Приложение. Положение о системе межведомственного электронного документооборота Калужской области

Приложение
к приказу министерства цифрового
развития Калужской области
от 01.12.2020 N 366

Положение
о системе межведомственного электронного документооборота Калужской области

1. Настоящее Положение определяет функциональное назначение системы межведомственного электронного документооборота Калужской области и порядок её использования (далее - СМЭДО).

2. СМЭДО является информационной системой Калужской области, обеспечивающей сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, а также обмен между органами исполнительной власти Калужской области (далее - участники межведомственного электронного документооборота) служебными документами и информацией, которые представлены в электронном виде, в автоматизированном режиме.

3. СМЭДО взаимодействует с федеральной информационной системой межведомственного электронного документооборота с учетом требований законодательства.

4. Министерство цифрового развития Калужской области является оператором СМЭДО.

5. Участниками межведомственного электронного документооборота являются органы исполнительной власти Калужской области, а также иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, заключившие с оператором СМЭДО соглашение об информационном взаимодействии в СМЭДО.

6. Оператор СМЭДО осуществляет следующие функции:

6.1. Организационно-методическое обеспечение функционирования СМЭДО.

6.2. Формирование и актуализация глобальных адресных справочников (классификаторов).

6.3. Технологическое сопровождение СМЭДО.

6.4. Разработка информационно-методических пособий для участников межведомственного электронного документооборота, консультация непосредственных пользователей СМЭДО в режиме "вопрос-ответ" по телефону, факсу или электронной почте.

7. Оператор СМЭДО поддерживает программно-аппаратную инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии путем выполнения комплекса работ:

а) поддержка функционирования программного обеспечения системы;

б) разграничение прав доступа к ресурсам СМЭДО участникам межведомственного электронного документооборота;

в) определение порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных;

г) выявление в процессе эксплуатации СМЭДО ошибок в работе программного обеспечения системы.

8. Настройка технических средств, установка специального программного обеспечения СМЭДО участникам межведомственного электронного документооборота осуществляется под руководством оператора СМЭДО.

9. Подключение к СМЭДО производится оператором СМЭДО на основании письменной заявки участника межведомственного электронного документооборота.

10. Участники межведомственного электронного документооборота:

а) формируют и поддерживают в актуальном состоянии перечень сотрудников участника межведомственного электронного документооборота, являющихся пользователями системы, закрепление перечня распорядительным документом участника межведомственного электронного документооборота, предоставление перечня оператору СМЭДО;

б) сообщают оператору СМЭДО о возникновении ошибок в СМЭДО и об обстоятельствах их возникновения;

в) несут ответственность за сохранение паролей в тайне;

г) обеспечивают формирование и актуализацию нормативно-справочной информации, необходимой для организации делопроизводства, предоставление этой информации оператору СМЭДО;

д) применяют совместимые технологии, форматы, протоколы информационного взаимодействия и единые программно-технические средства межведомственного электронного документооборота, установленные оператором СМЭДО.

11. Создание, обработка, хранение документов, обмен служебными документами и информацией между участниками межведомственного электронного документооборота осуществляются в соответствии с Положением о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 09.08.2012 N 400 (в ред. постановлении Правительства Калужской области от 02.11.2012 N 554, от 07.12.2012 N 610, от 02.04.2013 N 168, от 01.08.2013 N 389, от 24.03.2014 N 186, от 01.09.2014 N 521, от 15.10.2014 N 606, от 09.04.2015 N 183, от 22.06.2015 N 330, от 21.08.2015 N 473, от 05.12.2016 N 645, от 28.12.2016 N 707, от 27.10.2017 N 608, от 13.02.2020 N 96, от 13.04.2020 N 292), правилами делопроизводства, утвержденными в исполнительном органе государственной власти Калужской области, и настоящим Положением.

12. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию. Не допускается обмен информацией, являющейся государственной тайной.

13. Информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, передается в зашифрованном виде.

14. Технические средства СМЭДО включают в себя серверы СМЭДО, средства защиты информации, каналы связи, коммутационное оборудование, автоматизированные рабочие места и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

15. Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи оператора СМЭДО или участника межведомственного электронного документооборота, также допускается использование каналов доступа в Интернет.

При использовании сети Интернет для доступа к СМЭДО финансовые затраты на оплату трафика несет участник межведомственного электронного документооборота.

16. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и оператора, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на оборудовании оператора СМЭДО.

17. Уполномоченные должностные лица оператора СМЭДО и участников межведомственного электронного документооборота обеспечивают целостность сведений, размещенных в СМЭДО, и защиту от несанкционированного доступа, разглашения, изменения и уничтожения.

18. Оператор СМЭДО обеспечивает доступ к сведениям, содержащимся в СМЭДО, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о доступе к информации о деятельности органов государственной власти.