Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов для органов государственной власти, органов местного самоуправления, расположенных на территории Республики Северная Осетия-Алания и других органов и организаций)

Приложение N 2

к приказу Архивной службы

РСО-Алания

от 23.12.2020 г. N 66

Проверочный лист
(список контрольных вопросов для органов государственной власти, органов местного самоуправления, расположенных на территории Республики Северная Осетия-Алания и других органов и организаций)

Осуществление контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия-Алания

____________________________________________________________________ ___________

____________________________________________________________________ ___________

вид государственного контроля (надзора)

____________________________________________________________________ ___________

вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: _________________________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

____________________________________________________________________ ___________

Реквизиты приказа о проведении проверки: _________________________________________

____________________________________________________________________ __________

Должность, фамилии, инициалы лиц Архивной службы РСО-Алания, проводящих проверку:

____________________________________________________________________ ____________

Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:

____________________________________________________________________ ____________

____________________________________________________________________ ____________

Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты:

___________________________________________

В соответствии с п. 1.14 Административного регламента осуществления Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственного контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия-Алания, утвержденным постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 3 марта 2020 г. N 69 предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требования	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)	статьи 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3., 1.4., 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 N 526)			Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, других организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Наличие организационно - распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу	статьи 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10, 2.14. Правил от 31.03.2015 N 526			Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.4.-2.20. Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве	статья 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 4.14-4.18 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие инструкции по делопроизводству	статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования			Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях; при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации (предприятия, учреждения)	пункт 2.49 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)? Наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону"	пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390. пункты 2.14., 2.15., 2.22 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)	пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 N 526			В т.ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома
Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения)	пункты 2.14., 2.15., 2.23 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)	пункт 2.23 Правил от 31.03.2015 N 526
Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях	пункты 2.21., 2.35., 2.36 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей	пункты 2.37, 2.38 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли световой режим в здании и/ил и помещении архива организации (предприятия, учреждения)	пункт 2.24 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)	пункты 2.25., 2.34 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	пункт 2.26 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)	пункты 2.27-2.29 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)	пункты 2.30-2.32., 2.34., 2.35., 2.40 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов
Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)	пункт 2.33 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	пункты 2.39.-2.43 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	пункт 2.43 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска	пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)
Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов	пункт 2.45. Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов	пункты 2.45.-2.48 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования	пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 N 526
Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов	пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 N 526
Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование	пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 N 526
Используются ли карты - заместители при выдаче архивных дел?	пункт 2.47 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища	пункт 2.47 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему	пункты 3.1., 3.2., 3.12 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие книги учет поступления и выбытия дел, документов установленной формы	пункты 3.6., 3.7 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие списка фондов установленной формы	пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8 Правил от 31.03.2015 N 526			Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда
Наличие листов фондов установленной формы	пункты 3.6., 3.9 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком	пункты 3.6., 3.10., 4.10.-4.12., 4.31.-4.34., 5.5 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие реестра описей	пункты 3.6., 3.11 Правил от 31.03.2015 N 526			Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
Наличие дела фонда	пункт 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации (учреждения, предприятия)
Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации	статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 3.14-3.15 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы	пункты 2.43., 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах архива организации (учреждения, предприятия)
Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы	пункты 2.43., 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)
Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов	пункты 3.15 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)
Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов	статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункт 4.4 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется в случае принятия ЭПК решения о включении документов в состав Архивного Фонда Российской Федерации
Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний	пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 4.7.-4.11 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации. Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации	пункты 4.3.-4.6., 4.10., 4.11 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение	пункты 3.15., 4.12., 4.13 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)	статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.9.-2.11., 3.1., 3.3., 3.4., 4.19. -4.30., 4.34 Правил от 31.03.2015 N 526
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив	Статьи 24-26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 5.2., 5.20 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие исторической справки к фонду	пункт 5.6 Правил от 31.03.2015 N 526
Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов	пункт 5.8 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей. Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации	пункты 5.9.-5.10 Правил от 31.03.2015 N 526
Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями	Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 5.11.-5.18 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов, разрешений руководителя организации (учреждения, предприятия) на их изъятие и копий взамен изъятых документов	пункт 5.17 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале? Наличие разрешения на работу в помещении архива	пункт 5.19 Правил от 31.03.2015 N 526			При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
Наличие актов приема - передачи документов на хранение установленной формы	пункты 3.15., 6.8 Правил от 31.03.2015 N 526
Наличие актов об обнаружении дефектов	пункт 6.7 Правил от 31.03.2015 N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев

Примечание. За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:

1.1 Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан в размере от ста до трехсот рублей;

на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

1.2. Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль в соответствии со ст. 19.4 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей;

на должностных лиц - от двух тысяч до четырех тысяч рублей.

1.3. Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль в соответствии со ст. 19.5 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей;

на должностных лиц - от одной тысячи до двух тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет;

на юридических лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

1.4. Непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения в соответствии со ст. 19.6 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей. 7.4 Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу), осуществляющий (осуществляющему) государственный контроль (надзор), сведений (информации) необходимых для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, либо представление таких сведений (информации) в неполном или в искаженном виде в соответствии со ст. 19.7 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан в размере от ста до трехсот рублей;

на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей;

на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

____________________________________________________________________ ___________

Указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены

______________________ подпись

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку

"___"__________________20___ г.

дата

______________________ подпись

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, в, отношении которого проводится проверка

"___"__________________20___ г.

дата