства войск национальной гвардии и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач в деятельности воинской части (организации) создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях Росгвардией могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие).

25.2. Приказы Росгвардии издаются по наиболее важным вопросам деятельности войск национальной гвардии, а также по вопросам правового регулирования различных направлений в их деятельности.

25.3. Проекты приказов Росгвардии печатаются на бланках установленного образца.

25.4. Не допускается совмещение в одном приказе предметов правового регулирования по основной деятельности, по личному составу и по строевой части.

25.5. Приказы Росгвардии издаются на основании Положения о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации*(25), законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Приказы территориальных органов Росгвардии, ОТО, соединений, воинских частей, ООВО и иных организаций войск национальной гвардии издаются на основании поручений руководства Росгвардии, уполномоченных командиров (начальников) воинских частей (организаций) либо в инициативном порядке в пределах компетенции.

25.6. Приказы по личному составу и строевой части (о приеме, увольнении, перемещении, заключении контракта, присвоении воинского звания прапорщикам и офицерам до полковника включительно, вступлении в должность, зачислении в списки личного состава, нахождении на лечении и возвращении из медицинского учреждения, об установлении окладов по должности, дополнительных выплат, исключении из списков личного состава, убытии в отпуск на учебу, лечение и прибытии из отпуска с учебы, лечения и другие) издаются структурными подразделениями воинских частей (организаций) на которые возложена работа с кадрами.

25.7. Приказы подписывают командиры (начальники), которым общевоинскими уставами Вооруженных Сил Российской Федерации*(26), положениями о структурных подразделениях Росгвардии, ее территориальных органах, уставами ОТО и организаций войск национальной гвардии, Единым типовым уставом органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации*(27) предоставлено право издавать приказы.

25.8. Приказы действуют до их признания утратившими силу или отмены.

25.9. Признание утратившими силу приказов и утвержденных ими положений, уставов, правил, инструкций, наставлений или внесение в них изменений производится только приказами.

25.10. Без издания приказа утверждаться могут следующие документы:

планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности;

должностные (специальные) обязанности, должностные инструкции (должностные регламенты) военнослужащих (сотрудников);

финансово-хозяйственные документы: сметы, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации;

архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие;

планы работы структурных подразделений;

положения об управлениях (отделах, отделениях, группах, службах) в составе структурных подразделений воинской части (организации).

Информация об изменениях:

Подпункт 25.11 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

25.11. Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности воинских частей (организаций), не имеющие нормативного характера.

Распоряжения подписываются директором (лицом, исполняющим его обязанности), его первыми заместителями (заместителями), командующими округами (лицами, исполняющими их обязанности), их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии (лицами, исполняющими их обязанности), их заместителями, командирами соединений и воинских частей (лицами, исполняющими их обязанности), начальниками организаций войск национальной гвардии (лицами, исполняющими их обязанности).

Проекты распоряжений готовят и вносят структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения ОТО, территориальных органов Росгвардии, соединений, воинских частей (организаций) войск национальной гвардии на основании поручений соответствующих командиров (начальников), их заместителей либо в инициативном порядке.

Распоряжения издаются на бланках установленного образца (приложения NN 6, 9, 16 к настоящей Инструкции).

Проект распоряжения и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию листов, начиная со второго листа.

Проекты распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Возражения по проекту распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты распоряжений, представляемые на подпись командиру (начальнику), визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. При необходимости к ним прилагаются справка, содержащая краткое изложение вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

25.12. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов*(28).

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа подписывается председательствующим, а также в случаях, установленных нормативными правовыми актами Росгвардии, секретарем и членами коллегиального органа.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у директора (заместителя директора), протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрация протоколов производится в журнале учета протоколов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) либо в электронном журнале секретарем коллегиального органа, должностным лицом, назначенным командиром (начальником) воинской части (организации), или начальником структурного подразделения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Рассылка копий протоколов (выписок из протоколов) из воинской части (организации) осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (приложения NN 18, 19 к настоящей Инструкции).

25.12.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место службы (работы) и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки заседания формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) содержит конкретные поручения с указанием ответственных и сроков исполнения поручений; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - __, против - __, воздержалось - ___".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

25.12.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их воинские (специальные) звания, инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Заместители начальника Главного управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Москве	воинское (специальное) звание	И.О. Фамилия
	воинское (специальное) звание	И.О. Фамилия

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

25.13. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

26. Служебная переписка.

26.1. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых воинской частью (организацией) для обмена информацией о деятельности с другими воинскими частями (организациями), органами власти, организациями и гражданами.

26.2. В документообороте воинской части (организации) в зависимости от способов передачи деловой информации (посредством почтовой, специальной, фельдъегерской связи, электросвязи или системы МЭДО) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт.

26.3. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Росгвардию;

ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов;

доклады в вышестоящие органы управления об исполнении требований их нормативных правовых актов, распоряжений, указаний;

проекты официальных отзывов (заключений), поправок и экспертных заключений на проекты нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные документы по вопросам деятельности войск национальной гвардии, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для воинских частей (организаций);

другие документы.

26.4. Телеграмма:

26.4.1. Телеграммы в войсках национальной гвардии используются для передачи только срочной текстовой информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные).

26.4.2. Отправителями телеграмм являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

Информация об изменениях:

Подпункт 26.4.3 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

26.4.3. Оформление телеграммы производится исполнителем с использованием средств вычислительной техники на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 шрифтами с засечками (serif), пропорциональными, традиционного начертания, делового стиля, включенными в перечень наименований шрифтов размером NN 13-14 со значением междустрочного интервала - одинарный в следующем порядке (приложение N 20 к настоящей Инструкции):

в левом верхнем углу бланка указывается имя файла (электронной копии) телеграммы. Имя файлу присваивается произвольное с указанием признака текстового редактора, в котором он исполнен (Например: согласование.doc);

в правом верхнем углу бланка указывается резолюция "Передать открытым текстом", которая заверяется подписью отправителя. Служебная часть отделяется от текстовой сплошной чертой;

под разделительной чертой с левой стороны указывается категория срочности. Присвоение соответствующей категории срочности телеграммы производится в зависимости от характера (содержания) передаваемой информации в соответствии с нормативными правовыми актами Росгвардии. Категорию срочности отправитель заверяет своей подписью, при поступлении телеграммы с незаверенной отправителем категорией срочности она передается в порядке общей очереди с категорией срочности "Обыкновенная";

ниже через два межстрочных интервала перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит "наименование документа" - "ТЕЛЕГРАММА N ___";

после наименования документа через один междустрочный интервал от левой границы текстового поля помещаются реквизиты адресата. При направлении телеграммы в один (два) адреса в поле "Куда" указывается название населенного пункта адресата. При направлении телеграммы в три и более адреса указывается "по местам дислокации". В поле "Кому" указывается должность адресата (адресатов). При направлении в три и более адреса допускается указывать общий адрес: "Командующим округами, командирам соединений и воинских частей войск национальной гвардии Российской Федерации". При этом на оборотной стороне телеграммы или отдельном листе составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем;

текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами и заполняется исполнителем указанным размером шрифта. Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,5 см от левой границы текстового поля. При большом объеме текстового поля разрешается двусторонняя печать. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, в обязательном порядке включается ссылка на его регистрационный номер и дату. Вставка в текстовое поле телеграммы таблиц, графиков, диаграмм, рисунков не допускается. Телеграммы, имеющие в тексте указанные включения, для отправки не принимаются;

текст телеграммы не должен превышать 300 слов, при этом за отдельное слово считается:

каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики;

каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе в наименовании пункта назначения;

каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;

каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;

каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;

каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом;

исправления в тексте допускаются в исключительных случаях, при этом все исправления оговариваются и заверяются отправителем. Например: "Зачеркнутое 5 не читать, дописанному 7 верить. Подпись отправителя";

после текста телеграммы через два междустрочных интервала в левом нижнем углу проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса "Т", индекса структурного подразделения исполнителя и подписного номера, а в правом углу - инициалы и фамилия отправителя;

в случае необходимости согласования содержания телеграммы с соответствующими должностными лицами их визы размещаются через один междустрочный интервал ниже регистрационного номера или на оборотной части бланка телеграммы;

ниже регистрационного номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой, которая на бланке отделяет служебную информацию.

26.4.4. Служебная информация заполняется исполнителем в следующем порядке:

в поле "Исполнитель" указывается сокращенное наименование структурного подразделения, инициалы и фамилия исполнителя, его номер телефона внутренней связи;

в полях "должность отправителя", "звание отправителя" указываются должность и звание отправителя;

в поле "Ф.И.О." (расшифровка подписи отправителя) указываются инициалы и фамилия отправителя;

в поле "Дата подписи" проставляется дата подписи телеграммы отправителем.

26.4.5. При необходимости срочной отправки телеграммы и временном отсутствии отправителя (лица, имеющего право подписи) начальник структурного подразделения согласовывает данный вопрос с отправителем, и по резолюции "Передать за подписью (указывается соответствующее должностное лицо)" телеграмма подлежит отправке. В нерабочее время срочные телеграммы допускается передавать по резолюции уполномоченного лица (дежурный офицер, оперативный дежурный, дежурный). По прибытии лица, от имени которого отправлена телеграмма, исполнитель обязан подписать у него указанную телеграмму.

26.5. Факсограмма:

26.5.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.

26.5.2. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".

26.5.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол).

26.5.4. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должна располагаться на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.

26.5.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть была не бледнее фотографии.

26.5.6. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

26.5.7. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

26.5.8. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью военнослужащего, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

26.5.9. Принятая факсограмма докладывается командиру (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

26.5.10. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, работником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания начальника структурного подразделения и справки об исполнении документа.

26.5.11. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие дела.

26.6. Телефонограмма:

26.6.1. Достоверность поступившей телефонограммы определяется реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, воинским (специальным) званием, фамилией лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; временем получения телефонограммы; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

26.6.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).

26.6.3. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

26.6.4. Отправляемая телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре и подписывается командиром (начальником) или уполномоченным на то должностным лицом (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

26.6.5. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автора.

26.6.6. Принимаемые телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм (приложение N 23 к настоящей Инструкции) и после приема могут быть отпечатаны. Военнослужащему (сотруднику), передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.

26.6.7. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

26.6.8. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список воинских частей (организаций), подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

26.6.9. Прием и доклад входящих телефонограмм должностным лицам, которым они адресованы, а также доведение решений по ним до исполнителей возлагается на дежурную службу.

26.7. Электронное сообщение*(29):

26.7.1. ЭС в войсках национальной гвардии используется для передачи служебной информации.

26.7.2. Отправка ЭС должностным лицом осуществляется с использованием:

системы приема-передачи данных*(30) войск национальной гвардии;

прикладного сервиса электронной почты войск национальной гвардии;

системы электронного документооборота*(31).

26.7.3. Отправителями (получателями) ЭС с использованием СППД и СЭД являются должностные лица, которым представлено право вести переписку по служебным вопросам.

26.7.4. ЭС, отправляемые должностными лицами с использованием сервиса электронной почты, регистрации не подлежат.

26.7.5. Особенности отправки (приема) ЭС с использованием СППД:

26.7.5.1. Отправляемые и принимаемые ЭС регистрируются на пункте приема-передачи данных*(32) дежурным.

Правом подписи исходящих ЭС обладают командиры (начальники) воинских частей (организаций) и по их решению другие должностные лица. Список должностных лиц, которым предоставлено право подписи ЭС с их образцами, утверждается командиром (начальником) и хранится на ПППД.

26.7.5.2. Информация отправляется (принимается) в виде файлов, предназначенных для обработки должностными лицами на автоматизированных рабочих местах с использованием программного обеспечения, перечень которого доводится ежегодным распоряжением по связи и автоматизированному управлению войсками.

26.7.5.3. Для организации учета отправляемой информации должностное лицо создает файл с сопроводительным письмом ЭС (приложение N 24 к настоящей Инструкции), которое оформляется и распечатывается на стандартном листе бумаги белого цвета формата А4. Допускается отправка одним ЭС нескольких файлов.

Информация об изменениях:

Подпункт 26.7.5.4 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

26.7.5.4. Текст сопроводительного письма ЭС излагается кратко без исправлений, рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов размером NN 13-14 через 1-1,5 междустрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. В текст сопроводительного письма ЭС, направляемого в ответ на поступивший документ, в обязательном порядке включается ссылка на его регистрационный номер и дату.

26.7.5.5. Сопроводительное письмо ЭС состоит из адресной и служебной части, отделяемой друг от друга прерывистой линией.

26.7.5.6. Адресная часть сопроводительного письма ЭС содержит:

гриф ограничения доступа отправляемого ЭС;

реквизиты адресата (получателя) ЭС. Если ЭС передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом, то в адресной части допускается указывать общий адрес, например:

Командирам воинских частей

На обратной стороне сопроводительного письма или отдельном листе составляется расчет рассылки с указанием мест дислокации и наименований воинских частей (организаций), который заверяется подписью отправителя или исполнителя;

сведения об отправляемом файле;

подпись отправителя;

подпись исполнителя.

Адресная часть сопроводительного письма ЭС заполняется исполнителем.

26.7.5.7. Служебная часть сопроводительного письма ЭС содержит:

данные о проверке передаваемого файла на предмет отсутствия вредоносных программ (вирусов);

сведения о получении ЭС от исполнителя.

Служебная часть сопроводительного письма ЭС заполняется дежурным по ПППД.

26.7.5.8. Дежурному по ПППД исполнитель представляет:

файл и сопроводительное письмо ЭС на машинном носителе информации;

распечатанное сопроводительное письмо ЭС с подписью отправителя и исполнителя.

26.7.5.9. Хранение отправляемых сопроводительных писем ЭС осуществляется на ПППД. При необходимости сопроводительное письмо ЭС может изготавливаться исполнителем в 2 экземплярах.

26.7.5.10. Получение поступивших ЭС осуществляется на ПППД воинской части (организации). Порядок получения ЭС и доведения их до заинтересованных должностных лиц определяется инструкцией об организации работы ПППД, которая подписывается начальником штаба (заместителем командира (начальника)) и утверждается командиром (начальником).

26.8. Прием, учет, доклад командиру (начальнику) телеграмм, факсограмм, поступивших по каналам связи, и передача их исполнителям осуществляется службой связи.

26.9. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт:

26.9.1. Для реализации отношений субординации структурных подразделений воинской части (организации) с командованием (руководством) воинской части (организации), координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, рапорт, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции войск национальной гвардии.

26.9.1.1. В объяснении военнослужащие (сотрудники) в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения воинской (служебной, трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснение его составитель.

26.9.1.2. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная командованию (руководству) воинской части (организации) либо начальнику структурного подразделения - головного исполнителя поручения.

26.9.1.3. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования командования (руководства) воинской части (организации), начальников ее структурных подразделений о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

26.9.1.4. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

26.9.1.5. В рапортах в произвольной форме излагается письменное обращение подчиненного к начальнику в виде доклада, сообщения, отчета о проделанной работе или ходатайства.

26.9.2. Служебная, докладная, аналитическая записки, а также рапорты и объяснения оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и адресуются конкретному должностному лицу.

26.9.3. Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и воинское (специальное) звание начальника структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

Записки, направляемые за пределы воинской части (организации), могут быть зарегистрированы. Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный междустрочный интервал ниже реквизита "Подпись". Датой записки является дата ее подписания.

26.9.4. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

26.10. Доверенность - документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени воинской части (организации), а также определяющий условия реализации и границы этих прав.

Правила оформления доверенностей устанавливаются отдельным нормативным правовым актом.

26.11. Перечень поручений - документ, содержащий решения директора, принимаемые в ходе выездных мероприятий с его участием, рабочего совещания под его председательством с подведением итогов за предыдущий отчетный период и постановки задач на очередной месяц, а также по отдельным актуальным проблемам служебно-боевой (оперативно-служебной) деятельности.

В перечень поручений включаются указания, отданные в рамках обсуждения подлежащих к рассмотрению вопросов. Согласование проекта перечня поручений не проводится.

Перечень поручений утверждается лицом, проводившим совещание, подлежит регистрации в установленном порядке.

IV. Организация документооборота, учета и исполнения документов

27. Основные положения и требования к организации документооборота.

27.1. При организации документооборота в структурных подразделениях воинских частей (организаций) реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

27.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в воинских частях (организациях), регламентируются настоящей Инструкцией, статусными документами воинских частей (организаций), положениями об их структурных подразделениях и должностными обязанностями (инструкциями, регламентами) личного состава.

27.3. Документооборот организуется на основании следующих положений:

движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями;

маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

27.4. В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая документация - входящая;

отправляемая документация - исходящая;

документация, используемая в управленческом процессе в воинских частях (организациях) - внутренняя.

27.5. С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

27.5.1. В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателя Счетной палаты Российской Федерации;

документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций;

документы из воинских частей (организаций);

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

заявления об административных правонарушениях, происшествиях;

обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей;

обращения граждан и организаций, жалобы на действия (бездействие) должностных лиц органов управления, воинских частей (организаций) и учреждений войск национальной гвардии;

другие группы документов.

27.5.2. В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы;

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов войск национальной гвардии (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, заседаний военных советов, совещания и тому подобное);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

27.6. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

27.7. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции) и выдаются лицам, ответственным за их ведение под подпись.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью военнослужащего (сотрудника), ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

Информация об изменениях:

Подпункт 27.8 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

27.8. В учетных формах отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные работниками подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Неисполненные документы предыдущего года, взятые на входящий или исходящий номер, если они не подлежат постановке на инвентарный учет, обязательно должны быть до конца первого квартала текущего года перерегистрированы по учетам текущего года.

По окончании года в журналах учета входящих документов и подготовленных несекретных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

27.9. В структурных подразделениях воинской части (организации) регистрация служебных документов (приходно-расходных, планов, заявок, проектной технической документации, ведомостей, справок, удостоверений, извещений, актов и тому подобных) ведется по отдельным журналам учета, которые учитываются в журнале учета журналов и книг*(33) структурного подразделения воинской части (организации). Журналы учета журналов и книг структурных подразделений регистрируются в подразделении делопроизводства и режима в журнале учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

27.10. В воинских частях (организациях) доставка и отправка документов возлагается на службу связи воинской части (организации) осуществляются посредством почтовой, специальной, фельдъегерской связи или электросвязи с использованием СЭД или системы МЭДО, в исключительных случаях - курьером*(34).

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.

28. Порядок приема, обработки и распределения поступающих документов.

28.1. Прием корреспонденции, поступающей в воинскую часть (организацию) в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

28.2. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом воинской части (организации) с выполнением следующих операций:

сверки количества конвертов простой почты с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);

проверки наличия регистрируемых почтовых отправлений по записям почтовых реестров;

оформление факта приема корреспонденции в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица воинской части (организации) и оттиском печати (штампа) с наименованием структурного подразделения. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

28.3. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации*(35) или федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи"*(36), принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, подготовленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов - под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением оттиска печати (штампа) с наименованием воинской части (организации).

28.4. Корреспонденция, поступившая в воинскую часть (организацию) в утреннее время (до начала рабочего дня) и в вечернее время (после окончания рабочего дня), а также в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным (оперативным дежурным) по воинской части (организации), который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов (приложение N 26 к настоящей Инструкции) и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима с началом следующего рабочего дня. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру (начальнику) либо ответственному должностному лицу от командования (руководства) воинской части (организации).

Командир (начальник) или ответственный от командования (руководства) воинской части (организации) вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по исполнению возвращает дежурному (оперативному дежурному). В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному (оперативному дежурному) по воинской части (организации) с отметкой об этом на документе. Дежурный (оперативный дежурный) по воинской части (организации) составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный (оперативный дежурный) по воинской части (организации) передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима в начале следующего рабочего дня.

28.5. Корреспонденция, поступающая в воинскую часть (организацию), проходит первичную обработку и передается на регистрацию.

28.6. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется наличие на них грифа ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно", пометки "Для служебного пользования"), а также специальных пометок: "Конверт не вскрывать до ___ (___ час. ___ мин)", "Лично", "Срочно", "Оперативно" и другие, а также отсутствие повреждений.

28.6.1. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному им военнослужащему (сотруднику).

28.6.2. Конверты с пометкой "Срочно" ("Оперативно") вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада командиру (начальнику).

28.7. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

28.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (Примерный перечень нерегистрируемых документов - приложение N 27 к настоящей Инструкции), выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения воинской части (организации).

Каждая воинская часть (организация) может дополнительно разрабатывать собственный перечень нерегистрируемых документов с учетом требований законодательства Российской Федерации.

28.9. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

28.10. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии и неисправимом повреждении документов составляется акт (приложение N 28 к настоящей Инструкции).

28.11. Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа (если ему не возвращается сам документ со вторым экземпляром акта).

28.12. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима и военнослужащий (сотрудник), вскрывший конверт.

28.13. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

28.14. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения командиром (начальником) воинской части (организации); направляемые непосредственно в структурные подразделения воинской части (организации), ответственным исполнителям.

Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения командиром (начальником), а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

28.15. Поступившие в воинскую часть (организацию) документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции воинской части (организации), личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований подпункта 28.5 настоящей Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

28.16. Документы, адресованные непосредственно должностным лицам структурных подразделений воинской части (организации), передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.

29. Регистрация и исполнение поступающих документов.

29.1. Поступающие в воинскую часть (организацию) документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) и (или) в СЭД. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При регистрации входящего документа на свободном от текста месте в правом нижнем углу его первого листа ставится штамп с указанием наименования воинской части (организации), в которую поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему (листы приложений ограниченного распространения указываются отдельно). На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N ___" с указанием года регистрации и количества листов. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах и других) входящие номера проставляются на титульном листе. При регистрации документа в СЭД допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

29.2. Поступающие без сопроводительных писем издания, сброшюрованные материалы и другие носители информации регистрируются в соответствующих учетах.

В случае если приложение к документу не подлежит подшивке в дело (брошюры, информационные книги, документы большого формата и тому подобное), оно берется на инвентарный учет, о чем производятся соответствующие отметки на сопроводительном письме и в учетной форме, а сопроводительное письмо подшивается в дело.

29.3. При регистрации пакета с пометкой "Лично" в учетной форме делается запись: "Пакет с пометкой "Лично". Регистрации за самостоятельными входящими номерами подлежат все документы, номера которых указаны на пакете.

Пакет с пометкой "Лично" передается лично адресату или уполномоченному им лицу под расписку в пакетно-контрольном журнале (приложение N 31 к настоящей Инструкции) и вскрывается лично адресатом или работником, им уполномоченным. Работник, вскрывший пакет с пометкой "Лично", обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах, зарегистрировать все документы в подразделении делопроизводства и режима в учетной форме и проставить собственноручно на документах и приложениях к ним реквизиты, предусмотренные подпунктом 29.1 настоящей Инструкции. Запись недостающих данных о служебных документах, вложенных в пакет, в учетной форме производится работником подразделения делопроизводства и режима со слов адресата или военнослужащего (сотрудника), вскрывшего пакет.

29.4. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти, органов военного управления с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

иных документов, поступивших в рабочее время, - в день поступления, поступивших в нерабочее время, - на следующий рабочий день.

29.5. После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления командиру (начальнику) воинской части (организации) под подпись в журнале (карточке) учета документов, передаваемых на доклад (приложение N 32 к настоящей Инструкции), или передается должностному лицу, которому она адресована.

29.6. При рассмотрении документов командир (начальник) воинской части (организации) определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. После доклада корреспонденции командиру (должностному лицу) указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу учетной формы.

29.7. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом "ответственный" или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются начальником подразделения делопроизводства и режима.

В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа командиром (начальником) воинской части (организации).

29.8. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются командиру (начальнику) воинской части (организации), соответствующему начальнику структурного подразделения и направляются исполнителю.

29.9. Лица, ответственные за исполнение служебного документа, получают его в подразделении делопроизводства и режима под подпись в журнале или карточке учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) с проставлением даты получения*(37).

Передача служебных документов из одного структурного подразделения воинской части в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

29.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) командиру (начальнику).

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

Срок исполнения документа не должен превышать один месяц, если в тексте документа не установлен иной срок.

29.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

29.12. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.

Работник подразделения делопроизводства и режима проверяет соответствие регистрационных номеров и количества листов документов записям в учетах и в описи документов, находящихся у исполнителя, после чего расписывается в них за принятые документы.

30. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов.

30.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными главой III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами воинской части (организации), а при необходимости и внешнее согласование с другими органами военного управления, воинскими частями (организациями) и органами власти отвечает исполнитель, а также начальник подразделения - исполнителя документа.

30.2. Проекты исходящих документов Росгвардии готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа визируется на экземпляре, направляемом в дело исполнителем, начальником подразделения - исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными начальниками структурных подразделений и (или) должностными лицами воинской части (организации).

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки руководителя структурного подразделения, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

30.3. В пределах компетенции и полномочий подписываются:

30.3.1. Документы, адресуемые Президенту Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Следственного комитета Российской Федерации, - директором (лицом, временно исполняющим обязанности директора).

30.3.2. Документы, адресуемые в Администрацию Президента Российской Федерации, совещательные и консультативные органы при Президенте Российской Федерации, комитеты и Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, заместителям Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, заместителям Председателя Верховного Суда Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателю (заместителям председателя) Счетной палаты Российской Федерации, Председателю (заместителям председателя) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, - первыми заместителями (заместителями) директора.

30.3.3. Документы, адресуемые в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, нижестоящие органы управления войск национальной гвардии, воинские части (организации), - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями.

30.3.4. Документы, адресуемые в аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями, командующими округами войск национальной гвардии и их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии.

30.3.5. Документы, адресуемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, общества и гражданам, - руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии (по вопросам, находящимся в их прямой компетенции) и их заместителями, начальниками территориальных органов Росгвардии и их заместителями, командующими округами, командирами (начальниками) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии и их заместителями.

30.3.6. Документы, адресуемые в вышестоящие органы управления, - командирами (начальниками) и их заместителями.

30.4. Документы, адресуемые в иные органы государственной власти и иным государственным органам (организациям), подписываются должностными лицами, указанными в подпунктах 30.3.1-30.3.3 настоящей Инструкции, в пределах предоставленных полномочий.

Информация об изменениях:

Подпункт 30.5 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

30.5. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания командиром (начальником) воинской части (организации) или лицом, исполняющим его обязанности (иным уполномоченным должностным лицом), осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (приложение N 33 к настоящей Инструкции) в карточке учета подготовленных несекретных документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции) или СЭД.

Неправильно оформленные документы возвращаются работниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Информация об изменениях:

Подпункт 30.6 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

30.6. Проекты служебных писем готовятся в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке письма, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на простых листах бумаги.

Второй экземпляр исходящего документа (копия) подшивается в дело при наличии всех необходимых реквизитов, в том числе регистрационного номера, даты документа, фамилии должностного лица, подписавшего этот документ, отметки о заверении копии подписью исполнителя документа.

Второй экземпляр служебного письма списывается начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения NN 33, 34 к настоящей Инструкции).

Документы, которые перед рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью или с использованием СЭД, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.

30.7. При необходимости направления 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с начальником подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается начальником структурного подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.

30.8. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой регистрационный номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, с которым он отправлен.

30.9. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами (входящими, инвентарными) без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения. В соответствующих учетных формах указываются, кому отправляется документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

30.10. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. При этом ответ печатается (пишется) на свободном месте и не должен захватывать текста документа, его реквизиты и затруднять его прочтение. В этих случаях в учетных формах производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер реестра (разносной книги) и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом документе, записывается в учетных формах.

30.11. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника подразделения делопроизводства и режима.

30.12. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.

30.13. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской, специальной связью, международной почтой).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства и режима воинской части (организации) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью - на основании договора, заключенного воинской частью (организацией) со спецсвязью, ГФС России.

30.14. Документы, отправляемые фельдъегерской, специальной или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.

30.15. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, направляемые в разные структурные подразделения Росгвардии, вкладываются в разные конверты. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

Запрещается вкладывать документы с пометками "Литер "М" или "Литер "П" в конверты с остальными документами.

30.16. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам (приложение N 35 к настоящей Инструкции), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Информация об изменениях:

Подпункт 30.17 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

30.17. Документы, отправляемые фельдъегерской или специальной связью, передаются фельдъегерю по реестру (приложение N 35 к настоящей Инструкции), в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются не менее чем в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в соответствующем деле.

30.18. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера подразделением делопроизводства и режима (экспедицией) к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

30.19. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Запрещается передача по открытым каналам связи документов, имеющих гриф ограничения доступа.

31. Копирование (тиражирование) документов.

31.1. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду (приложение N 36 к настоящей Инструкции).

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателей рассылок, наличие соответствующего разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях воинской части (организации), имеющих копировально-множительную технику.

31.2. На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата A3, А4 или А5.

31.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать наряду. Размноженные экземпляры выдаются исполнителю под расписку вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке наряда делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании нарядов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала - число листов оригинала, для копии - число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующему стандарту.

31.4. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении на последнем листе оригинала проставляется штамп: "Регистрационный N __. Дополнительно размножено __ экз. на __ листах. Наряд N __ от ___ _______ ____ г. Подпись исполнителя заказа ____". В соответствующих журналах (карточках) учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

32. Особенности работы с электронными документами.

32.1. Работа с электронными документами осуществляется в порядке, не противоречащем положениям настоящей Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Подпункт 32.2 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

32.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

В войсках национальной гвардии используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Документы, поступившие в электронном виде по СЭД, включаются в общий документооборот наравне с бумажными документами.

32.3. Состав электронных документов, создаваемых в войсках национальной гвардии, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности войск национальной гвардии, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

32.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица воинской части (организации) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"*(38).

32.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД войск национальной гвардии могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

32.6. Получение и отправка электронных документов осуществляются подразделением делопроизводства и режима.

32.7. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства и режима осуществляет проверку действительности электронной подписи.

32.8. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

32.9. Документы, создаваемые в воинской части (организации) и (или) поступившие в воинскую часть (организацию) на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

32.10. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота войск национальной гвардии.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Информация об изменениях:

Пункт 32 дополнен подпунктом 32.11 с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

32.11. Рассылка адресатам войск национальной гвардии, подключенным к СЭД, несекретных нормативных правовых актов, распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан и организаций осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов. Документы в бумажном виде досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, с отметкой об этом в графе "Комментарий" электронного документа в СЭД.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

32.12. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

32.13. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

32.14. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного командиром (начальником) воинской части (организации).

33. Особенности работы с правовыми актами.

Информация об изменениях:

Подпункт 33.1 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

33.1. Подлинники издаваемых правовых актов регистрируются в отдельном журнале учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции) и (или) в СЭД.

Регистрация приказов по личному составу, по строевой части осуществляется в отдельных журналах (разделах журнала), после номера слитно с ним проставляется "л/с", "с/ч". Подшивка указанных приказов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

33.2. Подлинники правовых актов, издаваемых в воинской части (организации), формируются в самостоятельные дела по видам документов и сдаются в соответствующие архивы в порядке, установленном отдельным нормативным правовым актом по организации архивной работы в Росгвардии. Рассылать подлинники категорически запрещается.

Информация об изменениях:

Подпункт 33.3 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

33.3. Полученные и тиражированные экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты) учитываются в журнале учета распорядительных документов*(39) (приложение N 37 к настоящей Инструкции), заведенном на текущий год или в СЭД.

Журнал учета распорядительных документов может иметь следующие разделы в зависимости от органа, издавшего правовой акт:

приказы Росгвардии;

приказы командующего округом войск национальной гвардии;

приказы начальника территориального органа Росгвардии;

приказы командира соединения;

приказы по личному составу;

приказы, распоряжения, указания других министерств и ведомств.

Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

33.4. На каждом экземпляре поступившего нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.

Информация об изменениях:

Подпункт 33.5 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

33.5. Журнал учета распорядительных документов (приложение N 37 к настоящей Инструкции), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении (со ссылкой на порядковый номер и дату реестра (разносной книги), уничтожении (со ссылкой на номер и дату акта об уничтожении) или перерегистрации (со ссылкой на регистрационный номер в сводном журнале несекретных правовых актов) всех зарегистрированных в нем документов.

В сводный журнал учета несекретных правовых актов переносятся оставшиеся в годичных журналах учета несекретных правовых актов поступившие правовые акты по истечении, как правило, 5 лет. Регистрацию целесообразно производить валовым порядком без деления по ведомственной принадлежности в хронологическом порядке.

33.6. Тиражированные правовые акты либо их копии рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в структурное подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в правовое подразделение воинской части (организации). В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) и протоколы.

На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима и утверждается начальником структурного подразделения - разработчика правового акта. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения командира (начальника) воинской части (организации).

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения командира (начальника) воинской части (организации) - разработчика правового акта.

33.7. Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах решения (ознакомления) (приложение N 38 к настоящей Инструкции), которые хранятся вместе с правовыми актами или остаются в подразделении делопроизводства и режима при направлении правового акта из воинской части (организации).

Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию (резолюции) командира (начальника) воинской части (организации) или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении.

33.8. Ознакомление с правовыми актами может быть организовано при проведении служебного совещания. Отметка о доведении правового акта делается соответствующим должностным лицом на листе решения (ознакомления) (приложение N 38 к настоящей Инструкции). Для проведения совещания подразделением делопроизводства и режима готовится лист доведения требований правовых актов и документов до личного состава (приложение N 39 к настоящей Инструкции) на служебном совещании.

Военнослужащие (сотрудники), отсутствовавшие по каким-либо причинам на служебном совещании, обязаны самостоятельно ознакомиться с правовыми актами, доведенными на нем, в режимно-секретном подразделении с проставлением подписи в листе доведения.

33.9. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в учетных формах, в которых они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.

Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.

33.10. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в учетных формах для удобства пользования могут храниться по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (приложение N 40 к настоящей Инструкции). Такие папки в номенклатуру дел не включаются, в составе дел в акты на уничтожение не вносятся. Каждый правовой акт с экземплярами прописывается в акте за своим порядковым номером. Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.

Правовые акты выдаются военнослужащим (сотрудникам) под подпись в карточке выдачи или лицевом счете (приложение N 41 к настоящей Инструкции). Папки с правовыми актами на рабочие места выдавать запрещается.

33.11. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются ЭК и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.

34. Библиотеки документов.

34.1. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в воинскую часть (организацию), так и подготовленных в воинской части (организации)*(40), ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки.

При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из военнослужащих (сотрудников), что отражается в его должностных обязанностях (регламентах).

34.2. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции).

34.3. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, присвоенные изданиям по журналу учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указывается учетный (инвентарный) номер, присвоенный изданию по журналу учета изданий, наименование воинской части (организации) и дата регистрации.

34.4. Рассылка и возврат изданий отражаются в журнале учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции) со ссылкой на номера и даты документов, с которыми издания направлены (возвращены).

34.5. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

При перерегистрации изданий в новый журнал учета в старом журнале производятся отметки о перерегистрации каждого экземпляра издания с указанием нового учетного номера.

34.6. На каждого военнослужащего (сотрудника), пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета изданий (приложение N 42 к настоящей Инструкции), проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.

34.7. В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе (читательском билете), лицевом счете (приложение N 41 к настоящей Инструкции) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.

34.8. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.

35. Учет и анализ объемов документооборота.

35.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в воинскую часть (организацию) и создаваемых ей, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением делопроизводства и режима и представляются командиру (начальнику) с предложениями по оптимизации документооборота.

35.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

35.3. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности военнослужащих (сотрудников).

V. Организация контроля и исполнения документов и поручений

36. Контроль представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах*(41).

Командир (начальник) воинской части (организации) при необходимости может поставить на контроль внутренний документ, а также документ, поступивший из подчиненной воинской части (организации) или сторонней организации. Это решение оформляется специально сделанной на документе резолюцией "На контроль" и назначением лица, ответственного за точное и своевременное выполнение принятых решений.

37. Контроль за выполнением поручений включает следующие мероприятия:

37.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных карточек и карточек-уведомлений (приложения NN 43, 44 к настоящей Инструкции).

37.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

37.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада командиру (начальнику).

37.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

38. Организация контроля за выполнением воинскими частями (организациями) поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, решений Совета Безопасности Российской Федерации, решений, поручений и указаний руководства Росгвардии возлагается на Главное организационное управление Росгвардии*(42).

39. В территориальных органах Росгвардии, ОТО, соединениях, воинских частях и организациях войск национальной гвардии контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля)*(43), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима.

40. Штабные подразделения осуществляют контроль за выполнением:

40.1. Поручений, поступивших из вышестоящих органов управления.

40.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции воинских частей (организаций).

40.3. Решений коллегии Росгвардии, протоколов заседаний коллегий Росгвардии, протоколов оперативных совещаний Росгвардии, перечней поручений у директора.

40.4. Решений и протоколов совещаний, приказов и распоряжений директора, командира (начальника) по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера.

41. Правовые подразделения осуществляют контроль:

41.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись соответствующему командиру (начальнику) проектов правовых актов, государственных контрактов, договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд войск национальной гвардии.

41.2. За исполнением судебных актов и иных судебных документов, предъявленных к войскам национальной гвардии и направленным в соответствующие подразделения войск национальной гвардии для исполнения.

42. Подразделения делопроизводства и режима осуществляют контроль за выполнением поручений, данных соответствующим командиром (начальником):

42.1. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных и правовых подразделений.

42.2. По обращениям граждан и организаций, парламентским запросам, запросам и обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

43. Контроль осуществляется за исполнением поручений как поступающих из вышестоящих, так и направляемых в подчиненные воинские части (организации).

44. На документах, подлежащих контролю, субъектом контроля проставляется штамп "Контроль" или "Особый контроль".

Поручения, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов (поручений) или в автоматизированной системе (базе данных) контроля за исполнением поручений.

При карточном учете контрольных поручений заполненные карточки контроля (приложение N 45 к настоящей Инструкции) после вручения документов исполнителю помещаются в контрольную картотеку по срокам их исполнения. В картотеках, кроме отделений по числу дней месяца, предусматриваются дополнительно три отделения для карточек на документы: неисполненные в предыдущем месяце; исполнение которых намечено на следующий месяц или другой, более длительный срок; исполненные (архив).

Автоматизированный контроль за выполнением документов осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, отвечающего требованиям настоящей Инструкции.

45. Субъекты контроля осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Подразделение-исполнитель, которому поручено исполнение мероприятия, обязано самостоятельно установить контакт с должностным лицом, осуществляющим контроль за выполнением данного поручения.

46. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

46.1. Промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

46.2. Заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части, касающейся войск национальной гвардии) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

47. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию командира (начальника) воинской части (организации) может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается командиром (начальником), давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части, касающейся войск национальной гвардии, направляются руководителям (начальникам) структурных подразделений воинской части (организации), являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

48. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения:

48.1. Осуществляет периодический сбор сведений о ходе исполнения поручений.

48.2. Анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения командиру (начальнику) по обеспечению своевременного исполнения поручений.

48.3. По указанию командира (начальника) проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости представителей других структурных подразделений.

49. При заполнении контрольных карточек и карточек-уведомлений (приложения NN 43, 44 к настоящей Инструкции) на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Информация об изменениях:

Пункт 50 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

50. Документы (поручения) подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца);

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно";

незамедлительно, если в тексте поручения имеются пометки "весьма срочно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами.

51. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

52. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только руководителем (начальником), давшим это поручение.

При необходимости изменения срока выполнения поручения представляется рапорт на имя командира (начальника), давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.

53. Исполнение срочных поручений не продлевается.

54. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать субъект контроля.

55. О нарушении сроков исполнения документов незамедлительно докладывается командиру (начальнику) воинской части (организации).

56. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несут начальники структурных подразделений воинской части (организации), определенные в указаниях по исполнению документа. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом "*" или словами "созыв", "ответственный", которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ.

57. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

58. В случаях, когда воинская часть (организация) или ее структурное подразделение определена соисполнителем поручения, она обязана представить ответственному исполнителю предложения, подписанные соответствующим командиром (начальником), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

59. При необходимости расширения числа соисполнителей или переназначения ответственного исполнителя поручения представляется рапорт на имя командира (начальника), давшего поручение, с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Указанные изменения фиксируются в карточке контроля (базе данных). При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

60. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию начальника подразделения делопроизводства и режима. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.

61. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в другие воинские части (организации) и (или) ведомства, осуществляется непосредственно исполнителем.

62. Поручение считается исполненным и снимается с контроля, если:

62.1. Исполнены все принятые в соответствии с поручением решения (рассмотрены все поставленные вопросы и приняты необходимые меры).

62.2. Результаты рассмотрения разработанных документов должностным лицом, давшим первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам.

62.3. Результаты исполнения сообщены в контролирующий орган и получено подтверждение о снятии данного поручения с контроля.

63. Указанные сведения заносятся в карточку (журнал) контроля или в автоматизированную систему (базу данных) контроля.

Если о выполнении поручения доложено командиру (начальнику) воинской части (организации) в устной форме, в карточке (журнале) контроля делается соответствующая запись за подписью начальника подразделения, ответственного за выполнение данного поручения.

VI. Формирование документального фонда

64. Разработка и ведение номенклатуры дел.

64.1. Документальный фонд воинской части (организации) составляют документы, созданные в ней и полученные ею в результате взаимодействия с другими воинскими частями (организациями), организациями и гражданами.

Основой формирования документального фонда воинской части (организации) является номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

64.2. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) разрабатывается в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска.

64.3. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции). Порядковые номера по номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел - это классификационный справочник, который используется для ведения информационно-справочной работы.

64.4. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) разрабатывается исходя из задач, решаемых воинской частью (организацией) и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности воинской части (организации), ее структурных подразделений.

64.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях Росгвардии, уставами или положениями о воинской части (организации), положениями о структурных подразделениях воинской части (организации), штатами, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Информация об изменениях:

Подпункт 64.6 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

64.6. В структурных подразделениях воинской части (организации), имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции). Отдельная номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) составляется и для ведения делопроизводства в пунктах временной дислокации. В таких случаях в воинской части (организации) составляется номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), в которую включаются дела, формируемые в делопроизводстве структурных подразделений, а также дела временно действующих подразделений.

Информация об изменениях:

Подпункт 64.7 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

64.7. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается в конце текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, один раз в 5 лет согласовывается с архивом вышестоящего органа управления.

Номенклатура дел утверждается командиром (начальником) воинской части (организации) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры воинской части (организации) новая номенклатура дел подлежит переработке, согласованию с архивом вышестоящего органа управления и утверждению соответствующим командиром (начальником).

Информация об изменениях:

Подпункт 64.8 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

64.8. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения NN 29, 30 к настоящей Инструкции) и хранится в течение года у начальника подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

Информация об изменениях:

Подпункт 64.9 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

64.9. При передаче дел в архив вышестоящего органа управления представляются заверенные копии утвержденных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) за соответствующий период для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения воинской части (организации) выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

64.10. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатом, штатным расписанием) воинской части (организации). Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования ее структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, степени секретности и срокам хранения документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

64.11. Дела, предусматриваемые номенклатурой дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), заводятся по следующим основным признакам:

предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими воинскими частями, организациями).

64.12. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

64.13. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела или разновидности документов;

наименование органа управления, воинской части (организации) или структурного подразделения (автора документа);

наименование органа управления, воинской части (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

64.14. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

64.15. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

64.16. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа управления, воинской части (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

64.17. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы (отчеты).

64.18. В номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие) и дела с документами, поступившими из воинских частей (организаций) для продолжения их ведения.

Не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) следующего года, как правило, за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: "Переходящее, ведется с ______ года".

В номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) вносится также журнал учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

64.19. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре подписью лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных.

64.20. Если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) дополнительно с письменного разрешения командира (начальника) воинской части (организации) по представлению руководителей структурных подразделений, согласованному с начальником подразделения делопроизводства и режима, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.

64.21. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения*(44).

64.22. Не подлежат включению в номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

64.23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима (лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел). Итоговые данные сообщаются в соответствующий архив.

64.24. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) делается запись - "Дело не заводилось".

64.25. После проведения годовой проверки наличия документов номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) подшивается в дело с номенклатурами дел.

64.26. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и утвердить ее в установленном порядке.

65. Формирование и оформление дел.

65.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции).

65.2. Номенклатурные дела формируются подразделением делопроизводства и режима и лицами, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях воинской части (организации).

Порядок ведения и хранения дел в структурных подразделениях воинской части (организации) определяется ее командиром (начальником) по представлению начальника подразделения делопроизводства и режима.

65.3. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год;

запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

по объему дело со сроком хранения 10 лет и более не должно превышать 250 листов и (или) 4 см по толщине (толщина остальных дел - не должна превышать 10 см*(45));

при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и далее;

документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документом-запросом;

в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;

подлинники издаваемых приказов и распоряжений группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;

протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления;

перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года;

письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием номера дела предыдущего года.

65.4. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.

Неисполненные, не имеющие надписи "В дело N ___", подлежащие возврату или неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

65.5. Несекретные документы разрешается подшивать вместе с секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела, имеют к ним прямое отношение.

Документы, имеющие приложения, при подшивке в дело вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция, отметки о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делаются.

65.6. Дела заводятся по мере поступления документов на подшивку и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под подпись в номенклатуре дел с указанием даты.

65.7. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале учета законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции).

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

65.8. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

65.9. Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима.

65.10. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; проставление нумерации листов в деле; составление заверительного листа и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

Оформление дел производится военнослужащими (сотрудниками), ответственными за их ведение.

65.11. На обложке дела указывается гриф секретности ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования")*(46), соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование воинской части (организации) и структурного подразделения, номер дела, номер тома, наименование (заголовок) дела в соответствии с номенклатурой дел, даты заведения и окончания дела (после окончания дела), количество листов в деле, срок хранения, номера статей по перечню, инвентарный номер. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".

65.12. При определении крайних дат дел следует руководствоваться следующими основными правилами датировки документов:

Информация об изменениях:

Подпункт 65.12.1 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

65.12.1. Даты начала и окончания дела, проставляемые в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и на обложке законченного производством дела, должны соответствовать датам регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, подшитых в указанное дело (том дела), независимо от места нахождения этих документов в деле (томе дела).

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца указывается прописью. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках указанных дел.

65.12.2. На делах с протоколами заседаний коллегии, военных советов, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседания.

65.12.3. На делах с подлинниками приказов проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.

65.12.4. Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за _______ годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.

65.13. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел*(47) (приложение N 48 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в архив карточка остается в подразделении делопроизводства и режима до минования надобности.

65.14. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список военнослужащих (сотрудников) воинской части (организации), которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается начальником того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника структурного подразделения.

65.15. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, карты, рукописи, графика и тому подобное) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно римскими цифрами и помещаются в начале дела.

65.16. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество внесенных в нее документов (например: "Всего во внутреннюю опись внесено _______ документов на ______ листах").

Данная запись заверяется подписью военнослужащего (сотрудника), оформившего опись, с указанием его должности, инициалов и фамилии.

Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух работников подразделения делопроизводства и режима.

Информация об изменениях:

Подпункт 65.17 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

65.17. Законченное производством дело (том дела) прошивается (сброшюровывается) и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется подписью военнослужащего, оформляющего дело (том дела) (например: "Всего в дело подшито ___ листов, кроме того, внутренняя опись на ___ листах"). Заверительный лист не нумеруется.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

65.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

65.19. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

65.20. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов*(48), находящихся в деле, и оформляется обложка дела.

При необходимости военнослужащим (сотрудникам) выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в учетах выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

65.21. Дела выдаются военнослужащим (сотрудникам), которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.

Отдельные документы из дела могут выдаваться на более длительный срок.

65.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения воинской части (организации). На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для отметок о получении и приеме дела.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения командира (начальника) воинской части (организации) по актам приема-передачи.

65.23. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель (приложение N 49 к настоящей Инструкции). В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе (приложение N 49 к настоящей Инструкции).

Справка-заместитель (приложение N 49 к настоящей Инструкции) подписывается военнослужащим (сотрудником) подразделения делопроизводства и режима и начальником структурного подразделения воинской части (организации), с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

65.24. В каждом структурном подразделении воинской части (организации) выделяются военнослужащие (сотрудники), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

65.25. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

65.26. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа (сейфа).

65.27. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении (возврате) дел, при смене начальника структурного подразделения воинской части (организации), начальника подразделения делопроизводства и режима, при реорганизации и ликвидации воинской части (организации) или ее структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

65.28. В случае утраты документов (дел) проводится разбирательство (служебная проверка), лица, виновные в утрате документов (дел), привлекаются к ответственности в установленном порядке.

66. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

66.1. Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле*(49) и настоящей Инструкции. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции), журналы учета журналов и картотек (приложение N 25 к настоящей Инструкции), законченных производством дел (приложение N 47 к настоящей Инструкции), хранятся постоянно.

66.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

67. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения.

Информация об изменениях:

Подпункт 67.1 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

67.1. Для проведения экспертизы ценности документов, их отбора для передачи в архив или для уничтожения в центральном аппарате Росгвардии создается ЦЭК Росгвардии, в воинских частях (организациях) - ЭПК (ЭК).

Правовой статус ЦЭК Росгвардии, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, утвержденным приказом Росгвардии. Решения ЦЭПК Росгвардии вступают в силу после их утверждения директором, а в необходимых случаях - после согласования с Федеральным архивным агентством.

67.2. ЭПК (ЭК) проводит экспертизу ценности документов по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

67.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК вышестоящего органа управления.

67.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

67.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

67.6. Опись дел воинской части (организации) (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает начальник подразделения делопроизводства и режима и утверждает командир (начальник) воинской части (организации). Один экземпляр описи передается в архив вместе с делами, второй - остается в подразделении делопроизводства и режима воинской части (организации).

Информация об изменениях:

Подпункт 67.7 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

67.7. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК).

68. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

68.1. В воинских частях (организациях) должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

68.2. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, машинные носители информации, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное.

68.3. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

68.4. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЭПК (ЭК), утвержденного в установленном порядке.

68.5. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (приложения NN 50, 36, 37 к настоящей Инструкции), которые подписываются членами комиссии и утверждаются командиром (начальником) воинской части (организации).

68.6. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В учетных формах производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

68.7. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (приложение N 51 к настоящей Инструкции) и внутренними описями документов, находящихся в деле (приложение N 40 к настоящей Инструкции).

68.8. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты (приложения NN 50, 52 к настоящей Инструкции) с журналами (карточками) учета.

68.9. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

68.10. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

68.11. Уничтожение документальных материалов до утверждения командиром (начальником) воинской части (организации) акта об уничтожении запрещается.

68.12. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы воинской части, они должны быть уничтожены в тот же день.

68.13. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

68.14. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Военнослужащие (сотрудники) подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта.

Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

68.15. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов - в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

69. Порядок передачи документов в архив.

69.1. Документы, образующиеся в деятельности войск национальной гвардии, являются федеральной собственностью, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

69.2. Долговременное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на архивное хранение осуществляют подразделения делопроизводства и режима, которые обеспечивают формирование и использование архивного фонда.

69.3. О сданных на хранение в архив, а также об уничтоженных делах, журналах, картотеках производятся отметки в журналах учета журналов и картотек, законченных производством дел, с проставлением номеров сдаточных описей и порядковых номеров в описях или номеров и дат актов об уничтожении дел.

Передача документов в архив осуществляется в порядке, устанавливаемом отдельным нормативным правовым актом Росгвардии.

VII. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы

70. Использование печатей и штампов в служебной переписке.

70.1. В воинских частях (организациях) для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются печати, а для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

70.2. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым актом Росгвардии.

70.3. Печати воинских частей (организаций) с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение N 53 к настоящей Инструкции). Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

70.4. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Необходимо, чтобы четко была видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На бланках некоторых служебных документов могут быть предусмотрены места для печати, обозначенные буквами: "М.П.".

70.5. При подготовке служебных документов на листах бумаги для проставления их реквизитов используются угловые штампы.

Угловой штамп с условным наименованием "Войсковая часть 0000" используется в секретной и несекретной переписке, а с действительным наименованием "000 полк войск национальной гвардии" - в секретной переписке и только в случаях служебной необходимости.

Оттиски углового штампа проставляются на проекте подготовленного исходящего документа перед докладом должностному лицу на подпись.

70.6. Угловые штампы также используются при выдаче военнослужащим (сотрудникам) справок и других документов для представления (направления) их в различные учреждения и организации.

70.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на командиров (начальников) воинских частей (организаций), при их смене, а также при смене должностных лиц, ответственных за ведение учета печатей и штампов, они передаются по акту.

71. Изготовление, использование и хранение гербовых бланков.

71.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации*(50) являются полиграфической продукцией.

Заявка на изготовление бланков оформляется УДиР Росгвардии.

71.2. Гербовые бланки выдаются УДиР Росгвардии уполномоченным военнослужащим (сотрудникам) подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений Росгвардии.

71.3. Гербовые бланки подлежат учету и выдаются военнослужащим (сотрудникам) центрального аппарата Росгвардии под подпись в журнале учета гербовых бланков документов (приложение N 54 к настоящей Инструкции).

71.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).

71.5. На гербовых бланках печатаются документы за подписью директора и его заместителей.

71.6. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются работнику делопроизводства и режима, ответственному за учет гербовых бланков.

71.7. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится военнослужащим (сотрудником) делопроизводства и режима, ответственным за учет гербовых бланков. Указанным лицом и исполнителем документа в журнале учета гербовых бланков документов делается отметка (их подписи и дата).

71.8. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в воинских частях (организациях) осуществляется подразделением делопроизводства и режима.

71.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой директором. По итогам проверки составляется акт, который утверждается директором.

VIII. Особенности делопроизводства в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

72. Порядок получения, рассмотрения и исполнения документов.

72.1. Поступившая корреспонденция, адресованная директору, заместителям директора, а также в Росгвардию без указания конкретного структурного подразделения Росгвардии, регистрируется в УДиР Росгвардии.

Корреспонденция, адресованная в конкретные структурные подразделения Росгвардии, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.

72.2. Срочная корреспонденция, поступающая после окончания рабочего дня, сдается должностным лицом узла фельдъегерско-почтовой связи стационарного узла связи войсковой части 3472: до 20 часов - дежурному по УДиР Росгвардии, после 20 часов - оперативному дежурному Центрального командного пункта войск национальной гвардии Российской Федерации*(51), который регистрирует ее в журнале учета пакетов. Оперативный дежурный докладывает о содержании поступивших документов руководству Росгвардии и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Росгвардии, о чем делает соответствующую отметку на документе.

72.3. Документы, полученные непосредственно военнослужащими (сотрудниками) структурных подразделений Росгвардии из воинских частей (организаций) или других учреждений и организаций, адресованные Росгвардии или конкретному руководителю (начальнику) структурного подразделения Росгвардии, должны быть переданы для регистрации в УДиР Росгвардии или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Росгвардии.

72.4. Корреспонденция по вопросам международного сотрудничества, в том числе на иностранных языках, а также письменные обращения иностранных граждан, направляется в управление международного сотрудничества ГОрУ Росгвардии для предварительного рассмотрения, перевода или аннотации. После рассмотрения таких документов они направляются для регистрации в УДиР Росгвардии (при необходимости доклада директору или его заместителю) либо в соответствующее структурное подразделение Росгвардии.

72.5. УДиР Росгвардии в день поступления документов передает их в аппараты директора и его заместителей для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам) структурного подразделения Росгвардии.

Информация об изменениях:

Подпункт 72.6 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

72.6. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов не подлежит докладу руководству Росгвардии, он направляется начальником УДиР Росгвардии (его заместителем) или начальниками аппаратов директора, его заместителей в структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, воинскую часть (организацию), в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, изложенных в документе.

72.7. Проекты указаний директора и заместителей директора по исполнению документов готовятся их аппаратами.

На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания директора могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается регистрационный номер исходящего документа, а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной учетной формы.

72.8. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями директора, направляются головному исполнителю, а соисполнителям - электронные или бумажные копии, необходимое количество которых готовится УДиР Росгвардии.

Ознакомление со срочными документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.

72.9. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: ГОрУ Росгвардии, Главное оперативное управление Росгвардии*(52), Договорно-правовой департамент Росгвардии*(53) и УДиР Росгвардии.

72.10. ГОрУ Росгвардии осуществляет общий контроль за исполнением:

поручений Правительства Российской Федерации, решений Совета Безопасности Российской Федерации, решений (поручений) и указаний руководства Росгвардии;

решений коллегии Росгвардии, объединенных коллегий Росгвардии, протоколов заседаний коллегий Росгвардии, протоколов оперативных совещаний у директора;

приказов и распоряжений Росгвардии по конкретным вопросам, а также перечней поручений, планирующих и иных документов межотраслевого характера.

72.11. ГОУ Росгвардии осуществляет контроль:

за планами, утвержденными директором, начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первым заместителем директора, если иное не установлено особо;

за поручениями директора и начальника Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации - первого заместителя директора, связанными с планированием применения сил и средств войск национальной гвардии.

72.12. ДПД Росгвардии осуществляет контроль:

за соответствием издаваемых Росгвардией нормативных правовых актов, ненормативных актов управления, представляемых на подпись директору, заключаемых международных договоров и международных документов законодательству Российской Федерации;

за планируемыми мероприятиями по вопросам нормотворческой деятельности в Росгвардии;

за исполнением судебных актов и иных судебных документов предъявленных к Росгвардии и направленных в соответствующие структурные подразделения Росгвардии для исполнения.

72.13. УДиР Росгвардии осуществляет контроль за исполнением:

поручений, данных директором и заместителями директора, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ГОрУ, ГОУ, ДПД Росгвардии, предложений, заявлений, жалоб граждан и организаций, писем и запросов депутатов всех уровней;

документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно".

72.14. Если поручение поступило в Росгвардию с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то ГОрУ (УДиР) Росгвардии обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.

72.15. Передача документов, зарегистрированных в УДиР Росгвардии, из одного структурного подразделения Росгвардии в другое осуществляется через УДиР Росгвардии, в исключительных случаях - через их подразделения делопроизводства и режима с обязательным уведомлением УДиР Росгвардии.

72.16. При возвращении документа из структурного подразделения Росгвардии в УДиР Росгвардии (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.

72.17. Поступившие в структурные подразделения Росгвардии документы, на которых проставлен штамп "Подлежит возврату в УДиР", возвращаются в течение недели, если не оговорен иной срок.

73. Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения.

73.1. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись директору или его заместителю, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями Росгвардии он печатается на гербовом бланке с указанием номера бланка на оборотной стороне 2 и 3 экземпляров.

В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из воинских частей (организаций) указывается контактная информация о структурном подразделении Росгвардии, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.

73.2. Документы, подписанные руководством Росгвардии, руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии и направленные в другие организации, а также воинские части (организации), являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).

73.3. Передача подготовленных документов на подпись директору и заместителям директора осуществляется через их аппараты.

К представляемому на подпись (утверждение, согласование) директору документу прилагаются материалы, послужившие основанием его подготовки, письма (записки) о согласовании проекта ответа соисполнителями. В необходимых случаях к документу прилагаются финансово-экономическое обоснование, другие расчеты и обоснования, таблицы разногласий и заключения, иная справочная информация.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

73.4. Факт приема документов, имеющих гриф ограничения доступа, военнослужащими (сотрудниками) аппарата директора (заместителя директора) фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: описи документов, находящихся у исполнителя, реестре, разносной книге (приложение N 55 к настоящей Инструкции) или в расписке.

Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в аппарате директора (заместителя директора) осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись (приложение N 56 к настоящей Инструкции).

73.5. При наличии замечаний и предложений к проекту подготовленного документа по поручению директора (заместителя директора либо руководителя соответствующего аппарата) ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет его на подпись или согласование.

73.6. Документы, подписанные руководством Росгвардии, начальником (заместителем начальника) ГОрУ Росгвардии направляются адресатам за регистрационными номерами УДиР Росгвардии, если не установлен иной порядок.

73.7. Исходящие документы структурных подразделений Росгвардии подписываются только руководителями (начальниками) этих подразделений или их заместителями. Такие документы регистрируются и рассылаются подразделением делопроизводства и режима структурного подразделения Росгвардии.

73.8. Документы за подписью руководства Росгвардии готовятся в следующем количестве экземпляров:

Информация об изменениях:

Подпункт 73.8.1 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.8.1. При направлении документа в один адрес он готовится в двух экземплярах: первый на бланке установленного образца для отправки, второй - на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в УДиР Росгвардии. Электронная копия документа направляется по СЭД в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся в трех экземплярах. Также в трех экземплярах готовятся документы подразделений, которым невозможно направить электронные копии.

В этом случае третий экземпляр документа готовится на простых листах и направляется в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Если документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся на бланке и не подлежат сканированию, на втором и третьем экземплярах этих документов с оборотной стороны под отметкой об исполнителе указывается номер бланка.

Информация об изменениях:

Подпункт 73.8.2 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.8.2. При направлении нормативного правового акта, разработанного в Росгвардии, иного документа, содержащего позицию Росгвардии по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Росгвардию, или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) исполнитель готовит дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ДПД Росгвардии.

Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в ДПД Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление электронной копии документа и прилагаемых материалов:

отп. 4 экз.

1 - в адрес

2 - в дело УДиР Росгвардии

3 - в дело ФЭД Росгвардии

4 - в дело ДПД Росгвардии

исп. инициалы и фамилия

(495) 361 83 26

04.12.2016

N бланка

Информация об изменениях:

Подпункт 73.8.3 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.8.3. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках): документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца - для отправки; два дополнительных экземпляра: один - на простом листе с необходимыми визами и указателем рассылки - для хранения в УДиР Росгвардии; второй (с указателем рассылки) - для хранения в структурном подразделении Росгвардии, подготовившем документ.

Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии:

1-6 - в адрес

7 - в дело УДиР Росгвардии

8 - в дело ФЭД Росгвардии

исп. инициалы и фамилия

(495) 361 83 26

04.12.2016

N бланка

Информация об изменениях:

Подпункт 73.8.4 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.8.4. При направлении адресатам копий документа: документ готовится в двух экземплярах - первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника), указателем рассылки, установленного образца, - для хранения в УДиР Росгвардии; второй экземпляр - для хранения в структурном подразделении, подготовившем документ.

1 - в дело УДиР Росгвардии

2 - в дело ФЭД Росгвардии

исп. инициалы и фамилия

(495) 361 83 26

04.12.2016

N бланка

73.9. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется структурным подразделением Росгвардии, подготовившим этот документ.

Информация об изменениях:

Подпункт 73.10 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.10. Экземпляр документа, подлежащий хранению в деле структурного подразделения Росгвардии, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращается в данное подразделение, как правило, на следующий рабочий день после завершения процедуры его регистрации в УДиР Росгвардии.

Экземпляр документа, поступивший в структурное подразделение Росгвардии, учитывается как входящий документ и передается установленным порядком исполнителю.

73.11. Документы, представляемые на подпись руководству Росгвардии (или их копии), визируются руководителем (начальником) структурного подразделения Росгвардии, подготовившего документ, руководителями (начальниками) структурных подразделений Росгвардии, являющимися соисполнителями, а также начальником соответствующего подразделения делопроизводства и режима структурного подразделения Росгвардии на предмет его соответствия требованиям настоящей Инструкции. Документы, подписываемые директором, дополнительно визируются заместителем (заместителями) директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Информация об изменениях:

Подпункт 73.12 изменен с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

73.12. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Росгвардии, подготовленные в структурных подразделениях Росгвардии, подлежат обязательной регистрации до внесения на рассмотрение директору (заместителям директора). По результатам рассмотрения материалы возвращаются в соответствующее структурное подразделение Росгвардии для доведения полученных поручений до всех заинтересованных должностных лиц.

73.13. Подготовленные структурным подразделением Росгвардии документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию могут передаваться в другие структурные подразделения Росгвардии под подпись в реестре (разносной книге): с грифом "секретно" - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и с пометкой "Для служебного пользования" - без регистрации. Переданные таким образом документы с грифом "секретно" и пометкой "Для служебного пользования" подлежат возврату в подразделение, подготовившее документ.

73.14. Прием документов для отправки осуществляется по регламенту служебного времени группы исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения УДиР Росгвардии. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в УДиР Росгвардии в течение суток.

73.15. В выходные и праздничные дни на отправку через УДиР Росгвардии принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.

73.16. Документы на отправку или на подшивку в дела сдаются под подпись должностного лица УДиР Росгвардии в описи документов, находящихся у исполнителя.

Документы, поставленные на контроль, принимаются для формирования в дела после снятия их с контроля и проставления соответствующей отметки.

74. Порядок работы с нормативными правовыми актами.

74.1. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Росгвардии, учитываются в УДиР Росгвардии.

74.2. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов производится УДиР Росгвардии согласно указателю рассылки, составленной исполнителем, утвержденной начальником соответствующего структурного подразделения Росгвардии и согласованной с начальником УДиР Росгвардии.

74.3. С целью обеспечения воинских частей (организаций) нормативными правовыми актами Росгвардии и создания необходимого их резерва УДиР Росгвардии по согласованию с исполнителем может вносить в указатель рассылки изменения и дополнения.

74.4. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов Росгвардии осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.

74.5. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Росгвардии и с его указаниями направляются соответствующему руководителю (начальнику) для исполнения.

74.6. Поступившие законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Росгвардии, начальникам структурных подразделений Росгвардии, подлежат возврату в УДиР Росгвардии не позднее 3 суток с даты получения.

74.7. Возвращенные в УДиР Росгвардии нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) передаются для дальнейшего хранения в ДПД Росгвардии.

Информация об изменениях:

Раздел VIII дополнен пунктом 75 с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

75. В целях упорядочивания классификации документов, полной и качественной информации о формировании документального фонда, а также для организации информационно-справочной работы в центральном аппарате Росгвардии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Росгвардии и номенклатура дел Росгвардии.

Информация об изменениях:

Раздел VIII дополнен пунктом 76 с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

76. Номенклатура дел структурного подразделения Росгвардии подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с УДиР Росгвардии, утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения Росгвардии, копия утвержденной номенклатуры дел направляется в УДиР Росгвардии.

Информация об изменениях:

Раздел VIII дополнен пунктом 77 с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

77. Номенклатура дел Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основе номенклатур дел структурных подразделений Росгвардии.

Номенклатура дел Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается с ЦЭК Росгвардии и утверждается директором. Один раз в 5 лет номенклатура дел Росгвардии согласовывается с федеральным государственным архивом, в который документы передаются на государственное хранение.

В итоговую запись номенклатуры дел Росгвардии сведения вносятся на основании данных, поступивших из структурных подразделений Росгвардии.

______________________________

*(1) Далее - "сотрудники".

*(2) Далее - "военнослужащие (сотрудники)", если иное не оговорено особо.

*(3) Далее - "Росгвардия".

Информация об изменениях:

Сноска *(4) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(4) Здесь и далее в тексте настоящей Инструкции под воинскими частями (организациями) понимаются структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, управления оперативно-территориальных объединений, территориальные органы Росгвардии, управления соединений, воинские части, образовательные организации высшего образования и иные организации войск национальной гвардии, если иное не оговорено особо.

*(5) Далее - "УДиР Росгвардии".

*(6) Далее - "подразделения делопроизводства и режима".

*(7) Здесь и далее в тексте настоящей Инструкции под командирами (начальниками) понимаются директор Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующий войсками национальной гвардии Российской Федерации, начальники (руководители) структурных подразделений Росгвардии, командующие округами войск национальной гвардии, начальники территориальных органов Росгвардии, командиры соединений, воинских частей, начальники образовательных организаций высшего образования и иных организаций войск национальной гвардии, если иное не оговорено особо.

*(8) Исключением являются секретно-картографические отделения соединений, секретные части воинских частей, которые подчиняются непосредственно начальнику штаба соединения, воинской части.

Информация об изменениях:

Сноска *(10) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(9) Далее - "ЦЭК Росгвардии".

*(10) Далее - "ЭПК (ЭК)", если иное не оговорено особо.

*(11) Далее - "ОТО".

*(12) Далее - "ООВО".

*(13) Правила подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации утвержденные приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 30 декабря 2016 г. N 467.

*(14) Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Росгвардии.

*(15) Далее - "эмблема войск национальной гвардии".

*(16) Далее - "директор".

Информация об изменениях:

Сноска *(17) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(17) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).

*(18) Указанный в настоящем подпункте порядок оформления документов не распространяется на оформление нормативных правовых актов.

*(19) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473).

Информация об изменениях:

Сноска *(20) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(20) Приказ Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2014 года, регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 года, регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован в Минюсте России 19 марта 2019 года, регистрационный N 54090).

*(21) Приказ Минкомсвязи России и ФСО России от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (Зарегистрирован в Минюсте России 22 сентября 2015 года, регистрационный N 38956).

*(22) Утверждены приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 30 декабря 2016 г. N 467 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Сноска *(23) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(23) Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808.

Информация об изменениях:

Сноска *(24) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(24) Стандартинформ, 2017.

Информация об изменениях:

Сноска *(25) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(25) Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. N 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 41, ст. 5802; 2018, N 44, ст. 6713).

Информация об изменениях:

Сноска *(26) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(26) Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. N 1495 "Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 47, ст. 5749; 2019, N 8, ст. 761).

*(27) Приказ Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 25 июля 2016 г. N 46 "Об утверждении Единого типового устава органа управления соединения и воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации" (Зарегистрирован в Минюсте России 17 августа 2016 года, регистрационный N 43273).

*(28) Здесь и далее устанавливается общий порядок подготовки и оформления протоколов. Особенности подготовки и оформления протоколов заседаний коллегии Росгвардии и оперативных совещаний у руководства Росгвардии определены приказами Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 21 ноября 2016 г. N 363 "О коллегии Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации", от 16 января 2017 г. N 9 "Об оперативном совещании у директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации - главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации, совещаниях у его заместителей".

*(29) Далее - "ЭС".

*(30) Далее - "СППД".

*(31) Далее - "СЭД".

*(32) Далее - "ПППД".

*(33) Ведется по форме журнала учета журналов и картотек.

*(34) В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию начальника соответствующего структурного подразделения управления ОТО и командира (начальника) воинской части (организации).

*(35) Далее - "ГФС России".

*(36) Далее - "спецсвязь".

*(37) При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.

*(38) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 26, ст. 3889.

*(39) Допускается регистрация в одном (годичном) журнале учета несекретных и секретных (совершенно секретных) поступающих правовых актов в разных разделах в зависимости от степени секретности.

*(40) Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.

*(41) Далее - "поручение".

*(42) Далее - "ГОрУ Росгвардии".

*(43) Далее - "штабные подразделения".

*(44) Перечень документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии с указанием сроков хранения, утверждается отдельным нормативным правовым актом Росгвардии.

*(45) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК).

*(46) Проставляется без кавычек.

*(47) Допускается использовать карточку учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну.

*(48) Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут оформляться частично (не производится пересистематизация документов в деле, внутренняя опись документов не составляется), но с обязательным соблюдением установленных требований по оформлению секретных дел.

Информация об изменениях:

Сноска *(49) изменена с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

См. предыдущую редакцию

*(49) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19).

*(50) Далее - "гербовые бланки".

*(51) Далее - "оперативный дежурный".

*(52) - "ГОУ Росгвардии"

*(53) - "ДПД Росгвардии"

Информация об изменениях:

Приложение дополнено сноской *(54) с 26 сентября 2019 г. - Приказ Росгвардии от 26 сентября 2019 г. N 330

*(54) Далее - "перечень наименований шрифтов"

Согласовано

Руководитель
Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

21 марта 2017 г.

<< Назад		Приложение >> N 1. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка на листе формата А4
	Содержание Приказ Федеральной службы войск национальной гвардии РФ от 6 июня 2017 г. N 160 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Приложение N 1. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка на листе формата А4

Приложение N 2. Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка на листе формата А4

Приложение N 3. Образец углового бланка письма Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 4. Образец продольного бланка письма Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 5. Образец общего бланка Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 6. Образец бланка распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 7. Образец углового бланка письма структурного подразделения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 8. Образец общего бланка структурного подразделения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 9. Образец бланка распоряжения территориального органа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 10. Образец углового бланка письма управления оперативно-территориального объединения войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 11. Образец углового бланка письма территориального органа Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 12. Образец углового бланка письма с условным наименованием воинской части войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 13. Образец углового бланка письма организации войск национальной гвардии Российской Федерации

Приложение N 17. Журнал учета протоколов заседаний (совещаний)

Приложение N 18. Образец оформления полного протокола

Приложение N 19. Образец оформления краткого протокола

Приложение N 20. Образец оформления телеграммы

Приложение N 21. Журнал учета факсограмм

Приложение N 22. Бланк телефонограммы

Приложение N 23. Журнал учета телефонограмм

Приложение N 24. Образец оформления сопроводительного письма электронного сообщения

Приложение N 25. Журнал учёта журналов и картотек

Приложение N 26. Журнал учета пакетов

Приложение N 27. Примерный перечень нерегистрируемых документов