Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

Приложение N 1

к приказу Управления

по делам архивов

Республики Башкортостан

от 9 сентября 2020 г. N 141

Правила
обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан

I. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Управлении делам архивов Республики Башкортостан (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, процедуры выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление).

1.2. Настоящие Правила определяют политику Управления как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - гражданские служащие), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Республики Башкортостан (далее - гражданская служба), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы Республики Башкортостан, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, обеспечения гражданским служащим установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и имущества Управления, предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, а также в целях противодействия коррупции.

В целях, указанных в настоящем пункте, обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, содержащиеся в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Управления от 24 августа 2020 года N 134 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела".

2.2. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны.

Обработка персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

при трансграничной передаче персональных данных;

при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.3. В случаях, предусмотренных пунктом 2.2 настоящих Правил, согласие государственного гражданского служащего оформляется в письменной форме согласно приложению N 1 к настоящим Правилам.

Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные оформляется в письменной форме согласно приложению N 2 к настоящим Правилам.

2.4. Обработка персональных данных гражданских служащих и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, включающая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляется уполномоченными на обработку персональных данных должностными лицами Управления, назначенными приказом Управления (далее - должностные лица по обработке персональных данных).

Перечень должностей государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в Управлении, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, приведен в приложении N 3 к настоящим Правилам.

2.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление, анкета, трудовая книжка, иные документы);

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы; внесения персональных данных в информационные системы Управления.

2.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы.

2.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.8. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные, не предусмотренные Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела, утвержденное приказом Управления 24 августа 2020 года N 134 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела", в том числе касающиеся расовой принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.9. При сборе персональных данных должностные лица Управления, уполномоченные на обработку персональных данных, осуществляющие сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные (далее - должностное лицо).

2.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

III. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

3.1. Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения осуществляется в Управлении на основании заявления о согласии на обработку персональных данных.

3.2. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, определяется постановлением Правительства Республики Башкортостан от 11 сентября 2013 года N 411 "О предоставлении государственным гражданским служащим Республики Башкортостан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" и включает в себя:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства);

сведения о составе семьи;

копия поквартирной карточки либо иной документ, подтверждающий количество граждан, зарегистрированных в жилом помещении (при наличии регистрации по месту жительства);

копия финансового лицевого счета;

копия свидетельства о браке (при наличии);

копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, гражданство Российской Федерации и место жительства заявителя и членов его семьи старше 14 лет (на детей, не достигших 14 лет, - копию свидетельства о рождении);

копию трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности);

копии документов о жилых помещениях, находящихся в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи, а также копии документов о гражданско-правовых сделках, приведших к отчуждению жилых помещений, совершенных указанными гражданами не менее чем за 5 лет, выданных органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним (с предоставлением при необходимости их оригиналов);

заявление о согласии на обработку персональных данных лица (лиц), указанного (-ых) в заявлении и (или) представленных документах, не являющегося (-ихся) заявителем (-ями);

иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.3. Обработка персональных данных гражданских служащих при постановке на учет для получения единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя начальника Управления (далее - начальник) в Комиссию Управления по делам архивов Республики Башкортостан по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Башкортостан, замещающим должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении, единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).

3.4. Обработка персональных данных гражданских служащих в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Управления, входящими в состав Комиссии, путем:

получения оригиналов необходимых документов;

предоставления заверенных в установленном законодательством порядке копий документов.

3.5. Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной субсидии на получение жилья.

3.6. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, полученных в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг

4.1. В целях исполнения государственных услуг при организации приема граждан, обеспечении своевременного и полного объема рассмотрения устных и письменных обращений (жалоб) граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, осуществляется обработка персональных данных физических лиц.

4.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Управление лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений (жалоб) с последующим уведомлением граждан.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Управлении подлежат рассмотрению обращения (жалобы) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также обращения (жалобы) организаций.

4.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

адрес электронной почты;

контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

4.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений при исполнении государственных услуг, указанных в пункте 4.3 настоящих Правил, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Управления.

4.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, указанных в пункте 4.3 настоящих Правил, осуществляется структурными подразделениями Управления, исполняющими государственные услуги, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

4.7. При исполнении государственной услуги запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.8. При сборе персональных данных должностное лицо по обработке персональных данных, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных в связи с исполнением государственной услуги, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

4.9. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

V. Порядок обработки персональных данных в информационных системах персональных данных, используемых управлением

5.1. Обработка персональных данных осуществляется:

в информационных системах персональных данных сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции;

в информационной системе персональных данных отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства Управления.

В информационной системе персональных данных сектора государственного контроля, кадрового обеспечения и противодействия коррупции Управления обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы, указанных в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Управления 24 августа 2020 года N 134 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, и ведении его личного дела".

Структурные подразделения Управления в системе электронного документооборота "Дело", в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", обрабатываются следующие персональные данные граждан:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) субъекта персональных данных; адрес места жительства субъекта персональных данных; почтовый адрес субъекта персональных данных; телефон субъекта персональных данных; адрес электронной почты субъекта персональных данных. В информационной системе персональных данных отдела бюджетного проектирования, организации закупок и делопроизводства Управления обрабатываются следующие персональные данные: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии); число, месяц, год рождения;

вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

идентификационный номер налогоплательщика;

табельный номер;

информация о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

информация об оформленных допусках к государственной тайне;

информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

номер лицевого счета;

номер приказа и дата приема на работу (увольнения).

5.2. Классификация информационных систем персональных данных, указанных в пункте 5.1 настоящих Правил, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.3. Гражданским служащим, уполномоченным на обработку персональных данных, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется к информационным системам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

5.4. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:

1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения Требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учет машинных носителей персональных данных;

6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;

9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

5.5. Контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных осуществляет админ