Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

Приложение N 1
Утвержден
приказом
комитета по управлению имуществом
Тамбовской области
от 28.12.2020 N 769

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

1. Область применения

1.1. Настоящий порядок устанавливает требования к хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Тамбовской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и т.п.), являющихся собственностью Тамбовской области.

1.2. Положения настоящего порядка предназначены для применения органами исполнительной власти Тамбовской области, учреждением или организацией, осуществляющими постоянное хранение указанных в п. 1.1 настоящего порядка документов (далее - уполномоченная организация).

2. Термины и определения

В настоящем порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

2.1. архив: совокупность технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Тамбовской области (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и т.п.), переданных учреждению или организации, осуществляющей постоянное хранение архива, а также система научно-справочного аппарата к таким документам.

Примечание - К термину архив неприменимо понятие "архивохранилище".

2.2. Архивная выписка: документ, составленный на бланке, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра (инвентарного номера) и номеров листов единицы хранения.

2.3. Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

2.4. Архивохранилище: специально оборудованное помещение (помещения) для хранения документов архива.

Примечание - К термину архивохранилище неприменимо понятие архив.

2.5. Внутренняя опись документов инвентарного дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Во внутренней описи первой группы инвентарного дела листы нумеруются в пределах каждого документа, подшиваемого в дело. Во внутренней описи второй и третьей групп инвентарного дела листы нумеруются по порядку в пределах группы.

2.6. Единица хранения: единицей хранения является инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение, инвентарная или реестровая книга.

2.7. Инвентарная книга (книга учета): книга учета инвентарных дел, образовавшихся в деятельности органов и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации до 01.01.2013. Листы инвентарной книги должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

2.8. Инвентарное дело: систематизированная совокупность технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации/учету изменений.

2.9. Инвентарный номер: идентификационный номер, присвоенный инвентарному делу.

2.10. Инвентарный объект: объект технической инвентаризации (учета), характеризующийся: наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка) - в том числе, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения.

2.11. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

2.12. Копия документа: экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

2.13. Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

2.14. Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

2.15. Учет документов архива: система учета количества и состава инвентарных дел, хранящихся в архивохранилище.

2.16. Электронная форма документа (электронный носитель): документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническими средствами.

3. Порядок комплектования архива

3.1. В архивохранилище принимаются инвентарные дела, состоящие из технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, копий правоустанавливающих документов об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Тамбовской области, а также инвентарные (регистрационные) книги, реестровые книги строений, жилых домов граждан, алфавитные картотеки и т.п., хранившиеся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации.

3.2. Совместная проверка наличия и состояния документов, подлежащих передаче в архив, проводится в соответствии с требованиями п. 4.3 настоящего порядка.

3.3. Требования, предъявляемые к оформлению инвентарных дел:

3.3.1. инвентарные дела должны быть полностью сформированы. Сформированное инвентарное дело на инвентарный объект должно состоять из трех групп документов и материалов;

3.3.2. документы каждой группы инвентарного дела должны быть оформлены, заключены в отдельные обложки (твердые папки), сшиты и пронумерованы; обложки инвентарных дел оформлены в соответствии с Приложением 2. На каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы (Приложение 3);

3.3.3. на каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы (Приложение 3).

В 1 группу включаются документы по состоянию на 01.01.2013, составленные в следующей последовательности:

технический паспорт (листы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью);

инвентаризационная карточка (при наличии);

акт обследования (при наличии).

Во 2 группе ("группа правоустанавливающих документов") должны быть сформированы правоустанавливающие и правоподтверждающие документы на объект недвижимости (в том числе на земельный участок), представленные заказчиком работ по технической инвентаризации, сброшюрованные в хронологическом порядке по мере поступления в архив, а также заявки на проведение работ по технической инвентаризации.

В 3 группе ("группа первичных и черновых документов"): абрис и черновое описание, подсчеты площадей, фотографии, а также технические паспорта и другие материалы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризаций), но утратившие значение. К этой группе также могут быть отнесены материалы технического характера, предоставленные заказчиком для использования в работе по подготовке учетно-технической документации (проектные материалы, сметная документация, схемы расположения объекта, картографические и геодезические материалы и пр.).

3.4. Полученные документы с подписанными актами приема-передачи (Приложение 4) передаются в уполномоченную организацию, осуществляющую постоянное хранение архива.

4. Организация постоянного хранения документов архива

4.1. Постоянное хранение документов архива в уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива:

4.1.1. поступившие в архив инвентарные дела подлежат учету в соответствующих книгах учета поступлений в архив, проверке на соответствие комплекта документов внутренней описи, систематизации работниками архива и хранятся в архивохранилище в установленном порядке;

4.1.2. учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих инвентарных книгах, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.

4.2. Ответственность за сохранность технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей их постоянное хранение в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком:

4.2.1. учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании:

акта проверки наличия и состояния архивных документов;

акта об обнаружении документов (Приложение 5);

акта об утрате документов (Приложение 6);

акта приема-передачи архивных документов на хранение;

инвентарных книг;

карточек учета выдачи и возврата инвентарных дел (документов) (карта-заместитель) (Приложение 7);

книги регистрации приема-выдачи инвентарных дел (документов) из архива (Приложение 8);

книги учета инвентарных дел на инвентарные объекты, уничтоженные по различным причинам и не подлежащие восстановлению;

реестра инвентарных дел на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, расположенных на территории Тамбовской области (Приложение 9). Инвентарные дела на объекты, включенные в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, расположенных на территории Тамбовской области, помечаются грифом "памятник культуры".

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основной учетный документ архива - книгу учета поступления и выбытия дел, документов (Приложение 10) при каждом изменении в составе и объеме документов архива;

4.2.2. учет документов архива также может осуществляться и в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

4.3. Проверка наличия и состояния документов (инвентаризация архива):

4.3.1. проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки;

4.3.2. проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в год;

4.3.3. единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилище посторонних лиц;

при смене руководителя уполномоченной организации, заведующего архивом;

при возврате документов в большом количестве после выдачи во временное пользование;

4.3.4. при проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

размещать на свои места обнаруженные во время инвентаризации, неправильно расположенные дела и документы;

выявлять дела, не внесенные в учетные документы;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;

4.3.5. проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки записей в книге учета поступивших на постоянное хранение инвентарных дел и инвентарных книгах с описанием дел на обложках (инвентарного номера, названия и адреса объекта и т.п.). Проводится инвентаризация не только бумажных, но и электронных носителей.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии;

4.3.6. акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве;

4.3.7. если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из архива;

организовать поиск не обнаруженных при проверке дел, предварительно изучив документы, подтверждающие прием-передачу дел;

проверить дела, находящиеся рядом с предполагаемым местом хранения отсутствующего инвентарного дела на стеллажах;

изучить дело, в котором хранятся документы, отражающие движение дел - акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого архива.

Поиск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел;

4.3.8. найденные в итоге поиска дела раскладываются на места, а в листе проверки к соответствующему акту инвентаризации делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица;

4.3.9. после рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов (инвентарного дела);

4.3.10. проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

5. Режимы хранения документов архива

5.1. Требования к помещениям архива:

5.1.1. к помещениям основного назначения архива относятся:

архивохранилище;

помещение для работы с документами (прием, временное размещение, выдача документов и вспомогательные работы с ними);

рабочая комната сотрудников архива.

Допускается многофункциональное использование отдельных помещений с выделением перегородок основных и вспомогательных участков, за исключением архивохранилища;

5.1.2. архив должен быть расположен в помещениях, обособленных от других помещений учреждения или организации, осуществляющей постоянное хранение архива на основании заключенного договора хранения. Архивохранилище должно размещаться рядом, но быть изолированным от других помещений архива;

5.1.3. для помещений архива не допускается использование ветхих, сырых, не отапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии;

5.1.4. помещения архива должны быть оснащены отопительной и вентиляционной системами. Архивохранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления. В помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час;

5.1.5. электропроводка должна быть скрытой, розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров;

5.1.6. отделку помещений архивохранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества;

5.1.7. в помещениях архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

5.2. Световой режим:

5.2.1. освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным;

5.2.2. естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах;

5.2.3. для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп;

5.2.4. уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

5.3. Температурно-влажностный режим:

5.3.1. в помещении с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещения, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение, устранение причин повышенной влажности);

5.3.2. температурно-влажностный режим в архивохранилище контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемом помещении - один раз в неделю, в помещении с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения ежедневно.

5.4. Санитарно-гигиенический режим:

5.4.1. помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли;

5.4.2. в архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение;

5.4.3. в архивохранилище необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилище подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Уборка помещений архивохранилища проводится соответствующими специалистами только в присутствии работников архива;

5.4.4. при проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

5.5. Охранный режим:

5.5.1. охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа. Наружные двери помещений для хранения документов должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, оборудованы устройством сигнализации;

5.5.2. оконные проемы архивохранилища, расположенного ниже 3-го и на последнем этаже, должны быть оборудованы металлическими решетками.

5.6. Размещение документов:

5.6.1. документы в архивохранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск (в соответствии с инвентарным номером);

5.6.2. архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами, сейфами. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам и источникам тепла.

6. Контроль за состоянием хранения документов

6.1. Уполномоченные представители Комитета по управлению имуществом Тамбовской области проводят проверки состояния хранения документов архива, переданного в учреждение или организацию, осуществляющей постоянное хранение архива, не реже одного раза в три года, как правило, после проведения инвентаризации.

6.2. Руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива, должен быть извещен о проведении проверки не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

6.3. По итогам каждой проверки уполномоченными представителями Комитета по управлению имуществом Тамбовской области, проводящими проверку, составляется справка, в которой отражается существующее положение и указываются меры по ликвидации выявленных недостатков и сроки на устранение.

6.4. С выводами проверки должны быть ознакомлен руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива.

7. Порядок доступа в помещение архивохранилища

7.1. Руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива, распорядительным документом устанавливает перечень работников, которым разрешен доступ в архивохранилище.

8. Использование документов архива

8.1. Основными формами использования документов архива являются:

информационное обеспечение собственника архива и работников учреждения или организации, осуществляющей постоянное хранение архива на основании заключенного договора хранения;

исполнение запросов физических и юридических лиц;

предоставление копий архивных документов по запросам физических и юридических лиц, в том числе и в форме электронных документов;

информирование физических и юридических лиц о наличии и содержании имеющихся в архиве документов.

8.2. Порядок предоставления сведений и выдачи копий документов, хранящихся в архиве, регламентируется Порядком выдачи сведений и копий документов, утвержденным в установленном порядке.