Приложение N 1. Положение об архиве Министерства имущественных отношений Омской области

Приложение N 1
к приказу Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 24 декабря 2020 г. N 60-п

Положение
об архиве Министерства имущественных отношений Омской области

1. Основные положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архива Министерства имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).

1.2. Архив Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА).

1.3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

1.4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

1.5. Ответственный за архив Министерства назначается распоряжением Министерства.

1.6. Помещение архива Министерства располагается в здании по адресу: г. Омск, ул. Орджоникидзе, д. 5, кабинет 407.

2. Задачи архива

Основными задачами создания и ведения архива являются:

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации и БУ ИсА;

6) осуществление методического руководства и проверок состояния архивного дела и организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.

3. Состав документов архива

В архиве хранятся следующие документы:

1) законченные делопроизводством дела Министерства:

- постоянного срока хранения;

- по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела, личные карточки);

- фотоальбомы, фотографии;

- видеофонодокументы;

2) законченные делопроизводством дела Комитета по управлению имуществом Омской области:

- по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела, личные карточки);

3) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).

4. Организация работы по ведению архива

4.1. Работа по ведению архива осуществляется лицом, ответственным за ведение архива (далее - лицо, ответственное за архив).

4.2. В целях реализации задач создания и ведения архива лицо, ответственное за архив:

1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 6 настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства;

2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;

3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия);

4) участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов и обработке дел постоянного хранения;

5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений Министерства;

6) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения и по личному составу;

7) представляет в БУ ИсА по установленным формам сведения о хранящихся документах;

8) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

9) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;

10) информирует Министра имущественных отношений Омской области (далее - Министр) и работников Министерства о составе и содержании документов архива;

11) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

12) осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Министерства;

13) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Министерства;

14) организует проведение мероприятий по повышению квалификации ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства;

15) организует работу по составлению номенклатуры дел Министерства.

4.3. Лицо, ответственное за архив, проходит инструктаж и консультирование в БУ ИсА.

4.4. Лицо, ответственное за архив, осуществляет права и обязанности в соответствии с должностным регламентом, утвержденным распоряжением Министерства.

4.5. Работа по ведению архива планируется на год. План работы и план-график приема дел в архив, согласованный со структурными подразделениями Министерства, утверждается Министром.

5. Полномочия лица, ответственного за архив

Лицо, ответственное за архив, уполномочено:

1) требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов организаций;

3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Министерства;

4) запрашивать от структурных подразделений Министерства необходимые для работы архива сведения;

5) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и специалистов БУ ИсА;

6) информировать начальника отдела по работе со служебной документацией управления организационно-кадрового и информационного обеспечения Министерства, начальника управления организационно-кадрового и информационного обеспечения Министерства, Министра о фактах утраты документов (с объяснительной запиской), о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию.

6. Передача дел на хранение в архив из структурных подразделений Министерства

6.1. Структурные подразделения Министерства передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется на основании архивных описей по форме, установленной законодательством.

6.2. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.

6.3. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.

6.4. В период подготовки дел в структурных подразделениях Министерства к передаче в архив лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства обязаны устранить. При отсутстви